Các tổ chức cá nhân ở bất kì nơi nào, chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh hoặc một máy tính có kết nối mạng Internet là thực hiện được các TTHC. Quy trình thực hiện mơ hình này như sau: Các tổ chức, cá nhân sử dụng điện thoại thơng minh, máy tính cá nhân có kết nối Internet truy cập vào trang web của quận, chụp ảnh các giấy tờ cần thiết cùng với tờ khai yêu cầu gửi vào trang web của quận, trang web này tự động chuyển đến máy chủ - mạng nội bộ của quận, từ đó các giấy tờ được chuyển đến phòng đăng ký để chuyển tiếp đến bộ phận một cửa, sau khi kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hồ sơ được tiếp tục chuyển đến Ban lãnh đạo phê duyệt rồi chuyển đến các phịng, ban để giải quyết cơng việc theo chức năng nhiệm vụ được giao. Sau khi xử lý xong công việc, hồ sơ chuyển về máy chủ và tiếp tục chuyển trả cho phòng đăng ký để kiểm tra lại, sau đó chuyển lại cho bộ phận một cửa. Hồ sơ sau khi hoàn tất chuyển đến hệ thống tra cứu, đánh giá. Các tổ chức cá nhân chỉ việc vào bảng tra cứu sẽ biết được kết quả giải quyết cơng việc của mình, đồng thời họ chỉ việc ra bộ phận một cửa nhận hồ sơ khi thủ tục đã hồn tất. Tuy nhiên, mơ hình này cũng có
những hạn chế nhất định, vì đây là mơ hình hiện đại nên người dân và các doanh nghiệp tiếp cận mơ hình này cịn lúng túng, một số người dân và doanh nghiệp vẫn chưa quen với mơ hình hiện đại. Do vậy UBND quận phải có biện pháp hướng dẫn trực tuyến hoặc hướng dẫn qua trang web để người dân, tổ chức và các doanh nghiệp thực hiện tốt mơ hình này.
Thứ tư, tăng cường kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động của đội ngũ cán
bộ, công chức. Tại bộ phận một cửa, công chức tiếp nhận và trả kết quả hành chính phải đảm bảo tới sớm trước giờ làm việc và về sau giờ hành chính, chuyển giao hồ sơ kịp thời cho các bộ phận chuyên môn. Hàng tuần bộ phận một cửa rà sốt các hồ sơ cịn trên phần mềm một cửa, nhắc công chức chuyên mơn thời hạn hồn thành để tránh chậm muộn, q hạn hồ sơ.
Công chức bộ phận một cửa phải thường xuyên cập nhật, tìm hiểu, nắm bắt quy định pháp luật về tất cả các lĩnh vực để hướng dẫn công dân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính thuận tiện nhất, hạn chế thời gian đi lại hoàn thiện hồ sơ, hồ sơ được tiếp nhận đầy đủ, không phải bổ sung hoặc trả lại.
Hàng tháng, qua đánh giá cán bộ, công chức, những tồn tại về tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính được đề xuất và giải quyết kịp thời. Cán bộ cơng chức có thành tích được khen thưởng theo quy định. Công chức để hồ sơ chậm muộn q hạn phải giải trình và hạ mức xếp loại.
Ngồi ra, hàng năm UBND quận chỉ đạo cho UBND các phường tổ chức đối thoại với người dân về TTHC 02 lần/năm, nhằm lắng nghe ý kiến đóng góp để cơng tác phục vụ nhân dân được tốt hơn. Đối thoại với người dân bằng các cách trực tuyến và trực tiếp. Có những vấn đề trao đổi trên các trang điện tử nhưng có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp như các TTHC liên quan đến đất đai, thuế môn bài, thuế phi nông nghiệp, hay thủ tục cấp phép kinh doanh thì cần tổ chức các buổi tọa đàm, hội nghị, các buổi tập huấn. v.v…
- Nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp ủy Đảng, chính quyền các cấp trong hệ thống tổ chức bộ máy thuộc UBND quận về đào tạo và sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tự đào tạo, tự bồi dưỡng. Thực hiện kiểm tra, thanh tra để tăng cường kỷ luật, kỷ cương, chấn chỉnh lề lối, phương pháp làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, nâng cao kỹ năng nghề nghiệp và ý thức tổ chức kỷ luật cho cán bộ, công chức, viên chức, đảm bảo đủ năng lực, đạo đức cơng vụ để hồn thành tốt các nhiệm vụ được giao, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
- Thực hiện nghiêm các cơ chế, chính sách, quy định, đổi mới phương pháp về tuyển dụng, quản lý, sử dụng, quy hoạch, bổ nhiệm đối với cán bộ, công chức, viên chức ở bộ phận một cửa; tiếp tục triển khai chương trình đào tạo, bồi dưỡng, thu hút nhân tài, chú trọng đội ngũ sinh viên tốt nghiệp loại giỏi, xuất sắc trong nước và nước ngoài để tạo nguồn cán bộ lâu dài cho bộ phận này. Ngoài ra, phương thức làm việc đổi mới bằng cách thực hiện tốt chính sách ưu đãi để phát hiện, thu hút, trọng dụng nhân tài, qua đó có thể lựa chọn những cơng chức ưu tú từ bộ phận một cửa để phát triển họ thành những lãnh đạo chủ chốt. Bộ phận một cửa là bộ phận được giao dịch trực tiếp với nhân dân, trực tiếp nghe dân nói, dân phản ảnh, dân thắc mắc, dân phê bình. Ở bộ phận này, những ai có khả năng làm hài lịng dân thì chứng tỏ họ là người rất có năng lực. Bởi lẽ, trong thực tiễn chỉ có cán bộ nào gần dân, thấu hiểu dân thì mới có khả năng phục vụ tốt nhân dân.
- Để đổi mới phương thức làm việc, ngoài việc phải học tập nâng cao trình độ thì các cán bộ, cơng chức chun trách tại bộ phận một cửa thực hiện các TTHC phải chịu sự ảnh hưởng lớn của các công chức chun mơn do các bộ phận khác cử đến. Vì vậy, người đứng đầu hoặc người phụ trách bộ phận một cửa tại các cấp, nhất là tại cấp quận cần tổ chức xây dựng, hoàn thiện các “quy định” rõ ràng về thời gian làm việc, tiến độ xử lý công việc được giao cũng như thái độ, tác phong cư xử của những cán bộ thuộc các bộ phận khác được cử đến làm việc tại
bộ phận một cửa. Qua đó, định kỳ (hàng tháng) thơng báo cho các đơn vị cử cán bộ, công chức biết để đánh giá đúng đắn công chức, viên chức, kịp thời đề xuất khen thưởng đối với các thành tích xuất sắc và xử lý vi phạm đối với các hành vi vi phạm kỷ luật lao động hoặc có tác phong cư xử khơng đúng quy chế về văn hố cơng sở. Ngồi ra, thông qua các “quy định” này, cũng cần có các tiêu chí đánh giá để đề xuất với đơn vị cử người từ chối tiếp nhận hoặc thay thế trường hợp các công chức, viên chức không đáp ứng về năng lực chun mơn.
Hiện đại hóa cơ sở vật chất:
Muốn đẩy mạnh cải cách TTHC thì UBND quận Cầu Giấy cần phải từng bước hiện đại hóa cơ sở vật chất.
Thứ nhất, cần đầu tư, trang bị phần mềm mới phục vụ cho bộ phận “một
cửa” từ quận đến phường. Tăng cường đầu tư thiết bị hiện đại giúp cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ một cách thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, tiến độ giải quyết TTHC cho người dân đến giao dịch nhanh hơn, hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc tăng cường cung cấp các trang thiết bị tại bộ phận một cửa phục vụ công dân cũng hết sức quan trọng, góp phần đáp ứng u cầu “lấy sự hài lịng của người dân là trung tâm của quá trình cải cách TTHC”.
Thứ hai, UBND quận Cầu Giấy cần tăng cường đầu tư cơ sở vật chất
nhằm hiện đại hóa cải cách TTHC. UBND quận tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, hệ thống cơng nghệ thơng tin. Nâng cấp, hồn thiện hạ tầng kỹ thuật hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp thành phố, cấp quận đáp ứng yêu cầu số hóa và sử dụng kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ, kết quả giải quyết TTHC, cũng như việc kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Nâng cấp, hoàn thiện hệ thống máy chủ đảm bảo lưu trữ và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, giải quyết TTHC cấp quận, cấp phường qua trục liên thông văn bản quốc gia phục vụ giải quyết TTHC. Trang bị đủ, hiện đại về cơ sở vật chất, trang thiết bị
theo quy định; dành đúng và đủ diện tích cho người dân ngồi chờ kết quả theo quy định. Trang thiết bị làm việc cho cán bộ cần đầy đủ, nâng cấp các trang thiết bị như máy vi tính, máy in, máy photo coppy, máy fax, máy scan...
Nâng cao chất lượng, trách nhiệm của người đứng đầu:
UBND quận cần có giải pháp phát huy vai trò và xác định rõ trách nhiệm người đứng đầu tại bộ phận một cửa, người đứng đầu có vai trị đặc biệt quan trọng trong việc thực hiện tốt các nhiệm vụ cải cách TTHC. Xác định nâng cao chất lượng, trách nhiệm của người đứng đầu là một khâu quan trọng, đột phá trong cải cách TTHC. Xây dựng người đứng đầu “có tâm, có tài, có tầm” có tính quyết đốn, làm gương, nói đi đơi với làm thì vấn đề cải cách TTHC của quận sẽ được thực hiện một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, không xảy ra các hiện tượng tiêu cực, người dân và các doanh nghiệp sẽ hài lòng khi đến cơ quan nhà nước thực hiện giao dịch TTHC.
UBND quận cần xác định nêu cao trách nhiệm nêu gương của người đứng đầu là việc làm thường xuyên, liên tục đối với cải cách TTHC. Đây là giải pháp thiết thực mang lại hiệu quả to lớn, bền vững, góp phần xây dựng tổ chức Đảng trong sạch, vững mạnh, cơ quan, đơn vị vững mạnh toàn diện. Nếu xây dựng được người đứng đầu gương mẫu, dám đổi mới sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm, đáp ứng yêu cầu cải cách TTHC của quận trong giai đoạn mới thì cơng tác cải cách TTHC của quận sẽ tiếp tục giữ vững được vị trí quán quân của thành phố Hà Nội.
3.2.4. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục ý thức pháp luật về cải cách thủ tục hành chính cho cán bộ, công chức và công dân, tổ chức
Thứ nhất, để cải cách TTHC ở quận Cầu Giấy tốt hơn nữa UBND quận
cần phải tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật liên quan đến quyền, nghĩa vụ của người dân và doanh nghiệp khi tham gia các dịch vụ hành chính của quận... Đặc biệt các quy định liên quan trực tiếp đến hoạt
động sản xuất, kinh doanh; quyền, lợi ích hợp pháp của người dân và doanh nghiệp liên quan đến các TTHC.
Thứ hai, tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt chủ trương, đường lối
của Đảng về đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 - 2030; xây dựng chính quyền điện tử của quận, dịch vụ công trực tuyến... nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị; phịng, chống tham nhũng, lãng phí, nâng cao kỷ cương hành chính.
Thứ ba, tăng cường giáo dục văn hóa ứng xử nơi cơng cộng cho cán bộ
công chức, đặc biệt bộ phận tiếp dân trên địa bàn quận. Thường xuyên tuyên truyền về văn hóa cơng sở nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về tầm quan trọng của việc thực hiện văn hóa cơng sở trong mơi trường làm việc hiện nay; đưa nội dung xây dựng văn hóa cơng sở vào sinh hoạt thường kỳ của cấp ủy, chi bộ và chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị, các tổ chức đồn thể.
UBND quận tăng cường cơng tác giáo dục, rèn luyện bản lĩnh chính trị, phẩm chất đạo đức, lối sống, thái độ giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức. Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng về văn hóa cơng sở, mời báo cáo viên về tập huấn cho toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan về kỹ năng giao tiếp, ứng xử nơi công sở, đặc biệt khi tiếp dân đến thực hiện các TTHC.
Đẩy mạnh công tác giáo dục đạo đức cán bộ, công chức. Lựa chọn cán bộ, cơng chức có đủ phẩm chất đạo đức, năng lực, trách nhiệm để tiếp nhận, xử lý hồ sơ TTHC tại bộ phận hành chính cơng. Bố trí, sắp xếp cơng việc phù hợp với năng lực cán bộ, công chức; quan tâm đến đời sống của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nhằm tạo động lực làm việc, tạo môi trường về ứng xử văn hóa trong cơ quan.
Thứ tư, thực hiện ứng xử của công chức với các tổ chức, doanh nghiệp,
người dân luôn đảm bảo quy định về “4 Xin” và “4 Luôn” (Xin chào - Xin lỗi - Xin cảm ơn - Xin phép); (Luôn mỉm cười - Luôn nhẹ nhàng - Luôn lắng nghe - Luôn giúp đỡ) khi tiếp xúc với người dân và doanh nghiệp đến thực hiện giao dịch TTHC.
Thứ năm, bố trí “Hịm thư góp ý” tại bộ phận “một cửa” và trên trang thông
tin điện tử của quận; khuyến khích sự tham gia giám sát của người dân, tổ chức, doanh nghiệp đối với hoạt động của các cơ quan hành chính trên địa bàn quận.
Thứ sáu, tuyên truyền, nâng cao nhận thức của người đứng đầu các cơ
quan, đơn vị; cơ quan kiểm soát TTHC; cơ quan soạn thảo văn bản QPPL; cơ quan thẩm định văn bản QPPL về vị trí, vai trị của việc đánh giá tác động TTHC trong quy trình xây dựng, ban hành văn bản QPPL có quy định TTHC thơng qua các cuộc hội nghị giới thiệu các quy định của pháp luật về đánh giá tác động TTHC, hội nghị triển trai công tác, hội nghị chuyên đề, cuộc họp giao ban cơ quan, đơn vị.
3.2.5. Giải pháp về kiểm tra, kiểm sốt TTHC
Trong nền hành chính hiện đại, hiệu quả của hoạt động quản lý không thể nâng cao nếu không được thực hiện trong môi trường kỷ luật cao, minh bạch, và lành mạnh. Việc kiểm sốt tốt q trình thực thi các quy phạm đã ban hành, giúp cho quá trình đưa pháp luật vào thực tiễn đời sống xã hội đạt hiệu quả cao. Để q trình CCHC, trong đó có cải cách TTHC đạt hiệu quả cao, cần thiết phải có giải pháp về kiểm tra, giám sát và được tiến hành đồng bộ ở tất cả các cấp, đồng thời phù hợp với từng cấp, từng ngành, từng địa phương. Nhằm thực hiện tốt hơn cơng tác kiểm tra, kiểm sốt cải cách TTHC trong thời gian tới UBND quận Cầu Giấy cần đẩy mạnh thực hiện những vấn đề sau:
Thứ nhất, kiểm soát chặt chẽ cải cách TTHC trên địa bàn tồn quận; niêm
yết cơng khai thủ tục hành chính bằng các hình thức phù hợp để người dân và doanh nghiệp nắm bắt được quy trình khi thực hiện TTHC theo quy định. Đồng
thời, tiếp tục đẩy mạnh tăng cường vai trò giám sát của nhân dân đối với công tác kiểm tra, kiểm sốt cải cách TTHC phát huy vai trị làm chủ của nhân dân đối với công tác kiểm tra việc thực hiện các TTHC của cán bộ, công chức đối với người dân và doanh nghiệp khi tham gia giao dịch TTHC.
Thứ hai, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan như: Công an, viện
kiểm sát, tiến hành kiểm tra cơng tác cải cách TTHC trên địa bàn tồn quận, tiếp nhận và giải quyết kịp thời đơn thư phản ánh của cơng dân qua đường dây nóng về những hiện tượng tiêu cực khi người dân, doanh nghiệp tham gia thực hiện giao dịch TTHC; chấn chỉnh, xử lý nghiêm minh kịp thời những trường hợp nhận tiền hối lộ, lách luật, gây khó khăn, phiền hà cho cá nhân, tổ chức, đặc biệt trong lĩnh vực đất đai, tài nguyên, môi trường...
Thứ ba, UBND quận chỉ đạo UBND các phường thường xuyên rà soát các
TTHC theo định kỳ, phát hiện kịp thời những kẽ hở trong cải cách TTHC; đánh