Hiện nay, nhóm cán bộ chịu trách nhiệm làm tóm tắt tại Trung tâm gồm 6 người, trong đó 3 cán bộ Phịng thơng tin làm tóm tắt các bài trích tạp chí, 3
cán bộ Phịng Bổ sung biên mục làm tóm tắt cho các tài liệu dạng sách, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, tài liệu hội thảo.
Quy trình làm tóm tắt của Trung tâm được tiến hành theo 3 bước sau:
Bước 1: Đọc hiểu tài liệu
Để hiểu được nội dung của tài liệu đòi hỏi người cán bộ xử lý phải đọc nhiều yếu tố khác nhau của tài liệu như: nhan đề, mục lục, lời giới thiệu, tóm tắt của tác giả, kết luận chung, kết luận sau mỗi chương, phần và đơi khi phải đọc cả chính văn của tài liệu.
Nhan đề tài liệu là nguồn thông tin quan trọng trong việc xác định chính xác hướng nghiên cứu của tài liệu gốc. Nhan đề tài liệu thường cung cấp một cách cơ đọng, ngắn gọn, chính xác về chủ đề chính của tài liệu. Do đó, nó giúp cán bộ Trung tâm định hướng ngay từ đầu khi biên soạn bài tóm tắt.
Ví dụ: Nhan đề tài liệu “Định tội danh và quyết định hình phạt”
Nhan đề tài liệu “Luật quốc tế - Những vấn đề lý luận và thực tiễn” Tuy nhiên nhan đề chỉ cung cấp những thông tin ngắn gọn, chưa đủ để phân biệt giữa các tài liệu có cùng chủ đề. Trong nhiều trường hợp nhan đề chính của tài liệu lại khơng thể hiện được nội dung chính và cụ thể của tài liệu vì chúng quá khái quát hay được chọn theo lối nói bóng bẩy, biểu cảm.
Ví dụ: Nhan đề tài liệu “Cây ô liu và chiếc Lexu”
Nhan đề tài liệu này không cho ta thấy thông tin cụ thể nào về nội dung tài liệu, không thể biết tài liệu nói về chuyên ngành hay lĩnh vực gì. Do đó, khơng thể dựa trên nhan đề này để biên soạn bài tóm tắt.
Ngồi nhan đề chính, thơng tin liên quan đến nhan đề hay còn gọi là phụ đề sẽ cung cấp những thơng tin bổ sung thêm cho nhiều khía cạnh khác nhau của nhan đề tài liệu. Phụ đề thường thông báo rõ hướng tiếp cận tài liệu chi tiết và cụ thể hóa thêm cho đề tài được thơng báo ở nhan đề. Ngồi ra, phụ đề cũng cung cấp những thông tin về phạm vi, đối tượng sử dụng và hình thức tài liệu.
Trong nghiên cứu tài liệu gốc thì lời nói đầu, lời giới thiệu thường cung cấp nhiều thông tin quan trọng để biên soạn bài tóm tắt. Các nguồn thơng tin này thường giải thích rõ tính cấp thiết của đề tài, mục đích, ý nghĩa, phương pháp tiếp cận đối với đề tài, giá trị nội dung và cấu trúc chính của tài liệu đó. Do đó, nguồn tin này đặc biệt quan trọng đối với việc biên soạn bài tóm tắt.
Mục lục cũng là nguồn tin quan trọng để người biên soạn bài tóm tắt nghiên cứu bởi nó cung cấp thơng tin cụ thể về cấu trúc nội dung của tài liệu, qua đó giúp cán bộ xử lý thấy rõ hướng triển khai nghiên cứu đề tài của tác giả trong tài liệu và các chủ đề nội dung chính.
Chính văn cung cấp những thông tin tham khảo cần thiết khi biên soạn các bài tóm tắt. Tuy nhiên, chỉ cần quan tâm đến các đề mục, phần tiểu kết, kết luận, các phần in nghiêng, in đậm, gạch chân, các hình vẽ minh họa và sơ đồ, bảng biểu, công thức.
Theo kết quả khảo sát cán bộ xử lý, có 2/6 cán bộ cho rằng yếu tố quan trọng nhất mà người làm tóm tắt cần đọc là mục lục. 4/6 cán bộ cho rằng tất cả các yếu tố mục lục, lời nói đầu, lời giới thiệu …đều quan trọng khi đọc hiểu tài liệu. Đối với một số dạng tài liệu đặc biệt là bài trích tạp chí thì cần phải đọc phần chính văn.
Đọc hiểu tài liệu là công đoạn rất quan trọng để lựa chọn các dữ liệu đầu vào cho bài tóm tắt. Đối với các tài liệu chuyên ngành sâu chẳng hạn như luật học, ngồi việc tìm hiểu các yếu tố trên cịn phải đọc cả chính văn, thâm chí phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong ngành.
Bước 2: Phân tích, chọn lọc thơng tin
Sau khi đọc hiểu tài liệu, cán bộ xử lý cần phải phân tích, chọn lọc để xác định lượng thông tin triển khai chủ đề và những vấn đề mà tài liệu gốc đề cập đến.
Trong quá trình chọn lọc, rút những thơng tin, dữ liệu cần thiết cho nội dung bài tóm tắt, cán bộ Trung tâm có thể đặt ra các câu hỏi để phân tích dữ
liệu từ các nguồn tin chính và nguồn tin phụ trợ như: Tài liệu nói về vấn đề gì? Vấn đề được đề cập đến từ phương diện nào? Tài liệu được sử dụng cho đối tượng hay lĩnh vực nào?
Có 5/5 cán bộ cho rằng công đoạn chọn lọc thông tin rất quan trọng nhưng khi được hỏi về các mức độ chọn lọc thơng tin thì cán bộ xử lý chưa nắm vững và khơng có sự thống nhất trong quan điểm về vấn đề này. Cụ thể, có 4/5 cán bộ cho rằng thơng tin mà họ đưa vào bài tóm tắt là chủ đề của từng chương, phần tức là thông tin ở mức 2, 1/5 cán bộ chọn thông tin chi tiết (mức 3) để đưa vào bài tóm tắt. Tuy nhiên, đánh giá các bài tóm tắt khảo sát trong CSDL, tác giả nhận định 100% bài tóm tắt đều lựa chọn thơng tin ở mức 2.
Bước 3: Trình bày lại thơng tin đã được lựa chọn
Đây là bước thể hiện lại những thông tin đã được lựa chọn làm sao để người dùng tin tiếp nhận những thơng tin đó một cách dễ dàng và chính xác nhất. Để đạt được điều này địi hỏi những thơng tin được trình bày phải có cấu trúc logic, chặt chẽ, sử dụng ngôn ngữ và văn phong khoa học; từ ngữ đúng đắn, thông dụng; câu văn ngắn gọn, rõ ràng, viết tắt đúng cách; ưu tiên sử dụng các loại cú pháp đặc thù (câu thiếu chủ ngữ nếu chủ ngữ là chủ thể thực hiện công việc), khơng xuống dịng và khơng lặp lại thơng tin.
Theo kết quả điều tra, tất cả cán bộ làm công tác xử lý nội dung tài liệu đều cho rằng bài tóm tắt phải đảm bảo cấu trúc chặt chẽ, sử dụng ngôn ngữ và văn phong khoa học. Có 1/5 cán bộ trả lời có sử dụng dấu chấm than (!) và dấu chấm xuống dịng khi biên soạn bài tóm tắt. Điều này cho thấy rằng vẫn còn cán bộ không nắm chắc cách thức sử dụng các phương tiện cú pháp khi làm tóm tắt.
Các cán bộ xử lý trình bày thứ tự thơng tin xuất hiện trong tài liệu gốc sao cho logic, ngắn gọn và dễ hiểu đối với người sử dụng. Trong biểu ghi MARC, bài tóm tắt được quy định trình bày ở trường 520, trường con $a, không sử dụng trường con khác và các chỉ thị.
Kết quả trình bày bài tóm tắt:
Ví dụ 1: Hướng tới xây dựng quan hệ đối tác chiến lược Việt Nam -
Hoa Kỳ = Towards a strategic partnership between Vietnam and the United States.
520$a: Trình bày những nhân tố tác động đến việc xây dựng quan hệ đối
tác chiến lược Việt Nam - Hoa Kỳ. Phân tích nội dung và ý nghĩa của quan hệ đối tác chiến lược giữa hai quốc gia trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh quốc phịng, văn hóa, giáo dục…Đánh giá những thành tựu, hạn chế, đưa ra dự báo xu thế phát triển của quan hệ Việt Nam - Hoa Kỳ đồng thời đề xuất giải pháp, lộ trình xây dựng quan hệ đối tác chiến lược giữa hai nước.
Ví dụ 2. Phát triển kinh tế vùng của Việt Nam
520$a: Trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về phát triển vùng và thể
chế phát triển vùng của Việt Nam giai đoạn 2000 – 2010. Đánh giá thực trạng phát triển vùng của Việt Nam thời gian qua, những vấn đề tồn tại đối với chính sách phát triển vùng. Đưa ra một số giải pháp, định hướng chiến lược phát triển vùng của Việt Nam trong điều kiện mới đến năm 2020.
Ví dụ 3. Luật bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng Việt Nam - Bản án và
bình luận bản án :$bsách chuyên khảo.$nTập 1
520$a: Tập hợp 69 bản án về bồi thường thiệt hại ngồi hợp đồng. Đưa
ra bình luận và so sánh với những nội dung tương ứng của pháp luật ở các quốc gia khác về bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng. Đề xuất các biện pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam về vấn đề này.
Ví dụ 4. Hình phạt tử hình trong Luật hình sự Việt Nam
520$a: Trình bày những vấn đề lý luận chung về hình phạt tử hình. Nghiên cứu hình phạt tử hình trong Luật hình sự Việt Nam và thế giới qua các thời kỳ lịch sử; hình phạt tử hình trong Bộ luật hình sự 1999. Đánh giá hạn chế của hình phạt tử hình trong Bộ luật Hình sự 1999 và đưa ra một số kiến
Ví dụ 5. Dẫn độ trong Luật quốc tế và pháp luật Việt Nam
520$a: Trình bày những vấn đề lý luận cơ bản về dẫn độ. Phân tích thực
trạng dẫn độ trong Điều ước quốc tế và pháp luật Việt Nam. Đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả dẫn độ tại Việt Nam.