Trong quá trình xử lý tài liệu, các cán bộ xử lý của Trung tâm gặp rất nhiều vấn đề phát sinh cần thống nhất bởi lẽ những vấn đề này không được quy định cụ thể trong các tài liệu nghiệp vụ. Với những trường hợp như vậy, các cán bộ thường tiến hành thảo luận giữa các thành viên trong tổ, nếu chưa thống nhất sẽ trao đổi với Lãnh đạo để đi đến kết luận cuối cùng. Tuy nhiên, việc làm này mới chỉ được thực hiện chủ yếu dưới hình thức trao đổi miệng, một số cán bộ có ghi chép lại nhưng cũng khơng thường xun và triệt để.
Xử lý tài liệu là một cơng việc khó khăn, phức tạp, đòi hỏi cán bộ làm cơng tác này phải có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ xử lý nói chung, về các chuẩn, cơng cụ hỗ trợ cũng như cách áp dụng chúng như thế nào. Thêm vào đó, cơng việc này cũng địi hỏi cán bộ xử lý phải có kinh nghiệm để xử lý tài liệu chính xác, đảm bảo tính thống nhất trong tồn bộ CSDL. Với những yêu cầu như vậy thì Trung tâm cần thiết phải xây dựng sổ tay nghiệp vụ xử lý tài liệu dùng cho cán bộ đang và sẽ làm công tác này, được sử dụng như một công cụ hỗ trợ cho hoạt động xử lý tài liệu.
Trong sổ tay nghiệp vụ sẽ tập hợp các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ xử lý tài liệu như: mơ tả, phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt,…các quy định, quy tắc và một số tài liệu tham khảo khác. Ngồi ra, sổ tay cịn bao gồm các quy ước trong xử lý tài liệu đã được bàn bạc, thống nhất trong Trung tâm. Đây còn là nơi để cán bộ xử lý ghi chép lại những kinh nghiệm, những trường hợp xử lý tài liệu cụ thể, đặc biệt trong quá trình làm việc hàng ngày để đến khi có cán bộ mới hoặc gặp lại trường hợp tương tự sẽ không lúng túng và không phải bàn bạc lại nữa. Việc thiết lập sổ tay nghiệp vụ sẽ có tác dụng:
- Giúp cho cán bộ thư viện chưa từng làm xử lý tài liệu có thể nắm được nghiệp vụ xử lý cũng như các chuẩn đang áp dụng, trang bị cho họ những kiến thức thực tế trong công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm.
- Cán bộ đang làm xử lý có một cẩm nang trong suốt q trình làm việc, đảm bảo kiểm sốt được tính thống nhất dữ liệu qua các lần xử lý khác nhau với cùng một tài liệu, đảm bảo chất lượng của công tác xử lý.
Yêu cầu đối với sổ tay nghiệp vụ này là phải thường xuyên được cập nhật những quy tắc, quy định cũng như những vấn đề phát sinh trong xử lý tài liệu và cách thức xử lý, vừa giúp kiểm sốt tính thống nhất của dữ liệu, vừa hỗ trợ được cho cán bộ mới nắm bắt được công việc khi có sự thay đổi về nhân sự tham gia công tác này.