2.3 Định từ khóa
2.3.1 Quy trình định từ khóa
Định từ khóa là q trình phân tích tài liệu, lựa chọn các yếu tố đặc trưng về nội dung và thể hiện chúng thành tập hợp các từ khóa phục vụ cho việc tìm kiếm thơng tin theo ngơn ngữ từ khóa trong hệ thống tìm tin tự động.
Nội dung các từ khóa có thể là: - Đối tượng nghiên cứu bậc 1
- Đối tượng nghiên cứu khái quát hóa nếu tài liệu có 3 chủ đề trở lên - Đối tượng nghiên cứu bậc 2
- Các phương diện nghiên cứu bậc 1 - Các phương diện nghiên cứu đặc thù - Lĩnh vực áp dụng đặc biệt
Quy trình định từ khóa của cán bộ Trung tâm được tiến hành theo quy trình định từ khóa tự do, bao gồm các bước sau:
- Phân tích chủ đề, xác định các đặc trưng nội dung
- Dịch các đặc trưng nội dung sang ngơn ngữ từ khóa bằng phương pháp xử lý từ vựng.
- Trình bày từ khóa theo quy định
Cũng giống như phân loại tài liệu, trước khi định từ khóa, các cán bộ thư viện sẽ tiến hành kiểm tra các biểu ghi tương ứng của tài liệu trên CSDL của
chỉ áp dụng đối với tài liệu ngoại văn. Hầu hết các biểu ghi của thư viện nước ngoài đều được định chỉ mục theo phương thức tạo đề mục chủ đề. Căn cứ vào đề mục chủ đề (được trình bày bằng tiếng Anh), các cán bộ sẽ chọn ra các yếu tố đặc trưng về nội dung của tài liệu và dịch các đặc trưng đó sang tiếng Việt.
Ví dụ: Tên tài liệu “Constitutional law” 650: $aConstitutional law $zUnited States
Từ khóa được định cho tài liệu này sẽ là Luật Hiến pháp và Mỹ
Phương thức này sẽ tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ trong việc định từ khóa, đặc biệt là giải quyết vấn đề hạn chế về trình độ ngoại ngữ của cán bộ. Theo các cán bộ xử lý, có đến 70% tài liệu tiếng Anh của thư viện được định từ khóa theo phương thức này.
Các tài liệu tiếng Việt và tài liệu tiếng Anh khơng tìm thấy biểu ghi trong CSDL của các thư viện khác sẽ được tiến hành theo quy trình định từ khóa thơng thường với các buớc sau:
Bước 1: Phân tích chủ đề
Trong định từ khóa, mục đích của việc phân tích nội dung tài liệu là xác định rõ tài liệu đề cập đến vấn đề gì. Cụ thể là xác định rõ đối tượng bậc 1, đối tượng bậc 2, các phương diện nghiên cứu của đối tượng và các phương pháp đặc thù được đề cập trong nội dung tài liệu.
Đối tượng nghiên cứu là đặc trưng quan trọng nhất phản ánh nội dung của tài liệu. Trong một tài liệu có thể có một hoặc một số đối tượng nghiên cứu. Phương diện nghiên cứu của đối tượng là thông tin trả lời cho câu hỏi: đối tượng được nghiên cứu ở góc độ nào, ở đâu, thời gian nào.
Phương pháp nghiên cứu đặc thù trả lời cho câu hỏi: việc nghiên cứu đối tượng có sử dụng phương pháp gì đặc biệt.
Luận văn đã tiến hành khảo sát 5 cán bộ về cách thức phân tích nội dung tài liệu của họ khi định từ khóa. Kết quả như sau:
- 5/5 cán bộ cho rằng khi phân tích nội dung tài liệu phải đọc các yếu tố nhan đề, mục lục, lời giới thiệu…
- 5/5 cán bộ cho rằng sau khi đọc tài liệu cần tìm ra các khái niệm đặc trưng cho tài liệu. Trong đó, 3/5 cán bộ nêu được chính xác các khái niệm đặc trưng của tài liệu là đối tượng nghiên cứu, phương diện và phương pháp nghiên cứu, 2/5 cán bộ khơng trả lời được đầy đủ và chính xác các khái niệm.
Bước 2: Dịch các đặc trưng sang ngơn ngữ từ khóa tự do bằng phương pháp xử lý từ vựng
Sau khi đã lựa chọn được các đặc trưng của tài liệu, nhiệm vụ tiếp theo của cán bộ xử lý là phải dịch các đặc trưng đó sang ngơn ngữ từ khóa bằng phương pháp xử lý từ vựng.
Xử lý từ vựng là thao tác biến đổi các từ ngữ thành dạng thức được sử dụng trong cách hành văn viết hoặc văn nói sang dạng thức có thể tra cứu được. Để trở thành một đơn vị từ vựng có thể tra cứu được, từ khóa phải đảm bảo các yêu cầu như: đủ nghĩa, thơng dụng, súc tích, ngắn gọn, chính xác, hiện đại, đơn nghĩa và khách quan. Chính vì vậy, để lựa chọn được các từ khóa có chất lượng, địi hỏi người cán bộ xử lý phải nắm chắc phương pháp xử lý từ vựng.
Trong 5 cán bộ được hỏi, có 2 cán bộ trả lời có sử dụng phương pháp xử lý từ vựng trong việc dịch các đặc trưng tài liệu sang ngơn ngữ từ khóa. 03 cán bộ trả lời rằng họ dịch từ khóa một cách cảm tính, có nghĩa là lựa chọn những từ có nghĩa, phản ánh đúng các đặc trưng của tài liệu được lựa chọn. Lý do họ đưa ra là Trung tâm sử dụng phương pháp định từ khóa tự do nên khơng nhất thiết phải tuân theo các quy tắc, chuẩn, u cầu về ngơn ngữ từ khóa. Tất cả cán bộ xử lý đều nêu được từ khóa phải đảm bảo được các yêu cầu như tính đầy đủ, chính xác, súc tích, ngắn gọn, khách quan và đơn nghĩa.
Việc nắm vững phương pháp xử lý từ vựng sẽ giúp cán bộ xây dựng được tập hợp các từ khóa chuẩn mà sau khi dùng cơng cụ kiểm sốt sẽ khơng
Bước 3: Trình bày từ khóa theo quy định
Từ khóa là từ hoặc cụm từ có nghĩa được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu. Đặc điểm riêng biệt của ngơn ngữ từ khóa so với ngơn ngữ đề mục chủ đề là các từ khóa có giá trị tìm tin ngang nhau. Như vậy yêu cầu đặt ra là khi trình bày các từ khóa trong biểu ghi phải tính đến việc ưu tiên các từ khóa chính (đối tượng nghiên cứu của tài liệu) hơn các từ khóa khác. Một yêu cầu khác là làm thế nào có thể trích rút được các từ khóa chính, từ khóa địa lý hay từ khóa nhân vật để xây dựng các bảng tra cứu phụ trợ hoặc biên soạn thư mục và các ấn phẩm thơng tin khác. Hiện nay, có 2 cách trình bày từ khóa trong biểu ghi được các thư viện áp dụng.
Cách thứ nhất: trình bày các từ khóa trong trường 653, tất cả các từ khóa đều được trình bày ở trường này, bao gồm từ khóa chính, từ khóa nhân vật, từ khóa địa lý…
Cách thứ hai: trình bày từ khóa chính và từ khóa phụ trong trường 653, từ khóa địa lý được trình bày ở trường 651 và từ khóa nhân vật được trình bày ở trường 610.
Việc trình bày từ khóa tại Trung tâm được thực hiện theo cách thứ nhất, có nghĩa là tồn bộ từ khóa được trình bày ở trường 653.
Mã tài liệu Nhãn trƣờng Chỉ thị Nội dung trƣờng
HLU020000019 653 ## $aLuật Dân sự
$aNghĩa vụ dân sự $aViệt Nam
HLU020000655 653 ## $aLuật Quốc tế
$aThanh toán quốc tế $aThương mại quốc tế
HLU150027448 653 ## $aLuật Hành chính
$aTính hợp pháp $aTính hợp lý $aViệt Nam