Từ sau Đại hội Đảng VI, Việt Nam tiến hành đổi mới kinh tế theo hướng xây dựng nền kinh tế thị trường, một nền kinh tế mởđang dần được hình thành và phát triển, nhà nước cũng quan tâm hơn đến việc thiết lập những cầu nối tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước được hợp tác cùng nước ngoài để học hỏi kinh nghiệm và mở rộng mối giao lưư kinh tế. Chính phủ đã cho phép thành lập các công ty và trung tâm chuyên sâu vào lĩnh vực tổ chức các HCTL như Công ty quảng cáo và hội chợ thương mại Việt Nam (VINEXAD), Trung tâm hội chợ triển lãm Việt Nam (VEFAC), Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) ... đã tổ chức rất nhiều các cuộc HCTL thành công tốt đẹp, mang lại những kết quả khả quan.
Theo nghị định 32CP ngày 05/05/1999, các tổ chức hội tụ đủ ba điều kiện cơ bản sau được phép tổ chức HCTL:
Được thành lập theo qui định của pháp luật.
Là doanh nghiệp hoạt động độc lập và chuyên kinh doanh HCTL.
Không có hoạt động mua bán hàng hoá trừ việc mua bán các thiết bị, vật tư phục vụ cho nghành nghề của doanh nghiệp.
Các nhà tổ chức HCTL lớn chủ yếu hiện nay tại Việt Nam:
Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC)
Với tư cách là nhà tổ chức, nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực hội chợ triển lãm, sở hữu một cơ sở vật chất có lợi thế lớn về diện tích, vị trí nằm giữa trung tâm thủ đô Hà Nội, VEFAC luôn khẳng định vị thế và uy tín hàng đầu của mình thông qua việc tổ chức thành công các cuộc triển lãm, hội chợ và sự kiện lớn tầm cỡ Quốc gia và quốc tế.
Tiền thân là Khu Triển lãm Giảng Võ, thành lập năm 1974 với nhiệm vụ là tổ chức triển lãm thành tựu kinh tế - kỹ thuật của đất nước, các sự kiện văn hóa, xã hội của thủ đô Hà Nội và các Bộ, ngành Trung ương, Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) đã trải qua nhiều thời kỳ phát triển, với các tên gọi: Khu Triển lãm Giảng Võ (1974- 1978), Khu Triển lãm Trung ương (1979 - 1982), Trung tâm Triển lãm thành tựu Kinh tế Kỹ thuật Việt Nam (1982 - 1985), Trung tâm Triển lãm Giảng Võ (1985 - 1989), và từ ngày 18/01/1989 mang tên Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC).
Trải qua gần 40 năm xây dựng và phát triển, với nhiều lần thay đổi tên gọi để đáp ứng với nhiệm vụ qua từng thời kỳ của công cuộc xây dựng và phát triển đất nước nhưng cái tên "Triển lãm Giảng Võ" luôn là địa chỉ thân thuộc của mỗi người dân Hà Nội, Việt Nam và bạn bè quốc tế. Với lợi thế về địa điểm, tọa lạc trên khu đất rộng gần 7 hecta, tại trung tâm thủ đô Hà Nội, sở hữu cơ sở vật chất gồm 3 nhà trưng bày (tổng diện tích gần 10.000m2), 3 nhà hội thảo cùng hệ thống cơ sở hạ tầng hoàn chỉnh, có thể tổ chức những cuộc triển lãm có quy mô tầm cỡ quốc tế hoặc cùng lúc tổ chức nhiều sự kiện khác nhau. VEFAC luôn là sự lựa chọn số 1 để tổ chức các cuộc hội chợ, triển lãm, sự kiện lớn tại Việt Nam, là cầu nối quan trọng giữa các nhà đầu tư, kinh doanh trong và ngoài nước với thị trường Việt Nam cũng như giới thiệu hình ảnh Việt Nam với thế giới.
Trong gần 40 năm xây dựng và phát triển, VEFAC đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn như: Triển lãm thành tựu kinh tế - xã hội của Việt Nam, triển lãm truyền thống về thành tựu của các ngành Văn hóa, Thể thao & Du lịch, Xây dựng, Thông tin & Truyền thông, Triển lãm Mỹ thuật toàn quốc, SEAGAME, INDOORGAMES, Hội Thi Tay nghề ASEAN...
Công ty quảng cáo và hội chợ thương mại Việt Nam (VINEXAD)
Được thành lập từ năm 1975, hoạt động dưới sự lãnh đạo của Bộ Thương Mại. VINEXAD là một công ty lớn, chuyên cung cấp các dịch vụ quảng cáo và triển lãm thương mại tại VN và nước ngoài. Công ty này không có cơ sở vật chất nên thường phải liên kết phối hợp với VEFAC để sử dụng mặt bằng và cơ sở vật chất cuả đơn vị này.
Vinexad là nhà tổ chức các Hội chợ lớn mang tầm Quốc gia tại Việt Nam: - Hội chợ Quốc tế Du lịch Việt Nam – VITFA 1996 và 2005 và ITE TP. Hồ Chí Minh từ 2006 đến nay.
- Hội chợ thương mại Quốc tế Asean – ATF 2004 tại Hà Nội.
- Diễn đàn Triển lãm Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam–Vietnam For Invest’ 96, 2005
- Triển lãm nước ngoài tại Việt Nam: Nhật Bản, Angieri, Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan, Indonexia…
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI)
Là một tổ chức phi chính phủ, hiệp hội các nhà sản xuất và kinh doanh. Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam được thành lập năm 1963, đã giữ một vai trò quan trọng trong các hoạt động kinh tế đối ngoại của Việt Nam. Nhiệm vụ chính của phòng là xúc tiến các quan hệ thương mại, kinh tế khoa học kỹ thuật Việt Nam và nước ngoài, giúp các nhà sản xuất kinh doanh Việt Nam và nước ngoài thiết lập mối quan hệ kinh tế . Một trong những chức năng cơ bản của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam là tổ chức HCTL, chủ yếu là làm đầu mối dẫn các doanh nghiệp Việt Nam đi tham gia hội chợ ở nước ngoài và đưa các thương nhân nước ngoài vào tham gia HCTL do Việt Nam tổ chức, nhưng tư cách là một tổ chức hỗ trợ kinh tế, điều này khác với việc cung cấp dịch vụ HCTL của VINEXAD là một hoạt động mang tính kinh doanh.
Một số kinh nghiệm về việc tổ chức HCTL: những năm trước đây Việt Nam chưa thực sự hoà đồng vào các hoạt động kinh tế thế giới, trong đó có cả vấn đề tổ chức HCTL, chỉ dựa vào những suy nghĩ chủ quan của mình mà không căn cứ vào yêu cầu khách quan của các doanh nghiệp và thông lệ quốc tế, do vậy các doanh nghiệp trên thế giới rất ngại tham gia HCTL Việt Nam. Nhưng những năm gần đây trong
điều kiện đổi mới kinh tế, do đòi hỏi của thực tiễn, do được tiếp xúc nhiều, được tiếp cận với những tổ chức chuyên môn làm hội chợ quốc tế, chúng ta đã rút ra được nhiều kinh nghiệm và đã tổ chức được các hội chợ phù hợp với thông lệ quốc tế.
Về không gian
Hội chợ quốc tế phải tổ chức tại những trung tâm giao lưu thương mại lớn, các thành phố chiến lược về kinh tế, nơi tập trung đầu mối hàng hoá trong toàn khu vực hay cả nước, thuận tiện về giao thông như sân bay bến cảng, đường sắt, đường bộ ...Tất cả những hội chợ đều được đặt hoặc là ở khu công nghiệp hay thương mại phát triển hoặc là đầu mối giao lưu quốc tế.
Ở Việt Nam Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh (TPHCM) là nơi hội tụ đủ những yếu tố trên nên phần lớn các cuộc hội chợ quốc tế được diễn ra ở đây. TPHCM có hai địa điểm tổ chức HCTL chính Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Tân Bình (TBECC) và Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Sài Gòn (SECC), tại Hà Nội hai địa điểm tổ chức HCTL chính là Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC) và Trung tâm triển lãm quốc tế Hà Nội (ICE).
Về thời gian
- Thời điểm: Hội chợ thường diễn ra vào các thời điểm thích hợp, thường là vào mùa xuân hoặc mùa thu đây là thời điểm thích hợp để các doanh nhân tiến hành tham gia hội chơ, nắm thông tin Marketing cho cả năm sau để thực hiện sản xuất kinh doanh theo dựđịnh. Tham gia hội chợ mùa xuân các doanh nhân có thông tin để dự báo về nhu cầu thị trường quốc nội và quốc tế trong cả năm. Với hội chợ mùa thu họ thu thập thông tin cho cả năm sau, đồng thời thông qua ý kiến khách hàng để cải tiến và sáng tạo ra những sản phẩm mới nhằm tung ra thị trường vào mùa xuân năm sau.
- Thời lượng: hội chợ chỉ nên diễn ra ngắn ngày, có thể trong phạm vi từ 4 đến 10 ngày, trung bình là 5 đến 6 ngày. Sở dĩ hội chợ chỉ nên diễn ra ngắn ngày như vậy là vì: các doanh nhân thường rất quý thời gian vì vậy họ không thể tham dự những cuộc HCTL kéo dài hàng tháng. Hơn nữa, lưu trú lại trong một thời gian dài rất tốn kém về chi phí, do đó khi mục tiêu đã đạt được, tức là hợp đồng đã được ký kết hoặc những thông tin cần thiết đã được thu thập, thì việc tiếp tục tham dự Hội chợ
kéo dài là không cần thiết và không hiệu quả, thậm chí có thể gây thiệt hại cho họ vì không kịp triển khai các công việc phát sinh.
Phương pháp tổ chức và thiết kế tổng thể
Trước đây khi Việt Nam chưa có kinh nghiệm về tổ chức hội chợ quốc tế, không có thiết bị hiện đại, các doanh nghiệp tham gia tham gia hội chợ rất e ngại vì tốn nhiều thời gian, tiền bạc và công sức vào việc chuẩn bị một gian hàng, trang trí gian hàng của mình. Sau khi học tập kinh nghiệm của các hội chợ quốc tế, chúng ta đã có phương pháp tổ chức và thiết kế mẫu tổng hợp, đồng bộ và chuyên nghiệp phù hợp với thông lệ quốc tế, tạo điều kiện rất nhiều để thu hút các doanh nghiệp tham gia. Phương pháp tổ chức và thiết kế hội chợ hiện đại là phân chia mặt bằng trưng bày ra thành từng khu vực theo ngành hàng, theo lãnh thổ quốc gia, theo Hiệp hội, các gian hàng được lắp ráp đồng loạt bằng hệ thống khung nhôm, vách ngăn bằng gỗ dán phoocmica, mỗi diện tích tiêu chuẩn là 9m2 (3x3 m). Mỗi đơn vị tham gia có thể thuê một hoặc nhiều gian hàng tùy thuộc vào qui mô. Trong mỗi gian tiêu chuẩn sẽ có sẵn bàn nghế, thảm trải, ổ cắm... Ngoài ra tuỳ theo nhu cầu mà các đơn vị tham gia có thể thuê thêm quạt, tivi, tủ lạnh, đầu video...
Việc tổ chức và thiết kế các gian hàng trưng bày hội chợ hiện đại, đầy đủ dịch vụ cung ứng sẽ tạo tâm lý thoải mái cho doanh nghiệp tham gia hội chợ. Mặt khác bộ mặt của hội chợ có dáng vẻ hiện đại cũng tạo niềm tin cho các doanh nghiệp nước ngoài đến giao dịch trong quá trình mua bán.
Tổ chức hội thảo và những hoạt động phụ trợ
Tổ chức hội thảo trong khoảng thời gian diễn ra hội chợ là một hoạt động hỗ trợ nhưng không kém phần quan trọng bởi vì qua hội thảo, những chủ doanh nghiệp hay nhà đầu tư có điều kiện giới thiệu hàng hoá, công nghệ của công ty mình hoặc có thể nhận được thông tin cần thiết .
Những hoạt động phụ trợ trong thời gian diễn ra hội chợ như các hoạt động văn hoá văn nghệ, du lịch danh lam thắng cảnh, tham quan sản xuất, khảo sát thị trường hay tổ chức tiếp xúc với các cán bộđịa phương ... cũng là những hoạt động cần thiết để tăng thêm sức hấp dẫn, sự bổ ích và tăng khả năng ký kết được các hợp đồng kinh tế hoặc liên doanh.
Tuỳ mỗi nước, đặc tính của mỗi HCTL được tổ chức mà có cách vận dụng, thiết kế HCTL hiện đại, chuyên nghiệp và có hiệu quả nhưng mục đích cuối cùng vẫn là làm sao để tăng được tính hấp dẫn của doanh nghiệp đối với HCTL nhằm đạt được kết qủa cao nhất, mà trong đó việc tạo điều kiện thuận lợi thoải mái, tâm lý dễ chịu, hài lòng cho khách hàng là một trong những chú ý hàng đầu của các nhà tổ chức HCTL.