3.2.1 Xây dựng Bộ từ khóa chuyên ngành luật
Hiện nay, Trung tâm đang gặp phải vấn đề về sự thống nhất trong xử lý nội dung tài liệu, đặc biệt là thống nhất về từ khóa. Việc không có công cụ kiểm soát trong công tác định từ khóa đang khiến cán bộ xử lý lúng túng khi sử dụng từ khóa tự do. Hơn nữa, trong lĩnh vực luật học có nhiều thuật ngữ chuyên môn mà nếu không có kiến thức nền tảng về luật sẽ không thể định được từ khóa chính xác. Trong CSDL của Trung tâm có nhiều từ khóa được định ra không đảm bảo các yêu cầu của từ khóa, cách thức trình bày các từ khóa phản ánh cùng một khái niệm cũng không có sự thống nhất, kỹ năng xử lý từ vựng của cán bộ còn hạn chế …dẫn đến hiện tượng nhiễu tin và làm ảnh hưởng đến hiệu quả tra cứu thông tin của bạn đọc. Vì thế, việc xây dựng Bộ từ
khóa quy ước chuyên ngành luật áp dụng trong công tác xử lý nội dung tài liệu là yêu cầu vô cùng cấp bách.
Năm 2015, Trung tâm đã đặt ra nhiệm vụ xây dựng Bộ từ khóa chuyên ngành luật trong kế hoạch công tác năm của đơn vị. Tuy nhiên, vì một số lý do khách quan cũng như cơ chế tài chính của Trường chưa cho phép nên hiện tại kế hoạch vẫn chưa được triển khai. Trong thời gian tới, Trung tâm cần quyết tâm thực hiện công việc này để sớm cho công cụ cho công tác định từ khóa. Để xây dựng được Bộ từ khóa này, Trung tâm có thể tận dụng tiện ích của phần mềm Libol, khai thác phần từ điển tham chiếu cho từ khóa. Trong từ điển tham chiếu đã lưu trữ toàn bộ các từ khóa được cán bộ xử lý thiết lập trong quá trình định từ khóa. Các từ khóa này được sắp xếp theo vần chữ cái ABC, rất thuận tiện cho việc tập hợp để xây dựng Bộ từ khóa. Bên cạnh đó, Thư viện cũng cần có sự phối hợp chặt chẽ với các chuyên gia trong lĩnh vực luật, tranh thủ sự hỗ trợ của họ để các thuật ngữ đưa vào Bộ từ khóa chính xác và có chất lượng.
3.2.2 Hoàn thiện các Bảng phân loại tài liệu.
Như đã trình bày ở phần thực trạng, hiện Trung tâm đang sử dụng 3 bảng phân loại để phân loại tài liệu. Cả 3 bảng phân loại này đang bộc lộ những bất cập nhất định, gây khó khăn cho công tác xử lý nội dung tài liệu, cụ thể như sau:
- Bảng phân loại DDC 14: Trung tâm đang áp dụng Bảng phân loại này để xử lý các tài liệu ngoại văn. Một thực tế là phần lớn các tài liệu ngoại văn mà Trung tâm nhập khẩu được biểu ghi của các thư viện nước ngoài đều được định ký hiệu theo bảng DDC đầy đủ, ấn bản 22 hoặc 23. Trong khi đó, những tài liệu không tìm thấy biểu ghi lại được cán bộ phân loại theo Bảng DDC rút gọn 14. Điều này tạo ra sự không thống nhất giữa các ký hiệu, những tài liệu có cùng nội dung chủ đề nhưng mức độ chi tiết của ký hiệu phân loại lại khác nhau. Chính vì thế, để đảm bảo sự thống nhất của các ký hiệu phân loại, Trung
tâm cần sớm chuyển sang sử dụng bảng phân loại DDC 23 đầy đủ đã được Thư viện Quốc gia Việt Nam biên dịch.
- Bảng phân loại tài liệu luật học. Đây là Bảng phân loại được nhóm cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm biên soạn từ năm 1998 để phân loại các tài liệu tiếng Việt thuộc chuyên ngành luật. Đến nay, đã có nhiều ngành luật mới ra đời, nhiều thuật ngữ pháp lý mới xuất hiện làm cho Bảng phân loại này trở nên chật hẹp, thiếu ký hiệu cho những lĩnh vực mới, không đáp ứng được yêu cầu của công tác phân loại. Một số tài liệu có nội dung chuyên sâu nhưng lại được phân loại vào phần tổng quát do chưa có ký hiệu chi tiết trong bảng phân loại cho nội dung, chủ đề đó. Điều này một phần cũng ảnh hưởng tới công tác tổ chức và phục vụ theo hình thức kho mở tại Trung tâm.
Hiện tại, do chưa có đủ điều kiện để chuyển đổi sang sử dụng một bảng phân loại đồng nhất thì việc bổ sung, cập nhật và chỉnh lý Bảng phân loại tài liệu luật là giải pháp trước mắt mà Trung tâm cần thực hiện. Bảng cần được bổ sung thêm các ngành, lĩnh vực luật mới; chỉnh sửa một số phần, mục cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Bảng phân loại dành cho các thư viện khoa học tổng hợp (Bảng 19 lớp) do Thư viện Quốc gia biên soạn. Bảng phân loại được biên soạn từ khá lâu, hiện đã lỗi thời, lạc hậu nhưng vẫn chưa được bổ sung, chỉnh lý lần nào. Với xu hướng hội nhập và áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu như hiện nay, có lẽ sẽ không còn thư viện nào dành sự lựa chọn cho bảng phân loại này mà hầu hết đã chuyển sang sử dụng Bảng DDC theo khuyến cáo của Bộ Văn hóa – Thể thao và Du lịch. Mặc dù có những hạn chế nhất định như vậy nhưng trước mắt, Trung tâm vẫn tiếp tục sử dụng Bảng phân loại này để xử lý các tài liệu thuộc lĩnh vực khoa học xã hội. Bởi thực tế, số lượng tài liệu thuộc lĩnh vực này của Trung tâm không nhiều, nội dung tài liệu không quá chuyên sâu như các thư viện chuyên ngành khác nên xét về phương diện nào đó nó vẫn còn phù hợp.