Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LOGISTICS VÀ DỊCH VỤ LOGISTICS
2.1. Khái quát chung về công ty TNHH Thaipro
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công Ty TNHH Thaipro
Để hoạt động hiệu quả, tránh sự chồng chéo trong quá trình sản xuất kinh doanh đồng thời tạo hiệu quả tối ưu. Công ty quyết định cơ cấu tổ chức đảm bảo phù hợp với mục tiêu của mình, quá trình kinh doanh và đảm bảo sự phối hợp giữa các phân đoạn, các phòng ban.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty phù hợp với lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty. Bộ máy tạo điều kiện thực hiện tốt và hiệu quả các hoạt động của các phòng ban. Trong bộ máy quản lý, các phịng ban khơng những thực hiện chức năng và nhiệm vụ riêng của từng phòng ban mà còn kết hợp với nhau để tạo nên một khối bền chặt. Điều này đem lại hoạt động kinh doanh trơn tru và góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Tổ chức bộ máy của cơng ty có kết cấu như sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Thaipro
Nguồn: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thaipro
Sau đây là chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban:
Ban giám đốc
Ban giám đốc bao gồm Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc: Tổng giám đốc là người có quyền hành cao nhất, chịu trách chung đối với các hoạt động của công ty từ tổ chức sản xuất kinh doanh đến đời sống cán bộ cơng nhân viên, trực tiếp quản lý các phịng ban.
Phịng hành chính nhân sự
Phịng hành chính nhân sự là bộ phận trực tiếp tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc tồn bộ các cơng tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ cơng chúng.
Phịng hành chính nhân sự là nơi bao qt tồn bộ tình hình hoạt động nhân sự của cơng ty. Phịng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý công tác nhân sự của cơng ty, quản lý cơng tác hành chính, quản lý nhân sự của cơng ty nói chung và nhân sự phịng hành chính nhân sự nói riêng.
Phịng tài chính kế tốn
Phịng tài chính kế tốn trong Cơng ty có trách nhiệm hữu hạn Thaipro tham mưu và giúp Ban giám đốc về cơng tác tài chính, kế tốn, quản lý và sử dụng vốn, tài sản của Công ty. Đảm bảo cân đối nguồn vốn cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn, đầu tư phát triển cho hoạt động của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó phịng tài chính kế tốn góp phần hỗ trợ thực hiện, theo dõi, đơn đóc, kiểm tra việc thanh toán của các hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng vận chuyển đã ký kết.
Phịng tài chính kế tốn là bộ phận trực tiếp làm việc với các cơ quan Thuế, Ngân hàng nhà nước. Kiểm soát việc lập báo cáo tài chính, hoạt động liên quan đến thuế, hoạt động thanh toán, vay vốn,… liên quan đến Ngân hàng. Thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định đối với ngân sách nhà nước.
Phòng pháp chế
Phịng pháp chế đóng vai trị quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Nhận nhiệm vụ tư vấn trợ giúp cho ban giám đốc trong việc áp dụng pháp luật. Xây dựng các quy chế quản lý nội bộ của Cơng ty, giám sát và kiểm sốt các hoạt động của từng bộ phận. Hỗ trợ bộ phận kinh doanh đàm phán các hợp đồng xuất nhập khẩu. Đứng ra hỗ trợ, tư vấn, giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh với các đối tác.
Phòng kinh doanh
Trong Cơng ty trách nhiệm hữu hạn ThaiPro, phịng kinh doanh đóng vai trị chủ chốt mang lại doanh thu cho cơng ty. Phịng kinh doanh giữ vai trò thúc đẩy, quảng bá và phân phối các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến các khách hàng trong nước và ngồi nước thơng qua các phương thức và kĩ năng khác nhau. Đồng thời giữ vai trò tham mưu cho Ban giám đốc và phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty để xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, giúp công ty tăng trưởng và phát triển vững mạnh. Phòng kinh doanh của Công ty trách nhiệm hữu hạn Thaipro được chia làm hai bộ phận là bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu và bộ phận logistics giữ chức năng và nhiệm vụ riêng.
Bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ phát triển nguồn hàng, phát triển đa dạng sản phẩm cho Công ty để phân phối sản phẩm đến khách hàng trong
và ngồi nước. Thực hiện quảng bá sản phẩm, tìm kiếm đối tác và thực hiện hoạt động xuất khẩu các lô hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng nước ngồi.
Bộ phận logistics có chức năng lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm chi phí của những hoạt động hậu cần hỗ trợ cho các lơ hàng của cơng ty. Bên cạnh đó phịng logistics thực hiện việc kinh doanh hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam tới các thị trường Mỹ, Canada, Châu Âu.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý nhân sự phòng kinh doanh và phối hợp với các bộ phận, phịng ban khác trong Cơng ty nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Phòng phát triển thị trường
Phòng phát triển thị trường chịu trách nhiệm thực hiện hoạt động nghiên cứu thị trường, hỗ trợ Công ty phát triển thị trường. Tập trung phát triển những thị trường sẵn có và mở rộng đối tượng khách hàng mới.
Hỗ trợ công ty trong việc nghiên cứu marketing tại thị trường mới, theo dõi và dự báo xu hướng tiếp thị, bán hàng. Đo lường hiệu quả các chương trình và chiến lược lược tiếp thị. Phát minh và đánh giá các phương pháp thu thập dữ liệu như khảo sát, bảng hỏi và thăm dò ý kiến. Thu thập dữ liệu về người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh và điều kiện thị trường.
Phịng chăm sóc khách hàng
Đối với sự phát triển của Cơng ty, khơng thể khơng kể đến sự góp phần đáng kể của phịng chăm sóc khách hàng. Phịng chăm sóc khách hàng thực hiện hoạt động ghi nhận và giải quyết những yêu cầu, mong muốn của khách hàng, trả lời các thắc mắc, nghi vấn về vấn đề của khách hàng. Bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận các phản ánh, khiếu nại những vấn đề cần được xử lí cho khách hàng và chuyển vấn đề đó cho những bộ phận liên quan để quản lý và giải quyết.
Bộ phận chăm sóc khách hàng hỗ trợ và phối hợp với bộ phận phát triển thị trường thực hiện những khảo sát khách hàng.
Bộ phận chăm sóc khách hàng hỗ trợ bộ phận kinh doanh theo dõi, cung cấp cho khách hàng về tình hình lơ hàng. Tiếp nhận những phản hồi của khách hàng để cung cấp thông tin cho bộ phận kinh doanh nhằm hỗ trợ khách hàng kịp thời.
Bộ phận chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ duy trì khách hàng hiện tại và tạo ra khách hàng trung thành, thu hút khách hàng tiềm năng, giảm chi phí kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Tổng quan về tình hình nhân sự của cơng ty
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự theo các yếu tố tại công ty TNHH Thaipro giai đoạn 2019-2021 Tiêu chí Số lượng Tỷ lệ Giới tính Nam 15 34% Nữ 23 66% Tuổi 20-30 tuổi 21 55% 30-50 tuổi 17 45% Trình độ học vấn Cao học 2 5% Đại học 33 86% Cao đẳng 3 9%
Nguồn: Phịng hành chính nhân sự- Cơng ty TNHH Thaipro