5. Kết cấu của khóa luận
2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng khơng tại Công ty
2.2.4. Kiểm tra bộ chứng từ
Bộ chứng từ sẽ được chuyển đến phịng kế tốn - chứng từ của cơng ty sau khi công ty nhận được bộ chứng từ. Lúc này nhân viên chứng từ sẽ nhận và chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin của các chứng từ. Ở bước này đòi hỏi nhân viên chứng từ phải kiểm tra cẩn thận, tỉ mỉ và kỹ càng bộ chứng từ bằng cách đối chiếu các thơng tin trên hợp đồng, hóa đơn thương mại, Packing list, vận đơn...
- Kiểm tra kỹ các thông tin trên chứng từ
Chứng từ của lô hàng sẽ được gửi đến nhân viên bộ phận chứng từ để kiểm tra thông tin và lên tờ khai. Với lơ hàng đường hàng khơng, các chứng từ chính thường bao gồm: Hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại Invoice, Packing List, Vận đơn đường hàng không AWB, Thông báo hàng đến Arrival Notice…
Vận đơn đường hàng không AWB (Airway Bill): Số vận đơn, ngày vận đơn, tên chuyến bay, ngày chuyến bay, địa điểm bốc hàng, địa điểm dỡ hàng...
Thông báo hàng đến AN (Arrival Notice): Thông tin trên giấy báo hàng đến bao gồm ngày hàng về, địa điểm dỡ hàng, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến, số cân, số kiện, một số chứng từ thêm khách có thể gửi như: Giấy chứng nhận xuất xứ C/O, phiếu tiếp nhận, phiếu cơng bố, bảng phân loại hàng hóa...
- Kiểm tra lại sự phù hợp, thông tin số liệu giữa các chứng từ nếu có sự khơng khớp, liên hệ với khách hàng để xác nhận lại, nếu những sai sót khơng được phát hiện và điều chỉnh kịp thời thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục hải quan.
- Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên Ops báo với Sales hoàn thiện bộ chứng từ đầy đủ để lên tờ khai hải quan.
- Tra cứu mã HS cho hàng hóa
Với những hàng hóa mới cần tìm hiểu kỹ lưỡng thơng tin của hàng: Tên hàng, cơng dụng, tính chất, chất liệu, đặc tính loại hàng,... để tra mã HS chính xác nhất.
Với những hàng hóa đã từng làm thì tra mã HS hiện tại cịn phù hợp với hàng đó nữa khơng.