II. HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KHẢI HOÀNG GIA.
2 Tiền trình mua hàng tại công ty
2.3 Lựa chọn nhà cung cấp
2.3.1 Giai đoạn khảo soát giá và sản phẩm
- Mua hàng là một khâu quan trọng nhưng việc quang trọng nhất trong khâu mua hàng đó là khảo soát giá và sản phẩm của các nhà cung cấp. Để việc khảo sốt được mang tính chặt chẽ, trưởng phịng kinh doanh sẽ phân chia cho các nhân viên phụ trách từng mặt hàng hoặc một số mặt hàng cụ thể, như nhân viên chuyên nhập các mặt hàng điện tử (DVD ,Màn hình, loa..), nhập phim cách nhiệt, nhập hàng trang trí nội ngoại thất… thì sẽ giao cho nhân viên đó kiểm tra giá cũng như sản phẩm của các nhà cung cấp trên thị trường .
sự biến động của thị trường, nếu như công ty quan tâm tới nhiều nhà cung cấp thì sẽ theo kịp với sự thay đổi của giá cả hơn và có thể mua được hàng với giá rẻ hơn. Nhờ nắm bắt được sự thay đổi về sản phẩm cũng như giá sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán được nhu cầu của thị trường để từ đó có chính sách mua hàng hợp lý hơn. Hiện nay với mỗi ngành hàng, mặt hàng có rất nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp nào cũng đưa ra các khoản ưu đãi cho người mua hàng.
- Vì vậy nhân viên nhập hàng sẽ liên hệ với các nhà cung cấp cũ đồng thời tìm kiếm các nhà cung cấp mới bằng cách sẽ đi khảo sốt trực tiếp hoặc lấy thơng tin từ trên các phương tiện truyền thông đại chúng như là trên mạng Internet, sách báo…Để việc khảo soát giá cũng như sản phẩm được chặt chẽ và đem lại chi phí nhập hàng thấp, nhân viên nhập hàng sẽ liên hệ trực tiếp đến các nhà cung cấp mới và cũ, và yêu cầu các nhà cung cấp gửi các báo giá về sản phẩm cũng như quy cách về chất lượng sản phẩm, phương thức giao hàng… đến doanh nghiệp. Khi nhận được các báo giá của các nhà cung cấp gửi về nhân viên nhập hàng sẽ tổng hợp lại và so sánh giữa các nhà cung cấp với nhau trước tiên sẽ kiểm tra xem chất lượng của các sản phẩm có giống nhau khơng, sản phẩm nào là của hãng sản xuất, sản phẩm nào là của Trung Quốc, sản phẩm nào của Việt Nam để xác định giá đúng với chất lượng của sản phẩm và xem xét nhà cung cấp nào khi nhập sản phẩm loại này với số lượng ít thì có lợi, hay nhập sản phẩm này với số lượng nhiều thì có lợi hơn (được chiết khấu …)
2.3.2 Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp.
- Tiêu chuẩn “Sự hợp lý” Trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp như: Doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh như trong tháng 08 năm 2012 cơng ty có nhập một lơ hàng điện tử với mặt hàng là DVD có màn hình cảm ứng với mã hiệu pioneer 1820(hàng Trung Quốc) Số lượng là 50 cái, có giảm giá nhưng với điều kiện là hàng này chỉ bảo hành 01 tháng, khi doanh nghiệp mua lơ hàng đó về, lắp đặt cho khách hàng đi được khoảng hơn một tháng thì lại bị nháy màn hình, đứng đĩa, nên bán khơng được và khách hàng phản ánh nhiều vì vậy lơ hàng đó doanh nghiệp chỉ lấy một số linh kiện, doanh nghiệp phải chiệu lỗ và giảm uy tín. Ngược lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà khơng quan tâm đến lợi ích của nhà
cung cấp thì sẽ gặp khó khăn trong việc thỏa thuận ( Không đạt được sự thỏa thuận) Như doanh nghiệp muốn nhập một lô hàng theo yêu cầu vì sắp hết hàng, nhưng vì để giảm giá của nhà cung cấp doanh nghiệp không đi đến một thỏa thuận mà ln cố tình giảm giá so với giá thị trường, và yêu cầu các điều khoản có lợi về mình, dẫn đến doanh nghiệp và nhà cung cấp không thỏa thuận được nên doanh nghiệp chưa nhập được hàng để đáp ứng cho quá trình kinh doanh…Vì thế đảm bảo sự “hợp lý” về lợi ích khơng chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp được nhau cùng nhau thực hiện hợp đồng, thỏa thuận, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài..
- Tiêu chuẩn về “Giá cạnh tranh” Áp dụng theo quy tắc này doanh nghiệp luôn tìm kiếm nhà cung cấp mới. khi có được nhiều nhà cung cấp đặt biệt là các nhà cung cấp mới sẽ ln có những chính sách hấp dẫn về giá, giao nhận, thanh tốn để thu hút người mua về phía mình để có khách hàng, nhờ thế giá cả sẽ được cạnh tranh nên người mua hàng sẽ có lợi thế hơn khi nhập hàng, nhà cung cấp nào cung ứng sản phẩm với chất lượng tốt giá cả hợp lý nhất thì sẽ chọn nhà cung cấp đó (trong trường hợp giá bình ổn thì sẽ ưu tiên cho nhà cung cấp lâu năm).Ví dụ vào khoảng cuối năm 2012. Doanh nghiệp sẽ nhập thêm hàng trang trí cho xe ơ tơ. Doanh nghiệp sẽ đề nghị các nhà cung cấp gửi báo giá để so sánh.