5. Kết cấu của khóa luận
2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng khơng tại Công ty
2.2.3. Nhận chứng từ
- Sau khi hợp đồng đã được ký kết thì lúc này khách hàng sẽ phải cung cấp cho công ty bộ chứng từ liên quan đến lô hàng, bộ chứng từ bao gồm:
Đăng ký kinh doanh: Bao gồm thông tin của công ty, mã doanh nghiệp, người đại diện của cơng ty.
Invoice (hóa đơn thương mại): Thể hiện trị giá lô hàng của khách hàng về bên shipper, các thơng tin trên hóa đơn thương mại cơ bản có là thơng tin shipper, số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên và địa chỉ người bán, người mua, tên hàng (model, hãng sản xuất, nước sản xuất), số lượng cân, kiện hàng, điều kiện thanh toán (đa số các đơn hàng mua theo điều kiện EXW - đại lý bên nước xuất khẩu đến lấy hàng ở địa điểm của shipper và FOB - bên shipper giao hàng cho đại lý).
Hợp đồng mua bán của doanh nghiệp: Thể hiện thông tin shipper, consignee, số hợp đồng, ngày hợp đồng, thơng tin hàng hóa mua bán, điều kiện thanh toán,...
- Đại lý bên nước xuất khẩu đến lấy hàng ở địa điểm của shipper (theo điều kiện EXW) hoặc bên shipper sẽ giao hàng cho đại lý (theo điều kiện FOB).
- Hãng hàng không phát hành vận đơn gốc (Airway Bill) gửi cho công ty Airseaglobal và công ty sẽ phát hành vận đơn phụ (House Bill) gửi cho công ty nhập khẩu để kiểm tra thông tin.
Đối với vận đơn gốc, các thơng tin chính bao gồm: Thơng tin shipper (tên công ty, địa chỉ); thông tin consignee (tên cơng ty Cổ phần Tập đồn Airseaglobal, địa chỉ cơng ty); số vận đơn, ngày phát hành vận đơn, thông tin chuyến bay, ngày bay; thơng tin về hàng hóa (tên hàng, số cân, số kiện hàng, số pallet); thông tin địa điểm khởi hành, địa điểm đến.
36
Hình 2.2. Vận đơn gốc Airway Bill
37
Đối với vận đơn phụ: Thông tin consignee (thông tin của Airseaglobal Group) cần phải kiểm tra chính xác để tránh phải sửa trong quá trình giao hàng; số vận đơn phụ, ngày vận đơn
Hình 2.3. Vận đơn phụ House Airway Bill
(Nguồn: Phòng chứng từ Airseaglobal)
Sau khi các bên xác nhận về tính chính xác của Airway Bill và House Bill, bộ phận đại lý sẽ gửi lại thông tin cho hãng hàng không và hãng sẽ sửa thông tin (nếu có chỗ cần sửa) và phát hành vận đơn chính thức cho đại lý để chuẩn bị lên tờ khai.
38