Người dùng tin (NDT) là một người hoặc một nhóm người có nhu cầu tin, sử dụng sản phẩm và dịch vụ của cơ quan thông tin, thư viện. Họ là chủ thể của nhu cầu tin, là yếu tố cơ bản, thiết yếu, quyết định hoạt động của mỗi cơ quan thơng tin, thư viện. Hay nói cách khác, NDT vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới. NDT giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin. Họ là yếu tố tương tác hai chiều với các cơ quan thông tin thư viện, là cơ sở để định hướng các hoạt động của cơ quan thông tin thư viện. Họ tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây chuyền thông tin. Họ biết các nguồn thơng tin và có thể thơng báo hoặc đánh giá các nguồn tin đó. Chính sách bổ sung của thư viện cũng phụ thuộc phần lớn vào yêu cầu của NDT. Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin của NDT là công việc không thể thiếu ở bất kì cơ quan thơng tin thư viện.
Nhu cầu tin là những đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và sử dụng thông tin, nhằm duy trì hoạt động sống của con người. Nghiên cứu nhu cầu tin là nhận dạng về nhu cầu thông tin và tài liệu của NDT, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể và phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho họ. Nhu cầu tin thay đổi tuỳ theo công việc và nhiệm vụ mà NDT phải nghiên cứu thực hiện. Để xác định rõ nhu cầu tin của NDT, cơ quan thông tin cần nắm được: lĩnh vực mà họ quan tâm, nội dung thơng tin họ cần, mục đích sử dụng, ai sử dụng, loại tài liệu thích hợp, hình thức cung cấp thơng tin, thời
hạn đáp ứng nhu cầu tin, mức độ cấp bách của yêu cầu tin. Yêu cầu thông tin là dạng thể hiện cụ thể nhu cầu thông tin của NDT.
Qua khảo sát thực tế cho thấy người dùng tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội có thể chia thành 3 nhóm NDT cơ bản dưới đây. Tuy nhiên, sự chia nhóm NDT ở đây chỉ mang tính chất tương đối, bởi lẽ nhóm NDT là cán bộ quản lí cũng đồng thời là cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy.
Nhóm 1: NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lí.
Nhóm 2: NDT là cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy
Nhóm 3: là sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh đang công tác, học tập và nghiên cứu khoa học tại trường.
- Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ lãnh đạo quản lí, bao gồm: Ban Giám hiệu, các trưởng, phó khoa chun mơn, trưởng bộ mơn. Cơng việc chính của họ quản lí, ra quyết định nhưng cũng đồng thời là giảng viên, tham gia trực tiếp vào công tác giảng dạy. Thông tin mà họ cần là những thơng tin mang tính xác thực, thời sự, tổng hợp, cơ đọng, có chất lượng cao và đã được phân tích có hệ thống, các thơng tin chiến lược mang tính dự báo giúp họ ra những quyết định đúng đắn. Đó là những thơng tin tổng hợp có chọn lọc, văn bản pháp luật mới ban hành thuộc về chính sách, chế độ hay các bài viết chuyên ngành mang tính chất nghiên cứu tổng hợp chuyên sâu phục vụ cho công việc ra quyết định… Đây là nhóm NDT có trình độ chun mơn cao, phần lớn có trình độ tiến sĩ vì vậy những thơng tin mà họ cung cấp, phản hồi là những thơng tin có giá trị cần được Trung tâm khai thác triệt để phục vụ cho công tác phát triển nguồn tin và tài liệu kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu tin của họ, phục vụ cho việc ra quyết định trong cơng tác đào tạo của Trường.
- Nhóm ngƣời dùng tin là giảng viên, cán bộ nghiên cứu: đây là nhóm NDT có trình độ trên đại học và khả năng sử dụng các loại tài liệu, thông tin ở
và chuyển giao tri thức khoa học cho người học ở các hệ đào tạo cử nhân, thạc sĩ và tiến sĩ luật theo chương trình đào tạo của Trường. Nguồn tài liệu, thông tin mà họ cần thuộc về những chuyên ngành mà họ giảng dạy, nghiên cứu như: các tạp chí chuyên ngành luật; sách tham khảo, chuyên khảo, cơ sở dữ liệu pháp luật nước ngồi Heinonline. Sản phẩm thơng tin của họ là tập bài giảng, cơng trình nghiên cứu khoa học, giáo trình, sách chuyên khảo, dự án, đề tài khoa học. Với phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ, giảng viên là người trực tiếp hướng dẫn, định hướng cho sinh viên tự học, tự nghiên cứu. Họ có vai trị quan trọng trong việc truyền đạt, cung cấp những chỉ dẫn, thông tin về tài liệu, định hướng các nguồn tin mà sinh viên, học viên phải tự tìm kiếm, tự nghiên cứu để phục vụ cho mơn học, thảo luận nhóm hay trả bài tập trên lớp. Vì thế những thơng tin mà nhóm này cung cấp, phản hồi tới Trung tâm cũng vô cùng quan trọng giúp cho việc cập nhật các nguồn tin, các tài liệu mới phục vụ cho quá trình giảng dạy, nghiên cứu của giảng viên và sinh viên. Mỗi kì học, bộ phận bổ sung tài liệu và nhóm CBTV phụ trách các khoa (contact librarians) của Trung tâm được giao nhiệm vụ liên lạc với các khoa, các tổ bộ môn để nắm bắt nhu cầu về tài liệu của cán bộ, giảng viên. Như vậy, quá trình bổ sung tài liệu mới của Trung tâm sẽ được cập nhật thường xuyên, sát với thực tế giảng dạy của giảng viên và nhu cầu của người học.
- Nhóm ngƣời dùng tin là các học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên là nhóm NDT chủ yếu và có tần suất sử dụng thư viện thường xuyên
nhất.
+ Nhóm học viên cao học và nghiên cứu sinh: là những người đã tốt
nghiệp đại học hoặc sau đại học, có nhu cầu học cao hơn và nghiên cứu chuyên sâu về lĩnh vực luật học. Các thông tin mà họ cần là các bài nghiên cứu, bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành luật, sách chuyên khảo, văn bản pháp luật, luận án, luận văn… Tuy nhiên, nhóm NDT này là những cán bộ
đang công tác, họ vừa đi làm, vừa đi học nên khơng có nhiều thời gian tìm tài liệu và đọc trực tiếp tại Trung tâm. Hình thức tiếp cận tài liệu chủ yếu của nhóm này là dịch vụ sao chụp tài liệu, mượn về nhà hoặc dịch vụ tra cứu thông tin cung cấp danh mục tài liệu theo yêu cầu trực tiếp hoặc qua email.
+ Nhóm sinh viên: đây là nhóm NDT đơng đảo và sử dụng các dịch vụ của Trung tâm nhiều nhất và thường xuyên nhất. Hiện tại, Trung tâm đang phục vụ khoảng 8000 sinh viên hệ chính quy, nhu cầu tin của họ lớn và đa dạng với các dịch vụ mượn về nhà, đọc tại chỗ, tài liệu họ cần chủ yếu là giáo trình, các tài liệu tham khảo bắt buộc và tự chọn, các bài viết trong tạp chí chuyên ngành, luận án, luận văn phục vụ trực tiếp cho các môn học theo chương trình đào tạo của Trường.
Từ năm 2008, khi Trường chuyển đổi sang phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ địi hỏi sinh viên phải tự học, tự nghiên cứu nhiều hơn. Thời gian sinh viên phải tự tìm kiếm tài liệu theo đề cương môn học ngay từ tuần 0 và phải trả bài mà giáo viên yêu cầu tại tuần thứ nhất của mơn học. Vì vậy, Trung tâm đã trở thành giảng đường thứ 2 - nơi cung cấp các nguồn thông tin, tài liệu phục vụ quá trình học tập và nghiên cứu khoa học của nhóm NDT này.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 2.1 Quy trình chung
Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội được thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình xử lý tài liệu tại Thư viện Trường ĐH Luật HN
Tài liệu sau khi được bổ sung về Thư viện sẽ được phân loại sơ bộ theo từng chuyên ngành lớn ứng với các môn loại tri thức của Bảng phân loại. Trên cơ sở số lượng cụ thể của từng tên tài liệu đã bổ sung và cơ cấu tổ chức các kho tài liệu, cán bộ phòng Bổ sung biên mục sẽ phân chia tài liệu về các kho với số bản phù hợp.
Tài liệu bổ sung vào Thư viện
Phân loại sơ bộ theo chuyên ngành
Phân số bản của tài liệu cho các kho
Xử lý tài liệu
Tiếp đó, tài liệu sẽ được xử lý hình thức với các khâu: vào sổ đăng kí tổng quát, vào sổ ĐKCB, đóng dấu, dán chỉ từ, mã vạch… và xử lý nội dung: phân loại, định từ khóa và làm tóm tắt.
Sau khi thực hiện xong các cơng đoạn nói trên, cán bộ phụ trách tổ bổ sung biên mục sẽ tiến hành kiểm tra, hiệu đính kết quả xử lý tài liệu trước khi bàn giao tài liệu cho các kho để phục vụ bạn đọc.
* Quy trình xử lý nội dung tài liệu:
Sơ đồ 2.2: Quy trình xử lý nội dung tài liệu
Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội được tiến hành bởi 6 cán bộ. Số cán bộ này được chia thành 2 tổ: tổ Bổ sung biên mục (3 cán bộ) và tổ Thông tin (3 cán bộ).
Đối với tổ Thơng tin, khi xử lý nội dung bài trích, các cán bộ tiến hành đồng thời cả 3 khâu phân loại, định từ khóa và làm tóm tắt, khơng có sự chun mơn hóa từng khâu xử lý.
Nhóm xử lý sách, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học có sự phân cơng cụ thể, trong đó 02 cán bộ xử lý hình thức, định từ khóa và làm tóm tắt tài liệu; 01 cán bộ chuyên phân loại và kiểm tra kết quả xử lý của 2 cán bộ còn lại.
Xử lý nội dung tài liệu
Tổ Bổ sung biên mục Tổ Thông tin
Xử lý các tài liệu dạng sách, luận án, luận văn, đề tài NCKH và tài liệu hội thảo
Vì vậy, để đánh giá quy trình thực hiện các cơng đoạn trong xử lý nội dung tài liệu, luận văn tiến hành nghiên cứu quy trình xử lý của 6 cán bộ, sử dụng phương pháp khảo sát bằng phiếu điều tra.
2.2 Phân loại tài liệu
2.2.1 Quy trình phân loại
Phân loại là quá trình xử lý nội dung tài liệu nhằm thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng các ký hiệu phân loại. Quá trình này bắt đầu từ việc đọc nhan đề của tài liệu và kết thúc bằng việc ghi các ký hiệu phân loại đó lên trang tên sách hoặc điền vào trường ký hiệu phân loại trên khổ mẫu trình bày dữ liệu. Trong quá trình phân loại, cán bộ thư viện phải xác định được nội dung tài liệu thuộc về môn loại tri thức nào. Trên cơ sở đó sẽ quyết định tài liệu được xếp vào đề mục nào trong bảng phân loại.
Để tìm hiểu thực trạng, cách thức tiến hành phân loại của cán bộ xử lý nghiệp vụ tại Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội, luận văn nghiên cứu hoạt động này dựa theo các bước của quy trình phân loại:
- Phân tích nội dung tài liệu - Xác định nội dung tài liệu - Xác định nội dung tài liệu - Định ký hiệu phân loại
Về cơ bản, quy trình phân loại tài liệu bao gồm ba bước trên. Tuy nhiên trong thực tiễn, quy trình đó có sự cải biến theo tình hình thực tế và trình độ của cán bộ xử lý. Với sự hỗ trợ của hệ thống mạng Internet, trước khi tiến hành xử lý tài liệu, các cán bộ thường tìm trong CSDL của các thư viện lớn xem biểu ghi phản ánh tài liệu đó có tồn tại khơng. Sau đó có thể sử dụng các dữ liệu sẵn có hoặc tham khảo để tạo ra các dữ liệu mới cho biểu ghi của mình. Cán bộ Trung tâm thường tham khảo CSDL thư mục của một số thư viện như: Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh.
Với cách làm này đã giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thư viện rất nhiều. Tuy nhiên, cán bộ xử lý cũng cho rằng khơng thể hồn tồn phụ thuộc vào kết quả xử lý của các thư viện lớn, bởi đơi khi có sự khác biệt về cơng cụ mà các thư viện sử dụng cũng như phụ thuộc vào trình độ cán bộ của các thư viện đó. Việc tận dụng kết quả xử lý tài liệu của các thư viện khác chỉ nên thực hiện khi có sự tương đồng về cơng cụ và đối tượng xử lý.
Về quy trình thực hiện các bước trong phân loại tài liệu: có 4/4 cán bộ được hỏi đều trả lời chính xác thứ tự các cơng đoạn của phân loại tài liệu, bao gồm ba bước: phân tích nội dung tài liệu, xác định vị trí mơn loại và định ký hiệu cho tài liệu.
2.2.1.1 Phân tích nội dung tài liệu
Phân tích tài liệu là cơng đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý nội dung tài liệu. Thơng qua việc phân tích tài liệu, cán bộ xử lý sẽ xác định được những yếu tố đặc trưng về nội dung và hình thức của tài liệu, các khía cạnh về thời gian, địa điểm của vấn đề được nghiên cứu, tác dụng của tài liệu đối với bạn đọc.
Thông thường, khi phân tích tài liệu, cán bộ phân loại dựa vào các yếu tố: nhan đề, thông tin bổ sung cho nhan đề, lời nói đầu, mục lục, yếu tố xuất bản,…trong những trường hợp cần thiết phải đọc chính văn của tài liệu. Đây là những điểm tiếp cận, nguồn cơ bản trợ giúp cán bộ phân loại trong quá trình phân tích nội dung tài liệu.
Trong số 4 cán bộ được hỏi đều cho rằng khi phân tích nội dung tài liệu thì nhan đề là yếu tố cần được ưu tiên xem xét đầu tiên. Hầu hết các loại giáo trình, sách chuyên khảo, kỷ yếu hội thảo, cẩm nang hay sổ tay tra cứu…nội dung của tài liệu thường được phản ánh ngay trong nhan đề của tài liệu đó.
Ví dụ:
Tên tài liệu “Giáo trình Luật Đất đai Việt Nam” hoặc tài liệu “ Vai trò
Tuy nhiên nếu chỉ đọc nhan đề của tài liệu mà khơng xem xét các yếu tố khác thì cũng khơng thể xác định được nội dung chính của tài liệu để định ký hiệu phân loại chính xác vì trong nhiều trường hợp nhan đề không phản ánh đúng nội dung tài liệu.
Ví dụ:
Tên tài liệu “Lật ngược thế cờ”.
Có 3/4 cán bộ cho rằng lời nói đầu là một trong những yếu tố quan trọng giúp cán bộ thư viện xác định chính xác nội dung tài liệu bởi lời nói đầu thường giới thiệu ngắn gọn sự ra đời, nội dung của tài liệu hay vài nét khái quát về tác giả của tài liệu đó.
Có 2/4 cán bộ trả lời mục lục là yếu tố tiếp theo cần xem xét sau nhan đề tài liệu. Mục lục góp phần quan trọng giúp cán bộ xử lý xác định nội dung của tài liệu bởi nó được trình bày một cách khoa học, có hệ thống khung xương của tài liệu. Vì thế khi đọc mục lục, cán bộ phân loại sẽ hình dung ra đầy đủ cấu trúc và các vấn đề mà tài liệu đề cập đến.
Có 4/4 cán bộ cho rằng các yếu tố như thông tin bổ sung cho nhan đề, kết luận hay sơ đồ, bảng biểu cũng hỗ trợ cán bộ phân loại trong việc xác định nội dung của tài liệu nhưng không phải là những yếu tố quyết định.
Trong quá trình phân loại, nếu đã đọc hết các yếu tố trên mà vẫn chưa xác định được nội dung của tài liệu, khi đó cán bộ phân loại cần tiến hành đọc lướt tài liệu. Đọc lướt ở đây khơng phải là đọc tồn bộ nội dung tài liệu mà chỉ đọc phần mở đầu, kết luận của các chương, phần in đậm hay in nghiêng của tài liệu.