Danh mục máy móc văn phịng Số lượng
Máy tính 60
Điện thoại bàn 5
Máy photo 2
Máy Scan 3
Máy fax 2
Nguồn: Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu và Thương Mại Eureka
Với sự đầu tư trong cơ sở vật chất kỹ thuật trên, dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty luôn hoạt động một cách có hiệu quả, ln đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Ngồi ra, trụ sở của cơng ty hiện nay được đặt tại Tòa nhà PCC1 Hà Nội. Đây là một vị trí hết sức thuận lợi cho công việc kinh doanh của cơng ty, thuận tiện cho khách hàng dễ tìm kiếm. Điều này giúp cho các công việc của công ty trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn khi thực hiện các dịch vụ giao nhận của mình.
Nguồn lực tài chính
Trong dịch vụ giao nhận, Cơng ty Eureka hiểu rõ rằng tài chính là yếu tố hàng đầu ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Vì đặc thù của lĩnh vực giao nhận nên cơng ty ln cần một nguồn tài chính lớn để có thể chi trả cho các dịch vụ th ngồi hiện nay, như thuê các phương tiện vận tải, trả cước hãng tàu, chi phí kho bãi,…
Theo kết quả về tình hình kinh doanh hiện nay của cơng ty mà tác giả đã phân tích, nguồn tài chính cơng ty ngày càng tăng, doanh thu đạt được ln lớn hơn chi phí đã chi trả ra, điều này phản ánh hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả. Vì vậy, cơng ty ln có một nguồn tài chính thn lợi để có thể chi trả các chi phí về lương bổng cũng như các chi phí dịch vụ, đồng thời có thể gia tăng quy mô, mở rộng hoạt động đầu tư, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho cơng việc.
Ngồi ra, việc có một nguồn tài chính tốt và đảm bảo như hiện nay giúp cho công ty tạo thêm niềm tin đối với khách hàng, khách hàng có thể yên tâm khi giao dịch và sử dụng các dịch vụ của cơng ty. Từ đó giúp uy tín cơng ty tăng lượng khách hàng vì thế cũng tìm đến cơng ty nhiều hơn, giúp công ty tăng doanh thu và lợi nhuận.
Hoạt động marketing
Để đảm bảo cho dịch vụ giao nhận đạt hiệu quả cao, thì bất kỳ doanh nghiêp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận cũng cần phải quan tâm đến hoạt động marketing của mình. Marketing giúp cho doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng của mình một cách nhanh chóng và có hiệu quả, từ đó giúp gia tăng lượng khách hàng sử dụng các dịch vụ hiện nay của cơng ty. Ngồi ra marketing sẽ giúp cho cơng ty có lợi thế hơn
so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành trong việc tạo ra sự khác biệt cho các sản phẩm và dịch vụ của mình.
Mặc dù đã có những cải thiện trong những năm qua, tuy nhiên hoạt động marketing tại Công ty Eureka vẫn chưa thật sự có sự đầu tư. Trong thời gian qua, tuy chất lượng dịch vụ của cơng ty ngày càng hồn thiện và cơng ty ngày càng cung cấp ra nhiều dịch vụ mới, nhưng những dịch vụ này vẫn chưa được các khách hàng biết đến và sử dụng. Hoạt động marketing của công ty chưa thật sự tốt, đã gây hạn chế và làm cho công ty bị “hụt hơi” so với các đối thủ cạnh tranh trong ngành.
2.3. Thực trạng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại cơng ty giai đoạn 2019-2021 cơng ty giai đoạn 2019-2021
2.3.1. Quy trình giao nhận
Quy trình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Công ty TNHH Xuất Nhập khẩu và Thương Mại Eureka được hình thành qua những bước sau.
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Eureka
Nguồn: Phịng kinh doanh của cơng ty Tìm kiếm và ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng
Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ chịu trách nhiệm việc tìm kiếm khách hàng đang có nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
Trước khi lập nên hợp đồng, thì nhân viên bộ phận kinh doanh tiến hành liên lạc với khách hàng để đó các thơng tin về: Loại hàng, khối lượng, cảng nhập, các yêu cầu khác của khách hàng về điều kiện giao hàng.
Từ các thông tin trên nhân viên kinh doanh đưa ra giá cả và dịch vụ của công ty cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý đối với mức giá cả về dịch vụ của cơng ty thì hai bên sẽ thương thảo tiếp về một số điều khoản như: phương thức thanh toán và thời hạn thanh tốn, các phụ phí đính kèm (phí kiểm dịch, phí kiểm hóa, phí kiểm định…).
Sau khi đồng ý với những điều khoản trên Công ty Eureka và khách hàng thuê dịch vụ ký kết với nhau một hợp đồng dịch vụ thỏa thuận về nội dung cơng việc, phí dịch vụ, phương thức thanh toán, trách nhiệm nghĩa vụ của các bên trong việc thực hiện hợp đồng và được ký phê duyệt bởi ban giám đốc công ty. Hợp đồng là bằng chứng cho việc giải quyết khi có tranh chấp xảy ra.
Tương tự như bên hàng xuất nếu trong trường hợp khách hàng không thể ký kết trực tiếp vì các lý do như địa lý và khoảng cách xa thì bên cơng ty sẽ lập các dự thảo hợp đồng và gửi cho phía khách hàng, đồng thời có ghi rõ thời hạn trả lời từ phía khách hàng. Hợp đồng sẽ được thơng qua khi hai bên đồng ý thực hiện các thỏa thuận về các điều khoản chủ yếu hợp đồng đó bằng văn bản.
Nhận và kiểm tra chứng từ
Công ty Eureka sẽ nhận được những thông tin, chứng từ cần thiết từ khách hàng để lên tờ khai hải quan hàng nhập khẩu, thông thường là các chứng từ như hợp đồng mua bán, invoice, packing list, vận đơn,…Nội dung của chứng từ cần kiểm tra:
Vận đơn đường biển
Kiểm tra kỹ số B/L, tên tàu, cảng đi, cảng đến, ngày B/L…
Kiểm tra số bản chính được xuất trình, kiểm tra mục người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee).
Tất cả các mục trên B/L phải chính xác và khớp với các chứng từ liên quan khác.
Hoá đơn thương mại
Kiểm tra số bản xuất trình, kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…), kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói, ký mã hiệu của hàng hố có đầy đủ và chính xác hay khơng.
Packing List
Kiểm tra số lượng, trọng lượng, mơ tả hàng hố...có chính xác khơng.
Kiểm tra C/O xem có đúng tên và địa chỉ của các bên ngừơi gửi và người nhận hay không, số và ngày Invoice, cảng đi, cảng đến, xuất xứ hàng hoá, tên tàu, tên hàng, phương thức thanh tốn trên C/O, số lượng, đơn vị tính, form C/O, cơ quan phát hành có hợp lệ hay không…
Trong trường hợp cơng ty chưa nhận được C/O thì khi làm thủ tục Hải quan phải kèm theo công văn xin nợ C/O trong thời gian cho phép của Tổng cục Hải quan. Bên cạnh đó cơng ty sẽ kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ khác như: Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, Thông báo giao hàng (Shipment Advice),…
Lập tờ khai hải quan hàng nhập khẩu
Lên tờ khai điện tử hàng nhập bằng chương trình ECUS 5 phiên bản phần mềm khai hải quan điện tử, nhập đầy đủ thông tin vào mẫu tờ khai điện tử, khi đã nhập đầy đủ thông tin rồi gửi cho hệ thống khai báo hải quan điện tử. Lấy phản hồi từ hải quan để lấy phiếu đăng ký tiếp nhận hồ sơ hải quan.
Cách lập tờ khai nhập khẩu bằng phần mềm khai quan ECUS 5
Thông tin chung
Chọn mục loại hình xuất khẩu, cơ quan hải quan, mã phân loại hàng hóa, mã bộ phận xử lý tờ khai, mã hiệu phương thức vận chuyển,… một cách đầy đủ, chi tiết
Đối với phần thông tin đơn vị xuất nhập khẩu: nhập đầy đủ thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác. Trong đó:
- Người nhập khẩu: là thông tin đơn vị đang khai tờ khai nhập khẩu, thông tin này lúc doanh nghiệp đăng ký chương trình đã có khai báo, hệ thống sẽ tự đồng điền vào.
- Người xuất khẩu: điền đầy đủ thông tin như mã số thuế, tên doanh nghiệp nhập khẩu, địa chỉ. Lưu ý khi khai thông tin người xuất khẩu cần khai chữ in hoa không dấu.
- Người ủy thác nhập khẩu: nếu q trình nhập khẩu có qua cơng ty ủy thác thì ghi đầy đủ các thông tin liên quan đến công ty ủy thác. Nếu khơng qua cơng ty ủy thác thì để trống
- Mã đại lý hải quan: nếu sử dụng đại lý hải quan thì phải nhập đầy đủ mã của đại lý hải quan.
- Thông tin vận đơn: điền đầy đủ thông tin về số vận đơn, số lượng kiện, tổng trọng lượng hàng, mã địa điểm dỡ hàng, địa điểm xếp hàng, phương tiện vận chuyển,…
- Hóa đơn thương mại: chọn hình thức hóa đơn, số hóa đơn, điền thơng tin tổng trị giá hóa đơn, phương thức thanh tốn, điều kiện giá hóa đơn ápdụng,…theo như hợp đồng.
- Tờ khai trị giá: nhập đầy đủ các mục mã phân loại khai trị giá, phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có cùng các điều khoản điều chỉnh đi kèm như chi phí đóng gói, tiền hoa hồng,…
- Thuế và bảo lãnh: doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức nộp thuế là có bảo lãnh hay khơng có bảo lãnh thuế để lựa chọn mã phù hợp. Nếu là có bảo lãnh thuế thì điền đầy đủ thơng tin: mã ngân hàng bảo lãnh, năm đăng ký, ký hiệu chứng từ và số chứng từ.
Phần danh sách chi tiết hàng
Cần ghi rõ tên hàng, mã HS code (Harmonized Commodity Description and Coding System) theo danh danh mục hàng hóa XNK của Việt Nam, xuất xứ (nơi mặt hàng được sản xuất), lượng,… và tính thuế nhập khẩu (dựa vào biểu thuế mà Bộ tài chính ban hành), thuế giá trị gia tăng.
Kết quả xử lý tờ khai
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, chọn mục “Khai trươc thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thơng tin. Nếu có sai sót cần bổ sung sửa đổi thì quay lại mục khai thông tin ban đầu để chỉnh sửa cho đến khi thơng tin chính xác.
Nếu thơng tin đã chính xác, thì chọn “Khai chính thức tờ khai (IDC)” để đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan hải quan. Kết quả trả về sẽ hiện "Khai báo tờ khai thành cơng"
Sau đó người nhập tờ khai chọn mục “Lấy kết quả phân luồng thông quan” để nhận các kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thơng báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai.
Chuẩn bị các chứng từ liên quan
Kiểm tra lại toàn bộ các chứng từ lần cuối trước khi cho in tờ khai, xem còn thiếu chứng từ nào hay có sai sót gì rồi cho in tờ khai hàng nhập. Sau đó cơng ty sẽ u cầu người đại diện của khách hàng thuê dịch vụ ký tên.
Bộ chứng từ hoàn tất bao gồm: - Giấy giới thiệu
- Tờ khai hàng nhập khẩu - Tờ khai trị giá tính thuế
- Hợp đồng thương mại 01 bản sao
- Invoice, Packing list mỗi loại 01 bản chính và 01 bảo sao y - B/L bản gốc và 01 bản sao
Ngồi những chứng từ trên thì cịn cần Lệnh giao hàng (Delivery Order) của hãng tàu để làm thủ tục lấy hàng ra khỏi cảng. Trước khi đăng ký thủ tục Hải quan cho hàng hố, nhân viên giao nhận của cơng ty sẽ mang Giấy báo hàng đến, Giấy giới
thiệu của công ty cùng với Vận đơn bản gốc đến Đại lý hãng tàu đóng phí rồi đổi lấy Lệnh giao hàng và nhận được 4 Lệnh giao hàng cùng hố đơn thu phí.
Khi nhận được D/O thì cần phải kiểm tra cẩn thận tên hàng, số lượng, trọng lựơng và các số liệu khác như: số vận đơn ghi trên D/O, tên người được lệnh nhận hàng và đặc biệt phải kiểm tra thật chính xác số container trên D/O, nếu số container khơng chính xác thì theo ngun tắc Hải quan sẽ khơng cho phép giải phóng hàng. Trong trường hợp như vậy bắt buộc nhân viên giao nhận phải lên hãng tàu một lần nữa để yêu cầu nhân viên hãng tàu đánh lại cho chính xác số container. Điều này làm phí thời gian, ảnh hưởng đến tiến trình nhận hàng.
Nhận hàng tại cảng
Trước khi nhận hàng tại cảng thì người giao nhận cần làm các thủ tục hải quan cho hàng nhập của mình:
Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan bao gồm: Giấy giới thiệu (01 bản chính), phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản chính), tờ khai hàng hóa nhập khẩu (02 bản chính), tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu (02 bản chính), hợp đồng thương mại (01 bản sao), hóa đơn thương mại (01 bản chính), phiếu đóng gói hàng hóa (01 bản chính), vận đơn đường biển (01 bản sao).
Dựa vào kết quả phân luồng khi khai hải quan mà cần thực hiện những bước sau đây
- Hàng hóa phân luồng xanh: hàng miễn kiểm
Mở tờ khai hải quan: nộp bộ hồ sơ cho hải quan tiếp nhận để nhân viên hải quan ký tên và đóng dấu xác nhận “Xác nhận thơng quan” trên tờ khai hải quan.
Trả tờ khai: Do là hàng miễn kiểm nên bộ hồ sơ sẽ được chuyển thẳng đến bộ phận trả tờ khai, người khai hải quan đến bộ phận trả tờ khai đóng lệ phí hải quan và nhận lại bộ hồ sơ.
- Hàng hóa phân luồng vàng: kiểm tra bộ hồ sơ hải quan Mở tờ khai hải quan: thực hiện như hàng hóa phân luồng xanh
Kiểm tra giá tính thuế: xuất trình bộ hồ sơ đã in ra giấy cho cán bộ đội phân cơng kiểm tra giá tính thuế.
+ Nếu cơng ty có tên trong danh sách cưỡng chế thuế thì nhân viên hải quan sẽ thơng báo số thuế mà cơng ty cịn nợ. Nhân viên giao nhận phải lập tức liên lạc cho cơng ty khách hàng đóng nhanh số tiền nợ đó rồi mới tiếp tục đăng ký tờ khai. Nếu công ty chậm trễ trong việc thanh tốn nợ thuế thì hải quan sẽ cưỡng chế bằng biện pháp khơng cho cơng ty giải phóng hàng.
+ Nếu khơng nằm trong diện bị cưỡng chế thì hải quan sẽ kiểm tra về việc áp mã thuế trên tờ khai có chính xác hay khơng.
+ Nếu trong trường hợp mã số thuế trên tờ khai được áp không đúng thì cán bộ hải quan ghi rõ ở phần phía sau tờ khai ơ phê chú của cán bộ thuế (ô số 31) về việc điều chỉnh lại mã thuế cho hàng hóa là mã nào, đồng thời hải quan sẽ ra thêm “Quyết định điều chỉnh thuế” gồm 02 bản như nhau và đề nghị người giao nhận ký tên đồng ý xác nhận. Sau đó hải quan giữ lại một bản để đính kèm vào hồ sơ và một bản còn lại được giao cho người khai hải quan.
Trả tờ khai: thực hiện như hàng hóa phân luồng xanh. Trường hợp bị cưỡng chế thuế hoặc áp khơng đúng mã số thuế thì nhân viên giao nhận mang “Giấy nộp thuế vào ngân sách Nhà nước” hoặc “Quyết định điều chỉnh thuế” đến kho bạc Nhà nước ngay tại cảng để nộp thuế và nhận được 01 biên lai đỏ có đóng dấu xác nhận của nhân viên kho bạc. Kế tiếp nhân viên giao nhận xuất trình Biên lai nộp thuế bản photo cùng với bản chính để đối chiếu.
- Hàng hóa phân luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa
Các bước như mở tờ khai, kiểm tra giá tính thuế hay trả tờ khai đều tương tự như hàng hóa phân luồng vàng nhưng khác ở chổ sau khi kiểm tra giá tính thuế cịn phải kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi đến bộ phận trả tờ khai nhận lại tờ khai.
Các bước thực hiện kiểm hóa:
+ Đến khu vực kiểm hóa đăng ký soi kiểm container (do là hàng máy móc