2.1. TỔNG QUAN TÀI LIỆU
2.1.8. Cơ sở lí luận về kế tốn nợ phải thu khách hàng
2.1.8.1 Khái niệm và đặc điểm nợ phải thu khách hàng a. Khái niệm nợ phải thu khách hàng
Theo tác giả Ngô Thế Chi (2010): “ Nợ phải thu khách hàng là mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh chủ yếu trong quá trình bán sản phẩm, vật tư, hàng hóa, cung cấp lao vụ dịch vụ, bàn giao thanh tốn khối lượng thi cơng mà khách hàng đã nhận của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền”.
Phải thu khách hàng bao gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua.
b.Đặc điểm nợ phải thu khách hàng.
- Nợ phải thu khách hàng là vốn của doanh nghiệp nhưng bị các đơn vị, tổ chức cá nhân khác chiếm dụng. Vì vậy trách nhiệm của doanh nghiệp là phải thu hồi đủ số vốn bị chiếm dụng đó.
- Các khoản phải thu khách hàng do doanh nghiệp có chính sách bán chịu để thu hút khách hàng. Và mỗi đối tượng doanh nghiệp có chính sách riêng, phù hợp và ở trong hạn mức tín dụng cho phép cả về lượng và thời gian sao cho các khoản thu phải được thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn, tránh gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Nợ phải thu khách hàng chiếm tỷ lệ lớn trong tổng nợ phải thu. Vì vậy quản lý nhũng đối tượng nợ này rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
- Các đối tượng khách hàng của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Số lượng, đặc điểm về khả năng thanh tốn của từng khách hàng ở mỗi doanh nghiệp có sự đa dạng không giống nhau.
- Rủi ro nợ phải thu khách hàng phụ thuộc vào khả năng tài chính và uy tín nghề nghiệp của khách hàng.
2.1.8.2 Mục tiêu quản lý nợ phải thu khách hàng.
Do tính chất đa dạng về đặc điểm mà các khoản thu khách hàng cần được quản lý và kiểm soát chặt chẽ thường xuyên theo dõi xác định được đúng thực trạng của chúng và đánh giá tính hữu hiệu các chính sách thu tiền của doanh nghiệp. Từ đó ta thấy được mục tiêu chủ yếu khi thực hiện quản lý nợ phải thu khách hàng là:
+ Đưa ra những chính sách hợp lý nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm. Tại mỗi doanh nghiệp khi sản xuất kinh doanh các sản phẩm, việc quản lý công nợ phải thu sẽ ảnh hưởng tới tình hình tiêu thụ sản phẩm cũng như kéo theo biến đổi doanh thu, từ đó ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy quản lý tốt nợ phải thu trước tiên là đảm bảo khả năng tiêu thụ sản phẩm ổn định đem lại doanh thu thu tốt nhất cho doanh nghiệp.
+ Hạn chế công nợ phải trả ở mức thấp nhất. Mỗi doanh nghiệp khi đi vào hoạt động đều nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận trên cơ sở nâng cao chất lượng doanh nghiệp. Hoạt động tài chính tốt thì doanh nghiệp sẽ có ít cơng nợ, khả năng thanh tốn dồi dào, ít đi chiếm dụng vốn vay cũng ít bị chiếm dụng vốn, từ đó giảm các khoản nợ phải thu và phải trả, hạn chế được rất nhiều chi phí phát sinh khi xử lí các khoản cơng nợ.
2.1.8.3 Kế toán nợ phải thu khách hàng
Theo thông tư 133/2016/TT – BTC, quy định về hạch toán nợ phải thu khách hàng như sau:
Nguyên tắc nợ phải thu khách hàng
- Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Việc phân loại các khoản phải thu là phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác được thực hiện theo nguyên tắc:
+ Phải thu khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm các khoản phải thu giữa Công ty mẹ và Công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác.
+ Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc khơng có tư cách pháp nhân hạch tốn phụ thuộc.
+ Phải thu khác gồm các khoản phải thu khơng có tính thương mại, khơng liên quan đến giao dịch mua – bán.
- Khi lập Báo cáo tài chính, kế tốn căn cứ kỳ hạn cịn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn. Các chỉ tiêu phải thu của Bảng cân đối kế tốn có thể bao gồm cả các khoản được phản ánh ở các tài khoản khác ngoài các tài khoản phải thu như: tạm ứng TK 141, khoản cho vay TK 1283,….
- Kế toán phải xác định các khoản phải thu thỏa mãn định nghĩa của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.
Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng bán hàng
- Hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho
- Biên bản đối chiếu cơng nợ
- Giấy báo nợ, giấy báo có
- Sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết TK 131 từng khách hàng.
- ………
Kết cấu TK 131: Phải thu khách hàng
- Bên nợ: Phản ánh số tiền thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định đã bán trong kỳ. Số tiền thừa đã trả cho khách hàng và khách hàng khiếu nại. Đánh giá các khoản phải thu bằng ngoại tệ.
- Bên có: Phản ánh số tiền khách hàng đã trả nợ, số tiền đã nhận ứng trước cho khách hàng. Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng. Doanh thu của số hàng bán bị trả lại. Số tiền chiết khấu thanh toán so với chiết khấu thương mại. Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ.
Phương pháp hạch toán tài khoản nợ phải thu như sau:
TK 131 TK
511,515 TK 635
Doanh thu chưa thu tiền
TK 33311 TK 511
Thuế GTGT (Nếu
Tổng giá phải thanh toán
Chiết khấu thanh tốn
Chiết khấu thương mại, giảm
TK 711 có)
giá hàng bán, hàng bán bị trả Thu nhập do thanh lý,
nhượng bán TSCĐ chưa thu tiền
TK 413 Tổng số tiền khách hàng phải thanh toán Thuế GTGT (Nếu có) Khách hàng ứng trước TK 33311 TK 111,112
Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối kỳ
hoặc thanh tốn tiền Bù trừ công nợ với người bán (cùng một đối tượng khách hàng) TK 331 Nợ khó địi xử lý xóa sổ Phần chưa lập dự phòng TK 2293 TK 642 TK 152,153,156,611 Khách hàng thanh tốn nợ bằng hàng Thuế GTGT (Nếu có) TK 133 TK 413
Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá lại cac khoản phải thu khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ
(Nguồn: Theo TT133/2016/TT-BTC)
2.1.9. Một số nghiên cứu có liên quan
Đề tài “Kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng” là một đề tài đã có rất nhiều tác giả đã nghiên cứu trước đó. Tuy nhiên, mỗi đề tài lại đi sâu vào những khía cạnh khác nhau của cơng tác kế tốn bán hàng và nợ phải thu khách hàng. Vì vậy, kết quả nghiên cứu đạt được khơng gióng nhau. Có thể đó là lý do mà mỗi bài luận đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Một số đề tài nghiên cứu của các tác giả đã được thực hiện trước đó như:
Đề tài “ Kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Greenlife Việt Nam” , ở đề tài này tác giả đã hệ thống hóa một cách tương đối chi tiết cơ sở lý luận về bán hàng và nợ phải thu khách hàng, các đặc điểm chung của Công ty về bộ máy quản lý và bộ máy kế toán, nghiên cứu một cách hợp lý theo trình tự các khoản mục trong báo cáo kết quả kinh doanh giúp người đọc dễ theo dõi cũng như nắm bắt được thực trạng bán hàng, cơng tác kế tốn bán hàng và nợ phải thu khách hàng tại Công ty. Nêu ra được ưu, nhược điểm từ đó đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác kế tốn bán hàng và nợ phải thu khách hàng tại Cơng ty. Tuy nhiên tác giả vẫn cịn nhiều hạn chế trong việc đề cập nhân tố ảnh hưởng đến việc xác định nợ phải thu của khách hàng để từ đó có những biện pháp phù hợp với sự phát triển của Công ty. Chưa đánh giá chung về thực trạng kế toán tại Việt Nam, chưa nêu lên được cơ sở thực tiễn. Khơng đề cập đến tình hình lao động của Cơng ty khiến người đọc không thể hiểu được quy mô hoạt động, làm việc của Công ty.
Đề tài “ Kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng tại Công ty TNHH vận tải số 6 Việt Nam”, tại đề tài này tác giả đã khái quát được các công tác bán hàng cũng như công việc của bộ phận kế toán bán hàng. Tác giả đã cung cấp khá đầy đủ các thơng tin về Cơng ty: q trình hình thành và phát triển, chế độ kế toán….. đồng thời đã đưa ra
các số liệu cụ thể phản ánh tình hình lao động, tài sản, nguồn vốn, kết quả kinh doanh tại Công ty trong 3 năm gần đây. Điều này giúp người đọc hiểu rõ hơn về sự phát triển cũng như quy mô của Công ty. Sau khi nêu ra các nghiệp vụ phản ánh thực trạng kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng, tác giả đã chỉ ra các ưu nhược điểm và kiến nghị giúp Cơng ty thêm phần hồn thiện.
Với đề tài kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng chủ yếu là sinh viên làm khóa luận tốt nghiêp nghiên cứu ở phạm vi của Cơng ty. Ngồi ra đề tài cịn nhận được sự quan tâm từ quản lý Cơng ty, họ có thể tự mình tìm hiểu để từ đó có biện pháp giúp Cơng ty phát triển hơn hoặc thông qua nghiên cứu của người khác như: Thông qua nghiên cứu của sinh viên thực tập tốt nghiệp tại đơn vị mình. Bên cạnh đó đề tài cịn nhận được sự quan tâm thu hút các Cơng ty đào tạo kế tốn họ căn cứ vào thực tế cần gì để đào tạo ra những kế tốn đáp ứng nhu cầu của thực tế.
2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: dữ liệu thu thập từ các sổ sách, báo cáo kế tốn từ các phịng hành chính, phịng kế tốn,... số liệu trên internet, phỏng vấn các cán bộ các phịng ban của Cơng ty.
2.2.2. Phương pháp thống kê mô tả
- Phương pháp này dùng để mơ tả thực tế tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thông qua việc khảo sát thực tế trong thời gian thực tập và thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày và tính tốn để phản ánh một cách tổng quát nhất đối tượng nghiên cứu.
- Mơ tả quy trình bán hàng để phản ánh cụ thể thực tiễn của Công ty, đề tài sử dụng hệ thống chứng từ sổ sách minh họa kết hợp trong khi áp dụng phương pháp thống kê mô tả.
- Căn cứ vào các số liệu của Công ty và dựa trên các chỉ tiêu để phân tích, so sánh các số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân để thấy được sự thay đổi của tài sản, nguồn vốn, doanh thu và lợi nhuận của Công ty. So sánh các chỉ tiêu trong 3 năm 2018, 2019, 2020 và trong cùng một kỳ. So sánh theo chiều dọc để thấy được tỷ trọng của từng loại trong tổng thể của mỗi bảng báo cáo, so sánh theo chiều ngang để thấy được sự biến đổi cả về số lượng đối với số tuyệt đối của một khoản mục nào đó qua từng thời kỳ để thấy rõ xu hướng thay đổi về doanh thu bán hàng của Công ty, thấy được tình hình doanh thu tốt hay xấu từ đó có các biện pháp khắc phục trong thời gian ngắn nhất.
PHẦN 3
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1. Tổ chức cơng tác kế tốn tại Công ty
3.1.1. Giới thiệu về Công ty
Cơng ty cơ điện tự động hóa Thái Hưng chun cung cấp sản
phẩm thiết bị điện như: bình ắc quy, dây xích, dung dịch vệ sinh máy công nghiệp, Panel 100mm hai mặt tôn dày 4.0 zem, thép tấm 4x1500x3440,…... Với mong muốn mang đến những sản phẩm hữu ích và tiện dụng đến cho người tiêu dùng, Công ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng ln nỗ lực và cố gắng khơng ngừng để tạo ra những sản phẩm tốt nhất và an tồn cho người sử dụng.
- Tên cơng ty: Cơng ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng.
- Địa chỉ trụ sở chính: Thơn Thái Nội, xã Việt Cường, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên.
- Điện thoại: 02213742922
- Mã số thuế: 0900450770
- Gíam đốc: Hồng Đình Đài
Cơng ty được thành lập từ ngày 06-07-2009 , với số vốn điều lệ 50 tỷ đồng chuyên bán bn, bán lẻ các thiết bị điện như: bình ắc quy, dây xích, dung dịch vệ sinh máy công nghiệp, Panel 100mm hai mặt
tôn dày 4.0 zem, thép tấm 4x1500x3440,…….. Công ty ra đời trong sự phát
triển của nền kinh tế, xuất phát từ nhu cầu của khách hàng. Trong q trình hoạt động đã có nhiều thay đổi về cơ cấu tổ chức cùng với sự nỗ lực không ngừng nghỉ của các cán bộ nhân viên giúp Công ty phát triển bền vững đến ngày hôm nay.
Với hơn 12 năm hoạt động , Công ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng ln phấn đấu sản xuất đáp ứng đủ và đúng với nhu cầu của người tiêu dùng, ln lấy chữ tín làm đầu. Cơng ty khơng ngừng
nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng sự cạnh tranh trên thị trường. Chức năng chủ yếu của Công ty là sản xuất, bn bán thiết bị điện – món đồ khơng thể thiếu đối với mỗi gia đình.
3.1.2. Tổ chức bộ máy và tình hình lao động của Cơng ty
3.1.2.1 Tổ chức bộ máy của Công ty
Công tác tổ chức luôn gắn liền với cơ cấu tổ chức và đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức bộ máy thế nào hiệu quả, khoa học mà lại kinh tế là vấn đề quan trọng đặt ra cho nhà quản trị.
Công ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng xây dựng mơ hình quản lý theo phòng ban chức năng nên bộ máy quản lý khá gọn nhẹ. Mỗi bộ phận phòng ban sẽ đảm nhiệm những chức năng riêng nhưng đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau dưới sự quản lý thống nhất của Giám đốc.
Bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
- Giám
- Giám đốc: Là người tổ chức thực hiện các quyết định của Cơng ty, điều hành hoạt động Cơng ty, có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp bộ máy cho phù hợp, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực. Từ đó có biện pháp điều chỉnh hoặc thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch của Cơng ty, nâng cao uy tín Cơng ty.
- Phịng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức, tiếp nhận các đơn hàng cho Công ty thực hiện kế hoạch kinh doanh đã đề ra. Khai thác, tìm hiểu thị trường, quảng bá sản phẩm, hình ảnh Cơng ty, theo dõi các hợp đồng kinh tế cũng như việc chăm sóc khách hàng của Cơng ty.
- Phịng hành chính: Có chức năng thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, xây dựng cơ chế lương thưởng, các biện pháp kích thích, khuyến khích người lao động