2.2 Phân loại tài liệu
2.2.1 Quy trình phân loại
Phân loại là quá trình xử lý nội dung tài liệu nhằm thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng các ký hiệu phân loại. Quá trình này bắt đầu từ việc đọc nhan đề của tài liệu và kết thúc bằng việc ghi các ký hiệu phân loại đó lên trang tên sách hoặc điền vào trường ký hiệu phân loại trên khổ mẫu trình bày dữ liệu. Trong quá trình phân loại, cán bộ thư viện phải xác định được nội dung tài liệu thuộc về môn loại tri thức nào. Trên cơ sở đó sẽ quyết định tài liệu được xếp vào đề mục nào trong bảng phân loại.
Để tìm hiểu thực trạng, cách thức tiến hành phân loại của cán bộ xử lý nghiệp vụ tại Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội, luận văn nghiên cứu hoạt động này dựa theo các bước của quy trình phân loại:
- Phân tích nội dung tài liệu - Xác định nội dung tài liệu - Xác định nội dung tài liệu - Định ký hiệu phân loại
Về cơ bản, quy trình phân loại tài liệu bao gồm ba bước trên. Tuy nhiên trong thực tiễn, quy trình đó có sự cải biến theo tình hình thực tế và trình độ của cán bộ xử lý. Với sự hỗ trợ của hệ thống mạng Internet, trước khi tiến hành xử lý tài liệu, các cán bộ thường tìm trong CSDL của các thư viện lớn xem biểu ghi phản ánh tài liệu đó có tồn tại khơng. Sau đó có thể sử dụng các dữ liệu sẵn có hoặc tham khảo để tạo ra các dữ liệu mới cho biểu ghi của mình. Cán bộ Trung tâm thường tham khảo CSDL thư mục của một số thư viện như: Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh.
Với cách làm này đã giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện rất nhiều. Tuy nhiên, cán bộ xử lý cũng cho rằng khơng thể hồn tồn phụ thuộc vào kết quả xử lý của các thư viện lớn, bởi đơi khi có sự khác biệt về cơng cụ mà các thư viện sử dụng cũng như phụ thuộc vào trình độ cán bộ của các thư viện đó. Việc tận dụng kết quả xử lý tài liệu của các thư viện khác chỉ nên thực hiện khi có sự tương đồng về cơng cụ và đối tượng xử lý.
Về quy trình thực hiện các bước trong phân loại tài liệu: có 4/4 cán bộ được hỏi đều trả lời chính xác thứ tự các cơng đoạn của phân loại tài liệu, bao gồm ba bước: phân tích nội dung tài liệu, xác định vị trí mơn loại và định ký hiệu cho tài liệu.
2.2.1.1 Phân tích nội dung tài liệu
Phân tích tài liệu là cơng đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý nội dung tài liệu. Thơng qua việc phân tích tài liệu, cán bộ xử lý sẽ xác định được những yếu tố đặc trưng về nội dung và hình thức của tài liệu, các khía cạnh về thời gian, địa điểm của vấn đề được nghiên cứu, tác dụng của tài liệu đối với bạn đọc.
Thông thường, khi phân tích tài liệu, cán bộ phân loại dựa vào các yếu tố: nhan đề, thông tin bổ sung cho nhan đề, lời nói đầu, mục lục, yếu tố xuất bản,…trong những trường hợp cần thiết phải đọc chính văn của tài liệu. Đây là những điểm tiếp cận, nguồn cơ bản trợ giúp cán bộ phân loại trong quá trình phân tích nội dung tài liệu.
Trong số 4 cán bộ được hỏi đều cho rằng khi phân tích nội dung tài liệu thì nhan đề là yếu tố cần được ưu tiên xem xét đầu tiên. Hầu hết các loại giáo trình, sách chuyên khảo, kỷ yếu hội thảo, cẩm nang hay sổ tay tra cứu…nội dung của tài liệu thường được phản ánh ngay trong nhan đề của tài liệu đó.
Ví dụ:
Tên tài liệu “Giáo trình Luật Đất đai Việt Nam” hoặc tài liệu “ Vai trò
Tuy nhiên nếu chỉ đọc nhan đề của tài liệu mà khơng xem xét các yếu tố khác thì cũng khơng thể xác định được nội dung chính của tài liệu để định ký hiệu phân loại chính xác vì trong nhiều trường hợp nhan đề không phản ánh đúng nội dung tài liệu.
Ví dụ:
Tên tài liệu “Lật ngược thế cờ”.
Có 3/4 cán bộ cho rằng lời nói đầu là một trong những yếu tố quan trọng giúp cán bộ thư viện xác định chính xác nội dung tài liệu bởi lời nói đầu thường giới thiệu ngắn gọn sự ra đời, nội dung của tài liệu hay vài nét khái quát về tác giả của tài liệu đó.
Có 2/4 cán bộ trả lời mục lục là yếu tố tiếp theo cần xem xét sau nhan đề tài liệu. Mục lục góp phần quan trọng giúp cán bộ xử lý xác định nội dung của tài liệu bởi nó được trình bày một cách khoa học, có hệ thống khung xương của tài liệu. Vì thế khi đọc mục lục, cán bộ phân loại sẽ hình dung ra đầy đủ cấu trúc và các vấn đề mà tài liệu đề cập đến.
Có 4/4 cán bộ cho rằng các yếu tố như thông tin bổ sung cho nhan đề, kết luận hay sơ đồ, bảng biểu cũng hỗ trợ cán bộ phân loại trong việc xác định nội dung của tài liệu nhưng không phải là những yếu tố quyết định.
Trong quá trình phân loại, nếu đã đọc hết các yếu tố trên mà vẫn chưa xác định được nội dung của tài liệu, khi đó cán bộ phân loại cần tiến hành đọc lướt tài liệu. Đọc lướt ở đây khơng phải là đọc tồn bộ nội dung tài liệu mà chỉ đọc phần mở đầu, kết luận của các chương, phần in đậm hay in nghiêng của tài liệu.
Khi phân tích nội dung của tài liệu, mục đích của cán bộ phân loại là xác định được chủ đề của tài liệu, mối quan hệ giữa các chủ đề đó, các phương diện nghiên cứu chuyên sâu của tài liệu… Những khía cạnh phụ như quan điểm của tác giả, hình thức trình bày nội dung của tài liệu. Các khía cạnh này địi hỏi người phân loại phải lưu ý để thể hiện trong chỉ số phân loại nhằm chi tiết hóa nội dung tài liệu xếp trên giá.
2.2.1.2 Xác định vị trí mơn loại
Bước này bao gồm các cơng đoạn sau: - Quy kết vào ngành khoa học
- Tìm vị trí chính xác nhất
- Gán ký hiệu của Bảng phân loại - Gán các trợ ký hiệu
Việc quy kết vào ngành khoa học đòi hỏi cán bộ phân loại phải nắm chắc các nguyên tắc quy kết cơ bản. Các nguyên tắc đó bao gồm:
1. Yếu tố chính để quyết định là nội dung tài liệu 2. Vấn đề cụ thể được ưu tiên hơn vấn đề chung
3. Tài liệu có nội dung phức tạp thuộc về 2-3 lĩnh vực thì được quy kết vào lĩnh vực có nội dung được chú trọng hơn.
4. Tài liệu có nội dung liên quan đến các khía cạnh xem xét khác nhau: + Tài liệu về lĩnh vực A được xem xét trên quan điểm của lĩnh vực B thì quy kết vào lĩnh vực B.
+ Tài liệu về việc áp dụng lĩnh vực A vào lĩnh vực B thì quy kết vào B + Tài liệu về việc áp dụng lĩnh vực A vào các lĩnh vực khác thì quy kết vào lĩnh vực A
5. Tài liệu về một khoa học liên ngành được quy kết vào lĩnh vực là xuất phát điểm của ngành đó hoặc lĩnh vực có nhu cầu phát sinh ra nó.
6. Tài liệu có nội dung trên 3 chủ đề thì quy kết vào chủ đề khái quát 7. Tài liệu về lịch sử của các ngành khoa học nói chung hoặc của đồng thời một số ngành khoa học thì quy kết vào lĩnh vực lịch sử; tài liệu về lịch sử của từng ngành khoa học riêng biệt thì quy kết vào lĩnh vực khoa học đó.
8. Tài liệu về cuộc đời và sự nghiệp của các danh nhân:
+ Tài liệu về 1 lĩnh vực hoạt động của họ hoặc một số lĩnh vực nhưng có lĩnh vực chính thì quy kết vào lĩnh vực hoạt động đó.
Qua kết quả khảo sát quy trình phân loại cho thấy, hầu hết các cán bộ phân loại đều nắm được các nguyên tắc quy kết tài liệu vào các lĩnh vực khoa học và tuân thủ các ngun tắc đó. Tuy nhiên, vẫn cịn cán bộ chưa nắm chắc các quy tắc này, cụ thể như sau:
Đối với quy tắc thứ 3, tài liệu có nội dung phức tạp thuộc về 2-3 lĩnh vực, có 3/4 cán bộ cho rằng sẽ quy kết vào lĩnh vực được chú trọng hơn nhưng 1/4 cán bộ lại cho rằng nên quy kết vào lĩnh vực được đề cập đến trước trong bảng phân loại.
Tương tự ở quy tắc thứ 7, có 3/4 cán bộ cho rằng tài liệu về lịch sử các ngành khoa học nói chung thì quy kết vào lịch sử và 1/4 cán bộ có ý kiến là quy kết vào lĩnh vực khoa học đó.
Sau khi xác định được tài liệu thuộc lĩnh vực tri thức nào thì dựa vào nguyên tắc cấu tạo của Bảng phân loại đi từ tổng quát đến cụ thể để đi đến đề mục cần thiết, trong nhiều trường hợp có thể sử dụng Bảng chỉ mục để hỗ trợ cho việc xác định vị trí mơn loại. Tùy theo mức độ phân chia chi tiết, các cán bộ tại Trung tâm có thể tìm được những mục chia nhỏ hơn của đề mục đó trong BPL để phản ánh hết mọi khía cạnh nội dung của tài liệu.
Việc lựa chọn các chỉ số phân loại cho tài liệu địi hỏi phải có hiểu biết và kinh nghiệm. Trong nhiều trường hợp đơn giản, các thuật ngữ để mơ tả nội dung tài liệu có ngay trong bảng phân loại. Nếu thuật ngữ cần lựa chọn khơng có trong bảng phân loại thì cán bộ xử lý phải tìm một từ chuẩn tương ứng với mức độ chính xác nhất.
2.2.1.3 Định ký hiệu phân loại
Định ký hiệu phân loại là sự thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng ký hiệu của bảng phân loại mà thư viện đang sử dụng. Khi đã xác định được vị trí mơn loại, cán bộ xử lý sẽ thực hiện việc định ký hiệu phân loại dựa theo nguyên tắc và cấu tạo của bảng từ chung tới riêng, từ khái quát đến cụ thể. Ký
hiệu phân loại được định từ bảng chính gọi là ký hiệu phân loại chính, những khía cạnh phụ khác được thể hiện bằng các trợ ký hiệu được rút ra từ các bảng phụ.
Như vậy, cấu trúc của ký hiệu phân loại thường là sự kết hợp giữa ký hiệu của mơn loại chính với các trợ ký hiệu. Điều quan trọng là cán bộ xử lý phải nắm chắc được nguyên tắc ghép nối giữa các ký hiệu.
Kết quả của quá trình phân loại được quy định trình bày trên khổ mẫu MARC tại Trung tâm như sau:
Trường 082: Ký hiệu phân loại theo Bảng DDC14 rút gọn Trường 084: Ký hiệu phân loại theo các Bảng phân loại khác
Ngoài ra cán bộ xử lý cũng phải ghi bằng bút chì ký hiệu phân loại đã được chọn lên đầu trang tên sách của tài liệu đó.