(Nguồn: Phòng Quản lý kinh
doanh)
Phương thức bán hàng tại Công ty
Hiện nay Cơng ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là: Bán buôn và bán lẻ.
Bán bn
- Bán bn là hình thức bán một khối lượng hàng hóa lớn với một mức giá gốc hoặc giá đã có chiết khấu ở mức cao nhằm tiêu thụ được nhanh, nhiều hay có bảo đảm cho khối lượng hàng hóa đó.
- Hình thức bán bn được Cơng ty áp dụng chủ yếu đối với các đại lý của mình. Theo đó, hàng chỉ được giao cho các đại lý khi đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh tốn. Cơng ty chỉ áp dụng hình thức bán bn qua kho, khơng áp dụng vận chuyển thẳng. Theo đó, tất cả các sản phẩm, hàng hóa cũng đều được nhập qua kho sau đó mới xuất bán. Bán bn qua kho có thể được thực hiện theo hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng.
- Theo hình thức giao hàng trực tiếp thì sau khi kí hợp đồng mua bán, khách hàng sẽ cử đại diện trực tiếp đến kho để nhận hàng. Hàng được xác nhận là tiêu thụ khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
- Hầu hết các đại lý sử dụng hình thức chuyển hàng. Theo hình thức này, Cơng ty sẽ xuất kho thành phẩm, hàng hóa của mình, chuyển hàng cho bên mua đến một địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc do bên mua đề nghị. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Số hàng này được xác định là tiêu thụ khi nhận được số tiền do bên mua thanh toán hoặc các loại giấy chứng nhận của bên bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh tốn. Chi phí vận chuyển do Cơng ty chịu hoặc bên mua chịu là do sự thỏa thuận từ trước giữa hai bên.
o Quy trình bán bn:
Bán lẻ
- Bán lẻ hàng hố thu tiền trực tiếp, khách hàng của Cơng ty chủ yếu là người dân. Theo hình thức này khách hàng đến trực tiếp Công ty để mua hàng.
- Quy trình bán lẻ:
Nhà sản xuất
Tổng đại lý Người bán bn
Người bán lẻ
Người tiêu dùng cuối cùng
Công Ty
Chuẩn bị hàng giao
Tiễn khách, tạo ấn tượng sau bán Kết thúc lần bán
Các phương thức thanh tốn được áp dụng tại Cơng ty
Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng và Công ty mà Cơng ty có những hình thức và chính sách thanh tốn khác nhau như: trả trước, trả ngay, trả sau. Trong đó, hai hình thức thanh tốn phổ biến nhất là trả ngay và trả sau.
Bán hàng thu tiền ngay
- Thanh tốn bằng tiền mặt: Là hình thức được sử dụng chủ yếu trong Công ty. Thơng thường Cơng ty áp dụng hình thức thu tiền ngay - nhân viên bộ phận kho chỉ đồng ý giao hàng khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, trường hợp khách hàng thanh tốn sau thì nhân viên sẽ ghi nhận bằng phiếu nợ. Nếu khách hàng khơng lấy hóa đơn, kế tốn khơng lập phiếu thu mà chỉ thu tiền và thể hiện việc đã thanh toán xong trên phiếu giao hàng. Căn cứ vào phiếu giao hàng đó, kế tốn vào sổ quỹ tiền mặt nội bộ của Công ty. Nếu khách hàng u cầu lấy hóa đơn thì kế tốn xuất hóa đơn GTGT, phiếu thu. Các loại chứng từ đó phải có chữ ký của kế tốn bán hàng, người lập phiếu và người mua hàng. Hóa đơn này để giao cho khách hàng và lưu làm căn cứ ghi sổ.
- Thanh toán bằng chuyển khoản: Theo hình thức này ngân hàng đóng vai trị trung gian đứng ra thu chi các khoản tiền từ khách hàng về Công ty và từ Công ty đến các đại lý.
Bán hàng thanh tốn chậm
- Theo hình thức này khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả ngay tiền hàng, phương thức này thường áp dụng đối với khách hàng là các đại lý lớn, thì hình thức thanh toán được áp dụng chủ yếu là trả sau nếu khách quen, có mối quan hệ thân thiết, trả trước nếu khách hàng mua lần đầu, chưa thân quen. Đối với khách hàng thường xuyên, được mở sổ và theo dõi trên một cuốn sổ riêng, hàng tháng đối chiếu công nợ. Đối với khách hàng khơng thường xun thì các khách hàng này được theo dõi trên cùng một cuốn sổ, và đối chiếu công nợ khi số lượng công nợ đạt đến một mức nhất định, mà không nhất thiết phải đối chiếu hàng tháng như khách thường xuyên.
Chính sách bán hàng
Điều quan tâm đầu tiên của khách hàng khi mua sản phẩm là chất lượng và giá cả. Khi nắm bắt được tâm lý đó của khách hàng, Cơng ty đã áp dụng chính sách về giá mềm dẻo linh hoạt cho từng đối tượng khách hàng.
Phương thức giao hàng
Theo hợp đồng mua bán hàng hóa đã thỏa thuận với khách hàng, Cơng ty sẽ có 2 hình thức giao hàng:
- Giao hàng trực tiếp: Đối với những đơn hàng thuộc địa phận Hưng Yên, Công ty sẽ giao hàng trực tiếp đến kho của khách hàng.
- Giao hàng qua đơn vị vận chuyển: Áp dụng đối với những đơn hàng giao tại các tỉnh ngồi địa phận Hưng n, Cơng ty sẽ thuê một đơn vị thứ 3 chuyên về vận chuyển hàng hóa để giao hàng tại kho của khách hàng.
Cơng ty sẽ chịu hồn tồn trách nhiệm khi hàng đang đi trên đường đối với cả hai hình thức giao hàng trên.
Chính sách bán hàng
Điều quan tâm đầu tiên của khách hàng khi mua sản phẩm là chất lượng và giá cả. Khi nắm bắt được tâm lý đó của khách hàng Cơng ty đã áp dụng chính sách về giá mềm dẻo linh hoạt cho từng đối tượng khách hàng.
3.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng tại Công tyTNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng
Doanh thu bán hàng là doanh thu ghi trên hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán.
Tài khoản sử dụng để phản ánh tổng doanh thu tiêu thụ sản phẩm trong kỳ, kế toán sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng” và một số TK đối ứng như TK 111, TK 112, TK 131, TK 911
Chứng từ được sử dụng
Để phản ánh doanh thu bán hàng Công ty phản ánh vào các chứng từ sau: - Đơn đặt hàng
- Hóa đơn điện tử GTGT: cung cấp địa chỉ và mã tra cứu cho khách hàng In hóa đơn thành 2 bản: 1 bản kẹp vào bộ chứng từ gốc lưu hành nội bộ, 1 bản giao khách hàng là chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán của đơn vị mua
- Phiếu xuất kho
- Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng
Cơng ty ty sử dụng hóa đơn GTGT điện tử theo mẫu số 01/GTKT0/002, Ký hiệu SB/20E
Trình tự kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng được thực hiện như sau: Căn cứ vào hợp đồng mua bán với người mua hoặc nhu cầu khách hàng, lế tốn lập hóa đơn thuế GTGT. Hóa đơn GTGT là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, làm chứng từ đi đường, gồm 3 liên:
- Liên 1 (màu tím): Lưu tại quyển hóa đơn gốc do phịng kinh doanh hoặc kế tốn công nợ giữ để nắm được số lượng thành phẩm xuất kho hàng tháng.
- Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng giữ làm chứng từ vận chuyển hàng hóa và khấu trừ thuế GTGT.
- Liên 3 (màu xanh): Giao cho thủ kho hoặc kế toán bán hàng giữ.
Kế tốn sẽ căn cứ hóa đơn bán hàng để ghi nhận doanh thu và xác lập công nợ với người mua đồng thời xác định giá vốn của hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp. Quá trình này được theo dõi trên sổ cái TK 511.
Phương pháp tiêu thụ tại Cơng ty: Theo phương pháp trực tiếp. Thường thanh tốn chậm do áp dụng cho những khách hàng mua với số lượng lớn và Cơng ty bán bn. Đây là hình thức bán hàng chủ yếu mà Cơng ty áp dụng.
Nguyên tắc kế tốn doanh thu bán hàng tại Cơng ty: Chỉ phản ánh vào tài khoản doanh thu và cung cấp dịch vụ số doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã xác định tiêu thụ trong kỳ, tức là khách hàng chấp thuận thanh tốn, khơng phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Phương pháp đánh giá hàng tồn kho và hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Bình qn gia quyền. Hạch toán kế toán bán hàng
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, bảng đối chiếu công nợ, phiếu xuất kho, phiếu thu, bảng kê bán lẻ, phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương.
- Sổ kế toán:
Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết sản phẩm, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết giá vốn.
Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 156, TK 632, TK 131, TK 511.
Ví dụ: Trích nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 6 năm 2022 tại Cơng ty
TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng như sau:
- Ngày 01/6/2022 Công ty xuất HĐ0001342 bán cho Công ty TNHH Cargill Việt Nam với giá bán 120.000.000 đồng gồm 130 bình ắc quy 12V (chưa bao gồm thuế suất thuế GTGT 8%). Doanh nghiệp chưa thu được tiền hàng.
- Ngày 7/6/2022 Cơng ty xuất hóa đơn HĐ0001424 bán 5 hộp dây xích cho khách hàng , đại lý thu được tiền mặt ngay là 5.686.219 đồng đã bao gồm thuế GTGT 8%.
- Kế toán hạch toán nghiệp vụ phát sinh như sau:
a) Nợ TK 131: 129.600.000 b) Nợ TK 111: 5.628.420
Có TK 511: 120.000.000 Có TK 511: 5.211.500 Có TK 3331: 9.600.000 Có TK 3331: 416.920
a. Quy trình bán hàng
Hiện nay, Cơng ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng đã xây dựng một quy trình bán hàng chặt chẽ, nghiêm ngặt, đảm bảo độ chính xác cao và chuyên nghiệp.
Sơ đồ 3.3: Quy trình bán hàng tại Cơng ty
(Nguồn: Phòng Quản lý kinh
Mẫu chứng từ 3.4: Hóa đơn giá trị gia tăng
Mẫu sổ 3.1: Trích sổ cái TK 511
CƠNG TY TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng Thơn Thái Nội, xã Việt Cường, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
TÀI KHOẢN : 511 - DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TỪ NGÀY: 01-01-2021 ĐẾN NGÀY: 31-12-2021
Mã số thuế: 0900450770
Mẫu số: S03b - DNN
(Ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
SỐ DƯ CĨ ĐẦU KỲ: 0
NGÀY THÁNG GHI SỔ
CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI NHẬT KÝ CHUNG Đ.ỨNGTK SỐ TIỀN
SỐ HIỆU NGÀY THÁNG TRANG SỐ STT DỊNG NỢ CĨ
A B C D E G H 1 2
01-06-2021 0001342 01-06-2021 Bán hàng cho Công ty TNHH Cargill
Việt Nam 13111 129.600.000
… … … … … …
14-12-2021 PKT075 14-12-2021 Chiết khấu 5% cho đơn hàng khai trương theo hợp đồng 13111 375.372
… … … … … …
23-12-2021 0001424 23-12-2021 Bán hàng theo hóa đơn 1424 13111 5.211.500
… … … … … …
30-12-2021 0001463 30-12-2021 Bán hàng theo hóa đơn 1463 13111 2.560.145
… … … … … …
31-12-2021 PKT077 31-12-2021 Chiết khấu Doanh Thu T10/2021 13111 6.548.498 31-12-2021 31-12-2021 Kết chuyển doanh thu vào KQKD 911 25.556.342.007
NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) Tổng PS Nợ: 25.569.489.969 Tổng PS Có: 25.569.489.969 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2021 GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn) 65
- Do nhu cầu của Công ty muốn theo dõi công nợ chi tiết đối với từng khách hàng nên tất cả những đơn hàng kể cả đơn hàng thanh toán ngay kế toán vẫn phải hạch toán qua TK131 để theo dõi sau đó đồng thời lập phiếu thu nên ở sổ cái TK511 sẽ chỉ có TK đối ứng 131.
- Đối với tất cả các hóa đơn chiết khấu thương mại Cơng ty hạch tốn qua Phiếu kế toán nên số chứng từ thể hiện trên sổ cái TK 511 và các sổ liên quan là số phiếu kế toán.
3.2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Chiết khấu thương mại là khoản mà người bán thưởng cho người mua do trong một khoảng thời gian đã tiến hành giao dịch với một khối lượng hàng hóa lớn và khoản giảm trừ trên giá niêm yết vì mua khối lượng lớn hàng hóa trong một đợt. Chiết khấu thương mại được ghi trong các hợp đồng mua bán và cam kết về mua bán hàng.
- Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngồi hóa đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ cho các nguyên nhân như: hàng kém chất lượng, không đúng quy cách, …
- Hàng bán bị trả lại là số hàng đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại và từ chối thanh toán. Tương ứng giá vốn hàng bị trả lại, doanh thu cũng bị trả lại với thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bị trả lại (nếu có).
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu thu và giấy báo Có của ngân hàng. Các TK sử dụng: TK 511, TK 111, TK 112, TK 131.
Hệ thống sổ sách
- Các sổ chi tiết được sử dụng: sổ chi tiết doanh thu bán hàng trả lại.
- Các sổ tổng hợp có: Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản doanh thu. Chính sách chiết khấu:
- Khi bán hàng Cơng ty ln có những ưu đãi về giá và áp dụng phương thức trả chậm cho những khách quen mua hàng với số lượng lớn và nhiều lần trong một tháng .
- Theo quy tắc hợp đồng đã ký giữa hai bên. Mỗi tháng (hoặc quý) khách hàng đạt được mức tiêu thụ hàng hóa tối thiểu sẽ được hưởng một mức chiết khấu nhất định. Khoản chiết khấu này sẽ được chi trả dưới hình thức “khấu trừ
cơng nợ” ở mỗi kỳ thanh tốn liền kề sau với kỳ được hưởng chiết khấu của khách hàng
- Tỷ lệ chiết khấu: Theo thỏa thuận hợp đồng mua bán hàng hóa đối với từng khách hàng: Khoảng từ 7-10% trên tổng số bán ra của mỗi tháng (hoặc quý).
- Đối với các khách hàng mới, sẽ có chiết khấu khai trương của đơn hàng đầu tiên.
Chính sách về giá bán:
- Khi bán hàng Cơng ty ln có những ưu đãi về giá và áp dụng phương thức trả chậm cho những khách quen mua hàng với số lượng lớn và nhiều lần trong một tháng.
- Công ty tiến hành giảm giá hàng bán theo các Chương trình chạy khuyến mại sau khi đã có sự thống nhất giữa hai bên và đã được thông báo cụ thể chi tiết: thời gian, số lượng, mã sản phẩm, giá tiền,… bằng văn bản cụ thể gửi lên Bộ Công Thương. Điều này đã khuyến khích khách hàng gắn bó với Cơng ty và cũng đẩy nhanh được tốc độ tiêu thụ sản phẩm mà vẫn đảm bảo được lợi ích và mang lại lợi nhuận mong muốn.
Cơng ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, áp dụng chế độ kế toán theo TT133/2016/TT-BTC nên tài khoản sử dụng để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu là tài khoản 511.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, chi tiền mặt, giấy báo nợ, có của ngân hàng. Sổ kế tốn: Nhật ký chung, sổ chi tiết.
- Quy trình hạch tốn các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu được trừ trực tiếp trên hóa đơn GTGT, hạch tốn vào bên Nợ TK 511 nếu có phát sinh các khoản giảm trừ trong kỳ
Ví dụ 2: Theo hóa đơn GTGT SB/20E#0001295 ngày 08/12/2021 Công