3.3. Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất
3.3.7. Một số giải pháp khác
Phát triển nguồn nhân lực
Trƣớc tình hình cạnh tranh mạnh mẽ giữa các cơng ty giao nhận hàng hố hiện nay, để phát triển nhanh chóng DB Schenker Hà Nội cần phải ổn định nhân lực, nâng cao chất lƣợng trình độ chun mơn và kỹ năng cần thiết đủ phục vụ cho quá trình giao nhận hàng hố. Khi trình độ kĩ năng, kiến thức đƣợc nâng cao thì đồng thời tỉ lệ xảy ra sai sót ở các lơ hàng giảm, từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh khi làm hàng, mang lại chất lƣợng giao nhận tốt, giúp công ty pháp triển mạnh hơn.
Đối với từng vị trí, tiêu chí tuyển dụng nên đƣợc đặt cao hơn để đảm bảo chất lƣợng nhân sự:
70
Với vị trí nhân viên chứng từ yêu cầu phải có chun mơn, kinh nghiệm, khả năng trao đổi tốt với hãng tàu, đại lý nƣớc ngồi, thành thạo tin học văn phịng và ngoại ngữ để tránh những sai sót trong khâu làm bộ chứng từ, đảm bảo thời gian giao hàng cho khách.
Với vị trí nhân viên dịch vụ khách hàng trực tiếp tiếp xúc với khách hàng thì ngồi trình độ chun mơn, ngoại ngữ tốt, cần phải có khả năng giao tiếp tốt, khả năng thuyết phục và đàm phán với khách hàng khi xảy ra sai sót.
Với vị trí nhân viên hiện trƣờng: Ngồi kiến thức chun mơn thì cần phải có sức khoẻ, đam mê trong cơng việc, có mối quan hệ với hải quan càng tốt để thuận lợi hơn trong vấn đề làm thủ tục hải quan.
Đối với những sinh viên thực tập, công ty nên xem xét, đánh giá khách quan để tuyển dụng vì họ cũng đã đƣợc làm quen với mơi trƣờng văn hố của cơng ty, thuận lợi hơn trong việc đào tạo, trau dồi kỹ năng và cũng tiết kiệm đƣợc chi phí và thời gian đào tạo.
Nguồn nhân lực trẻ có ƣu điểm là tiếp thu nhanh, sáng tạo trong quá trình học việc, dễ dàng đạt đƣợc kết quả tốt. Công ty nên tạo điều kiện và nguồn động lực để nhân viên tham gia nhiều các khoá đào tạo để nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng hoá, nắm bắt tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cơng việc, mở những khố học tiếng Anh nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên để tự tin đàm phán tốt hơn với những đối tác nƣớc ngoài, những khách hàng nƣớc ngoài đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam. Thƣờng xuyên mở những cuộc hội thảo nhỏ để lắng nghe ý kiến của nhân viên, tìm ra cách giải quyết những lơ hàng đặc biệt giúp nhân viên giảm áp lực trong công việc.
Xây dựng cơ chế tuyển dụng, bổ nhiệm ngƣời tài đảm nhận các vị trí quan trọng để trẻ hóa điều hành, tuyển dụng thêm nhiều nhân viên có trình độ chun mơn xuất sắc, mạng lƣới liên kết với các trƣờng đại học trong nƣớc, công ty xuất sắc có thể th nhân viên và đào tạo chun mơn trực tiếp cho họ.
Để tạo ra môi trƣờng làm việc năng động, thống nhất, thoải mái trong công ty và đạt hiệu quả cơng việc cao, cần có chế độ đãi ngộ và phúc lợi xã hội phù hợp cho tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
Nâng cao cơ sở vật chất, đầu tư trang thiết bị
Cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cũng là một trong những yếu tố thúc đẩy hoạt động giao nhận diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn:
Công ty cần mở rộng thêm diện tích văn phịng để tạo sự thoải mái khi làm việc cho nhân viên, đầu tƣ thêm những trang thiết bị nhƣ cung cấp thêm máy in ở văn phịng Hải Phịng, tránh tình trạng khách hàng đến lấy lệnh mà mất thời gian
71
đợi máy in. Nâng cấp, đầu tƣ máy tính, laptop cho nhân viên để đánh tình trạng đứng máy khi mở nhiều tab gây ảnh hƣởng đến thời gian và hiệu suất công việc.
Sử dụng bản quyền của các phần mềm quản lý, các phần mềm bảo mật để tránh những lỗi nhỏ nhặt của phần mềm làm gián đoạn công việc. Bảo mật tốt thông tin lô hàng, khách hàng để tránh bị kẻ gian ăn cắp data khách hàng. Từ đó, khách hàng yên tâm và hài lịng hơn về dịch vụ mà cơng ty cung cấp, giúp cơng ty có uy tín hơn trên thị trƣờng.
Ngoài ra, hệ thống kho bãi cần đƣợc nâng cấp, cải thiện diện tích và mở rộng thêm nhiều kho hàng tại các thành phố gần các khu công nghiệp nhƣ Bắc Ninh, Hà Nam, Vĩnh Phúc,…vừa để đáp ứng nhu cầu lƣu hàng tại kho và luân chuyển hàng hoá đến địa điểm nhận hàng của khách hàng, vừa đáp ứng đƣợc nhu cầu thuê kho bãi của khách hàng khi cần thiết. Ngoài ra, điều này cịn tiết kiệm đƣợc chi phí th ngồi và có thêm lợi nhuận từ dịch vụ cho thuê kho bãi.
Mở rộng và nâng cấp văn phòng tại Hải Phòng khang trang hơn, đầy đủ tiện nghi, cải thiện môi trƣờng làm việc để tạo hứng thú cho nhân viên làm việc, khách hàng đến thanh toán, lấy lệnh cũng cảm thấy an tâm hơn.
Mở rộng mối quan hệ với các hãng tàu
Trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá đƣờng biển, đặc biệt là giao nhận hàng hoá nhập khẩu, hãng tàu là một đối tác quan trọng góp phần tạo sự thuận lợi cho việc giao nhận mỗi lô hàng nhập khẩu. Mỗi hãng tàu khác nhau quyết định giá cả và chất lƣợng dịch vụ khác nhau của từng lô hàng. Xây dựng mối quan hệ thân thiết với các hãng tàu để có thể đàm phán đƣợc những mức giá cƣớc ƣu đãi hơn, tạo ra sự cạnh tranh với những doanh nghiệp khác, dễ dàng tạo dựng những chiến lƣợc để hƣởng lợi nhuận từ mức giá ƣu đãi, giảm chi phí vì khơng cần qua bên trung gian, cung cấp kịp và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Để làm đƣợc điều đó, DB Schenker Hà Nội cần đƣa ra những giải pháp tốt nhất, cụ thể nhƣ sau:
Đẩy mạnh việc ký kết hợp tác với các hãng tàu lớn để trở thành đối tác tin cậy, dễ dàng trực tiếp thƣơng lƣợng về giá cả và kế hoạch đặt chỗ với hãng tàu, có cơ hội nhận đƣợc những ƣu đãi về giá cả và chất lƣợng dịch vụ, đảm bảo hơn về độ an tồn cho các lơ hàng khi đƣợc nhập khẩu về Việt Nam.
Đảm bảo đƣợc lƣợng hàng đi ổn định để tạo đƣợc niềm tin với hãng tàu, gắn bó lâu dài với nhiều đơn hàng định kỳ hàng ngày, hàng tuần, lợi nhuận công bằng cho cả cơng ty và hãng tàu.
Ngồi ra, để đàm phán đƣợc với hãng tàu, công ty cần chuẩn bị kỹ về kỹ năng đàm phán, thuyết phục, cử những nhân viên có trình độ cao, khả năng giao tiếp tốt, có kinh nghiệm trong việc đàm phán, làm việc với hãng tàu. Đƣa ra mức đãi ngộ
72
đặc biệt khi nhân viên ký kết hợp tác đƣợc với hãng tàu lớn, đàm phán đƣợc mức giá ƣu đãi tốt.
Mở rộng dịch vụ cung cấp
DB Schenker Hà Nội cần duy trì và phát triển các loại hình dịch vụ giao nhận hàng hoá truyền thống đặc biệt là dịch vụ giao nhận hàng hoá nhập khẩu đƣờng biển trên cơ sở phát huy lợi thế kinh doanh của đơn vị. Đặc biệt cần mở rộng dịch vụ hậu cần, vận chuyển hàng hố trucking cho khách nếu khách có nhu cầu bằng cách tìm kiếm đối tác trong nƣớc cung cấp các dịch vụ với mức giá tốt. Điều này giúp tăng doanh thu, lợi nhuận cho công ty, mở rộng khách hàng, tăng sự hài lòng về chất lƣợng dịch vụ của công ty.
Tăng cường sử dụng công nghệ thông tin, thương mại điện tử
Đẩy mạnh phát triển thƣơng mại điện tử, sử dụng các công cụ marketing hiệu quả giúp việc tiếp cận các đối tƣợng khách hàng là các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ trở nên dễ dàng hơn bằng cách xây dựng, sử dụng thành thạo các hệ hỗ trợ hoạt động giao nhận nhƣ hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI), hệ thống quản lý giao nhận, quản lý mối quan hệ khách hàng,...
Công nghệ thông tin, truyền thông cần đƣợc ứng dụng nhiều vào lĩnh vực giao nhận hàng hoá nhập khẩu của DB Schenker Hà Nội, đặc biệt là hệ thống truyền thông dữ liệu điện tử EDI. Điều này giúp dễ dàng, tiện lợi và giảm thiểu thời gian kết nối thông tin giữa các tổ chức liên quan đến quá trình giao nhận hàng hố nhập khẩu. Ngồi ra, nó cịn đảm bảo sự chính xác thơng tin của lơ hàng, tránh những tổn thất khơng đáng có liên quan đến hàng hố, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lƣợng của dịch vụ giao nhận hàng hoá.