Trong xử lý nội dung tài liệu có rất nhiều vấn đề cần có sự thống nhất chung và đưa ra thành qui định nội bộ bằng văn bản. Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu chỉ ra rằng, một phần hạn chế của Trung tâm trong cơng tác này chính là sự không thống nhất chung về hình thức trình bày, quy tắc viết hoa, viết tắt, cách mở rộng hoặc thu hẹp ký hiệu phân loại.
Năm 2013, Trung tâm cũng đã biên soạn bản quy định nội bộ trong xử lý tài liệu dựa trên Quy tắc mô tả AACR2 để đảm bảo sự thống nhất trong kết quả xử lý tài liệu. Tuy nhiên, quy định này chủ yếu quan tâm đến các quy tắc mơ tả hình thức mà chưa đề cập đến các quy định về xử lý nội dung cũng như các quy định về chính tả, viết hoa.
Vì vậy, việc đưa ra các quy định nội bộ sẽ giúp kết quả xử lý của các cán bộ xử lý đều giống nhau, nâng cao đáng kể chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu. Trung tâm cần đưa ra một số quy định như sau:
- Thống nhất thu hẹp hay mở rộng khi lựa chọn ký hiệu phân loại
- Thống nhất phương án lựa chọn ký hiệu ưu tiên, có xem xét đến đối tượng người dùng tin trong trường hợp tài liệu có hơn 2 ký hiệu phân loại.
- Thống nhất sử dụng một số từ khóa đặc thù của lĩnh vực luật.
- Thống nhất cách viết tên riêng, tên địa danh, tên nước ngồi, những từ có nguồn gốc từ nước ngoài.
- Thống nhất sử dụng “i” và “y” trong tiếng Việt.
- Quy định về biên soạn bài tóm tắt: thống nhất lựa chọn loại tóm tắt nào, mức độ thơng tin đưa vào bài tóm tắt; dạng tài liệu nào làm tóm tắt, dạng tài liệu nào khơng làm tóm tắt; các cấu trúc ưu tiên trong bài tóm tắt.
Ngồi ra, có thể tổ chức các lớp bồi dưỡng hoặc khóa học ngắn hạn cho cán bộ xử lý cách sử dụng văn phong, cú pháp trong biên soạn bài tóm tắt, trao đổi chun mơn giữa các cán bộ trẻ và Lãnh đạo đơn vị, những cán bộ lớn tuổi có nhiều kinh nghiệm.