CHƯƠNG I : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.3. Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp về đào tạo nhân viên tại công ty
3.3.2.2. Thực trạng xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên tại công ty
Sau khi tiến hành phân tích đánh giá nhu cầu đào tạo nhân viên từ các nguồn thì Bộ phận nhân cơng ty sự có trách nhiệm tập hợp nhu cầu đào tạo và tiến hành xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên:
a, Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên
FSC tiến hành xây tựng kế hoạch đào tạo tổng thể cũng như kế hoạch đào tạo nhân viên chi tiết mỗi khóa học, cơng tác này được thực hiện bởi Bộ phân nhân sự công ty, thực hiện trước 1 - 2 tuần, được Giám đốc ký duyệt. Các nội dung của một bản kế hoạch bao gồm những nội dung chính:
- Mục tiêu đào tạo nhân viên của doanh nghiệp dựa trên chiến lược nguồn nhân lực: “Tiếp tục xây dựng và phát triển nguồn lực mạnh về mọi mặt, đủ về số lượng với trình độ học vấn và tay nghề cao, có năng lực quản lý, có năng lực sáng tạo và ứng dụng cơng nghệ mới, lao động với năng suất, chất lượng và hiệu quả ngày càng cao hơn” là mục tiêu của chiến lược nguồn nhân lực mà công ty Cổ phần điện tử tin học FSC đưa ra trong thời gian hoạt đông sắp tới.
Từ đó cho thấy các khóa đào tạo đều hướng tới một mục tiêu chung đó là:
+ Nâng cao năng lực quản lý điều hành của cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật. Xây dựng và làm tốt công tác quy hoạch, đào tạo cán bộ vừa đáp ứng yêu cầu trước mắt vừa đáp ứng nhiệm vụ lâu dài của công ty.
+ FSC kết hợp giữa đào tạo mới, đào tạo lại, vừa tổ chức tuyển dụng theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và mơ hình tổ chức quản lý của công ty.
+ Kết hợp việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao năng lực quả lý doanh nghiệp với đào tạo trình độ chính trị và trình độ ngoại ngữ. Thực hiện đến hết năm 2014, tất cả cán bộ quản lý bộ phận, chi nhánh trở lên phải được học qua các lớp quản lý về pháp luật, về tin học để phù hợp với sự phát triển của công ty trong giai đoạn tới.
- Đối tượng tham gia đào tạo: là nhân viên mới hoặc nhân viên sẽ đảm nhận chức vụ mới như nhân viên thuyển chuyển hoặc bổ nhiệm cơng tác trong cơng ty. Ngồi ra FSC ưu tiên lựa chọn người học có nguyên vọng mong muốn nâng cao năng lực bản thân đồng thời có khả năng tiếp thu và thực hiện tốt công việc sau khi học, bên cạnh đó thì khi lựa chọn người học, công ty cũng xác định xem việc đầu tư cho khóa đào tạo có mang lại lợi ích cho cơng ty hay không.
Việc xác định đối tượng đào tạo do Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với Giám đốc và Phụ trách đơn vị các bộ phận để xác định đối tượng cụ thể và mục tiêu cụ thể của khóa học đưa ra 30 ngày trước khóa học. Đối tượng khóa học tùy theo mục tiêu của từng khóa đào tạo được phân loại khác nhau. .
- Thời gian và thời lượng đào tạo: Xác định thời gian và thời lượng đào tạo sẽ căn cứ vào tính chất và nội dung của từng khóa đào tạo. Thời gian học trùng vào giờ đi làm. Cụ thể: Buổi sáng từ 8h00 - 12h00, chiều từ 13h30 -17h30. Thời lượng đào tạo được tính theo giờ đào tạo, dao động từ 3 giờ - 8 giờ.
- Hình thức đào tạo: Hình thức đào tạo được sử dụng khá đa dạng, phong phú, được kết hợp linh hoạt trong các khóa khác nhau: Đào tạo tại doanh nghiệp; Đào tạo ngoài doanh nghiệp; Đào tạo từ xa ( Đối với nhân viên thuộc chi nhánh)…
- Nội dung đào tạo: Đối với nhân viên mới hoặc nhân viên sẽ đảm nhận chức vụ mới như nhân viên thuyển chuyển hoặc bổ nhiệm cơng tác trong cơng ty thì nội dung đào tạo được xây dựng và quy định rõ ràng.
Bảng 3.4: Nội dung đào tạo nhân lực nhận chức vụ mới tại công ty
ST T
Đối tượng Nội dung đào tạo
1
Nhân viên mới
-Sổ tay nhân sự
- Các quy chế, quy định riêng của bộ phận (nơi nhân viên làm việc) - Các trình nghiệp vụ có liên quan tới cơng việc chính
- Các kỹ năng có liên quan tới công việc - Kiến thức chuyên môn
2
Nhân viên thuyên chuyển
- Chuyên môn ( nếu là chuyển từ bộ phận trái chuyên môn)
- Các quy chế, quy định riêng của bộ phận (nơi nhân viên làm việc) - Các trình nghiệp vụ có liên quan tới cơng việc chính
- Các kỹ năng có liên quan tới cơng việc
3
Nhân viên mới được bổ nhiệm
- Kỹ năng lãnh đạo/ quản lý - Điều lệ công ty
-Các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn
- Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, Triết lý kinh doanh của công ty.
Do hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin nên FSC luôn phải tổ chức kịp thời những khóa đào tạo ngắn cho nhân viên khi có sản phẩm kỹ thuật, thiết bị và phần mềm mới sắp tung ra thị trường. Nội dung của các buổi đào tạo nhân viên bao gồm:
Bảng 3.5: Nội dung đào tạo nhân viên khi có sản phẩm mới
ST T
Nội dung khóa đào tạo Đối tượng
1
Giới thiệu (phiên bản mới) phần mềm Quản trị Bizzone
- Nhân viên kinh doanh phần mềm; - Nhân viên triển khai phần mềm Bizzone - Nhân viên kiểm thử; Nhân viên xử lý dữ liệu - Công tác viên kinh doanh
- Cán bộ truyền thông
2
Giới thiệu phần mềm mới khác
- Nhân viên kinh doanh phần mềm; Nhân viên triển khai phần mềm
- Nhân viên kiểm thử; Nhân viên xử lý dữ liệu; Nhân viên thiết kế Website
- Công tác viên kinh doanh; Cán bộ truyền thông;
3
Giới thiệu trang thiết bị, kỹ thuật
- Nhân viên kinh doanh; cộng tác viên kinh doanh;
- Cán bộ truyền thông
(Nguồn: Bộ phận Nhân sự – Công ty Cổ phần điện tử tin học FSC)
Ngồi ra, FSC cịn khuyến khích và tạo điều kiện tốt nhất cho mọi nhân viên phát triển tồn diện về cả năng lực chun mơn và kỹ năng mềm thơng qua việc tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ giúp nhân viên nâng cao kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm nghề nghiệp.
- Lựa chọn phương pháp đào tạo: FSC ln cân nhắc tới kết quả khóa học, nhu cầu sử dụng lao động và nguyện vọng của người học để lựa chọn được phương pháp đào tạo phù hợp cho từng đối tượng.
Bảng 3.6: Danh sách địa điểm tổ chức đào tạo nhân viên FSC
Tên phòng Vật chất kỹ thuật Tính chất áp dụng
Phịng họp số 1, Tịa nhà 2B, Phương Liệt, Hà Nội
Phòng học lớn, Bàn ghế to, máy chiếu, bảng viết, điều hòa
Dùng cho khóa có số lượng học viên lớn 30-50 người
Phòng họp số 2, Tòa nhà 2B, Phương Liệt, Hà Nội
Phòng học nhỏ, Bàn ghế kê linh hoạt, máy chiếu, bảng, điều hịa
Áp dụng cho các khóa có số lượng học viên 20-30 người
(Nguồn: Tổng hợp từ tác giả)
Danh sách phịng ốc tổ chức đào tạo nói chung đáp ứng được tính chất của các khóa đào tạo. Tuy nhiên, với khóa đào tạo sản phẩm phần mềm cơng nghệ mới cho tồn bộ nhân viên thì cơ sở vật chất của cơng ty cịn chưa đáp ứng được, và phải chia nhỏ thành nhiều lớp đào tạo.
b, Xây dựng chính sách đào tạo nhân viên
Nhận thấy vai trị quan trọng của cơng tác QTNL cũng như đào tạo nhân viên FSC khuyến khích và tạo điều kiện tốt nhất cho mọi nhân viên phát triển toàn diện về cả năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm khơng chỉ thơng qua cơng việc, mà cịn qua việc đào tạo, tự đào tạo và trao đổi kiến thức. Ngồi ra, cơng ty cũng có các chính sách tạo điều kiện về cơ hội, mơi trường và chế độ cho các cán bộ nhân viên tiềm năng. Các chính sách như chính sách quy hoạch cán bộ nguồn; chính sách giảm, tiến tới bỏ hẳn sự kiêm nhiệm nhiều vị trí của cán bộ lãnh đạo tạo điều kiện cho các cán bộ cấp dưới; Chính sách luân chuyển cán bộ lãnh đạo; chính sách bổ nhiệm…là những chính sách nhằm phục vụ cho việc thăng tiến của nhân viên tiềm năng trong công ty. Điều này được thể hiện qua việc FSC liên tục tổ chức các chương trình đào tạo th ngồi và tự đào tạo. Nhân viên khi tham gia đào tạo được FSC tài trợ một phần hoặc tồn bộ học phí như Bảng 3.7.
c, Xác định ngân quỹ cho đào tạo nhân viên
Cũng như mọi doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên tại FSC chủ yếu bao gồm: chí phí giảng viên, chi phí thuê địa điểm, chi phí teabreak, chi phí văn phịng phẩm,... Việc hoạch định chi phí đào tạo hàng năm Bộ phận nhân sự cơng ty phụ trách, kèm với chương trình đào tạo đề xuất với Giám đốc công ty phê duyệt.
Bảng 3.7: Chi phí đào tạo của cơng ty năm 2014
Chức danh nghề Khóa đào tạo Số người Thời gian đào tạo Tổng chi phí (triệu đồng) Cơng ty chi trả
Cán bộ quản lý Cao học 1 3 năm 60 50%
Nhân viên kinh doanh Nghiệp vụ 8 3-6 tháng 80 50%
Nhân viên truyền thông Nghiệp vụ 5 5 ngày 20 100%
Nhân viên mới Kỹ năng,
nghiệp vụ 10 2 tháng 50 70%
(Nguồn: Bộ phận Nhân sự – Công ty Cổ phần điện tử tin học FSC)
Bảng 3.8: So sánh chi phí đào tạo của cơng ty những năm gần đây
Năm Đối tượng 2012 (triệu đồng) 2013 (triệu đồng) 2014 (triệu đồng) So sánh 2013/2012 (%) So sánh 2014/2013 (%) Cán bộ quản lý 98 30 60 -226 100 Nhân viên 185 174 150 -5,9 -14 Tổng chi phí 283 204 210 -38 2,9
(Nguồn: Bộ phận Kế tốn tài chính – Cơng ty Cổ phần điện tử tin học FSC)
Bảng 3.9: Ngân sách đào tạo nhân viên từ năm 2012-2014
Năm 2012 2013 2014
Ngấn sách đào tạo nhân viên 185 174 150
Chi phí đào tạo trung bình
(triệu đồng/người) 3,85 6,8 13,6
Từ những số liệu trên cho thấy ngân sách đào tạo công ty từ năm 2012-2014 tăng, là do là ban lãnh đào công ty càng ngày càng nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động quản trị nhân lực cũng như công tác đào tạo nhân viên, ngồi ra sự tăng chi phí đào tạo cịn do sức tăng trưởng mạnh mẽ của hoạt động kinh doanh năm 2012-2014.
Tùy theo đặc thù của từng khóa và lựa chọn đào tạo trong hay ngoài doanh nghiệp mà phát sinh những loại chi phí khác nhau. Ví dụ dự trù chi phí của khóa đào nâng cao kỹ năng bán hàng cho nhân viên kinh doanh năm 2014 gồm các thơng tin về chi phí giảng viên, teabreak, tài liệu… chi tiết với giá thành và số lượng cụ thể (Xem
Phụ lục 4)
d, Xây dựng chương trình đào tạo nhân viên
Các chương trình đào tạo nhân viên được lên kế hoạch theo từng năm nhằm đảm bảo được cập nhật kịp thời các kiến thức mới theo yêu cầu, cung cấp đúng và đủ các kiến thức, kỹ năng thiết yếu phục vụ cơng việc. Các chương trình đào tạo thường bao gồm chương trình đào tạo nhân viên nhận chức vụ mới, chương trình đào tạo về sản phẩm mới và các chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên.
Đối với nhân viên mới việc tham gia khóa đào tạo nhân viên mới là quy định bắt buộc đối với mọi nhân viên mới với nội dung đào tạo như Phụ lục 1. Toàn bộ nhân viên mới được tham gia khóa học đào tạo định hướng nhằm bước đầu làm quen với công việc và hiểu thêm về các giá trị cốt lõi của cơng ty. Cịn với những khóa đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kỹ thuật, nhân viên kinh doanh, nhân viên hành chính nhân sự và cán bộ truyền thơng, ... thì nhân viên sẽ được học hỏi, nâng cao kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm trong các lĩnh vực đào tạo kỹ năng mềm, kiến thức chuyên mơn.
Sau mỗi khóa học cơng ty đều tiến hành đánh giá kết kết quả đào tạo cho nhân viên, nhằm xác định xem chương trình đào, khóa học hay lớp học mà nhân viên tham gia đã đem lại được những kiến thức, kỹ năng, phẩm chất nghề gì và định hướng tổ chức cho những khóa đào tạo sau:
Bảng 3.10: Tổng kết chương trình đào tạo nhân viên 2014Chương Chương trình Đối tượng Số lượt khóa học Thời gian (ngày ) Đạt yều cầu KH (%) Tổng chi phí (vnđ) Chi phí TB/lượt người Nâng cao kỹ năng bán hàng Nhân viên KD 1 2 91% 45.000.000 0 1.216.00 0 Kỹ năng mềm Toàn bộ nhân
viên 1 1 87% 22.000.000 185.000 Nghiệp vụ kỹ thuật Nhân viên kỹ thuật 1 20 100% 28.500.000 537.000 Giới thiệu sản phầm mới Nhân viên KD, triển khai & cán bộ truyền thông
2 7 100% 4.500.000 56.000
Nghiệp vụ Nhân viên mới 1 2 100% 50.000.000 5.000.00 0
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động đào tạo 2013-2014)