Stt Mã khách Tên khách hàng Nhân viên phụ trách
1 CT203 Công ty TNHH Cargill Việt Nam Nguyễn Dương Lương 2 CT204 Công ty cổ phần chăn nuôi C.P Việt Nam Nguyễn Dương Lương 15 KH0084 Chi nhánh tập đoàn dệt may Việt Nam -Trung tâm thời trang Vinatex Nguyễn Duy Tâm 16 KH0086 Công ty TNHH Nam Phong PT Nguyễn Thị Phượng
17 KH0099 Vũ Văn Tân Lê Thị Hiền
18 KH089 Công ty TNHH Dệt và Nhuộm Việt Nam Nguyễn Dương Lương
… … … …
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
Hàng ngày, kế tốn Cơng nợ phải thu khách hàng sẽ làm việc trực tiếp với Bộ phận Quản lý kinh doanh để cập nhập kịp thời các đơn hàng đã đến hạn thanh toán, nhắc nhở khách hàng thanh toán các khoản đã đến hạn.
Sơ đồ 3.4: Quy trình quản lý cơng nợ của Cơng ty
(Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
- Đầu tháng, kế tốn cơng nợ phải thu lập bảng chi tiết theo dõi nguồn tiền thu về từ các khoản nợ của khách hàng để lên kế hoạch thu hồi cơng nợ trong tháng đó đồng thời gửi mail cho Bộ phận Quản lý kinh doanh biết kế hoạch thu nợ.
- Đối chiếu công nợ: Từ phần mềm kế toán FAST, kế toán tiến hành kết xuất file đối chiếu công nợ chi tiết của từng khách hàng và gửi thư thông báo xác nhận công nợ cho khách hàng.
-Thực hiện việc nhắc nhở và thu hồi cơng nợ.
Bộ phận kinh doanh hàng tháng phải có trách nhiệm xác nhận số dư cơng nợ cuối tháng với khách hàng và chuyển Biên bản xác nhận công nợ bản cứng về Phịng Tài chính kế tốn.
-Báo cơng nợ cuối tháng và lưu hồ sơ: Kế tốn cơng nợ phải thu lập báo cáo cuối tháng về tình hình thu hồi cơng nợ nộp Kế tốn trưởng và Giám đốc duyệt, sau đó thực hiện lưu hồ sơ và những chứng từ liên quan.
3.2.3.2 Kế toán chi tiết nợ phải thu khách hàng tại Cơng ty
Căn cứ vào hóa đơn GTGT đã xuất cho khách hàng kết hợp với phòng khách hàng theo dõi, thơng báo và đơn đốc khách hàng thanh tốn nợ đã đến hạn thanh toán và sắp hết hạn thanh tốn (dựa vào chính sách bán hàng và hạn thanh tốn trên hợp đồng mua bán để biết khách hàng được nợ những khoản gì và được nợ bao nhiêu ngày).
Khi nhận được thơng báo thanh tốn từ ngân hàng đồng thời kiểm tra xem khách hàng đã chuyển tiền để thanh toán, báo cho kế toán thanh toán nhập vào trên sổ Excel và phần mềm kế tốn.
Cuối tháng kiểm tra cơng nợ và làm xác nhận công nợ với khách hàng. Minh họa việc thu hồi công nợ của khách hàng: Công ty Cổ Phần Cơ Khí Hà Nội ngày 23-12-2021 theo số HĐ 0001424.
Lịch thanh toán đơn hàng vào ngày 26/01/2022 nên ngày 25/01/2022 hai bên tiến hành đối chiếu cơng nợ phát sinh trong kỳ. Kế tốn tiến hành kết xuất file đối chiếu công nợ chi tiết của khách hàng và gửi thư thông báo xác nhận công nợ cho khách hàng.
Mẫu sổ 3.7: Sổ đối chiếu công nợ chi tiết KH0011: Cơng ty cổ phần Cơ Khí Hà Nội
CƠNG TY TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng Thơn Thái Nội, xã Việt Cường, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
TỪ NGÀY: 01-01-2021 ĐẾN NGÀY: 31-12-2021
TÀI KHOẢN: 13111 - PHẢI THU NGẮN HẠN KHÁCH HÀNG: HOẠT ĐỘNG SXKD KHÁCH HÀNG: KH0011 – Cơng ty cổ phần Cơ Khí Hà Nội
TIỀN: VND
Mã số thuế: 0900450770
Mẫu sổ: S19 - DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
SỐ DƯ NỢ ĐẦU KỲ: 4.641.395
Ngày mở sổ
Số này có 01 trang đánh từ trang số 01 đến trang số 01
NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) TỔNG PHÁT SINH NỢ: 37.360.713 TỔNG PHÁT SINH CÓ: 37.947.286 SỐ DƯ NỢ CUỐI KỲ: 4.054.822 Ngày 31 tháng 12 năm 2021 GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn) 78 NGÀY, THÁNG GHI SỔ CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI TK ĐỐI ỨNG SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ SỐ HIỆU NGÀY, THÁNG NỢ CÓ NỢ CÓ A B C D E 1 2 3 4 … … … … … … … … …
23-12-2021 PT055 23-12-2021 Thu tiền bán hàng theo hóa đơn 1225 1111 4.057.822
23-12-2021 0001424 23-12-2021 Bán hàng theo hóa đơn 1424 5111 5.686.219 5.211.420
23-12-2021 0001424 23-12-2021 Bán hàng theo hóa đơn 1424 333111 568.621 568.621
- Sau khi hai bên thống nhất xác nhận về cơng nợ, kế tốn viết đề nghị u cầu Cơng ty cổ phần cơ khí Hà Nội thanh tốn tiền hàng.
Ngày 26/01/2021 khách hàng thanh tốn tiền hàng bằng tiền mặt tại Cơng ty số tiền: 4.054.822 đồng. Kế toán lập phiếu thu và hạch toán vào Phần mềm như sau:
Mẫu chứng từ 3.13: Màn hình nhập liệu phiếu thu tiền mặt của khách hàng
(Nguồn: Phòng Tài chính kế tốn)
Khoản phát sinh bán hàng và thanh tốn được kế toán theo dõi trực tiếp dựa trên sổ chi tiết công nợ phải thu, sổ chi tiết TK 131 và sổ cái TK 131, sổ Nhật ký chung.
3.3 Đánh giá kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng tại Cơng ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng
3.3.1.Đánh giá chung
- Trong những năm vừa qua, Công ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiện cơng ty vẫn có nhiều thành tích, đặc biệt trong lĩnh vực tiêu thụ và kinh doanh bn bán hàng hóa.
- Có được thành tựu như trên, cơng ty đã khơng ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thỏa đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một thị trường tiêu thụ ổn định. Trong cơng tác quản lý và kế tốn nói riêng được cơng ty thực sự coi trọng và thường xuyên củng cố, điều chỉnh để đáp ứng u cầu quản lý vì có vai trị đắc lực trong việc ra quyết định của nhà quản lý.
- Các chứng từ kế tốn được Cơng ty sử dụng theo đúng
mẫu của Bộ tài
chính, phù hợp với yêu cầu kinh tế và đảm bảo được tính pháp lý
của các chứng
từ này. Chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện cơng việc
hạch tốn do đó
các chứng từ đều được đánh số theo thứ tự thời gian và kiểm tra
về nội dung
kinh tế phát sinh, các chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra về con số,
chữ ký... Việc
kiểm tra này giúp cho việc tổng hợp và phân loại thông tin kinh
tế để ghi sổ tổng
hợp và sổ chi tiết. Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận
hợp lý, nhanh
chóng. Ngồi ra trong q trình ln chuyển chứng từ tại Cơng ty
cịn có sự kết
hợp để hồn chỉnh chứng từ. Chứng từ được phân loại, hệ thống
theo từng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được đóng thành tập theo từng
tháng của niên độ
kế toán để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu khi cần.
- Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn tương đối gọn nhẹ, đơn giản, phù hợp với quy mô kinh doanh với những nhân viên có trình độ chun mơn cao và tận tình với cơng việc. Mọi hoạt động được thực hiện dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc, các phòng chức năng chi phối nắm bắt thông tin với nhau để kịp thời hỗ trợ cho nhau. Cùng với sự phát triển của bộ máy quản lý, tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty cũng không ngừng phát triển.
- Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xun, chính xác về tình hình biến động của hàng hóa, từ đó có kế hoạch dự trữ phù hợp, thuê kho bãi, quản lý hàng hóa về cả số lượng và cả chất lượng.
3.3.2 Ưu điểm của kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng
Trong điều kiện hiện nay, các Cơng ty phải đứng trước nhiều khó khăn, thách thức của nền kinh tế, bởi các doanh nghiệp phải đứng trước nhiều vấn đề như: cạnh tranh về giá cả, về chất lượng sản phẩm, quan tâm tới các chính sách điều tiết vĩ mô của nhà nước và đặc biệt khi mà thị trường tiêu thụ hàng hóa đóng băng do tình hình dịch bệnh COVID diện ra rất phức tạp là một trong những thách thức không hề nhỏ với các Công ty. Do đó, lợi nhuận cao và an tồn trong kinh doanh ln là mục tiêu hàng đầu của các Công ty. Để đạt được thì mỗi Cơng ty cần phải có chiến lược kinh doanh phù hợp, nắm bắt được các nhu cầu thị trường. Tuy nhiên, hầu hết các Cơng ty đều tìm cách chiếm lĩnh thị trường, tăng doanh thu, giảm chi phí.
Nhận thức được điều đó, ban lãnh đạo Cơng ty đã và đang cố gắng khai thác phát huy thế mạnh và khắc phục những khó khăn của mình, nắm bắt nhu
cầu thị trường, tìm kiếm đối tác kinh doanh, tạo đà cho Công ty đứng vững và ngày càng phát triển trên thị trường.
Để có được kết quả tích cực đó là do Cơng ty đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa ban lãnh đạo với các phòng ban, trong đó có sự đóng góp khơng nhỏ của phịng kế tốn. Với cách bố trí cơng việc khoa học, hợp lý như hiện nay, kế tốn của Cơng ty nói chung và kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng nói riêng của Cơng ty đạt được hiệu quả nhất định. Trên cơ sở lý luận cụ thể tại Công ty, sau đây là một số nhận xét về kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng như sau:
Nhìn chung, kế tốn bán hàng và nợ phải thu khách hàng đã cung cấp những thông tin cần thiết cho quản trị kinh doanh của Công ty cũng như các đơn vị quản lý tài chính Nhà nước như: Cục thuế, Bộ tài chính… Đồng thời, các thơng tin do bộ phận kế tốn cung cấp thường nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ, giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán, giúp cho việc lập Báo cáo kế tốn thuận lợi và dễ dàng, chính xác.
Cụ thể:
- Quy trình bán hàng: Cơng ty đã xây dựng một quy trình bán hàng chặt
chẽ, nghiêm ngặt, đảm bảo độ chính xác cao , các phịng ban phối hợp liên kết với nhau một cách thống nhất để phản ánh chung thực số liệu, sổ sách rõ ràng, hạch tốn chính xác các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng.
- Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế:
Được sử dụng đầy đủ, đúng chứng từ kế tốn. Trình tự ln chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện hạch toán đúng, đầy đủ kịp thời bán hàng.Các chứng từ được lập theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, thơng tin kinh tế, nội dung nghiệp vụ được phản ánh đầy đủ, chính xác, rõ ràng và lập đầy đủ các báo cáo tài chính quy định.
- Chính sách bán hàng tại Công ty: Thu hút được nhiều khách hàng do
Cơng ty có chính sách hợp lý, hấp dẫn về giá cả, chiết khấu thương mại có khách hàng mua số lượng lớn. Điều này làm cho hiệu quả doanh thu tăng nhanh.
- Chính sách thanh tốn cho khách hàng rất đa dạng với mọi hình thức thanh tốn trực tiếp, thanh tốn trả chậm…linh động, phù hợp với mọi khách hàng.
- Kế toán nợ phải thu khách hàng: Việc tổ chức theo dõi thường xuyên
các khoản nợ đã làm cho công tác quản lý thuận lợi, dễ đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết, cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị. Kế tốn cơng nợ thường xuyên gọi điện, gửi thư xác nhận công nợ tới khách hàng… điều này không chỉ giúp quản lý tốt các khoản thu mà cịn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đảm bảo khả năng thu hồi nợ cao nhất, đồng thời ít ảnh hưởng đến Công ty trong mắt khách hàng.
3.3.3 Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm trên, kế toán bán hàng và nợ phải thu khách hàng tại Cơng ty vẫn cịn một số hạn chế cần hồn thiện sau:
Kế tốn bán hàng :
- Cơng việc của kế tốn bán hàng cịn nhiều, chồng chất nên nhiều khi không kiểm sốt hết cơng việc, gây sai sót lặp lại trong việc làm đơn hàng.
- Cơng ty xuất bán hàng hóa kèm hóa đơn giá trị gia tăng nhưng sẽ có những trường hợp bộ phận kho đóng hàng bị sai khơng khớp với hóa đơn đã xuất vì vậy kế tốn phải làm hồ sơ hủy hóa đơn và xuất lại với số lượng thực nhận của khách hàng.
- Cơng ty chỉ tập trung vào chính sách chiết khấu thương mại mà chưa có chính sách hỗ trợ vận chuyển, chiết khấu thanh toán hợp lý cho khách hàng.
- Cơng ty có chính sách thanh tốn trả chậm sẽ làm đọng vốn , vốn quay vịng chậm.
Kế tốn nợ phải thu cho khách hàng:
- Cơng ty có nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, nên việc khó theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng gây khó khăn cho việc thu hồi các khoản phải thu khách hàng.
- Kế toán nợ phải thu khách hàng chưa được đầu tư nhiều .Chính sách
trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi cịn nhiều hạn chế, chưa lập hội đồng xử lý cơng nợ phải thu khó địi.
3.3.4 Giải pháp
Bằng những kiến thức tài chính kế tốn đã học được tại trường qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH cơ điện tự động hóa Thái Hưng, Em đã thấy được việc vận dụng giữa lý thuyết và thực tế trong cơng tác kế tốn bán hàng. Bên cạnh những mặt tích cực mà cơng tác kế tốn bán hàng đã đạt được trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty vẫn cịn một số hạn chế, làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của tổ chức kế tốn. Xuất phát từ những hạn chế này, tơi
xin đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức kế tốn bán hàng tại Cơng ty:
Thứ nhất: Hồn thiện chứng từ sử dụng
- Công ty nên mở báo cáo bán hàng chi tiết cho từng mặt hàng, trong báo cáo bán hàng nên có thêm cột chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho mặt hàng đó. Qua đó lãnh đạo Cơng ty có thể đánh giá được kết quả kinh doanh cho từng mặt hàng.
Thứ hai: về cơng tác quản lý hàng hóa
- Vì các sản phẩm hàng hóa của cơng ty khá giống nhau về kiểu dáng, Cơng ty nên lập danh điểm hàng hóa để việc theo dõi, kiểm sốt hàng hóa được dễ dàng và chính xác. Thuận tiện cho cơng tác hàng hóa được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót, thuận tiện cho việc tìm kiếm thơng tin về một loại hàng hố nào đó.
- Mở sổ danh điểm hàng hóa sẽ góp phần làm giảm khối lượng cơng việc hạch tốn, xử lý nhanh chóng, cấp thơng tin kịp thời phục vụ quản lý, kinh doanh rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành toán hàng tồn kho trên máy tính.
- Khi Cơng ty xây dựng được hệ thống danh điểm hàng hóa thì việc theo dõi kiểm tra hàng hóa được dễ dàng hơn rất nhiều như vậy Ban lãnh đạo có thể đưa ra hướng giải quyết kịp thời để không làm ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động kinh doanh của Công ty.
Thứ ba: về cơng tác trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
- Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong q trình sản xuất kinh doanh tơn trọng ngun tắc thận trọng của kế tốn, cơng ty cần phải thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Cơng ty nên thực hiện trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho kiểm