2.2 Phân loại tài liệu
2.2.3 Đánh giá chất lượng phân loại
Để đánh giá chất lượng công tác phân loại tài liệu tại Trung tâm, tác giả chọn ngẫu nhiên 100 tài liệu bao gồm cả tiếng Việt và tiếng Anh thuộc chuyên ngành luật cũng như các ngành khoa học xã hội khác.
Trong 100 biểu ghi từ CSDL, tác giả tiến hành phân loại và so sánh với kết quả phân loại trước đó để đánh giá. Kết quả 85 biểu ghi có kết quả phân loại chính xác, 15 biểu ghi phân loại sai hoặc ký hiệu phân loại chưa đầy đủ, tập trung vào một số lỗi như:
- Xác định sai đối tượng nghiên cứu
- Thiếu phương diện nghiên cứu và các trợ ký hiệu của tài liệu.
- Sai trợ ký hiệu địa lý của một số nước, ví dụ tài liệu số 15, trợ ký hiệu của New Zealand là N92 (cán bộ phân loại định là 54); hoặc thiếu chữ N như tài liệu số 13.
- Một số ký hiệu chưa chi tiết ví dụ tài liệu số 5, 10 Nguyên nhân:
- Trong q trình phân tích nội dung tài liệu, cán bộ xử lý còn bỏ qua một số yếu tố quan trọng như phụ đề, chính văn hay lĩnh vực nghiên cứu của
tác giả tài liệu mà chỉ xem xét nhan đề, mục lục hoặc lời nói đầu. Điều này dẫn đến việc xác định sai đối tượng nghiên cứu hoặc thiếu phương diện nghiên cứu của tài liệu.
- Cán bộ phân loại chưa thực sự nắm chắc bảng phân loại cũng như các nguyên tắc ghép nối giữa ký hiệu chính với các trợ ký hiệu.
Như đã trình bày ở phần 2.2.2, hiện Trung tâm đang sử dụng 3 bảng phân loại quy định dành cho 3 nhóm tài liệu khác nhau:
* Bảng phân loại DDC 14: dùng cho tài liệu ngoại văn (không phân biệt chuyên ngành).
* Bảng phân loại tài liệu luật học: dùng cho tài liệu tiếng Việt, chuyên ngành luật.
* Bảng phân loại 19 lớp: dùng cho tài liệu tiếng Việt thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội như kinh tế, chính trị, lịch sử, văn hóa, giáo dục…
Thực tế như vậy đã làm cho công tác phân loại của Trung tâm gặp phải những khó khăn và hạn chế nhất định. Có thể kể đến một số trường hợp điển hình như sau:
+ Chủ đề về sở hữu trí tuệ của Việt Nam sẽ có ký hiệu là 34(V)311.6 (theo Bảng phân loại tài liệu luật học) và 346.597 (theo Bảng phân loại DDC 14). Điều này đồng nghĩa với việc các tài liệu cùng chủ đề về sở hữu trí tuệ sẽ được xếp vào cùng một vị trí trên giá nhưng lại có 2 loại ký hiệu khác nhau.
+ Cả Bảng phân loại 19 lớp và Bảng phân loại tài liệu luật học đều đã lỗi thời, lạc hậu, không được cập nhật thường xuyên nên thiếu ký hiệu chi tiết cho một số chủ đề nhất định. Vì vậy, các tài liệu đó chỉ có thể được phân loại vào mục tổng quát nhất. Với ký hiệu tổng quát như vậy sẽ không phản ánh hết được nội dung của tài liệu, ảnh hưởng đến việc tìm kiếm thơng tin và tài liệu của bạn đọc.
tài liệu, do đó một số tài liệu được gán cho những ký hiệu khơng hồn tồn chính xác.
Ví dụ cuốn sách Đạo đức nghề luật
Theo đúng quy định, tài liệu này phải được phân loại theo Bảng phân loại 19 lớp. Tuy nhiên, bảng này lại chưa có mục nào dành cho chủ đề về đạo đức nghề nghiệp. Vì vậy, cán bộ phân loại chỉ có thể gán cho tài liệu này ký hiệu 1DL.72 (Đạo đức). Nếu phân loại tài liệu này theo bảng DDC 14 có mục 174: Đạo đức nghề nghiệp, ký hiệu này sẽ phản ánh chính xác hơn nội dung tài liệu đó.
Hoặc ví dụ cuốn sách “Phát hiện và sử dụng nhân tài” có nội dung đề cập đến vấn đề quản lý nhân sự, tuy nhiên trong Bảng phân loại 19 lớp khơng có mục nào phản ánh nội dung này nên các cán bộ phải phân loại về mục 335 (Quản lý kinh tế). Mặc dù ký hiệu này khơng hồn tồn chính xác nhưng nếu xét về cấu trúc của bảng phân loại và nội dung của tài liệu thì đây vẫn là ký hiệu phù hợp nhất có thể lựa chọn.
Danh sách các tài liệu phân loại không đạt yêu cầu.
STT Chất lƣợng
Mã tài liệu Thiếu Sai hoàn toàn
Ký hiệu chính xác 1 HLU150026680 346 346.597 2 HLU150027816 34(V)529.1 34(V)52 3 HLU110009782 34(V)014.1 305.1 4 HLU150027572 9(V43) 9-01(V43) 5 HLU150027807 34(V)239 34(V)239.3 6 HLU020001560 34(414)616.12 34(N414)616.12 7 HLU 150028233 9(V) 9(V24) 8 HLU150027488 3K5H6 3K5H3 9 HLU050012017 34(V)310.0(001.2) 34(V)310.0 10 HLU150027269 340 340.023
11 HLU150027442 1DL.72 174 12 HLU090003730 34(V)120 34(V)310 13 HLU020000152 4(523)(03) 4(N523)(03) 14 HLU110007814 34(V)21 34(V)21(075) 15 HLU100005750 34(54)114 34(N92)114 Tổng 8 7
Bảng 2.1 Danh sách các tài liệu phân loại chưa chính xác