CHƯƠNG 4 : PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KÊNH PHÂNPHỐI
4.1 THỰC TRẠNG KÊNH PHÂNPHỐI CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NAM
4.1.2.4 Công tác quản lý về việc chỉ định và thanh lý nhà phânphối của Công ty
phúc đáp mà không tranh cãi.
Một trong những phương pháp kích thích thị trường tăng trưởng doanh số, thu hút khách hàng đó là thực hiện các chương trình khuyến mãi. Để có thể quản lý các hoạt động chương trình khuyến mãi một cách tốt nhất, công ty yêu cầu tất cả các nhân viên thị trường phải hiểu rõ nội dung từng chương trình khuyến mãi, phải thường xuyên theo dõi diễn biến của các chương trình và báo cáo về cơng ty một cách chính xác và rõ ràng nhất.
4.1.2.4 Công tác quản lý về việc chỉ định và thanh lý nhà phân phối của Công ty Nam Dương Nam Dương
Trong hệ thống phân phối của Công ty Nam Dương, tất cả các sản phẩm được đưa đến các cửa hàng bán lẻ qua hệ thống nhà phân phối, nhà phân phối cung cấp cho công ty
kho chứa hàng, các phương tiện giao hàng, tài chính. Nói cách khác nhà phân phối là một đối tác của Công ty Nam Dương.
Công tác chỉ định một nhà phân phối mới được thực hiện khi nhà phân phối hiện tại bị thanh lý và công ty cần một sự thay thế, khi công ty muốn mở rộng mạng lưới hoạt động đến các thị trường tiềm năng và khi nhà phân phối hiện tại không đáp ứng được các nhu cầu phát triển. Trình tự chỉ định nhà phân phối được tiến hành theo các bước dưới đây:
Bước 1, xác định lãnh thổ, mỗi nhà phân phối có một vùng lãnh thổ riêng và chỉ hoạt động trong vùng lãnh thổ đó. Vùng lãnh thổ sẽ được chỉ định rõ ràng, chi tiết trên bản đồ trước khi chỉ định nhà phân phối. Khoảng cách bao phủ xa nhất của một nhà phân phối là 30km, địa điểm nhà phân phối phản ánh dân số của vùng đó, nếu khơng sẽ gây ra tình trạng chi phí cao và mức độ phục vụ khách hàng thấp. Thông thường địa điểm nhà phân phối ở khu vực chính, đơng dân cư và bao phủ một số khu vực gần, khu vực phụ được gọi là nông thôn. Khu vực đô thị là khu vực có điện nước đầy đủ, 80% dân số có truyền hình, 80% nhà được xây bằng gạch. Dân số và số cửa hàng được xác định từ những tiêu chuẩn trên.
Bước 2, xác định số cửa hàng và doanh thu mong đợi. Nếu là khu vực đang hoạt động, việc xác định lại các yêu cầu trên dễ dàng hơn. Còn đối với khu vực mới, phải dựa trên các yếu tố thu thập thông tin từ các đội tìm hiểu thị trường và dựa vào bản đồ thị trường tiềm năng - một công cụ để xác định thị trường tiềm năng. Bản đồ này dựa vào dân số của vùng đó và doanh thu của cơng ty hiện tại. Thường việc xác định số cửa hàng như sau:
Khu vực đô thị: một cửa hàng bao phủ được 300 người.
Khu vực nông thôn: một cửa hàng bao phủ được 450 người..
Cách tính được thể hiện qua ví dụ sau. Qua thời gian làm việc tại tỉnh P, huyện D, giám sát vùng nghĩ rằng việc thay thế nhà phân phối là cần thiết cho sự bao phủ toàn bộ huyện hơn hoạt động chỉ ở khu đô thị. Tuy nhiên để chắc rằng việc thành lập nhà phân phối là đúng, giám sát vùng cần phải tính nhà phân phối mới sẽ bao phủ bao nhiêu cửa hàng và doanh số sẽ là bao nhiêu. Trong tay giám sát vùng này có những số
Tổng số dân tỉnh P là 1.859.739 người (1).
Dân số huyện D là: 145.000 người (4).
Doanh số Công Ty Nam Dương tại tỉnh P hiện nay là: 5.013 triệu đồng/tháng (2). Giám sát vùng sẽ thực hiện các bước như sau để xem xét có nên thành lập nhà phân phối tại huyện D hay không:
Doanh thu trên đầu người tại tỉnh P của Công Ty Nam Dương là (3) = (2)/(1) = 2.696 đồng.
Doanh thu cơng ty ước tính tại huyện D là (5) = (3)*(4) = 2.696*145.000 = 390 triệu đồng.
Số cửa hàng ước tính sẽ là (6) = (4)/400 = 362 cửa hàng.
Dựa theo chuẩn một cửa hàng phải bao phủ được 400 người dân thì sẽ có 362 cửa hàng bán lẻ, với số lượng này thì có thể thành lập được nhà phân phối tại huyện D. Bước 3, đối với khu vực mới các giám sát vùng cần phải xác định bản đồ hoạt động thực sự của vùng, để từ đó các giám sát này sẽ quyết định mơ hình bán hàng, nhân sự, phương tiện, kế hoạch bán hàng.
Bước 4, cần phải xác định rõ các yêu cầu về cơ sở vật chất, vốn hoạt động, nhân sự. Bước 5, các giám sát vùng xác định các ứng cử viên làm nhà phân phối có đủ các tiêu chuẩn sau đây hay khơng:
Có tài chính tốt và sẵn sàng đầu tư vào cơng việc kinh doanh.
Có tinh thần hợp tác và thực hiện tốt các chính sách của cơng ty.
Có khả năng quản lý tốt.
Ở vị trí chính của khu vực hoạt động.
Ưu tiên hơn nếu nhà phân phối có mối quan hệ tốt với thị trường địa phương. Bước 6, thảo luận với các ứng cử viên về các vấn đề sau:
Giải thích về kế hoạch của công ty, những yêu cầu và sự mong đợi.
Giải thích rõ về chính sách cơng ty chiết khấu, công nợ.
Không nêu lên bất cứ một ý kiến nào về lợi nhuận, để nhà phân phối tự quyết định.
Giám sát vùng có trách nhiệm tìm kiếm và giới thiệu các ứng cử viên có khả năng trong khu vực hoạt động.
Bước 7, hoàn thành bản đề nghị trở thành nhà phân phối. Các ứng cử viên được lựa chọn phải điền đầy đủ thông tin vào trong mẫu đề nghị. Trong tiến trình trên, ứng cử viên phải chuẩn bị mọi vấn đề như đã thỏa thuận trong bản đề nghị.
Bước 8, đào tạo và khởi động. Tuyển thêm nhân sự nếu việc đó là cần thiết. Huấn luyện các đội bán hàng. Chuẩn bị các phương tiện vận chuyển. Sản phẩm sẽ được giao cho nhà phân phối nếu như các đội bán hàng đã sẵn sàng ở ngồi thị trường.
Trên đây là quy trình tuyển chọn nhà phân phối mới của Công ty Nam Dương. Trong thực tế, công ty phải đối mặt hằng ngày với những vấn đề về hoạt động của nhà phân phối như hàng tồn kho, tài chính, nhân sự, bán hàng và cách quản lý… Trên nguyên tắc, sau khi ký hợp đồng nhà phân phối phải thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng vì thế bất cứ sự tự ý thay đổi nào của nhà phân phối đều là nguyên nhân dẫn đến việc thanh lý hợp đồng. Tuy nhiên, hầu hết các nhà phân phối của công ty đều thực hiện công việc kinh doanh dựa trên kinh nghiệm của họ vì thế sự chủ động giúp đỡ từ phía cơng ty là cần thiết để huấn luyện và phát triển kỹ năng quản trị của của nhà phân phối. Sau tất cả các hành động giúp đỡ nhưng không có kết quả thì lãnh đạo cơng ty sẽ gửi thư cảnh cáo đến nhà phân phối với mục đích cho nhà phân phối cơ hội cuối cùng để cải thiện tình hình. Hành động cùng với việc gửi thơng báo là ngừng cung cấp hàng hóa trong 2 tuần. Sau đó, nếu diễn biến tình hình xấu hơn thì sẽ thanh lý hợp đồng. Các bước kiểm tra để thanh lý hợp đồng được thực hiện bao gồm:
Kiểm tra hàng tồn nếu nhà phân phối muốn trả lại. Hàng phải được đóng trong thùng.
Kiểm tra hàng hư hỏng.
Tất cả gửi về cho văn phịng cơng ty để tổng hợp số dư công nợ.
Công ty phải nhanh chóng lấy hàng về, hàng lấy về không được vượt quá số lượng đã ghi trong bảng kê khai.
Kế toán văn phòng phải chuẩn bị biên bản thanh lý hợp đồng. Chỉ khi nhà phân phối thanh tốn đủ cơng nợ cho công ty, thế chấp của nhà phân phối mới được hoàn trả lại.
Các bước chỉ định nhà phân phối và thanh lý nhà phân phối đều được Công Ty Nam Dương thực hiện theo một quy trình thống nhất như đã nêu ở trên. Cơng tác tìm kiếm nhà phân phối mới và thanh lý những nhà phân phối khơng cịn hiệu quả là rất quan trọng trong quá trình phát triển một kênh phân phối, vì muốn kênh phân phối phát triển được phải ln tìm kiếm và mở rộng thị trường và hạn chế những điểm xấu còn tồn tại trong kênh.