2.6.1 Điểm mạnh
Trong những năm qua, công tác xử lý tài liệu nói chung và xử lý nội dung tài liệu nói riêng của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Luật Hà Nội đã có những tiến bộ nhất định. Công tác xử lý nội dung tài liệu được tiến hành theo một quy trình chung, thống nhất với những phương thức xử lý cơ bản là phân loại tài liệu, định từ khóa và làm tóm tắt. Với nguồn lực thơng tin phong phú và đa dạng, kết quả của công tác này đã góp phần tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thơng tin có chất lượng, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của các đối tượng bạn đọc.
Thư viện đã xây dựng được quy trình xử lý tài liệu hợp lý, một số khâu đã được chun mơn hóa giúp đảm bảo chất lượng xử lý cũng như nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán bộ thư viện. Việc tiến hành kiểm tra chéo kết quả xử lý đã giúp các cán bộ kịp thời phát hiện ra những sai sót để chỉnh sửa kịp thời.
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện cũng như việc triển khai áp dụng các chuẩn nghiệp vụ đã mở ra cơ hội trao đổi và chia sẻ tài nguyên thông tin giữa Thư viện Đại học Luật Hà Nội với các thư viện lớn trong và ngồi nước. Một số cơng đoạn trong xử lý nội dung tài liệu được sao chép từ biểu ghi của các thư viện khác đã giúp tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ thư viện, kết quả xử lý vẫn đảm bảo độ chính xác và tính thống nhất cao.
Đội ngũ cán bộ làm công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm hầu hết đều là cán bộ trẻ, được đào tạo chính quy, có tinh thần trách nhiệm với công việc. Đây là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng của cơng tác xử lý tài liệu nói riêng và sự phát triển của Trung tâm nói chung.
2.6.2 Điểm hạn chế
Bên cạnh những điểm mạnh kể trên, công tác xử lý nội dung tài liệu của Trung tâm cũng bộc lộ nhiều hạn chế cần khắc phục. Qua nghiên cứu thực trạng cơng tác này cho thấy:
Về trình độ của cán bộ xử lý
Trong phân loại tài liệu: Một số cán bộ vẫn còn mắc các lỗi như chưa nắm được nguyên tắc xác định đối tượng nghiên cứu, nguyên tắc ghép nối ký hiệu giữa bảng chính và bảng phụ, có trường hợp xác định sai đối tượng nghiên cứu. Việc chưa có kiến thức về lĩnh vực luật cũng như trình độ ngoại ngữ hạn chế của cán bộ xử lý cũng khiến cho việc phân loại tài liệu gặp khó khăn, nhiều tài liệu được định ký hiệu khơng chính xác, khơng phản ánh đúng
Định từ khóa: Kết quả chất lượng định từ khóa của Trung tâm có thể đánh giá đạt mức khá, từ khóa đã thể hiện được tương đối đầy đủ và chính xác nội dung của tài liệu. Tuy nhiên, các lỗi thường gặp phải của Trung tâm khi định từ khóa chủ yếu là do vấn đề xử lý từ vựng, thừa từ hoặc thiếu từ. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ quan điểm của cán bộ xử lý về từ khóa tự do và khơng có sự thống nhất trong việc trình bày từ khóa. Điều này ít nhiều đã làm ảnh hưởng đến kết quả tìm tin theo ngơn ngữ từ khóa của bạn đọc.
Trong biên soạn bài tóm tắt: Về cơ bản cơng đoạn tóm tắt của Trung tâm được thực hiện tương đối tốt, bài tóm tắt đã bao quát được nội dung của tài liệu. Mặc dù vậy, khi biên soạn bài tóm tắt, các cán bộ xử lý vẫn gặp một số lỗi cần khắc phục như hình thức trình bày, lỗi chính tả, quy định viết tắt, văn phong của bài tóm tắt đơi khi cịn thiếu sự cơ đọng và súc tích. Mức độ thơng tin đưa vào bài tóm tắt cịn chưa thống nhất.
Như vậy có thể thấy rằng trình độ của cán bộ làm cơng tác xử lý tài liệu tại Trung tâm vẫn còn những hạn chế nhất định. Nguyên nhân của những hạn chế này bắt nguồn từ chủ quan của chính các cán bộ xử lý. Mặc dù phần lớn đội ngũ này đều là những cán bộ trẻ song tinh thần tự học, tự trau dồi chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ chưa cao, chưa chủ động nghiên cứu tài liệu nghiệp vụ để tích lũy kiến thức cho bản thân. Đây cũng là một trong những vấn đề quan trọng mà Trung tâm cần sớm tìm ra giải pháp để nâng cao hơn nữa năng lực làm việc cho đội ngũ này.
Về công cụ trợ giúp:
Trong phân loại tài liệu: Hiện Trung tâm đang sử dụng 3 Bảng phân loại áp dụng cho 3 nhóm tài liệu khác nhau. Bảng phân loại tài liệu khoa học tổng hợp và Bảng phân loại tài liệu luật học được biên soạn từ rất lâu nhưng chưa được bổ sung, chỉnh lý lần nào. Hơn nữa, việc xuất hiện thêm nhiều ngành, lĩnh vực mới đã làm cho các Bảng phân loại này trở lên chật hẹp, không đáp ứng được yêu cầu của công việc. Bảng phân loại DDC đầy đủ hiện đã được
xuất bản đến lần thứ 23, nhiều mục đã được mở rộng hơn rất nhiều so với bảng rút gọn, tuy nhiên Trung tâm vẫn đang sử dụng bảng phân loại DDC 14 rút gọn để phân loại tài liệu các tài liệu ngoại văn. Điều này dẫn đến việc các ký hiệu phân loại khơng được chi tiết hóa và khơng thống nhất với ký hiệu của những tài liệu có cùng chủ đề mà thư viện tải được biểu ghi trong CSDL của các thư viện khác.
Trong định từ khóa: Do sử dụng phương thức định từ khóa tự do, khơng có cơng cụ kiểm sốt nên hầu hết cán bộ xử lý đều làm theo cảm tính, khơng có quy định thống nhất trong việc sử dụng từ khóa dẫn đến tình trạng cùng một nội dung chủ đề nhưng lại được diễn đạt theo nhiều cách khác nhau.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƢ VIỆN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI 3.1 Nâng cao năng lực cho cán bộ xử lý
3.1.1 Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho cán bộ xử lý
Đội ngũ cán bộ là một trong bốn yếu tố cấu thành của thư viện, có vai trị quan trọng quyết định chất lượng hoạt động của các thư viện và cơ quan thông tin. Đào tạo đội ngũ cán bộ trở thành những chun gia vững về chun mơn nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ, kiến thức tin học, sử dụng thành thạo máy tính để tìm kiếm, khai thác thơng tin …đang là mục tiêu hướng đến của Trung tâm.
Trong những năm qua, Trung tâm luôn dành sự đầu tư lớn cho công tác đào tạo nguồn nhân lực, các cán bộ được tạo điều kiện tham gia các lớp tập huấn, các hội thảo chuyên đề trong ngành tổ chức, được đào tạo các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm…Tuy nhiên, qua khảo sát và nghiên cứu tình hình thực tế cho thấy đội ngũ cán bộ xử lý mặc dù có trình độ chun mơn, tốt nghiệp đại học trở lên, được đào tạo đúng chuyên ngành nhưng năng lực xử lý tài liệu khơng đồng đều và cịn nhiều hạn chế. Ý thức tự trau dồi nghề nghiệp, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, cập nhật những kiến thức mới của một số cán bộ còn chưa cao dẫn đến chất lượng của cơng tác xử lý tài liệu nói chung và xử lý nội dung nói riêng cịn những tồn tại nhất định.
Vì vậy, để cơng tác bồi dưỡng cán bộ đạt hiệu quả cao và chất lượng xử lý nội dung tài liệu được cải thiện, Trung tâm cần tập trung vào một số vấn đề như sau:
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ luôn được coi trọng và đặt lên hàng đầu trong chiến lược phát triển lâu dài của Trung tâm.
- Việc đào tạo không chỉ dừng lại ở phạm vi đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác xử lý nội dung tài liệu mà phải mở rộng tới toàn thể cán bộ tại Trung tâm.
- Chương trình đào tạo phải phù hợp với từng đối tượng. Với cán bộ xử lý tài liệu cần có chương trình đào tạo nâng cao, chuyên sâu. Đối với cán bộ không trực tiếp tham gia xử lý tài liệu cần có chương trình mang tính tổng quan, giúp họ có thể nắm bắt được những kiến thức cơ bản nhất về xử lý tài liệu.
- Đa dạng hóa các hình thức đào tạo để phát huy được hiệu quả và chất lượng cũng như phù hợp với đối tượng tham gia như:
+ Đào tạo tại chỗ: Thư viện có thể tổ chức các khóa học ngắn hạn, dài hạn, mời các chuyên gia trong lĩnh vực thông tin – thư viện trong nước hoặc nước ngoài tham gia giảng dạy. Hoặc trong những điều kiện cụ thể giảng viên có thể là do chính các cán bộ có chun mơn vững của Thư viện đảm nhiệm. Bên cạnh đó, Thư viện cũng nên thường xuyên tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ. Điều này không chỉ cần thiết với Thư viện mà nó cịn có ý nghĩa lớn trong việc mở ra cơ hội giao lưu, liên kết, chia sẻ giữa các thư viện với nhau.
+ Đào tạo bên ngoài: Cử cán bộ đi học tập, tập huấn, đào tạo các khóa ngắn hạn, dài hạn, tham gia các hội thảo do các thư viện trong và ngồi nước tổ chức. Đây là hình thức đào tạo quan trọng giúp cán bộ thư viện có điều kiện tiếp cận với những kiến thức mới, công nghệ mới đã được áp dụng ở nhiều thư viện lớn cũng như học hỏi được kinh nghiệm mà họ đã đúc kết được trong quá trình áp dụng.
Ngồi ra, chính các cán bộ làm công tác xử lý tài liệu cũng có thể đề xuất với Lãnh đạo nhu cầu được đào tạo của mình để thư viện có hướng triển khai.
Đối với công tác xử lý nội dung tài liệu nói riêng, tác giả đề xuất một số giải pháp như sau:
Trong phân loại
- Tiến hành hướng dẫn, trao đổi chuyên môn về từng nội dung như: cấu trúc của của các bảng phân loại mà thư viện đang áp dụng và cách sử dụng bảng, cách thiết lập các ký hiệu phân loại, nguyên tắc quy kết tài liệu vào các lĩnh vực khoa học….Ghi chép kết luận của các buổi hướng dẫn và soạn thảo thành văn bản quy định nội bộ.
- Trước khi tiến hành phân loại, đặc biệt là các tài liệu có nội dung chuyên sâu, khó xác định đối tượng nghiên cứu, cán bộ xử lý nên tham khảo từ nhiều nguồn khác nhau (các thư viện lớn, ký hiệu có sẵn trong tài liệu, trao đổi với đồng nghiệp hoặc tham khảo chuyên gia) và lựa chọn ký hiệu phân loại chính xác nhất.
- Rà sốt lại quy trình phân loại, tìm ra nguyên nhân dẫn đến kết quả phân loại sai hoặc khơng chính xác.
- Khi phân loại tài liệu phải ln có thói quen sử dụng đồng thời bảng chính và bảng tra chủ đề để đối chiếu, so sánh trước khi lựa chọn ký hiệu phân loại.
Trong định từ khóa
- Ban Giám đốc cần có kế hoạch đào tạo hoặc đào tạo lại những kiến thức liên quan đến cơng tác định từ khóa tự do tại Thư viện.
- Cán bộ định từ khóa phải rèn luyện kỹ năng sử dụng các công cụ tra cứu như từ điển chuyên ngành, từ điển ngôn ngữ, bách khoa thư…để trang bị những kiến thức cần thiết trong việc định từ khóa.
- Hạn chế sử dụng ngơn ngữ tự nhiên khi định từ khóa. Chú trọng trong công đoạn xử lý từ vựng, tăng cường sử dụng ngôn ngữ và văn phong khoa học, định từ khóa ngắn gọn, súc tích, đơn nghĩa…
- Cần nắm vững và thống nhất sử dụng các quy định nội bộ, các quy tắc về hình thức trình bày đã được áp dụng; các quy định về từ khóa là tên riêng, tên địa danh, tên nước ngoài…
- Chú trọng đào tạo kỹ năng tra cứu theo từ khóa cho người dùng tin bởi đây là một trong những điểm truy cập tài liệu mà được sử dụng khá nhiều tại thư viện.
Trong làm tóm tắt
- Yêu cầu đặt ra đối với các bài tóm tắt là phải ngắn gọn, súc tích mà vẫn đảm bảo đủ nội dung của tài liệu. Thực tế các bài tóm tắt của Trung tâm vẫn còn thừa từ, mắc nhiều lỗi về diễn đạt. Chính vì thế, khi biên soạn bài tóm tắt, cán bộ xử lý cần loại bỏ những từ hoặc cụm từ trùng lặp, ít có giá trị thơng tin. - Sử dụng những cú pháp đơn giản thay vì những cú pháp phức tạp là biện pháp hữu hiệu để khắc phục lỗi về cấu trúc của bài tóm tắt.
- Trong bài tóm tắt vẫn cịn chưa có sự thống nhất về chính tả, hình thức trình bày, cách dùng từ…Vì vậy, các tổ chun mơn tham gia xử lý tài liệu cần có những buổi trao đổi nghiệp vụ, đưa ra những quy định cụ thể về tóm tắt đối với từng dạng tài liệu, thống nhất về cấu trúc cũng như quy trình biên soạn bài tóm tắt. Cung cấp đầy đủ các công cụ và tài liệu cần thiết để làm tóm tắt như: tiêu chuẩn, từ điển chuyên ngành, quy định nội bộ, cách viết tắt, quy tắc viết chính tả tiếng Việt…
3.1.2 Đào tạo các kỹ năng khác
Ngoài những địi hỏi về chun mơn nghiệp vụ thư viện, cán bộ làm công tác xử lý tài liệu còn cần được đào tạo, trang bị một số kiến thức và kỹ năng cần thiết khác như:
Nâng cao hiểu biết về lĩnh vực luật
Là một thư viện chuyên ngành nên phần lớn tài liệu cần được xử lý thuộc lĩnh vực luật học (chiếm khoảng hơn 70%). Một số dạng tài liệu như luận văn, luận án hoặc các sách chuyên khảo thường đề cập đến những vấn đề chuyên sâu, do đó gây khó khăn cho cán bộ thư viện khi xử lý nội dung tài liệu đặc biệt là phân loại và định từ khóa vì bản thân các cán bộ khơng có kiến thức
Bên cạnh đó, việc xử lý các tài liệu luật của nước ngoài cũng là một thách thức đặt ra đối với cán bộ tại Trung tâm. Bởi có sự khác biệt về hệ thống pháp luật giữa các quốc gia trên thế giới, do đó nếu khơng có hiểu biết về lĩnh vực luật sẽ khơng thể xử lý được chính xác những tài liệu này.
Việc trang bị những kiến thức về chuyên ngành luật là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Trong những năm qua, thư viện cũng đã cử một số cán bộ đi học văn bằng 2 luật. Tuy nhiên, sau khi kết thúc khóa học, những cán bộ này lại khơng tham gia xử lý tài liệu mà đảm nhiệm các công việc chun mơn khác. Chính vì thế, trong thời gian tới, Thư viện cần ưu tiên cử các cán bộ của tổ Bổ sung biên mục và tổ Thông tin tham gia các khóa học này để có thể đáp ứng tốt hơn yêu cầu của công việc, nâng cao chất lượng xử lý tài liệu. Việc đào tạo có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức như cử đi đào tạo, tự học hỏi từ chuyên gia, thông qua tài liệu hoặc các phương tiện khác.
Trình độ ngoại ngữ.
Hiện nay, trong thành phần vốn tài liệu của thư viện có khoảng gần 20% là tài liệu ngoại văn thuộc các ngôn ngữ như Anh, Pháp, Nga…Để có thể xử lý và quản trị được nguồn tài liệu này đòi hỏi các cán bộ xử lý phải có một trình độ ngoại ngữ nhất định.
Bên cạnh đó, với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, cán bộ thư viện cũng như người dùng tin có thể tiếp cận với rất nhiều nguồn thơng tin/tài liệu có giá trị trên mạng, các CSDL tài liệu của nước ngoài mà Trường Đại học Luật Hà Nội đã mua quyền truy cập. Tuy nhiên, hầu hết các thông tin/tài liệu này chủ yếu bằng tiếng Anh. Để khai thác có hiệu quả nguồn tài liệu đó địi hỏi