6. Bố cục đề tài
2.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc
Là cơ quan đầu não thực hiện các chức năng quản trị, chỉ đạo mọi hoạt động của công ty theo đúng quy định của pháp luật. Giám đốc làm việc theo nguyên tắc cùng bàn bạc thống nhất với các trưởng phòng để đề ra những chiến lược kinh doanh và định hướng phát triển trong tương lai của cơng ty.
Phịng xuất khẩu
Thực hiện cơng tác đối ngoại, tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp trong nước.
Tính tốn đầy đủ chính xác giá cả các mặt hàng , các khoản chi phí: Gửi mẫu, đóng gói bao bì, vận chuyển, cước tàu, phí giao nhận, bảo hiểm,…báo giá cho khách hàng theo giá FOB, CIF.
Hoàn thành các chứng từ xuất khẩu cần thiết: Lập tờ khai xuất khẩu, C/O, P/L, commercial invoice,…để cho việc nhận tiền được thanh tốn nhanh chóng.
Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện việc thanh tốn cho nhà cung cấp trong nước đúng hạn.
Phịng nhập khẩu
Phối hợp với bộ phận kế tốn để tính tốn những mặt hàng cần nhập khẩu với khối lượng, trị giá hợp đồng, nhập khẩu với phương thức nào, thanh toán ra sao, giá nhập: FOB, CIF.
Giao dịch đàm phán với khách hàng, tìm hiểu các mặt hàng trên thị trường
Hỗ trợ nhân viên kế toán nắm rõ thơng tin về: số lượng hàng hóa, hàng tồn kho, cơng nợ, …và đối chiếu công nợ với khách hàng theo từng quý.
Phối hợp với bộ phận giao nhận để xem xét, lựa chọn code hàng hóa, mã số thuế nhập khẩu, thuế suất VAT nhập khẩu, tính tốn các loại thuế suất nhập khẩu và hoàn tất các thủ tục nhập khẩu cần thiết: Hợp đồng, L/C, C/O, P/L, B/L, commercial invoice,…
Bộ phận giao nhận
Phụ trách công việc làm thủ tục khai báo Hải quan cho hàng hóa xuất khẩu hay nhập khẩu
Phịng kế tốn
Gồm hai bộ phận:
Thực hiện báo cáo tài chính, thống kê, hoạch tốn kế tốn, quyết tốn chi phí phương án làm hàng, báo cáo hiệu quả kinh doanh, cân đối sổ sách để trình cơ quan thuế. Theo dõi việc chi lương bổng, thưởng, hoa hồng cho nhân viên.
Thu chi tiền cho các bộ phận xuất, nhập, cửa hàng, mở sổ theo dõi cơng nợ của khách hàng, theo dõi tình hình thực hiện tín dụng với khách hàng trong nước.
Bộ phận cửa hàng
Tiến hàng nghiên cứu thị trường, kê khai các mặt hàng bán tại các cửa hàng, mặt hàng nào bán chạy để cung cấp thơng tin cho phịng nhập khẩu tiến hành nhập khẩu hàng hóa đó một cách kịp thời, tránh tình trạng hết hàng tại các cửa hàng hoặc làm mất cơ hội kinh doanh trong thời điểm đó.
Phải đạt được doanh số công ty đề ra mỗi tháng, tận tình phục vụ khách hàng để có tạo ra nhiều khách hàng thân thiết.
2.4 Nguồn nhân lực của công ty
Bộ phận kinh doanh nhập khẩu: 11 nhân viên
Trưởng phòng: 01 người
Nhân viên ngoại thương: 03 người
Nhân viên kinh doanh: 07 người
Trường phòng: 01 người
Nhân viên ngoại thương: 07 người
Nhân viên huy động: 02 người
Bộ phận kế tốn cơng ty: 4 nhân viên
Kế toán trưởng: 01 người
Kế toán xuất nhập khẩu: 01 người
Kế tốn cơng nợ, cửa hàng: 01 người
Kế toán quỹ nội bộ: 01 người
Bộ phận giao nhận: 01 nhân viên Bộ phận cửa hàng: 20 nhân viên Bộ phân lái xe, bảo vệ: 02 nhân viên
2.4.1 Trình độ văn hóa của các nhân viên
Đội ngũ cán bộ lãnh đạo, nhân viên nghiệp vụ trong cơng ty phần lớn tuổi đời cịn khá trẻ, nhưng đều có trình độ, kinh nghiệm trong kinh doanh, ngoại thương. Và được phân bổ như sau:
Bảng 2.1: Trình độ văn hóa của các nhân viên
Trình độ nhân sự Số lượng (người) Tỉ trọng (%) Đại học và trên đại học
Cao đẳng Trung cấp Trung học phổ thông 10 24 6 10 20 48 12 20 ( Nguồn: Phịng nhân sự [7])
Biểu đồ 2.1: Trình độ học vấn của nhân viên.
Nhận xét
Qua biểu đồ trên cho thấy, tổng số nhân viên của cơng ty với trình độ cao đẳng chiếm tỷ trọng lớn nhất 48%, cho thấy được công ty đa phần tập trung tuyển dụng những nhân viên có khả năng về các nghiệp vụ ngoại thương, không quan trọng bằng cấp, cái chính là năng lực thực hành. Do đó ta thấy tỷ lệ phần trăm những nhân viên có trình độ đại học và trên đại học chỉ chiếm có 20%. Cịn lại nhân viên trình độ trung cấp chiếm 12% và trình độ trung học phổ thơng chiếm 20%, qua đó ta biết được rằng cơng ty khơng phải coi nhẹ bằng cấp, mà chủ yếu công ty tuyển chọn nhân việc dựa trên tiêu chí, phù hợp với yêu cầu công việc, nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt đơng kinh doanh.
2.4.2 Trình độ chun mơn của cơng nhân viên
Đa phần những nhân viên có kinh nghiệm chun mơn từ một năm trở lên chiếm 80%. Do yêu cầu về kỹ năng chuyên nghiệp và sự hiểu biết sâu về các nghiệp vụ chun mơn, nhân viên cần có các tiêu chuẩn sau:
Trình độ nghiệp vụ chun mơn
Ý thức kỷ luật
Những nhân viên được tuyển dụng được dựa trên nguyên tắc, bảo đảm tuân thủ theo các quy định của Nhà nước và pháp luật, giữa hai bên: Ban Giám Đốc và người lao động. Nhằm đảm bảo nhân viên hồn thành cơng tác chun mơn đạt hiệu quả, cơng ty ln có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ thơng qua các khóa học như: Nghiệp vụ giao nhận, tài chính kế tốn, kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, kỹ năng bán hàng…
2.4.3 Tiền lương
Hệ thống tiền lương, thưởng và các chế độ khác được coi là một trong cơng cụ quản lý hết sức quan trọng. Cơ sở tính tốn tiền lương được tính tốn dựa trên hiệu quả năng suất hoạt động lao động, nhằm bảo đảm tính cơng bằng hợp lý cho người lao động để tương xứng với tính chất cơng việc mà họ cống hiến. Bên cạnh đó cơng ty ln đảm bảo mức sống ổn định cho người lao động để họ an tâm phục vụ công tác.
Chế độ tăng lương theo qui định chung:
Trình độ cao đẳng: 6 tháng tăng 1 lần
Trình độ đại học: 1 năm tăng 1 lần
Mức lương trung bình của cán bộ cơng nhân viên như sau:
Đối với cán bộ quản lý, trưởng phòng: 4.000.000 đ
Đối với nhân viên: 2.500.000 đ
Ngoài ra cơng ty cịn áp dụng những đãi ngộ khuyến khích như: Chế độ tiền lương, thưởng, thang bậc thăng tiến phù hợp cho những nhân viên có năng lực, tố chất, mà sự cống hiến của họ đem lại lợi ích cho cơng ty thơng qua hai đợt bình bầu 6 tháng đầu năm và cuối năm.
2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 2.2: Kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty từ 2007 – 2010
Năm Xuất khẩu Nhập khẩu Tổng kim
ngạch xuất Giá trị Tỷ trọng % Giá trị Tỷ trọng %
(USD) 2007 156.459,95 31,8 336.211,89 68,2 492.671,84 2008 254.586,78 40,3 377.879,90 59,7 632.466,68 2009 308.303,24 46,5 355.231,97 53,5 663.535,21 2010 305.604,57 45,4 367.327,84 54,6 672.932,41 (Nguồn: Phịng kế tốn [7])
Bảng 2.3: Mức tăng trưởng của công ty qua các nămKim Kim ngạch 2008/2007 2009/2008 2010/2009 Giá trị (USD) Tỷ trọng % Giá trị (USD) Tỷ trọng % Giá trị (USD) Tỷ trọng % Xuất khẩu 98.126,83 62,7 53.716,46 21,1 (2.698,67) (0,88) Nhập khẩu 41.668,01 12,4 (22.647,93) (6) 12.095,87 3,4 Tổng 139.794,84 28,4 31.068,53 4,9 9.397,2 1,42 (Nguồn: Phịng kế tốn [7]) Nhận xét
Qua bảng 1 và bảng 2 cho ta thấy, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty tăng dần qua các năm. Năm 2007 tổng kim ngạch xuất nhập khẩu mới đạt có 492.671,84 USD nhưng đến năm 2010 thì tổng kim ngạch xuất nhập khẩu đã đạt 672.932,41 USD tức là đã tăng 180.260,57 USD. Trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu thì tổng kim ngạch nhập khẩu luôn luôn chiếm tỷ trọng lớn hơn, như năm 2007 chiếm 68% còn lại xuất khẩu chỉ chiếm 31,8% nguyên nhân do những năm đầu công ty chủ yếu tập trung vào nhập khẩu, nhưng năm sau đó thì tỷ trọng đã được cân hơn giữa xuất và nhập bằng chứng là năm 2008 xuất khẩu đạt 40,3%, nhập khẩu đạt 59,7%, năm 2009 xuất khẩu đạt 46,5%, nhập khẩu đạt 53,5%, đến năm 2010 xuất khẩu đạt 45,4%, nhập khẩu đạt 54,6%. Năm 2008, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu đạt 632.466,68 USD, tăng 139.794,84 USD tức 28,4% so với năm 2007. Có thể nói, năm 2008 là mốc năm công ty đã làm ăn khá hiệu quả cả về mặt xuất khẩu lẫn nhập khẩu đem lại nhiều lợi nhuận về cho công ty, đã giúp công ty mở rộng thêm hai cửa hàng tại An Sương và miền Đông, nâng tổng hệ thống cửa hàng của công ty lên đến con số năm.
dùng kiềm hãm chi tiêu, bên cạnh đó là nguồn vốn khơng được tổng cơng ty cấp đủ, vì vậy hoạt động nhập khẩu khơng mấy hiệu quả. Cịn mặt hàng xuất khẩu thì có lợi hơn, nhưng giá hàng hóa trong nước tăng cao, do nguồn cung thiếu và khi các nhà sản xuất khơng đủ vốn để hoạt động. Vì vậy năm 2008 kim ngạch nhập khẩu có giảm đơi chút, nhưng điều đó khơng làm giảm tổng kim ngạch xuất nhập khẩu, chứng tỏ cơng ty ln có những biện pháp kinh doanh, kế hoạch chiến lược phù hợp với tình hình biến động kinh tế trong nước cũng như thế giới. Năm 2009 tổng kim ngạch là 663.535,21 USD tăng 4,9% so với năm 2008. Năm 2010 cũng là một năm cơng ty khó khăn đối với cơng ty. Mặc dù tổng kim ngạch xuất nhập khẩu vẫn tăng nhưng chỉ tăng khá khiêm tốn 1,42% trong đó kim ngạch xuất khẩu giảm 0,88%.
Qua bốn năm hoạt động gần đây từ 2007 – 2010 cơng ty đã có những bước chuyển mình. Xuất khẩu tăng dần từ 31,8% lên 45,4% chứng tỏ xuất khẩu đang có nhiều triển vọng trong tương lai đối với hoạt động kinh doanh của cơng ty. Nhập khẩu tuy có giảm từ 68,2% xuống 54,6% nhưng vẫn giữ vai trị chính trong hoạt động của cơng ty. Năm 2011 này sẽ là năm đầy thử thách cũng như sẽ có nhiều lợi thế từ việc đã có chỗ đứng sẵn trên thị trường, hi vọng những thử thách sẽ khơng là rào cản để cơng ty có thể mang lại nhiều thành cơng và tiếp tục đứng vững trên thị trường ngày một sôi động.
Bảng 2.4: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công tyNgành Ngành hàng 2007 2008 2009 2010 Giá trị ( USD) Tỷ trọng % Giá trị ( USD) Tỷ trọng % Giá trị (USD) Tỷ trọng % Giá trị (USD) Tỷ trọng % Nông sản 62.635,41 40 110.723,18 43,5 131.532,78 42,7 141.922,18 46,4 Thủy sản 43.152,17 27,6 80.932,01 31,8 81.465,85 26,4 40.436,07 13,3 Thủ công mỹ nghệ 50,672,37 32,4 62.931,59 24,7 95.304,61 30,9 123.246,32 40,3 Tổng 156.459,95 100 254.586,78 100 308.303,24 100 305.604,57 100
(Nguồn: Phòng xuất khẩu [7])
Biểu đồ 2.2: Cơ các mặt hàng xuất khẩu của công ty năm 2007 đến 2010.
Nhận xét
Trong kim ngạch xuất khẩu hàng thủ cơng mỹ nghệ của cơng ty, thì nơng sản là mặt hàng chiếm tỷ trọng cao nhất, năm 2007 là 40% đến năm 2010 đã tăng lên 46,4%. Kế đến là mặt hàng thủ công mỹ nghệ, vào năm 2007 từ 32,4% tăng lên 40,3% năm 2010, cho dù năm 2008 là một năm khơng hiệu quả, chỉ có 24,7% trong tổng kim ngạch xuất
năm 2009, năm 2010 tỷ trọng đã tăng lên đáng kể 30,9%. Đối với mặt hàng thủy sản thì đã có xu hướng giảm sút đáng kể, năm 2007 là 27,6% nhưng đế năm 2010 giảm chỉ cón 13,3%, ở đây có thể nói đến do cơng ty đã khơng huy động được các nguồn thủy sản trong nước, cũng như khu vực để đẩy mạnh cho việc xuất khẩu của cơng ty.
Bên cạnh đó những tháng cuối năm 2009 và năm 2010 do ảnh hưởng kinh tế thế giới, các mặt hàng thủ công mỹ nghệ và thủy sản khơng ký được nhiều hợp đồng, nếu có cũng chỉ là vài hợp đồng nhỏ, đồng thời mặt hàng nông sản do ảnh hưởng của sự biến động của giá cả lên xuống thất thường ở thị trường trong nước. Nhưng nhờ sự nổ lực của ban lãnh đạo cùng với tập thể nhân viên, nhằm đưa ra các biện pháp cạnh tranh, chiến lược phong phú hóa những mặt hàng xuất khẩu đã làm cho kim ngạch xuất khẩu vẫn tiếp tục tăng. Do nhận thấy mặt hàng thủy sản gặp q nhiều khó khăn, nên cơng ty đã tập trung chủ yếu vào hai mặt hàng nông sản và thủ công mỹ nghệ, nhằm xoa dịu được những khó khăn trong thời điểm đó.
Bảng 2.5: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩuNgành Ngành hàng 2007 2008 2009 2010 Giá trị (USD) Tỷ trọng % Giá trị (USD) Tỷ trọng % Giá trị (USD) Tỷ trọng % Giá trị (USD) Tỷ trọng % Đinh công nghiệp 141.208,99 42 157.876 41.8 153.347,4 43.2 158.435,23 43,1 Phụ tùng xe 94.139,33 28 110.806,53 29.3 101.747,36 28.6 115.623,49 31,5 Nữ trang 33.621,19 10 35.854,57 9,5 31.324 8,8 23.246,32 6,3 Các mặt hàng khác 67.242,38 20 73.342,8 19,4 68.813,21 19,4 70.022,8 19,1 Tổng 336.211,89 100 377.879,90 100 355.231,97 100 367.327,84 100 (Nguồn: Phòng nhập khẩu [7]) Nhận xét
Qua bảng 4 ta thấy được những mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là đinh công nghiệp và phụ tùng xe, tiếp đến là mặt hàng nữ trang, sau cùng là các mặt hàng khác như: Dụng cụ thể thao, đồ chơi trẻ em… Mặt hành đinh cơng nghiệp từ năm 2007 đến 2010 khơng có nhiều thay đổi từ 42% năm 2007 tăng lên 43,1% năm 2010, với mặt hàng phụ tùng xe thì có sự tăng lên rõ rệt năm 2007 chỉ có 28% nhưng đã tăng 31,5% vào năm 2010. Mặt hàng nữ trang giảm đều qua các năm từ 10% của năm 2007 còn 6,3% năm 2010. Những mặt hàng khác thì giảm sút nhưng xem ra không đáng kể, năm 2007 là 20% đến năm 2010 là 19,1%.
Nguyên nhân dẫn đến những điều ở trên phải kể đến nhu cầu về nguyên vật liệu và phụ tùng xe tăng cao trong những năm lại đây ngồi chúng cịn có thể tạo ra doanh số hấp dẫn, nên công ty chủ yếu tập trung vào hai mặt hàng này.
Dù công ty đã đạt được nhiều thành quả trong hai năm 2007, 2008 nhưng điểm về tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty thì năm 2009, 2010 vẫn là hai năm nổi bật hơn hẳn. Cho thấy được cơng ty đã từng bước khẳng định mình trên thị trường, từ đây công ty phải cố gắng nổ lực hơn nữa đến khơng phải tụt lại phía sau.
Bảng 2.6: Tình hình kinh doanh của cơng ty trong hai năm 2009 - 2010
Đơn vị tính: giá trị 1.000.000 VNĐ, tỷ trọng (%). Chỉ tiêu 2009 2010 2010/2009 Giá trị Tỷ trọng % Tổng vốn 5.070 5.150 80 1,58 Vốn cố định 2.770 2.920 150 5,4 Vốn lưu động 2.300 2.230 (70) (3) Tổng doanh thu 11.611,863 12.449,242 837,379 7,2 Tổng chi phí 4.644,745 5.975,636 1.330,891 11,46
Lợi nhuận trước thuế 6.967,118 6.473,606 (493,512) (7,08)
Thuế TNDN 1.950,793 1.812,610 (138,183) (7,08)
Lợi nhuận sau thuế 5.016,325 4.660,996 (355,329) (7,08)
Trích PLXH 300 225 (75) (25) Thưởng 80 57 (23) (28,75) Hoa hồng 580,67 466,10 (114,57) (19,73) Lãi còn lại 4.055,655 3.912,896 (142,759) (3,52) (Nguồn: Phịng kế tốn [7]) Nhận xét
Dù cho bị ảnh hướng không nhỏ bởi cuộc khủng hoảng kinh tế, nhưng bằng sự nổ lực của cả một tập thể, cũng như đưa ra những biện pháp chiến lược hết sức hợp lý, nên không chỉ vượt qua được khó khăn mà Việt Delta vẫn mang về cho mình được lợi nhuận. Năm 2009 lợi nhuận thu được 4.055,655 triệu đồng, năm 2010 là 3.912,896 triệu đồng.
Lợi nhuận tăng hay giảm chủ yếu phụ thuộc và doanh thu, chi phí, chi phí khác: Thuế, trích phúc lợi xã hội, thưởng, hoa hồng…cũng ảnh hưởng ít nhiều đến lợi nhuận đạt được.
Doanh thu năm 2010 tăng 837,379 triệu đồng tức tăng 7,2% so với năm 2009 vì năm 2009 chỉ đạt 11.611,863 triệu đồng, năm 2010 tăng cao hơn đạt 12.449,242 triệu đồng, tuy nhiên chi phí năm 2010 lại cao hơn năm 2009, tăng 1.330,891 triệu đồng, làm chi phí năm 2010 tăng 11,46% so với năm 2009. Do đó năm 2010 dù doanh thu có tăng nhưng hiệu quả đem lại không cao do phải chi nhiều hơn, điển hình là việc tăng lương cho cơng nhân theo quy định của nhà nước. Bên cạnh đó là những khoản chi phí