Nhà máy dược phẩm Pymepharco đặt tại Thành phố Tuy Hòa, tỉnh Phú
Yên. Các sản phẩm được điều chế, đóng gói tại đây và phân phối cho các khu vực như: miền Nam, miền Trung và miền Bắc. Trong đề tài này, tác giả chọn phạm vi
là khu vực miền Nam. Hàng tuần, công ty sẽ chuyển hàng vào khu vực miền Nam
là ba chuyến với xe trọng tải lớn và chuyên dùng mà công ty chỉ dùng riêng để
phân phối hàng đến các khu vực. Hàng hóa của khu vực miền Nam tập trung vào kho chính ở Củ Chi. Từ kho chính, tùy theo nhu cầu hàng tiêu thụ sẽ có hai xe với
trọng tải 1.5 và 2 tấn chuyển hàng về kho Safomes cách chi nhánh TP. HCM chưa đầy 1km. Tại chi nhánh TP. HCM có một showroom, nơi trưng bày sản phẩm và
đóng hàng chuyển đến khách hàng khi nhận được đơn đặt hàng. Vì thế tại đây
công ty cũng được trang bị 2 hai xe: xe bán tải và xe 0.5 tấn dùng để chuyển hàng từ kho Safomes về showroom. Cuối cùng sản phẩm đến với khách hàng (các nhà thuốc, hiệu thuốc, đại lý..) là qua 8 nhân viên giao nhận được chia theo khu vực, địa bàn trong thành phố.
Lượng hàng được chuyển từ nhà máy vào kho chính của TP. HCM mỗi
tuần ba chuyến được dự trù vào thứ hai hàng tuần. Tùy theo nhu cầu phát sinh đột
lượng hàng hóa tồn kho hiện có kết hợp với nhu cầu chung của chi nhánh như:
sản phẩm bán chạy, sản phẩm trúng thầu vào bệnh viện, chương trình khuyến mãi dự trù trong tháng, số lượng hàng cận ngày hết hạn…mà dự trù hàng hóa.
Khách hàng đặt hàng thường thông qua hai hình thức: thứ nhất, là qua trình được viên; thứ hai là gọi điện thoại trực tiếp đến công ty. Trường hợp qua
trình dược viên: sau khi nhận đơn hàng từ khách hàng, trình dược viên chuyển đơn hàng qua phòng kinh doanh để xuất hóa đơn cho bộ phận ở showroom đóng
hàng. Dựa vào thời gian khách hàng đề nghị, bộ phận giao hàng sẽ đi giao hàng và cũng tùy tình hình thực tế mà bộ phận giao hàng sẽ nhận tiền mặt hay là nhận
giấy hẹn để đi thu tiền vào lần sau. Tương tự cho trường hợp khách hàng đặt hàng trực tiếp qua điện thoại đến phòng kinh doanh, phòng kinh doanh cũng xuất hóa đơn và chuyển qua showroom đóng hàng.
Hóa đơn phòng kinh doanh xuất ra khi nhận được đơn hàng bao gồm ba
liên: showroom giữ lại một liên sau khi đóng hàng gửi đi; khách hàng nhận hàng và ký nhận vào hóa đơn là đã trả tiền mặt hay ghi chú ngày trả tiền; khách hàng giữ một liên và bộ phận giao hàng giữ liên giao lại cho phòng kế toán. Bộ phận
showroom nhận hóa đơn xuất hàng và đóng gói; khách hàng sau khi kiểm tra
hàng nhận thực tế so với hóa đơn mới ký nhận và trả tiền, vì thế trường hợp nhầm
lẫn trong giao hàng và hóa đơn là rất hiếm.
Các công cụ để triển khai dịch vụ phân phối dược phẩm tại Pymepharco TP. HCM đang sử dụng trong việc phân phối sản phẩm đến với nhà thuốc hiện
nay.
- Sử dụng hệ thống gửi tin nhắn tự động gửi đến khách hàng các chương
trình bán hàng đặc biệt như: khuyến mãi du lịch, quay số trúng thưởng, …
- Quảng cáo sản phẩm chủ lực trên một số báo phổ biến.
- Có tổng đài chăm sóc khách hàng 24/24: trả lời những yêu cầu về chất lượng sản phẩm, giá cả, chương trình khuyến mãi, địa điểm bán hàng…
- Hệ thống tin nhắn trả lời tự động khi khách hàng nhắn tin hỏi về giá
- Các hình thức đặt hàng: trực tiếp với trình dược viên, điện thoại đến
phòng kinh doanh của công ty, đặt hàng qua trang web của công ty...