4.3.2.1 Kế hoạch khai thác nguyên liệu cà phê của công ty
Nguồn nguyên liệu được sử dụng chủ yếu tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Thái Hòa là cà phê quả, cà phê nhân Arabica và cà phê Robusta. Khi có hợp đồng đặt hàng cà phê nhân xuất khẩu, phòng kinh doanh sẽ chuyển kế hoạch đặt mua hàng cho bộ phận sản xuất và lên kế hoạch thu mua nguyên liệu dựa trên hợp đồng của công ty với các đối tác. Q trình đó được thực hiện như sau:
Sơ đồ 4.2: Ước tính ngun liệu theo đơn đặt hàng của cơng ty
Đơn đặt hàng, hợp đồng với các đối tác
Kế hoạch sản xuất
Ước tính nguyên liệu sử dụng
Ước tính nguyên liệu cần thu mua
Dựa trên kế hoạch thu mua và tính mùa vụ của cà phê mà nhân viên thu mua tiến hành lập kế hoạch, tổ chức thu mua nguyên liệu phục vụ cho quá trình chế biến của cơng ty. Do đó, q này được tiến hành thường xuyên, liên tục xoay vịng theo q trình hoạt động sản xuất của cơng ty.
Cà phê mang tính thời vụ sâu sắc. Tính thời vụ của cà phê đã làm cho giá cà phê nguyên liệu biến động thất thường từ đó làm ảnh hưởng đến công tác thu mua và dự trữ nguyên liệu cho q trình sản xuất của cơng ty. Nguồn ngun liệu mà công ty thực hiện khai thác chủ yếu tại các vùng nguyên liệu mà công ty đã tiến hành quy hoạch. Theo tính chất mùa vụ của cây cà phê, hằng năm cứ bắt đầu vào tháng 9, 10 và 11. Đây là thời điểm bắt đầu cho mùa vụ cà phê cơng ty TNHH sản xuất và thương mại Thái Hồ tổ chức các điểm thu mua tại các chi nhánh và các vùng nguyên liệu của công ty và đưa ra kế hoạch thu mua cho từng địa điểm mà công ty tiến hành đặt nhà máy chế biến. Các nhà máy chế biến được đặt ngay tại vùng nguyên liệu của công ty.
Các vùng ngun liệu của cơng ty gồm có:
+ Vùng nguyên liệu Tây Bắc: gồm Sơn La, Điện Biên, Hoà Bình. + Vùng nguyên liệu Tây Nguyên: Lâm Đồng, Đăk Lăk
+ Vùng nguyên liệu Miền Trung: gồm Nghệ An, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế. Kế hoạch thu mua của năm 2007 được thể hiện ở bảng 4.6. Kế hoạch thu mua lập ra chủ yếu là dựa trên kết quả thu mua của năm trước đó và nguồn đơn đặt hàng có được trong năm. Trong năm 2007, cơng ty sẽ tập trung lực lượng thu mua nguồn hàng cao để đáp ứng cho nhu cầu hoạt động của công ty và chủ yếu vào các tháng 7, 8 đồng thời tiến hành thu mua với số lượng lớn ở địa điểm Đăk Lăk và Lâm Đồng
Bảng 4.6 :Kế hoạch thu mua nguyên liệu của công ty năm 2007 Trạm thu mua 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tổng Sơn La 26.775 31.5 157.5 152.25 126.525 315 577.5 630 157.5 210 262.5 210 2857.05 Điện Biên 27.03 31.8 159 153.7 127.73 318 583 636 159 212 265 212 2884.26 Hồ Bình 7.65 9 45 43.5 36.15 90 165 180 45 60 75 60 816.3 Nghệ An 12.495 14.7 73.5 71.05 59.045 147 269.5 294 73.5 98 122.5 98 1333.29 Quảng Trị 21.675 25.5 127.5 123.25 102.425 255 467.5 510 127.5 170 212.5 170 2312.85 Lâm Đồng 121.38 142.8 714 690.2 573.58 1428 2618 2856 714 952 1190 952 12951.96 Đắk Lăk 37.995 44.7 223.5 216.05 179.545 447 819.5 894 223.5 298 372.5 298 4054.29 Tổng 255 300 1500 1450 1205 3000 5500 6000 1500 2000 2500 2000 27210
4.2.3.2 Chuẩn bị vốn cho khai thác
Bất cứ một hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì vốn cũng là yếu tố quan trọng để q trình sản xuất, thu mua có thể diễn ra một cách thường xuyên, liên tục. Đặc biệt, trong quá trình thu mua ngun liệu thì vốn có vai trị ổn định, tổng hợp đầu vào cho q trình sản xuất kinh doanh. Ở Thái Hồ, trung bình lượng vốn giành riêng cho quá trình thu mua hàng năm giao động từ 2.5 – 3 tỷ với số vòng quay từ 3 – 4 lần. Trong năm 2007, với sự tăng trưởng về quy mô sản xuất, công ty đã huy động số vốn lên đến 4 tỷ để phục vụ cho quá trình khai thác nguyên liệu. Nguồn vốn mà công ty huy động được chủ yếu là nguồn vốn hiện có cộng với việc vay từ các ngân hàng SHBC, VIETCOMBANK, HABUBANK…các ngân hàng này ln là đối tác cung cấp nguồn tài chính cho công ty.
Trong số vốn mà công ty vay được, công ty sẽ sử dụng để thu mua và đầu tư cho những hộ dân ký kết hợp đồng với công ty. Đối với q trình thu mua cơng ty sẽ tiến hành trả trực tiếp cho các hộ dân mà công ty trực tiếp đến lấy hàng. Do số lượng mua tại các hộ dân thường chiếm đến 60% tổng số lượng cà phê nguyên liệu thu mua được nên yếu tố vốn đóng vai trị quan trọng. Từ đó có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp thu mua khác cũng như với các lái bn có vốn lớn. Ngồi ra, khi tiến hành thu mua tại các đại lý thu gom, công ty có thể nợ các bạn hàng đã quen biết và trả lại sau bằng chuyển khoản. Đối với việc ký kết hợp đồng với các hộ dân công ty sẽ sử dụng số vốn đó để mua các yếu tố đầu vào như: Giống, vật tư, kỹ thuật và hỗ trợ vốn ban đầu cho các hộ.
4.2.3.3 Tổ chức phương tiện vận chuyển
Phương tiện vận chuyển mà công ty sử dụng chủ yếu cho quá trình thu mua là xe tải và xe công nông để làm nhiệm vụ chuyên chở nguyên liệu từ các trạm mà công ty thực hiện thu mua về kho chế biến. Q trình vận chuyển chế biến này địi hỏi lái xe có trình độ chun mơn về tay nghề lái xe, có chun
mơn, kinh nghiệm trong lĩnh vực thu mua cà phê cũng như tính nhiệt tình trong cơng việc. Bởi, việc thu mua tại các hộ nông dân thường thực hiện chủ yếu là ở các vùng đồi núi, giao thơng đi lại khó khăn, đường dốc và ghồ ghề. Ngồi ra, vào những lúc trời mưa thì đường xá lầy lội, đi lại khó khăn nhưng cần phải đi lấy nguyên liệu về để chế biến. Hiện tại, công ty đang đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, giao thơng để có thể thuận lợi cho việc đi lại, từ đó có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển
4.2.3.4 Tổ chức mạng lưới
Tại các địa điểm thu mua, công ty đã lập các tổ thu mua gồm có một kế tốn, một thủ quỹ, một lái xe và một kỹ thuật viên kiểm tra đánh giá sản phẩm tại các bn, ấp, xóm, nơi gần với vùng nguyên liệu nhất. Nguyên liệu sau khi được tiến hành kiểm tra kỹ thuật đáp ứng được yêu cầu thu mua của công ty sẽ được vận chuyển đến các nhà máy chế biến mà công ty đặt tại vùng nguyên liệu.
Thủ kho theo dõi tình hình nguyên liệu nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu số lượng, căn cứ vào các lần nhập, xuất nguyên liệu được theo dõi bằng thẻ kho. Nguyên liệu sau khi nhập kho căn cứ vào nguồn hàng, thủ kho lập “Phiếu hàng hoá” (theo mẫu 01 –VT) hoặc “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm” (Mẫu 03 – VT) ban hành theo QĐ15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ tài chính. Trước khi nhập kho phải được sự ký duyệt của Giám đốc xưởng.
Nhân viên kỹ thuật tiến hành lấy mẫu, kiểm tra theo mẫu và xác định các tỷ lệ về chất lượng (đối với nguyên liệu là cà phê thóc, cà phê nhân xơ…), kiểm tra chủng loại, chất lượng hàng theo quy định thu mua của công ty.
Lái xe có nhiệm vụ vận chuyển nguyên liệu thu mua đem về nhà máy chế biến trong các vùng nguyên liệu
Tất cả các nhân viên thu mua làm các nhiệm vụ trên có mục đích nhằm đảm bảo cung cấp ngun liệu một cách đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất của cơng ty. Có một điều thuận lợi đó là cơng ty có các chi nhánh đặt trên cả 3 miền Bắc, Trung, Nam của tổ quốc - tại các vùng cà phê danh tiếng của Việt Nam và các nhà máy chế biến nằm ở các vùng nguyên liệu nên rất thuận lợi cho quá trình thu mua cũng như vận chuyển. Đồng thời, việc đặt các nhà máy chế biến gần vùng nguyên liệu cũng làm giảm được chi phí thu mua, chi phí vận chuyển từ đó tiết kiệm được chi phí sản xuất cho tồn cơng ty. Mặt khác, q trình làm cho quá trình cung ứng diễn ra một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời điều này làm cho quá trình sản xuất được lưu thơng. Ngồi ra, để tiết kiệm nguồn nhân lực phục vụ cho quá trình khai thác nguyên liệu, những trạm thu mua nguyên liệu nằm kề sát nhau cơng ty có thể cử một người có trình độ kỹ thuật chun mơn trong q trình thu mua cũng như có khả năng giám sát cơng việc của nhân viên thu mua và tập hợp lại tại địa điểm gần nhà máy chế biến nhất, thuận lợi cho quá trình vận chuyển nguyên liệu về kho.
4.2.3.5 Phương thức khai thác
Phương thức thu mua cà phê nguyên liệu của công ty. Nguồn nguyên liệu mà công ty thực hiện khai thác chủ yếu bằng hai phương thức chính. Đó là phương thức khai thác bằng hợp đồng và phương thức khai thác thông qua các kênh thu mua.
Phương thức khai thác nguồn cà phê nguyên liệu phục vụ cho q trình chế biến của cơng ty được tiến hành theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.3: Nguồn cung cấp nguyên liệu cà phê cho cơng ty Thái Hồ
Phương thức khai thác theo hợp đồng
Xuất phát từ tình hình chung là cà phê Việt Nam có số lượng xuất khẩu rất lớn, đứng thứ hai trên thế giới nhưng vẫn bị loại thải tại các cảng do chất lượng cà phê xuất khẩu không đảm bảo. Xuất phát từ việc mở rộng quy mô chế biến của các nhà máy của công ty và nghị định NĐ 80Ttg của thủ tướng chính phủ về bao tiêu sản phẩm cho người sản xuất. Hiện tại, công ty đã thực hiện ký kết hợp đồng với các hộ trồng cà phê tại các điểm khai thác.
Trong q trình thực hiện hợp đồng giữa cơng ty với người trồng cà phê. Ban đầu, công ty tổ chức tập huấn hướng dẫn cho bà con nông dân cách trồng và chăm sóc “cà phê chất lượng”. Trong đó, bắt buộc người trồng cà phê phải đảm bảo tối thiểu các nguyên tắc về: quy trình ươm giống, làm đất, bón phân, lựa chọn và sử dụng đúng thuốc BVTV; chất lượng của nguồn nước tưới; công tác vệ sinh, bảo quản sau thu hoạch…Đặc biệt, một nguyên tắc hết sức quan trọng đó là đảm bảo an tồn sức khoẻ, vệ sinh môi trường cho người nông dân và người lao động. Để có thể đạt được những nguyên tắc đề ra, cơng ty đã hỗ trợ về kỹ thuật, phân bón, phát tài liệu hướng dẫn và giám sát quy trình trồng, thu hoạch cho người nơng dân, trên diện tích mà người dân thực
Hộ dân có hợp đồng Các trạm thu gom Cơng ty TNHH sản xuất và thương mại Thái Hòa Người dân trồng cà phê Tư thương
hiện hợp đồng với công ty, công ty hỗ trợ 200.000đồng/ha cho bà con tiến hành thực hiện hợp đồng. Ngoài ra, những hộ dân thực hiện hợp đồng trồng cà phê chất lượng với công ty công ty tiến hành ký kết hợp đồng tiêu thụ và sẽ mua với mức giá cao hơn 1 - 2 giá so với thị trường. Điểm khác biệt giữa hợp đồng ký kết của Thái Hoà với các cơng ty khác là ở chỗ ngồi việc hưởng lợi khi tham gia ký kết hợp đồng, người trồng cà phê còn nắm bắt được những nguyên tắc, quy trình trồng cà phê đạt tiêu chuẩn quốc tế, nhờ đó giúp cho việc tiêu thụ cà phê của các hộ nông dân được ổn định và lâu dài.
Phương thức khai thác theo các kênh thu mua
Hiện tại, việc khai thác cà phê ngun liệu của Thái Hồ thơng qua các kênh thu mua được thực hiện trực tiếp giữa người trồng cà phê với công ty và gián tiếp qua tư thương, lái buôn.
Sơ đồ 4.4 Kênh thu mua của công ty
Thu mua trực tiếp Thu mua gián tiếp
Trong kênh thu mua trực tiếp giữa công ty với người dân trồng cà phê: Công ty tiến hành thu mua nguyên liệu trực tiếp từ người trồng cà phê. Nguồn cung cấp cà phê từ người dân chiếm tỷ lệ chủ yếu với 60% trong tổng số lượng nguyên liệu mà công ty mua được. Người dân trồng cà phê thường là những người có vốn nhỏ, mà lượng chi phí bỏ ra cho việc trồng cà phê lại chiếm một số lượng tương đối. Mặt khác, họ lại khơng có phương tiện dự trữ nên tâm lý của người nông dân là muốn bán sản phẩm ngay. Để
Người trồng cà phê Cơng ty Người trồng cà phê Tư thương Cơng ty
có thể mua sản phẩm trực tiếp từ người nông dân, tổ thu mua của công ty sẽ phải trực tiếp đến các hộ nông dân mua cà phê bởi phần lớn họ là người dân tộc, phương tiện vận chuyển và đi lại hầu như là khơng có. Do đó, cơng ty sẽ thành lập tổ thu mua dùng phương tiện vận chuyển trực tiếp tới các hộ dân để lấy nguồn nguyên liệu
Đối với kênh thu mua gián tiếp: Công ty thực hiện thu mua nguyên liệu cà phê đầu vào cho quá trình chế biến chủ yếu là qua tư thương là các lái bn có vốn, phương tiện vận chuyển cũng như có nhà kho để dự trữ. Các tư thương tham gia buôn bán cà phê bằng cách mua cà phê của các hộ nông dân sản xuất trực tiếp nguồn cà phê lúc giá rẻ, khi người nơng dân rất cần tiền để có thể trang trải cho chi phí bỏ ra rồi họ tiến hành dự trữ và đem bán lại cho công ty lúc giá lên cao. Công ty thực hiện thu mua với tư thương thường chiếm khoảng 20% so với tổng số nguyên liệu mà công ty thu mua được. Và phần lớn là công ty chỉ thực hiện mua nguồn hàng của các tư thương khi mà nguồn cung cấp trực tiếp từ người dân với công ty đã cạn kiệt do giá cả mà tư thương bán cho công ty thường cao hơn so với thu mua trực tiếp từ người dân từ 4 - 5 giá. Hơn nữa, khi giá cà phê lên cao, tư thương sẽ tiến hành ngâm nước, trộn nguyên liệu cà phê xấu vào để làm cho cà phê có thể nặng hơn rồi đem bán cho cơng ty. Chính điều này làm cho công ty gặp phải một nghịch lý là phải mua cà phê với giá cao hơn mà chất lượng lại không được bảo đảm
Tình hình thu mua của cơng ty qua các phương thức thu mua được thể hiện qua bảng sau:
Chỉ tiêu Số lượng(Tấn) (nghìnđồng/kg)Đơn giá Thành tiền(Tr.đ) Hợp đồng 2,257.64 24.50 55.31 Tư thương 2,257.64 26.00 58.70 Người dân 6,772.92 21.50 145.62
(Nguồn: Phòng kinh doanh XNK)
Như vậy phương thức thu mua của công ty vẫn là thu mua trực tiếp từ người dân. Đây cũng là tình hình chung của các công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, chế biến cà phê.
4.2.3.6 Kết quả khai thác
Kết quả về tình hình thu mua nguyên liệu của công ty qua ba năm từ 2005- 2007 chúng ta thấy: Qua 3 năm công ty đã tiến hành thu mua nguyên liệu tại các vùng khác nhau
Bảng4.8 :Kết quả thu mua nguyên liệu của công ty qua 3 năm 2005 - 2007 Trạm thu mua 2005 2006 2007 So sánh SL (Tấn) CC(%) SL (Tấn) CC(%) SL (Tấn) CC(%) 06/05 (%) 07/06 (%) BQ (%) Sơn La 1,022. 78 9. 16 1,267 .91 10. 47 1,534. 17 10. 34 114.30 98.73 106.23 Điện Biên 1,187. 84 10. 64 1,285 .34 10. 62 1,722. 36 11. 61 99.77 109.34 104.44 Hồ Bình 606. 84 5. 44 364 .10 3. 01 527. 95 3. 56 55.32 118.32 80.90 Nghệ An 859. 46 7. 70 591 .31 4. 88 739. 13 4. 98 63.43 102.00 80.44 Quảng Trị 658. 11 5. 90 1,042 .94 8. 61 1,230. 66 8.