Như vậy, với phương thức trình bày từ khóa như trên, các từ khóa sẽ có giá trị ngang nhau, khơng có dấu hiệu để phần mềm phân biệt được từ khóa chính và các từ khóa khác. Điều đó đồng nghĩa với việc khi tìm tin các kết quả tìm kiếm sẽ khơng có sự ưu tiên đối với các từ khóa chính. Khi biên soạn các ấn phẩm thư mục sẽ khơng trích được các từ khóa chính, các từ khóa nhân vật, từ khóa địa lý để xây dựng các bảng tra phụ trợ.
2.3.2 Cơng cụ định từ khóa
Hiện nay, việc định từ khóa cho tài liệu tại Trung tâm chưa có một cơng cụ kiểm sốt chính thống nào. Trung tâm sử dụng từ khóa tự do, đó là từ khóa được cán bộ xử lý đặt ra theo nguyên tắc chung nhưng khơng được kiểm sốt theo phương tiện kiểm soát nào. Mặc dù Trung tâm đã trang bị Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia, song Bộ từ khóa này được biên soạn chủ yếu dành cho các thư viên đa ngành, có vốn tài liệu mang tính tổng hợp, khơng đáp ứng được yêu cầu xử lý chuyên sâu của một thư viện chuyên ngành.
Trong tổng số vốn tài liệu hiện có của Thư viện, có đến 70% tài liệu thuộc lĩnh vực luật, trong khi đó Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia có rất ít thuật ngữ về lĩnh vực này, do đó khơng thể đáp ứng được u cầu đối với cơng tác định từ khóa của Trung tâm. Vì vậy, Bộ từ khóa này chủ yếu được sử dụng để tham khảo định từ khóa cho tài liệu thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội khác như kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục, lịch sử, các tác phẩm văn học... Toàn bộ tài liệu luật học của thư viện sẽ được định từ khóa tự do.
Việc sử dụng từ khóa tự do mặc dù có những lợi thế nhất định tạo điều kiện cho cán bộ xử lý khơng bị bó hẹp theo một khn khổ cứng nhắc (phương
tiện kiểm sốt từ khóa), tuy nhiên có rất nhiều hạn chế nếu cán bộ xử lý không nắm vững các nguyên tắc định từ khóa và phương pháp xử lý từ vựng.
Đây cũng là điểm bất cập hiện nay của Trung tâm khi chưa có cơng cụ chính thức nào hỗ trợ cán bộ định từ khóa tài liệu. Năm 2015, lãnh đạo Trung tâm cũng đã nghiên cứu, xây dựng kế hoạch biên soạn Bộ từ khóa luật học quy ước để phục vụ công tác nghiệp vụ, giảm bớt khó khăn cho cán bộ làm cơng tác xử lý tài liệu.
2.3.3 Đánh giá chất lượng định từ khóa
Để đánh giá chất lượng từ khóa, luận văn lựa chọn ngẫu nhiên 20 biểu ghi trong CSDL và đánh giá dựa trên 2 tiêu chí: độ chính xác và độ đầy đủ.
Độ chính xác
Độ chính xác của từng biểu ghi được xác định bằng tỷ số giữa số lượng các từ khóa được lựa chọn phản ánh đúng đối tượng, phương diện và phương pháp nghiên cứu với tổng số từ khóa được lựa chọn trong biểu ghi. Cơng thức tính hệ số chính xác đã được trình bày ở phần 1.1.4.1 của Chương 1.
Ví dụ
Biểu ghi HLU140023845 có 4 từ khóa: Luật Ngân hàng, Luật Tài chính, Luật Kinh tế, Cho thuê, trong đó có 3 từ khóa phản ánh khơng chính
xác nội dung tài liệu. Độ chính xác của biểu ghi là 1/4.
Biểu ghi HLU150027513 có 2 từ khóa: Trung Quốc, Văn hóa phản ánh chính xác nội dung tài liệu. Độ chính xác của biểu ghi là 2/2.
Độ chính xác trung bình của các biểu ghi được khảo sát chưa cao, chiếm khoảng 76.92%.
Độ đầy đủ
Độ đầy đủ của từng biểu ghi được xác định bằng tỷ số giữa số lượng các đối tượng nghiên cứu được mô tả và tổng số đối tượng được đề cập trong nội dung tài liệu. Cơng thức tính hệ số đầy đủ được trình bày ở phần 1.1.4.1 của Chương 1.
Ví dụ biểu ghi HLU150027805 có 5 từ khóa được mơ tả. Tuy nhiên, biểu ghi này cịn thiếu 2 từ khóa nên độ đầy đủ của biểu ghi là 5/7.
Chất lượng phản ánh nội dung tài liệu được thể hiện ở bảng sau:
Chỉ tiêu khảo sát Mã biểu ghi Độ chính xác Độ đầy đủ Ncx/Ncm Tỷ lệ Nđt/Mđt Tỷ lệ HLU150027805 5/6 83.3 5/7 71.4 HLU150025370 6/7 85.7 6/7 85.7 HLU150027809 4/8 50 4/8 50 HLU150027811 5/6 83.3 6/6 100 HLU150027908 3/3 100 3/3 100 HLU150027911 3/5 60 3/4 75 HLU150027513 2/2 100 2/3 66.7 HLU150027532 4/4 100 3/5 60 HLU150027575 5/5 100 4/5 80 HLU150027781 3/4 75 3/4 75 HLU150027796 3/3 100 3/3 100 HLU 140021112 4/5 80 5/6 83.3 HLU 140023840 4/5 80 4/4 100 HLU 140023841 4/5 80 4/4 100 HLU140023843 3/4 75 3/4 75 HLU140023845 1/4 25 1/3 33 HLU140024180 4/4 100 4/4 100 HLU150025039 3/4 75 3/3 100 HLU150025115 2/3 63.3 3/3 100 HLU150025104 4/4 100 4/4 100