5. Kết cấu
2.3. Quy trình nhập khẩu tại Cơng ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực
2.3.1. Sơ đồ quy trình nhập khẩu
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình nhập khẩu riêng sao cho phù hợp với đặc điểm, tình hình của doanh nghiệp đó. Dù vậy thì trong quy trình cũng vẫn sẽ có những khâu bắt buộc doanh nghiệp nhập khẩu nào cũng phải tuân thủ thực hiện.
Công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực cũng không ngoại lệ, tuỳ vào điều kiện thực tế và mỗi đối tác của cơng ty, quy trình nhập khẩu hàng hố của công ty sẽ được điều chỉnh sao cho phù hợp. Dưới đây là mơ tả quy trình nhập hàng của công ty được thực hiện nhiều nhất với nhà cung cấp của mình:
Sơ đồ 2.2. Quy trình nhập khẩu tại cơng ty
Nguồn: Cơng ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực
Gửi danh mục hàng Đàm phán Kí hợp đồng/Lập phiếu đặt hàng Nhận và kiểm tra chứng từ Cược (mượn) container Lấy lệnh giao hàng Làm thủ tục hải quan Nhận hàng
Kiểm tra hàng Thanh toán, lưu trữ hồ sơ
Giải quyết các tình huống phát
37
2.3.2. Mơ tả quy trình nhập khẩu
2.3.2.1. Gửi danh mục hàng
Công ty gửi danh mục hàng cho nhà xuất khẩu đề nghị lấy báo giá. Sau khi nhận được báo giá, cơng ty phân tích và so sánh giá bên xuất khẩu đưa ra với giá thị trường. Mục đích nhằm xem xét giá của nhà xuất khẩu đưa ra có hợp lý khơng; với giá này có thể bán được hàng tại Việt Nam không; sản phẩm này ở Việt Nam giá thị trường đang là bao nhiêu; với giá đó thì nên nhập số lượng bao nhiêu…
2.3.2.2. Đàm phán
Hoạt động đàm phán giữa công ty và đối tác xuất khẩu diễn ra trong một số trường hợp như hai bên không thống nhất về giá hàng, hay mặt hàng cơng ty nhập khẩu có sự hạn chế về số lượng. Trong trường hợp giá nhập hàng hố khơng phù hợp, cơng ty sẽ đàm phán, thương thảo lại giá và các điều kiện mua hàng với nhà xuất khẩu.
Phương thức giao dịch, đàm phán được công ty sử dụng là giao dịch trực tiếp qua điện thoại, thư điện tử, fax hoặc trực tiếp gặp gỡ các đối tác trong trường hợp là đối tác xuất khẩu mới của công ty hoặc ký kết hợp đồng trị giá lớn. Với phương thức này, cơng ty có thể đàm phán với nhiều bạn hàng khác nhau một cách nhanh chóng, thơng tin trao đổi đầy đủ, rõ ràng, chính xác hơn với chi phí thấp và độ bảo mật cao.
2.3.2.3. Ký hợp đồng/Lập phiếu đặt hàng
Sau khi hai bên đã thoả thuận được các vấn đề cơ bản như chủng loại hàng hóa, giá cả, điều kiện mua hàng, công nợ, bảo hành sau bán hàng... thì sẽ tiến hành làm hợp đồng. Đa số công ty mua hàng theo điều kiện giao hàng C&F. Việc nhập C&F công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hố, tránh rủi ro khi khơng thuê được tàu, tàu thuê không phù hợp, giá cước vận chuyển và bảo hiểm tăng… Một số thông tin trong hợp đồng bao gồm:
- Tên, số hợp đồng, ngày hợp đồng - Thông tin bên mua, bên bán
- Thơng tin hàng hố: tên hàng, đơn giá, trị giá, đơn vị tính…
- Điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, thời gian dự kiến giao hàng… - Trách nhiệm các bên, thông tin ngân hàng, điều khoản chung
Hợp đồng soạn thảo sẽ được hai bên thông qua, nếu phù hợp sẽ đi đến việc ký kết. Nếu không phù hợp, hợp đồng sẽ được chỉnh sửa lại trước khi đi đến ký kết tránh những vấn đề khơng nên có xảy ra gây ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác đôi bên của công ty cũng như nhà xuất khẩu.
38
2.3.2.4. Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng, nhà xuất khẩu đóng hàng, đặt tàu và gửi chứng từ cho nhân viên phụ trách lô hàng nhập khẩu của công ty. Bộ chứng từ bao gồm:
- Vận đơn (Bill of Lading/ Surrended/ Telex released Bill) - Hố đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
Nhân viên công ty sau khi nhận được bộ chứng từ sẽ kiểm tra kỹ các thông tin trên chứng từ để đảm bảo các thơng tin này là chính xác. Việc kiểm tra chứng từ nhằm mục đích tránh rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng và nhận được hàng mà công ty đã ký kết nhập khẩu.
2.3.2.5. Cược (mượn) container
Hàng nhập khẩu của công ty luôn là hàng lấy nguyên container – hàng giao thẳng. Hàng nguyên container là hàng mà nhà nhập khẩu mượn riêng container của hãng tàu về để lấy hàng. Do đó cơng ty phải làm thủ tục mượn container.
Trường hợp cược khơng mất phí, nhân viên công ty gửi thư cho hãng tàu nội dung thông tin lô hàng và gửi bộ phận cược container để họ căn cứ vào thông tin khách hàng cung cấp làm phiếu mượn container.
Trường hợp cược container mất phí, căn cứ vào biểu phí cược mà mỗi hàng tàu quy định, thanh tốn số tiền cược container cho hãng tàu bằng hình thức chuyển khoản theo số tài khoản cược mà hãng tàu yêu cầu. Lưu ý khi chuyển khoản phải ghi rõ nội dung gồm tên công ty, mã số thuế thanh toán tiền cược. Sau chuyển khoản tiền cược, lưu hoá đơn chuyển khoản và gửi cho bộ phận cược của hãng tàu kiểm tra. Hãng tàu căn cứ vào thơng tin thanh tốn sẽ phát hành mẫu phiếu cược cho lô hàng.
Thông thường nhân viên phụ trách lô hàng sẽ phải điền giấy mượn container (phiếu giao nhận container EIR) do hãng tàu cung cấp với các thơng tin có được trên D/O. Sau đó, sẽ thanh tốn số tiền mượn container với hãng tàu tùy theo mặt hàng và loại container cần mượn. Nhiều hãng tàu hiện đã cấp lệnh giao hàng điện tử EDO, điều này giúp cơng ty thực hiện nhanh chóng và dễ dàng việc lấy hàng tại cảng. Nhân viên công ty in phiếu giao nhận container gồm có 4 liên:
Liên 1 (màu trắng): hãng tàu thu lại.
Liên 2 (màu xanh): trong trường hợp cược mất tiền, lưu lại phiếu liên 1, giấy giới thiệu để lấy lại tiền cược container nếu không phát sinh sửa chữa.
Liên 3 (màu hồng): dùng để đổi lệnh dưới cảng. Liên 4 (màu vàng): dùng để hạ vỏ rỗng tại cảng.
Phí cược khoảng 4 triệu đồng với container 20 và 8 triều đồng với container 40 tuỳ theo hãng. Hiện các hãng tàu đang áp dụng miễn phí cược cho container 20 và
39
container 40 tuy nhiên vẫn phải làm phiếu mượn container nhưng khơng phải thanh tốn tiền cược container. Nhân viên chỉ cần gửi thư cho bộ phận cược để họ cập nhập thông tin và cung cấp phiếu cược.
2.3.2.6. Lấy lệnh giao hàng
Trước khi hàng tới cảng khoảng 1 ngày, công ty sẽ nhận được Giấy báo hàng đến - A/N từ hãng tàu hoặc đại lý. Giấy báo hàng đến là một trong những chứng từ quan trọng để cơng ty biết thơng tin lơ hàng của mình đã cập cảng và tồn bộ thơng tin chi tiết hàng hoá đã cập cảng. Đây cũng là căn cứ để nhân công ty làm căn cứ lấy hàng. Thơng tin trong giấy báo hàng gồm có:
- Lịch trình hàng khởi hành - Thời gian hàng xuất phát - Thời gian hàng đến - Tên tàu, chuyến
- Số lượng, chủng loại, trọng lượng lơ hàng
Ngồi ra, trong giấy báo này có ghi rõ các chi phí nội địa mà cơng ty phải nộp cho hãng tàu và một số lưu ý.
Hình 2.2. Chi phí nội địa phải nộp trong A/N
Nguồn: Công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực
Nhân viên đem thông báo đến, B/L và đóng những chi phí cần thiết để lấy lệnh giao hàng D/O của hãng tàu, giấy trả container rỗng, lệnh cược container về kho (tùy theo hãng tàu, tùy theo loại hàng). Nhân viên nhận lệnh giao hàng có dấu hiệu đã thu phí đầy đủ, có đủ chữ ký của hãng tàu, tiến hành kiểm tra lệnh giao hàng ngay tại đó, nếu có sai sót thì liên hệ với nhân viên hãng tàu để kịp thời điều chỉnh. Cụ thể cần
40
xem xét thông tin trên lệnh giao hàng có trùng khớp với vận đơn hay khơng, nếu khơng, thì đề nghị hãng tàu điều chỉnh cho phù hợp.
2.3.2.7. Làm thủ tục hải quan
a. Chuẩn bị chứng từ mở tờ khai hải quan Bộ chứng từ tờ khai cần chuẩn bị: - Tờ khai hải quan: 2 bản chính
- Hợp đồng mua bán hàng hố: 1 bản chính - Hố đơn thương mại: 1 bản chính
- Vận đơn: 1 bản sao (2 mặt) có đóng dấu của hãng tàu - Phiếu đóng gói: 1 bản chính
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá - C/O (nếu có): 1 bản gốc - Giấy báo hàng đến
b. Mở tờ khai hải quan
Sử dụng chữ ký số để đăng nhập, khai báo và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5VNACCS đã cài đặt sẵn trên máy tính. Đây là phần mềm được thiết kế theo chuẩn mực của Hệ thống Hải quan điện tử hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ, hồn tất mọi quy trình từ việc đăng ký tiếp nhận cho đến khi lô hàng được thông quan. Khai báo hải quan điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Thời gian làm thủ tục hải quan được rút ngắn khi tất cả các bước khai báo đều diễn ra tự động từ việc truyền số liệu, tiếp nhận thông tin và phân luồng tờ khai. Tờ khai sẽ được xử lý và phân luồng chỉ sau một vài phút.
- Các doanh nghiệp sẽ không cần đến tận cơ quan hải quan để khai báo.
- Tiết kiệm chi phí đi lại, tiết kiệm thời gian làm việc cho cả hải quan và doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Lấy thông tin tờ khai Hải quan (EDA) trước khi tiến hành đăng ký tờ khai xuất khẩu. Tại mục Thông tin chung của tờ khai, chọn đơn vị hải quan khai báo. Khai báo thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu theo thông tin trên đơn đặt hàng và thông tin vận đơn:
- Số vận đơn
- Ngày vận đơn
- Số lượng kiện/trọng lượng hàng - Phương tiện vận chuyển
- Ngày hàng đến
41
- Địa điểm xếp hàng…
Hình 2.3. Tờ khai nhập khẩu – Kết quả phân luồng, thông quan
Nguồn: Công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực
Hệ thống Hải quan điện tử tiếp nhận thành công sẽ phản hồi lại và cho số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hoá. Lưu ý về 3 mức độ phân luồng cho tờ khai: - Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì
tiến hành thanh lý, nhận hàng.
- Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
- Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Ở trên là hình ảnh thực tế về tờ khai nhập khẩu một container hàng của công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực sau khi được phân luồng. Tờ khai hiện đang ở luồng đỏ. Trong trường hợp tờ khai phân luồng đỏ, nhân viên công ty kiểm tra lại thông tin danh sách hàng đồng thời chuẩn bị chứng từ để Hải quan kiểm tra tại cảng. Nguyên nhân chính một số tờ khai của cơng ty phân vào luồng đỏ là do khai mã HS. Hàng hố nhập khẩu chính của cơng ty là các phụ tùng linh kiện, đây là mặt hàng rất khó để khai báo đúng mã HS. Bởi mỗi phụ tùng linh kiện lại có những đặc điểm, kết cấu riêng nên việc phân loại vào nhóm hàng nào cịn gặp nhiều hạn chế đối với nhân viên cơng ty.
42
Hình 2.4. Tờ khai nhập khẩu – Danh sách hàng
Nguồn: Công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực
Hàng nhập khẩu bao gồm các loại thuế như:
- Thuế nhập khẩu
- Thuế VAT
- Thuế môi trường (nếu có) - Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Tuỳ thuộc vào loại hình hàng hố có mã HS riêng mà mức thuế nhập khẩu khác nhau, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu và nhân viên hải quan sẽ tham chiếu theo mã HS để áp thuế cho lô hàng. Để áp mức thuế suất ưu đãi và thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt, nhân viên bộ phận XNK sẽ tham khảo tại Nghị định của nhà nước,
Việc nộp thuế có thể nộp trực tiếp hoặc uỷ quyền qua ngân hàng. Công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực đóng thuế qua chuyển khoản từ tài khoản cơng ty nhằm tiết kiệm thời gian.
c. Thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, tiến hành in mã vạch. Nộp mã vạch và tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ (bản màu đỏ), còn 1 bộ (bản màu tím) hải quan sẽ giữ.
2.3.2.8. Nhận hàng
43
Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O… để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.
b. Rút hàng và trả xe rỗng
Đối với việc trả container rỗng sau khi hoàn thành việc giao hàng, container được đưa về đúng địa điểm được chỉ định ghi trên giấy mượn container hoặc ghi trên phiếu hạ rỗng. Sau khi mình rút ruột lấy hàng thì trả cơng về và lấy lại tiền cược. Khi xe chở hàng về đến kho, hãy tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: số seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng… Rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD. Nếu khơng vấn đề gì thì lấy lại 100% tiền cược, cịn nếu bị xây xát hay méo thì sẽ tùy từng mức độ.
2.3.2.9. Kiểm tra hàng
Khi nhận hàng, nhân viên phụ trách lô hàng sẽ kiểm tra lô hàng, đảm bảo lô hàng đúng, đủ về cả số lượng và chất lượng. Trong trường hợp hàng không đạt tiêu chuẩn, lượng hàng thiếu, nhân viên công ty thông báo cho đối tác để giải quyết phát sinh. Khi hàng đạt điều kiện nhập kho, nhân viên phụ trách lơ hàng mới kí xác nhận đã nhận hàng. Điều này nhằm giảm thiểu một phần rủi ro cho công ty khi mà công ty mua hàng trong nước với hình thức thanh tốn trước khi nhận hàng.
2.3.2.10. Thanh toán, lưu trữ hồ sơ
a. Thanh toán
Việc thanh toán như thế nào tuỳ thuộc vào mối quan hệ của công ty với nhà xuất khẩu và được ghi rõ ngay trong hợp đồng. Một số nhà xuất khẩu yêu cầu công ty thanh tốn 100% tiền hàng trước khi đóng và gửi hàng. Một số khác yêu cầu đặt cọc 30%, 40%, 50%, 70%... tiền hàng trước khi giao hàng và thanh tốn phần cịn lại sau khi công ty nhận được hàng. Đối với bên nhập khẩu đã có q trình làm việc lâu dài hoặc có mối quan hệ tốt, có độ tin tưởng nhất định thì cơng ty sẽ được thanh tốn công nợ sau khi nhận hàng.
Thời gian đầu công ty thành lập và hoạt động, hình thức thanh tốn hàng hố nhập khẩu là thanh tốn tín dụng L/C. Khi ấy, cơng ty vẫn đang trong quá trình tìm kiếm đối tác, chưa tạo dựng được mối quan hệ với các bạn hàng. Cả hai bên đều chưa có sự tin tưởng lẫn nhau nên việc sử dụng phương thức L/C giúp công ty giảm thiểu rủi ro trong quá trình nhập hàng.
Hiện nay, phần lớn các bạn hàng của công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực đều là các mối quan quan hệ hợp tác lâu năm, vì vậy hình thức thanh tốn của cơng ty chủ yếu là chuyển khoản thay cho L/C. Sau khi thanh tốn, nhân viên
44
cơng ty sẽ thơng báo cho đối tác hoặc bộ phận phụ trách đơn hàng của đối tác xác nhận thanh tốn từ cơng ty. Ngồi ra tuỳ theo thoả thuận yêu cầu của bạn hàng mà