..15 Quản 3 .1 lý lập kế hoạch tổng quan
3.3 Quản lý thời gian và tiến độ của dự án WBS
Thời gian và tiến độ của dự án là một yêu tố rất quan trọng của dự án ,từ khi xác định cơ hội đầu tư và lập dự án thì chủ đầu tư đã tính đến thời gian dự án đi vào hoạt động trong tương lai .Khi một dự án được hồn thành đúng hoặc trước thời hạn thì làm cho cơ hội của dự án trong thị trường được tăng lên.Nếu một dự án chậm
tiến độ thời gian sẽ gây cho chủ đầu tư rất nhiều bất lợi trong kinh doanh ,một dự án chậm tiến độ tạo cho chủ đầu tư mất thêm chi phí trong quản lý ,hoạt động của dự án… bên cạnh đó thì dự án kéo dài làm cho khả năng rủi ro của dự án tăng lên theo thời gian qua sự thay đổi của tỉ giá ,làm phát ,sự thay đổi giá của các yếu tố đầu vào… vì vậy quản lý thời gian và tiến độ của dự án là một yếu tố cực kì quan trọng của các ban quản lý dự án đầu tư .Tại công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long cũng không phải là một ngoại lệ .Biết được tầm quan trọng của quản lý thời gian và tiến độ của dự án nên ban lãnh đạo công ty cũng đặc biệt chú ý đến yếu tố này .Tại công ty để thực hiện lập kế hoạch tiến độ thi cơng người ta làm theo tiến trính sau đây :
- Bước 1: Phân tách công việc của dự án:
Phân tách công việc của dự án là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những cơng việc cụ thể ,là việc xác định ,liệt kê và lập bảng giải thích cho từngcơng việc cần thực hiện của dự án .
Một sơ đồ phân cấp cơng việc có nhiều cấp bậc .cấp bậc trên cùng phản ánh nhiều công việc cùng thực hiện ,các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu ,cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể .Số lượng các cấp bậc thực hiện của sơ đồ phân tách công việc phụ thuộc vao quy mô và độ phức tạp của dự án . sau đây là bảng thể hiện phân tách công việc của dự án
Thứ bậc phân tách công việc theo các phương pháp
Cơ cấu phân tách công việc Phương pháp
Thứ
bậc Thể hiện Phân tích hệthống Chu kỳ tổ chức
1 mức độ tổng qt (chương trình ) Tồn bộ dự án (nhóm dự án) Tồn bộ dự án (nhóm dự án ) Tồn bộ dự án (nhóm dự án ) 2 mức độ dự án hệ thống lớn những giai đoạn chính (các chu kỳ) Các bộ phận cấu thành chính 3 Các nhóm nhiệm vụ chính Các phân hệ Các hệ thống lớn Các phòng ban các đơn vị thành viên
4 nhiệm vụ bộ phận nhiệm vụ bộ phận Các phân hệ tổ đội
5 Nhóm cơng việc Nhóm cơng việc Nhóm cơng việc Nhóm cơng việc
6 Cơng việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ
Phân tách công việc dự án xây dựng văn phòng theo mã số
TT WBS Tên nhiệm vụ Công việc
trước Kế hoạch Thực tế Ghi chú 1 1 chuẩn bị mặt bằng 2 2 Xây nhà 3 2.1 đổ móng 4 2.2 Xây tường và trần tầng 1 5 2.3 Xây tường và trần tầng 2
6 2.4 Làm sân thượng và tum
7 3 nội thất
8 3.1 điện
9 3.2 nước
10 4 Hoàn thiện
- Bước 2 : Pháp triển sơ đồ mạng
Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long dùng biểu sơ đồ PERT để thể hiện tính logic của cơng việc ,qua đó có thể thấy được tính lơgic của các cơng việc được phân tách ở bước 1 . Đó là cơng việc nào thực hiện trước cơng việc nào thực hiện sau .N goài ra nhiên sơ đồ PERT các nhà quản lý dự án có thể thấy được một cách rõ
ràng tầm quan trọng của các công việc trên đường găng , đường găng là được có thời gian thực hiện cơng việc dài nhất của dự án .Ngồi sơ đồ PERT thì cơng ty cịn sử dụng biểu đồ GANTT có thể thấy được hiện trạng thực tế cũng như kế hoạch của từng công việc cũng như tình hình chung của tồn bộ dự án .Cũng thơng qua biểu đồ GANTT các nhà quản lý có thể thấy được tình hình thực hiện các cơng việc nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng .Trên cơ sở đó có các biện pháp đẩy nhanh tiến trình tái sắp xếp lại cơng việc để đảm bảo tính liên tụcvà tái phân phối lại nguồn lực cho từng cơng việc nhằm đảm bảo tính hợp lý trong sử dụng nguồn lực
-Bước 3: Ước tính các thời hạn hoạt động sơ bộ và tính tốn ngày cụ thể
Ước tính thời hạn hoạt động sơ bộ là hoạt động mà các ban quản lý án sau khi thiết lập được các công việc của từng bộ phận cũng như sơ đồ công việc trong điều kiện tất cả các điều kiện đầy đủ và thuận tiện thì thời gian hồn thiện dự án là bao nhiêu lâu. Tuy nhiên trong thực tế không phải khi nào các điều kiện đều thuận lợi khi thực hiện dự án , có rất nhiều khó khăn và các điều kiện bất lợi xảy đến với dự án trong quá trình thực hiện ,như thiếu vật tư ,nguyên vật liệu trong quá trình thi cơng hay giá vật liệu tăng , bão lụt xảy ra và kéo dài , các rủi ro khác xảy ra khác nên dự án khơng hồn thành đúng thời gian mà tính sơ bộ .vì vậy tính tốn ngày cụ thể được tính đến để khắc phục các khó khăn có thể xảy ra .Mọi ban quản lý dự án đều cần phải ước tính đến thời gian sơ bộ và thời gian thực để có thể tránh khỏi những rủi ro có thể xảy ra với dự án .và cơng ty Sông Đà Thăng Long cũng làm như vậy.
-Bước 4: Xác định nguồn lực và tính đến các giới hạn nguồn lực và ước tính thời
hạn cuối
Sau khi đã phân tách được các công việc , lập được sơ đồ mạng cho các cơng việc của dự án thì việc cần thiết tiếp theo của ban quản lý dự án của công ty Sơng Đà Thăng Long nói riêng và các cơng ty có ban quản lý dự án nói chung đó là xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án một cách tốt nhất khơng xảy ra trường hợp lúc thì thừa các nguồn lực gây ra sự lãng phí các nguồn lực của dự án và tạo ra chi phí của dự án cao.bên cạnh đó cũng phải tính đến trường hợp mà nguồn lực cần nhiều nguồn lực khi triển khai nhiều cơng việc có thể cùng một thời điểm gây ra chậm tiến độ của dự án .tạo ra các rủi ro xấu cho dự án sau này
Vì vậy xác định nguồn lực đủ và hợp lý trong quá trình thực hiện lập tiến độ thời gian là một yếu tố hết sức quan trong của mọi dự án .phân phối nguồn lực hợp lý và từ đó có thể giới hạn một cách chính xác nguồn lực của dự án ,từ đó có thể ước tính được thời hạn cuối cùng hồn thành dự án .
Sau khi tính đến các hạn chế có thể lường trước được , dự án có một lịch biểu khá hồn chỉnh .Ban quản lý dự án sẽ tập hợp hồ sơ về các giả thiết ,các hợp đồng cam kết và các giấy tờ khác liên quan đến dự án ,ngày kết thúc dự trù và ngày kết thúc bắt buộc được coi là mốc quản lý mà nhà quản lý dựa vào đó để giao nhiệm vụ đồng thời giải quyết những rủi ro phát sinh .
-Bước 6 : Thống nhất thời hạn với các đơn vị thực hiện và lập báo cáo dự kiến tiến độ lên công ty .
Ban quản lý có nhiệm vụ thống nhất thời hạn với các đơn vị thực hiện dự án và các đơn vị có trách nhiệm liên quan một cách hợp lý nhất ,và sau đó có nhiệm vụ gửi báo cáo lên công ty để ban giám đốc và hội đồng quản trị xem xét và phê duyệt ,kiểm tra,kiểm soát .