5. Kết cấu
3.1. Định hướng phát triển của công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực
3.1.1. Định hướng phát triển chung
Ngành cơng nghiệp dệt may có vai trị quan trọng trong đời sống cũng như làm tiền đề phát triển cho các ngành công nghiệp khác. Tận dụng được điều này, công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực nhận được cơ hội kinh doanh rất lớn nhưng bên cạnh đó là những thử thách mà cơng ty phải đối mặt.
Những thử thách đó là nguy cơ thị trường bị thu hẹp do khơng có sản phẩm độc quyền, xuất hiện đối thủ cạnh tranh mới, cạnh tranh với công ty, đặc biệt là các nhà kinh doanh thương nhân buôn bán trốn thuế, bán hạ giá cạnh tranh với công ty.
Những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh, là xu hướng mở rộng quan hệ quốc tế và liên kết, hợp tác với nhiều đối tác lớn, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng.
Bên cạnh việc thúc đẩy hoạt động nhập khẩu và kinh doanh, phấn đấu làm chủ thị trường đại lý phân phối các mặt hàng phục vụ ngành sản xuất may mặc thì cơng ty đồng thời cũng đa dạng hoá các mặt hàng mới, củng cố, phát triển thị trường có tiềm năng. Tiếp cận với bạn hàng trong và ngoài nước, để tăng độ tin cậy và uy tín của cơng ty.
Về công tác kế hoạch:
Công ty đã giao kế hoạch kinh doanh ngay từ đầu năm cho từng phịng, từng bộ phận, nhóm. Hàng tháng, hàng q đều kiểm tra và đôn đốc thông báo thường xuyên kết quả qua các kỳ giao ban trong tuần để đảm bảo cho kế hoạch đề ra thực hiện thành công cho nên phịng ban, bộ phận có khó khăn đều được lãnh đạo kịp thời khắc phục, tạo điều kiện để cho nhân viên thực hiện tốt cơng tác của mình.
Về thị trường:
Cơng ty lập ra các giải pháp thích hợp về chính sách với khách hàng, cập nhật kịp thời về giá cả đặc biệt là dịch vụ cung ứng cho những khách hàng lớn của công ty vì lợi ích phát triển lâu dài của cơng ty. Tăng cường mở rộng công tác kinh doanh, động viên khuyến khích việc khai thác thị trường mới. Củng cố phát triển công tác nghiên cứu thị trường và tiếp thị cho các mặt hàng có tiềm năng.
3.1.2. Định hướng phát triển nguồn hàng và bán hàng
Công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực chuyên hoạt động trong khâu lưu thông lấy mua để bán. Do vậy mà nguồn hàng, bạn hàng có vị trí quan trọng đầu tiên, là điều kiện cần để các công ty như công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần
53
Lực tồn tại và phát triển. Lập quan hệ làm ăn với các bạn hàng đã giúp cơng ty có một nguồn hàng dồi dào, đa dạng và sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Công ty luôn cố gắng sắp xếp các nguồn hàng, bạn hàng, duy trì trao đổi thơng tin chặt chẽ giữa các bạn hàng để có cơ sở nghiên cứu và khi xuất hiện khả năng tiêu thụ sẽ có phương án tạo nguồn hàng.
Bên cạnh đó, cơng ty xây dựng và đề ra các tiêu chuẩn lựa chọn bạn hàng và nguồn hàng chủ chốt như: uy tín, đạo đức kinh doanh, khả năng đáp ứng của mặt hàng, chất lượng, giá cả. Điều này rất có ý nghĩa bởi trong kinh doanh xuất nhập khẩu chất lượng và giá hàng luôn đi kèm với nhau, sự phù hợp của chất lượng và giá cả hàng hoá với nhu cầu thị trường mới đảm bảo chắc chắn hàng sẽ tiêu thụ được.
3.1.3. Định hướng phát triển thị trường, khách hàng
Sự thành công của công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực ngày hơm nay cịn nhờ vào sự tín nhiệm của khách hàng. Với tơn chỉ và giá trị cốt lõi là Trung thực - Uy tín - Nỗ lực đã thấm nhuần từ Ban lãnh đạo cho đến nhân viên để cùng làm việc, cùng nhau xây dựng công ty. Tất cả thể hiện rõ một điều cơ bản là luôn ln đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết.
Những mục tiêu cơ bản, ngắn hạn hay dài hạn của cơng ty có thể thực hiện khi được khách hàng chấp nhận. Nỗ lực bán hàng, nỗ lực phát triển cũng đều nhằm một mục tiêu đó là thơng qua sự đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của khách hàng để đạt được mục tiêu lợi nhuận.
Hơn 30 năm phát triển, Công ty CP Phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực đã trải qua những khó khăn và phức tạp, chính lúc đó khách hàng là những người đã đem lại cơ hội cho công ty phát triển cho tới thời điểm hiện tại. Do đó định hướng phát triển thị trường và khách hàng có một ý nghĩa vô cùng quan trọng, quyết định đến tồn bộ hoạt động kinh doanh của cơng ty.
3.2. Giải pháp thực hiện tốt quy trình nhập khẩu tại công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực
Hoạt động hơn 30 năm, công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực đã nhập khẩu nhiều lô hàng các loại khác nhau, tuy nhiên do còn tồn tại nhiều hạn chế trong khi thực hiện quy trình nhập khẩu khiến cơng ty vẫn phát sinh chi phí khơng nên có cũng như chưa thể tối đa hố lợi nhuận. Vì vậy cơng ty cần có những giải pháp để thực hiện tốt quy trình nhập khẩu của mình.
3.2.1. Xây dựng bộ phận nghiên cứu thị trường
Nhằm khắc phục hạn chế chậm tiếp cận nguồn hàng mới, cập nhật thông tin nhu cầu thị trường làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh hàng hố nhập khẩu, cơng ty
54
nên xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiên cứu thị trường và lập các kế hoạch nhập khẩu hàng hố. Đội ngũ này địi hỏi phải nắm vững kiến thức chuyên môn và có kinh nghiệm cần thiết về các vấn đề như:
- Nghiên cứu thị trường trong nước, nắm bắt được thị hiếu của khách hàng về các mặt hàng công ty kinh doanh, đồng thời nắm bắt được cơ cấu cần thiết về hàng hố nhập khẩu của cơng ty.
- Sử dụng thành thạo các công cụ dự báo để nắm bắt sự thay đổi của thị trường một các nhanh nhất; tránh để các đối thủ cạnh tranh bỏ xa vì thiếu thơng tin, thơng tin cập nhật chậm.
- Xác định nhu cầu mua hàng của người tiêu dùng theo từng giai đoạn thời gian bởi lẽ nhu cầu tiêu dùng của khách hàng có thể ảnh hưởng do yếu tố ngoại cảnh tác động,
- Lập kế hoạch cụ thể chi tiết sau khi phân tích đánh giá thị trường về loại hàng, số lượng và thời gian dự kiến.
Từ giải pháp trên công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực có thể cải thiện được những vấn đề tồn đọng sau:
- Tình trạng thiếu hàng hoặc nhập khẩu hàng bị thừa
- Giảm chi phí mỗi khi nhập khẩu hàng hố vì mỗi lơ hàng trong container khơng phân biệt trọng lượng thì đều sẽ bị hao tổn một chi phí nhất định. Việc khơng có kế hoạch nhập khẩu cụ thể, rõ ràng làm cho hàng hoá nhập lúc thừa lúc thiếu khiến chi phí nhập khẩu có thể tăng lên.
- Khi tính tốn và xác định được chính xác lượng hàng một cách cụ thể định kỳ, cơng ty sẽ kiểm sốt được hàng hố đủ để đáp ứng kinh doanh, giảm đi sự lo lắng về hàng thừa hay thiếu hàng để cung cấp cho thị trường.
- Lượng hàng hóa được tính tốn chính xác nhằm đáp ứng kinh doanh cũng như quản lý được lượng hàng tồn kho hiện tại, giảm chi phí lưu kho hàng hố,
3.2.2. Thực hiện đàm phán hiệu quả
Nghiệp vụ giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương hàng hoá nhập khẩu hiện đang do bộ phận mua hàng của phịng Kinh doanh cơng ty phụ trách. Bộ phận mua hàng cần phải nắm rõ giá cả của hàng hố trên thị trường để có thể hồn tồn tự quyết định. Đồng thời lập bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp, đánh giá được hiệu quả của từng nhà cung cấp mang lại cho cơng ty để từ đó cơng ty có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.
Khi cơng ty nhập khẩu hàng hố từ thị trường nước ngoài cần phải nghiên cứu giá cả của hàng hố mình cần nhập ở thị trường đó để làm sao nhập khẩu với giá hợp
55
lý, tránh tình trạng mua đắt, bán rẻ. trong tình trạng thị trường ln biến động diễn ra cạnh tranh gay gắt vì thế hàng hố nhập khẩu của cơng ty phải áp dụng bán giá linh hoạt. Các quyết định về giá có tác động rất lớn đến số lượng bán hàng, doanh thu và lợi nhuận. Xác định được một số giá để chiếm được ưu thế trong cạnh tranh là vấn đề cực kì quan trọng đối với cơng ty. Nếu giá q cao thì nhu cầu mua hàng hố sẽ giảm, đồng thời mức cạnh tranh của công ty trên thị trường sẽ giảm. Nếu giá bán quá thấp việc xác định giá cả hợp lý là điều vơ cùng khó khăn.
Việc nghiên cứu kỹ tình hình của nhà xuất khẩu trên thị trường cũng vô cùng cần thiết nhằm nắm được điểm mạnh, điểm yếu của đối tác để chủ động hơn trong đàm phán. Trước khi việc đàm phán diễn ra, sự chuẩn bị kỹ càng giúp công ty nhanh chóng có định hướng thương thảo với đối tác trong mọi tình huống. Từ giải pháp trên có thể đạt kết quả là rút ngắn thời gian đàm phán, mua hàng với giá hợp lý cũng như thắt chặt mối quan hệ giữa các bên đàm phán hơn.
3.2.3. Bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu
Tuỳ theo mặt hàng nhập khẩu, công ty nghiên cứu, lựa chọn điều kiện giao hàng và thương lượng với đối tác xuất khẩu. Nhân viên phải nắm rõ thông tin đặc điểm của các điều kiện giao hàng nhằm tìm ra được điều kiện giao hàng phù hợp nhất với mỗi container hàng của công ty. Việc lựa chọn sai điều kiện giao hàng có thể dẫn đến các rủi ro khơng cần thiết cho công ty. Đối với một số container hàng đặc thù hay có trị giá cao, cơng ty nên lựa chọn điều kiện giao hàng có kèm theo bảo hiểm hàng hố. Điều này giúp cơng ty giảm thiểu được nỗi lo trong quá trình hàng đang được vận chuyển về.
Cơng ty có thể lựa chọn nhập CIF nếu không muốn thuê tàu và mua bảo hiểm hàng và có thể tránh được những rủi ro như giá cước vận chuyển tăng, phí bảo hiểm tăng, khơng th được tàu hay tàu không phù hợp…Dẫu vậy, khi chọn điều kiện CIF công ty vẫn phải chấp nhận mức giá cao hơn thông thường do mức giá bao gồm phí vận tải và bảo hiểm, cơng ty chỉ nhượng lại việc thuê tàu và bảo hiểm cho nhà cung cấp.
Nhìn chung, bên cạnh việc giảm rủi ro cho hàng hố khi mua bảo hiểm thì việc mua bảo hiểm hàng hố cịn đem lại những lợi ích khác cho công ty. Cụ thể, khi xảy ra rủi ro, công ty sẽ được đền bù để giảm thiệt hại về tài chính. Khi hàng hố gặp rủi ro, gây tổn thất đến các bên tham gia sẽ được giúp đỡ về mặt pháp lý khi xảy ra tranh chấp.
3.2.4. Thơng quan và nhận hàng nhanh chóng
Ngồi việc phụ trách nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng, phòng Kinh doanh cũng phụ trách thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hố. Phịng Kinh doanh nên thành
56
lập thêm một bộ phận chuyên phụ trách làm thủ tục nhập khẩu. Điều này nhằm giảm bớt gánh nặng công việc lên các nhân viên ở bộ phận mua hàng của phòng Kinh doanh, đồng thời tránh những vấn đề phát sinh mà khơng tìm ra được sai sót từ cá nhân hay từ khâu nào khi làm thủ tục nhập hàng.
Nhân viên phụ trách lô hàng nhập khẩu phải thường xuyên theo dõi lịch trình tàu và thời gian hàng cập cảng, Trong giai đoạn chuẩn bị hồ sơ thông quan, cần kiểm tra cẩn thận hồ sơ, tránh dẫn đến sai sót, gây mất thời gian gây chậm q trình thơng quan hàng hố.
Hiện tại việc khai báo Hải quan đều thông qua phần mềm khai báo điện tử đồng nghĩa với việc cấp số và phân luồng được tự động hố, nếu có sai sót thơng tin trong tờ khai sẽ khó huỷ và việc điều chỉnh tờ khai mất khá nhiều thời gian. Đôi khi việc sai sót trong khai báo có thể dẫn đến những khoản chi không cần thiết.
Nhân viên kế toán cần nắm rõ quy trình xin quyết định hồn thuế để dự trù khoảng thời gian của cơ quan thuế, từ đó dự trù thời gian chính xác để lấy được quyết định hồn thuế đúng hạn. Kiểm tra tài khoản nộp thuế để tránh nhầm lẫn giữa tài khoản tạm thu và truy thu.
Ngoài ra để giảm bớt sự hạn chế về kinh nghiệm thơng quan hàng hố của nhân viên công ty, cơng ty có thể th một số bên trung gian chuyên về lĩnh vực khai báo hải quan và thơng quan hàng hố đối với những lô hàng phức tạp.
3.2.5. Nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên
Đối với một tập thể lớn như một quốc gia hay bản thân một doanh nghiệp, yếu tố con người đóng vai trị vơ cùng quan trọng. Với sự hạn chế gặp phải công ty CP phụ tùng thiết bị dệt may Trần Lực là số nhân viên thực hiện nhập khẩu hàng hố cịn hạn chế, cùng với đó là kinh nghiệm chun mơn chưa thực sự chuyên sâu. Cơng ty nên có những biện pháp nhằm nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên. Cơng ty cần tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên để đáp ứng với khối lượng công việc của công ty.
Bên cạnh việc tăng về số lượng thì việc tăng về chất lượng chuyên môn mới là yếu tố chủ chốt cần được quan tâm nhất. Một số đề xuất đưa ra là có thể hỗ trợ, cử nhân viên tham gia các khố tập huấn chun mơn định kỳ, đào tạo chuyên sâu về thực hiện quy trình nhập khẩu. Cụ thể, hiện tại nhân viên cơng ty đang gặp khó khăn trong việc khai mã HS cho hàng hoá nhập khẩu. Công ty cử nhân viên tham gia lớp học về mã HS để có thể tra mã HS, kiểm tra mã HS một cách chính xác hơn, khắc phục việc sai sót trong khai mã HS như hiện nay.
Thêm vào đó, để tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, cơng ty nên có quy chế khen thưởng hợp lý, tăng lương định kỳ giúp nhân viên có động lực làm việc và cống
57
hiến hiệu quả cho công ty. Đồng thời đổi mới môi trường làm việc, tạo sự cạnh tranh cơng bằng trong cơng việc, kích thích các nhân viên phấn đấu, thi đua lẫn nhau.
Công ty nên tổ chức đánh giá hàng năm để đánh giá năng lực mỗi nhân viên nhằm loại trừ bớt những nhân viên nghiệp vụ yếu, làm việc khơng hiệu quả. Trên cơ sở đó, cơng ty sẽ nắm bắt được trình độ nghiệp vụ chung của nhân viên từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Việc tạo điều kiện cho nhân viên tự học và nâng cao kiến thức bản thân cũng là một giải pháp công ty nên áp dụng. Công ty giao các nhiệm vụ vượt ngồi khả năng, địi hỏi nhân viên phải vượt ra khỏi những gì đã biết, tự học hỏi thêm kiến thức, kỹ năng mới để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Với giải pháp này cơng ty sẽ có thêm nhiều nhân viên có năng lực hơn, tuy nhiên giải pháp này chỉ nên áp dụng với đối tượng là nhân viên có nhiều triển vọng phát triển.
Ngồi ra, cơng ty có thể đưa vào nội dung cơng ty quy tắc 5S và thành lập ban 5S thường xuyên kiểm tra nhằm tạo nên thói quen cho nhân viên và hiệu quả quy tắc này mang lại giúp tối ưu hố cơng việc, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc. Quy tắc 5S bao gồm:
- Sàng lọc (S1): loại bỏ những thứ không cần thiết ra khỏi nơi làm việc - Sắp xếp (S2): để mọi thứ ngăn nắp theo một trật tự nhất định, tiện lợi - Sạch sẽ (S3): vệ sinh sạch sẽ và nơi làm việc
- Săn sóc (S4): duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp
- Sẵn sàng (S5): tạo ý thức và thói quen về thực hành 5S tại nơi làm việc