e) Các sự kiện đặc biệt
2.1.3.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
SƠ ĐỒ SỐ 02
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
(Nguồn: Phòng tổ chức Khách sạn Bạch Đằng)
* Ưu điểm: Giám đốc có được sự trợ giúp thường xun của các phịng ban chức năng, ít cấp quản trị nên việc quản lý và ra quyết định hiệu quả hơn, đạt tính thống nhất cao trong mệnh lệnh, đảm bảo truyền thơng tin một cách nhanh chóng, có thể quy trách nhiệm cụ thể nếu có sai lầm.
* Nhược điểm: Cần cân nhắc thật kỹ khi ra quyết định thành lập các phịng ban. Đồng thời, phải phân cơng rõ nhiệm vụ cụ thể mà từng bộ phận chức năng phải thực hiện để tránh sự đùn đẩy công việc giữa các bộ phận, mối quan hệ giữa các
Phó Giám Đốc (Kiêm Trưởng Lễ Tân) Giám Đốc (Kiêm Chủ Tịch HĐQT) Hội Đồng Quản Trị Phó Giám Đốc (Kiêm Trưởng Nhà hàng) Bộ phận Nhà Bếp Bộ phận Lễ Tân Bộ phận Bảo Vệ Bộ phận Quầy Bar Bộ phận Nhà Bàn Tổ Sửa Chữa Tổ Giặt Là Bộ phận Buồng Bộ phận Tổ Chức Hành Chính Phịng Kế Tốn
phịng ban chức năng với các bộ phận trực tuyến chưa chặt chẽ nên hiệu quả công việc chưa cao.
BẢNG SỐ 02
BẢNG PHÂN BỐ NHÂN SỰ
Phòng ban Số người Bao gồm
Ban Điều hành 04 01 Giám đốc, 02 Phó Giám đốc,01 Trợ lý Giám đốc Phịng Tổ chức 01 01 Trưởng phịng
Phịng Kế tốn 03 01 Kế toán trưởng, 02 kế toán viên
Bộ phận Lễ tân 05 01 Trưởng bộ phận (kiêm Phó giám đốc),04 nhân viên Bộ phận Buồng 07 01 Trưởng bộ phận, 06 nhân viên
Tổ Giặt là 02 02 nhân viên
Bộ phận Nhà hàng 08 01 Trưởng bộ phận (kiêm Phó giám đốc),07 nhân viên Tổ sửa chữa 03 01 Trưởng bộ phận, 02 nhân viên
Bảo vệ thường trực 01 01 Bảo vệ thường trực
Tổng 34
(Nguồn: Khách sạn Bạch Đằng)
* Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý:
− Hội đồng quản trị (HĐQT): là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, thực hiện chức năng quản lý, giám sát mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của công ty.
− Giám đốc: là người điều hành chung mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn trước HĐQT, là người đề ra các mục tiêu và xây dựng phương án, chiến lược, triển khai thực hiện các chiến lược đó sau khi được HĐQT thống nhất phê chuẩn nhằm mục tiêu kinh
thực hiện nhiệm vụ giám sát, quản lý tồn bộ các cơng việc của công ty và đưa ra các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên.
− Phó Giám đốc: gồm có Phó Giám đốc Lễ tân và Phó Giám đốc Nhà hàng. Tuỳ theo từng mảng cơng việc, các Phó Giám đốc giúp Giám đốc chỉ đạo điều hành khách sạn một cách có hiệu quả hơn và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả công việc của bộ phận mình phụ trách.
− Trợ lý Giám đốc: là người tham mưu, tư vấn cho Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh và trực tiếp chỉ đạo điều hành, giám sát khâu thực hiện các hoạt động đó theo lệnh Giám đốc.
− Các bộ phận chức năng:
• Phịng Tổ chức: Chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, sắp xếp, tổ chức, tuyển chọn nhân sự cho khách sạn. Đồng thời kiểm soát, tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên khách sạn, tăng cường sức gắn bó trong nội bộ khách sạn, triệt để phát huy khả năng của nhân viên.
• Phịng Kế tốn: Chịu trách nhiệm tồn diện cơng tác quản lý tài vụ, hạch toán kế toán, lập ra kế hoạch tài vụ, tăng cường hạch tốn kinh tế, tiết kiệm chi phí hạ giá thành, gia tăng doanh lợi, tăng cường công tác phân phối về cơng tác quản lý tài chính bảo vệ lợi ích và tài sản của khách sạn, đảm nhiệm việc thanh tốn chính xác tồn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn, cung cấp thơng tin tài chính kịp thời cho Giám đốc.
• Trưởng các bộ phận: Có nhiệm vụ quản lý, thực hiện, giám sát, kiểm tra các cơng việc của bộ phận mình phụ trách, đào tạo và hướng dẫn nhân viên trong từng bộ phận chức năng. Trưởng các bộ phận định kỳ báo cáo lên Giám đốc về tình hình bộ phận mình, có trách nhiệm cùng với nhân viên hồn thành cơng việc được giao đảm bảo hiệu quả công việc.
và các dịch vụ theo yêu cầu của khách như đặt vé máy bay, dịch vụ fax, … Đồng thời đây cũng là cầu nối các bộ phận chức năng khác trong khách sạn với nhau đảm bảo sự thống nhất và phối hợp giữa các bộ phận đó nhằm phục vụ một cách tốt nhất yêu cầu của khách đạt theo mục tiêu mà khách sạn đề ra, viết hố đơn thanh tốn khi khách trả phịng. Bộ phận này kịp thời nắm bắt các thông tin về để lãnh đạo định ra và điểu chỉnh kế hoạch, chiến lược kinh doanh của khách sạn.
• Bộ phận Buồng phịng: Có nhiệm vụ dọn dẹp, làm sạch, đẹp buồng phòng đảm bảo cho buồng khách nghỉ được sạch sẽ, ngăn nắp và tiện nghi khi có khách cũng như khơng có khách nghỉ, kiểm tra sắp xếp phòng nghỉ, kịp thời báo cho kỹ thuật xử lý sửa chữa nếu có hỏng hóc. • Tổ giặt là: Thực hiện nghiệp vụ của mình làm sạch đồ cần giặt của khách
khi họ có yêu cầu và làm sạch ga, vỏ gối, chăn, khăn mặt, khăn tắm từ bộ phận buồng phòng, khăn trải bàn từ bộ phận nhà hàng.
• Bộ phận Nhà hàng: Có nhiệm vụ thực hiện bữa ăn theo yêu cầu của khách, thực hiện các nghiệp vụ bưng bê, pha chế đồ uống cho các bữa ăn của khách, kinh doanh rượu bia, nước ngọt, thuốc lá,…
• Bộ phận nhà bếp: Có nhiệm vụ chế biến món ăn phục vụ khách, đồng thời là nơi chế biến món ăn cho nhân viên trong khách sạn.
• Bộ phận bảo vệ: Có 1 nhân viên chính của khách sạn và các nhân viên khác do khách sạn ký hợp đồng ngắn hạn theo thời vụ với Công ty cho thuê bảo vệ cung cấp, có nhiệm vụ giữ an ninh, an toàn, bảo vệ chung cho toàn bộ khách sạn, đồng thời chịu trách nhiệm về việc trông coi xe và phương tiện đi lại của khách ra vào khách sạn cũng như của nhân viên trong khách sạn, bảo về an tồn tính mạng và tài sản của khách khơng bị xâm phạm, tạo bầu khơng khí kinh doanh tốt, làm cho khách cảm giác thoải mái, tạo điều kiện yên tâm công tác cho nhân viên khách sạn.
• Tổ sửa chữa: có nhiệm vụ duy trì, bảo dưỡng hệ thống điện nước, cơ sở vật chất trong khách sạn, đảm bảo cho khách sạn có đủ cơ sở vật chất kỹ thuật an toàn, tiện nghi để hoạt động một cách thơng suốt và có hiệu quả.