Mẫu sổ 3.1: Trích sổ cái TK 511
CƠNG TY TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng Thơn Thái Nội, xã Việt Cường, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
TÀI KHOẢN : 511 - DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TỪ NGÀY: 01-01-2021 ĐẾN NGÀY: 31-12-2021
Mã số thuế: 0900450770
Mẫu số: S03b - DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
SỐ DƯ CĨ ĐẦU KỲ: 0
NGÀY THÁNG GHI SỔ
CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI NHẬT KÝ CHUNG Đ.ỨNGTK SỐ TIỀN
SỐ HIỆU NGÀY THÁNG TRANG SỐ STT DỊNG NỢ CĨ
A B C D E G H 1 2
01-06-2021 0001342 01-06-2021 Bán hàng cho Công ty TNHH Cargill
Việt Nam 13111 129.600.000
… … … … … …
14-12-2021 PKT075 14-12-2021 Chiết khấu 5% cho đơn hàng khai trương theo hợp đồng 13111 375.372
… … … … … …
23-12-2021 0001424 23-12-2021 Bán hàng theo hóa đơn 1424 13111 5.211.500
… … … … … …
30-12-2021 0001463 30-12-2021 Bán hàng theo hóa đơn 1463 13111 2.560.145
… … … … … …
31-12-2021 PKT077 31-12-2021 Chiết khấu Doanh Thu T10/2021 13111 6.548.498 31-12-2021 31-12-2021 Kết chuyển doanh thu vào KQKD 911 25.556.342.007
NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) Tổng PS Nợ: 25.569.489.969 Tổng PS Có: 25.569.489.969 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2021 GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn) 65
- Do nhu cầu của Công ty muốn theo dõi công nợ chi tiết đối với từng khách hàng nên tất cả những đơn hàng kể cả đơn hàng thanh toán ngay kế toán vẫn phải hạch tốn qua TK131 để theo dõi sau đó đồng thời lập phiếu thu nên ở sổ cái TK511 sẽ chỉ có TK đối ứng 131.
- Đối với tất cả các hóa đơn chiết khấu thương mại Cơng ty hạch tốn qua Phiếu kế toán nên số chứng từ thể hiện trên sổ cái TK 511 và các sổ liên quan là số phiếu kế toán.
3.2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Chiết khấu thương mại là khoản mà người bán thưởng cho người mua do trong một khoảng thời gian đã tiến hành giao dịch với một khối lượng hàng hóa lớn và khoản giảm trừ trên giá niêm yết vì mua khối lượng lớn hàng hóa trong một đợt. Chiết khấu thương mại được ghi trong các hợp đồng mua bán và cam kết về mua bán hàng.
- Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngồi hóa đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ cho các nguyên nhân như: hàng kém chất lượng, không đúng quy cách, …
- Hàng bán bị trả lại là số hàng đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại và từ chối thanh toán. Tương ứng giá vốn hàng bị trả lại, doanh thu cũng bị trả lại với thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng bị trả lại (nếu có).
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu thu và giấy báo Có của ngân hàng. Các TK sử dụng: TK 511, TK 111, TK 112, TK 131.
Hệ thống sổ sách
- Các sổ chi tiết được sử dụng: sổ chi tiết doanh thu bán hàng trả lại.
- Các sổ tổng hợp có: Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản doanh thu. Chính sách chiết khấu:
- Khi bán hàng Cơng ty ln có những ưu đãi về giá và áp dụng phương thức trả chậm cho những khách quen mua hàng với số lượng lớn và nhiều lần trong một tháng .
- Theo quy tắc hợp đồng đã ký giữa hai bên. Mỗi tháng (hoặc quý) khách hàng đạt được mức tiêu thụ hàng hóa tối thiểu sẽ được hưởng một mức chiết khấu nhất định. Khoản chiết khấu này sẽ được chi trả dưới hình thức “khấu trừ
cơng nợ” ở mỗi kỳ thanh tốn liền kề sau với kỳ được hưởng chiết khấu của khách hàng
- Tỷ lệ chiết khấu: Theo thỏa thuận hợp đồng mua bán hàng hóa đối với từng khách hàng: Khoảng từ 7-10% trên tổng số bán ra của mỗi tháng (hoặc quý).
- Đối với các khách hàng mới, sẽ có chiết khấu khai trương của đơn hàng đầu tiên.
Chính sách về giá bán:
- Khi bán hàng Cơng ty ln có những ưu đãi về giá và áp dụng phương thức trả chậm cho những khách quen mua hàng với số lượng lớn và nhiều lần trong một tháng.
- Công ty tiến hành giảm giá hàng bán theo các Chương trình chạy khuyến mại sau khi đã có sự thống nhất giữa hai bên và đã được thông báo cụ thể chi tiết: thời gian, số lượng, mã sản phẩm, giá tiền,… bằng văn bản cụ thể gửi lên Bộ Công Thương. Điều này đã khuyến khích khách hàng gắn bó với Cơng ty và cũng đẩy nhanh được tốc độ tiêu thụ sản phẩm mà vẫn đảm bảo được lợi ích và mang lại lợi nhuận mong muốn.
Cơng ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, áp dụng chế độ kế toán theo TT133/2016/TT-BTC nên tài khoản sử dụng để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu là tài khoản 511.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, chi tiền mặt, giấy báo nợ, có của ngân hàng. Sổ kế tốn: Nhật ký chung, sổ chi tiết.
- Quy trình hạch tốn các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu được trừ trực tiếp trên hóa đơn GTGT, hạch tốn vào bên Nợ TK 511 nếu có phát sinh các khoản giảm trừ trong kỳ
Ví dụ 2: Theo hóa đơn GTGT SB/20E#0001295 ngày 08/12/2021 Công
ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng Chiết khấu Thương mại cho Công ty TNHH MTV Bắc Việt theo hợp đồng số tiền là: 448.091 đồng (Chưa bao gồm VAT), thuế suất 10%.
Kế toán hạch toán như sau: Nợ 511: 448.091 đồng Nợ 333: 48.809 đồng
Có 131: 536.900 đồng
Mẫu chứng từ 3.11: Màn hình nhập liệu hóa đơn CTKM SB/20E#0001295 vào phần mềm FAST
3.2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là tổng chi phí cần thiết để hàng hóa có mặt tại kho
bao gồm giá mua từ nhà cung cấp, vận chuyển, bảo hiểm… Do vậy cơng ty áp dụng cách tính giá vốn theo phương pháp bình qn gia quyền.
Để hạch tốn giá vốn hàng bán kế toán sử dụng tài khoản: TK 632 “giá vốn hàng bán”.
Chứng từ: Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho. Hệ thống sổ sách:
Sổ chi tiết: sổ chi tiết giá vốn hàng bán.
Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, sổ cái TK giá vốn hàng bán.
- Quy trình hạch tốn: Sau khi nhận được hóa đơn từ phịng kinh doanh, thủ kho xuất hàng hóa từ kho và lập phiếu xuất. Căn cứ vào đó, kế tốn nhập số liệu vào phần mềm kế toán, hệ thống sẽ tự động chuyển số liệu lên cả sổ chi tiết giá vốn. Từ đó kế tốn tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán làm căn cứ đối chiếu với sổ cái TK 632.
Ví dụ:
Tiếp tục nghiệp vụ kinh tế ngày 23/12/2021 (Mục 3.2.2.1: Kế toán doanh thu bán hàng) sau khi ghi nhận doanh thu kế toán ghi nhận và hạch toán giá vốn
hàng bán trên phần mềm. Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 1.869.150 đồng Có TK 156: 1.869.150 đồng
Mẫu sổ 3.5: Sổ chi tiết Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
CƠNG TY TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng Thơn Thái Nội, xã Việt Cường, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Mã số thuế: 0900450770Mẫu sổ: S19 – DNN
TỪ NGÀY: 01-01-2021 ĐẾN NGÀY: 31-12-2021 TÀI KHOẢN: 632 – GIÁ VỐN HÀNG BÁN
TIỀN: VND
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính) SỐ DƯ NỢ ĐẦU KỲ: 0 NGÀY, THÁNG GHI SỔ CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI TK ĐỐIỨNG
SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ
SỐ HIỆU THÁNGNGÀY, NỢ CÓ NỢ CÓ
A B C D E 1 3 4
… … … … … … … … …
01/12/2021 0001259 01/12/2021 Bán hàng theo hóa đơn 1259 1561 2.366.700 - 8.038.772.235 - 01/12/2021 0001260 01/12/2021 Bán hàng theo hóa đơn 1260 1561 2.157.470 - 8.040.929.705 - 01/12/2021 0001261 01/12/2021 Bán hàng theo hóa đơn 1261 1561 4.089.900 - 8.045.019.605 -
… … … … … … … … …
18/12/2021 0001366 18/12/2021 Bán hàng theo hóa đơn 1366 1561 51.395.230 - 8.946.720.396 - 21/12/2021 0001367 21/12/2021 Bán hàng theo hóa đơn 1367 1561 4.160.306 - 18.950.880.702 -
… … … … … … … … …
23/12/2021 0001424 23/12/2021 Bán hàng theo hóa đơn 1424 1561 1.869.150 - 9.164.693.302 -
… … … … … … … … …
30/12/2021 0001463 30/12/2021 Bán hàng theo hóa đơn 1463 1561 1.098.697 - 9.744.677.553 -
… … … … … … … … … 31/12/2021 Kết chuyển giá vốn hàng bán vào KQKD 63211->911 911 - 19.750.128.976 - - Ngày mở sổ Sổ này có … NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG(Ký, họ tên)
Tổng PS Nợ: 19.850.697.532 Tổng PS Có: 19.850.697.532 Số Dư Nợ CK: - GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên, đóng dấu) 71
(Nguồn: Phịng
Tài chính kế tốn )
Mẫu sổ 3.6: Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn cho tất cả mặt hàng
CÔNG TY TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng
Thơn Thái Nội, xã Việt Cường, huyện n Mỹ, tỉnh Hưng Yên
TÔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Mã kho: Kho001 - Kho Vật tư
Từ ngày 01/01/2021-31/12/2021
STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL tồn
đâu Dư đầu SL nhập Tiền nhập SL xuất Tiền xuất SL tồncuối Dư cuối
1 VT21 KEOS1 Keo silicol đỏ chịu nhiệt 650F Tuýt 1.180 39.701.100 16.197 544.948.065 16.620 559.179.900 757 25.469.265
2 V2112X9 Nở inox 12x9cm Cái 2.790 30.690.000 40.770 448.470.000 29.095 320.045.000 14.465 159.115.000
3 VT21BL6 Bu lông inox kg 1.317 88.475.030 3.271 206.969.643 4.536 292.166.094 52 3.278.579
4 VT005517 Dây điện 300/500V m - - 2.967 188.775.375 720 45.810.000 2.247 142.965.375
5 VT21KHOA8 Khóa cửa kính tay gạt trắng Bộ 1.922 49.097.490 16.300 416.383.500 12.346 315.378.570 5.876 150.102.420
6 VT21BAQ1 Bình ắc quy 12V – N200 ĐNQG bình 10.698 158.522.964 13.250 196.338.500 8.466 125.449.188 15.482 229.412.276 7 VT21DX1 Dây xích 12B – 3R Hộp 4.920 35.783.160 23.156 168.413.588 17.526 127.466.598 10.550 76.730.150 8 HH002265 Khóa xích Cái 550 8.680.100 14.000 220.948.000 9.757 153.984.974 4.793 75.643.126 9 VT20ĐVSCN Dung dịch vệ sinh máy công nghiệp lít
1.250 49.602.500 9.740 386.502.680 8.270 328.170.140 2.720 107.935.040 ……………… ………. …….. ………. . ………. ………. ……… ……… ………. ……… . ……….. …… …………….. …………. ………… ………. …………. ……….. …………. ……….. …………. …… ……… 73
20 VT21BX4 Bánh xe lắp sợi Cái 2.280 80.837.400 2.932 106.704.060 4.130 149.008.760 1.082 38.532.700
Tổng cộng: 185.225 3.584.270.060 1.554.958 26.980.454.695 1.358.316 24.815.578.405 381.867 5.749.146.350
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn )
3.2.3 Nợ phải thu khách hàng tại Cơng ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng
3.2.3.1 Đặc điểm chính sách nợ phải thu khách hàng tại Công ty
- Nợ phải thu khách hàng là một khoản mục quan trọng trên bảng cân đối kế tốn, vì có mối liên hệ mật thiết đến kết quả kinh doanh của Cơng ty và việc lập dự phịng phải thu khó địi thường dựa vào sự ước tính của Ban giám đốc nên rất khó kiểm tra.
- Người sử dụng BCTC thường có dựa vào mối liên hệ giữa tài sản và công nợ để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Do đó, ln có khả năng đơn vị ghi tăng các khoản nợ phải thu khách hàng so với thực tế nhằm làm tăng khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
- Hầu hết các khoản tiền thu được của doanh nghiệp đều có liên quan đến các khoản phải thu khách hàng, do đó gian lận rất dễ phát sinh từ các khoản này.
Bảng 3.5: Danh sách khách hàng của Công ty
Stt Mã khách Tên khách hàng Nhân viên phụ trách
1 CT203 Công ty TNHH Cargill Việt Nam Nguyễn Dương Lương 2 CT204 Công ty cổ phần chăn nuôi C.P Việt Nam Nguyễn Dương Lương 15 KH0084 Chi nhánh tập đoàn dệt may Việt Nam -Trung tâm thời trang Vinatex Nguyễn Duy Tâm 16 KH0086 Công ty TNHH Nam Phong PT Nguyễn Thị Phượng
17 KH0099 Vũ Văn Tân Lê Thị Hiền
18 KH089 Công ty TNHH Dệt và Nhuộm Việt Nam Nguyễn Dương Lương
… … … …
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
Hàng ngày, kế tốn Cơng nợ phải thu khách hàng sẽ làm việc trực tiếp với Bộ phận Quản lý kinh doanh để cập nhập kịp thời các đơn hàng đã đến hạn thanh toán, nhắc nhở khách hàng thanh toán các khoản đã đến hạn.
Sơ đồ 3.4: Quy trình quản lý cơng nợ của Cơng ty
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
- Đầu tháng, kế tốn cơng nợ phải thu lập bảng chi tiết theo dõi nguồn tiền thu về từ các khoản nợ của khách hàng để lên kế hoạch thu hồi cơng nợ trong tháng đó đồng thời gửi mail cho Bộ phận Quản lý kinh doanh biết kế hoạch thu nợ.
- Đối chiếu công nợ: Từ phần mềm kế toán FAST, kế toán tiến hành kết xuất file đối chiếu công nợ chi tiết của từng khách hàng và gửi thư thông báo xác nhận công nợ cho khách hàng.
-Thực hiện việc nhắc nhở và thu hồi công nợ.
Bộ phận kinh doanh hàng tháng phải có trách nhiệm xác nhận số dư cơng nợ cuối tháng với khách hàng và chuyển Biên bản xác nhận công nợ bản cứng về Phịng Tài chính kế tốn.
-Báo cơng nợ cuối tháng và lưu hồ sơ: Kế tốn cơng nợ phải thu lập báo cáo cuối tháng về tình hình thu hồi cơng nợ nộp Kế tốn trưởng và Giám đốc duyệt, sau đó thực hiện lưu hồ sơ và những chứng từ liên quan.
3.2.3.2 Kế tốn chi tiết nợ phải thu khách hàng tại Cơng ty
Căn cứ vào hóa đơn GTGT đã xuất cho khách hàng kết hợp với phịng khách hàng theo dõi, thơng báo và đơn đốc khách hàng thanh tốn nợ đã đến hạn thanh toán và sắp hết hạn thanh tốn (dựa vào chính sách bán hàng và hạn thanh tốn trên hợp đồng mua bán để biết khách hàng được nợ những khoản gì và được nợ bao nhiêu ngày).
Khi nhận được thơng báo thanh tốn từ ngân hàng đồng thời kiểm tra xem khách hàng đã chuyển tiền để thanh toán, báo cho kế toán thanh toán nhập vào trên sổ Excel và phần mềm kế tốn.
Cuối tháng kiểm tra cơng nợ và làm xác nhận công nợ với khách hàng. Minh họa việc thu hồi công nợ của khách hàng: Công ty Cổ Phần Cơ Khí Hà Nội ngày 23-12-2021 theo số HĐ 0001424.
Lịch thanh toán đơn hàng vào ngày 26/01/2022 nên ngày 25/01/2022 hai bên tiến hành đối chiếu cơng nợ phát sinh trong kỳ. Kế tốn tiến hành kết xuất file đối chiếu công nợ chi tiết của khách hàng và gửi thư thông báo xác nhận công nợ cho khách hàng.
Mẫu sổ 3.7: Sổ đối chiếu công nợ chi tiết KH0011: Cơng ty cổ phần Cơ Khí Hà Nội
CƠNG TY TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng Thơn Thái Nội, xã Việt Cường, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
TỪ NGÀY: 01-01-2021 ĐẾN NGÀY: 31-12-2021
TÀI KHOẢN: 13111 - PHẢI THU NGẮN HẠN KHÁCH HÀNG: HOẠT ĐỘNG SXKD KHÁCH HÀNG: KH0011 – Công ty cổ phần Cơ Khí Hà Nội
TIỀN: VND
Mã số thuế: 0900450770
Mẫu sổ: S19 - DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
SỐ DƯ NỢ ĐẦU KỲ: 4.641.395
Ngày mở sổ
Số này có 01 trang đánh từ trang số 01 đến trang số 01
NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) TỔNG PHÁT SINH NỢ: 37.360.713 TỔNG PHÁT SINH CÓ: 37.947.286 SỐ DƯ NỢ CUỐI KỲ: 4.054.822 Ngày 31 tháng 12 năm 2021 GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn) 78 NGÀY, THÁNG GHI SỔ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐỐI ỨNG SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ SỐ HIỆU NGÀY, THÁNG NỢ CÓ NỢ CÓ A B C D E 1 2 3 4 … … … … … … … … …
23-12-2021 PT055 23-12-2021 Thu tiền bán hàng theo hóa đơn 1225 1111 4.057.822
23-12-2021 0001424 23-12-2021 Bán hàng theo hóa đơn 1424 5111 5.686.219 5.211.420
23-12-2021 0001424 23-12-2021 Bán hàng theo hóa đơn 1424 333111 568.621 568.621
- Sau khi hai bên thống nhất xác nhận về cơng nợ, kế tốn viết đề nghị u cầu Cơng ty cổ phần cơ khí Hà Nội thanh tốn tiền hàng.