V. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
5.3. Hoạt động kiểm soát chất lượng
Để giúp doanh nghiệp cải tiến, nâng cao năng suất chất lượng và phát triển bền vững việc lựa chọn hệ thống quản trị chất lượng phù hợp với doanh nghiệp là vơ cùng quan trọng. Có rất nhiều hệ thống quản trị chất lượng và mỗi hệ thống đều sẽ có những điểm mạnh và điểm yếu khác nhau. Vì vậy doanh nghiệp quyết định áp dụng cả 2 hệ thống quản trị là TQM và ISO 9000 vào trong hoạt động kinh doanh và vận hành của doanh nghiệp.
Đối với Hệ thống quản trị ISO 9000, trước hết đây là một chuẩn mực quốc tế, được thừa nhận rộng rãi và áp dụng phổ biến trên toàn thế giới. Khi được cấp chứng chỉ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 sẽ tạo được sự uy tín và niềm tin với khách hàng. Với một doanh nghiệp mới khởi nghiệp, đầu tiên doanh nghiệp sẽ áp dụng ISO 9000 để đưa ra các văn bản quy định về các tiêu chuẩn và chuẩn mực chung để đảm bảo và kiểm soát chất lượng. Yêu cầu các cá nhân trong doanh nghiệp và các đối tác của doanh nghiệp thực hiện và tuân thủ theo và thực hiện đánh giá, kiểm soát dựa trên các văn bản đó.
Sau đó sẽ đồng thời áp dụng cả hệ thống quản trị TQM nhằm bao quát hơn các lợi ích của nhân viên, doanh nghiệp, xã hội và bao quát mọi mặt của hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ áp dụng hai phân hệ của hệ thống TQM là triết lý Kaizen và chương trình 5S. Với triết lý Kaizen, đây là phương pháp ít tốn kém nhưng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Triết lý Kaizen sẽ tập trung vào hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm không ngừng cải thiện môi trường làm việc và chất lượng dịch vụ. Đối với chương trình 5S, doanh nghiệp áp dụng nhằm mục đích tạo ra một nơi làm việc sạch sẽ, thoải mái và an toàn cho nhân viên, đồng thời tập trung vào việc tiết kiệm khơng gian và thời gian lãng phí tại nơi làm việc. Từ đó giúp mang lại hiệu suất làm việc cao hơn.
Một số biện pháp cụ thể trong việc kiểm soát chất lượng mà doanh nghiệp áp dụng trong vận hành hoạt động kinh doanh
- Thành lập bộ phận quản lý, kiểm soát và đảm bảo chất lượng, bao gồm nhân
48
xây dựng tiêu chuẩn, lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát, đánh giá việc thực hiện và điều chỉnh các tiêu chuẩn cùng với một số công việc khác.
- Thiết lập tiêu chuẩn: xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng (Ví dụ:
hệ thống ISO 9001, tiêu chuẩn ASME,... ) cho doanh nghiệp, bao gồm: sổ tay chất lượng; quy trình hệ thống chất lượng; các quy trình – hướng dẫn cơng việc cụ thể (cho các quy trình: phục vụ, mua và nhận hàng hóa; lưu trữ, bảo quản và phân phối hàng hóa; chế biến và pha chế, vệ sinh cơng cụ dụng cụ...); xây dựng tiêu chuẩn về nguyên vật liệu, tiêu chuẩn về sản phẩm (đồ ăn, thức uống); các biểu mẫu quản lý chất lượng.
- Kiểm tra giám sát bằng camera: lắp đặt camera tại các khu vực như khu vực
khách, quầy bar, thu ngân, kho, văn phòng quản lý, nơi để xe,...
- Tiếp nhận phản hồi, đóng góp từ nội bộ doanh nghiệp về các ghi nhận không
phù hợp trong suốt quá trình vận hành - Phản hồi khách hàng:
+ Tiếp nhận các khiếu nại, phản hồi của khách hàng thông qua phản hồi trực tiếp hoặc các đánh giá, nhận xét trên website, fanpage,... của doanh nghiệp và trên các nền tảng mạng xã hội khác.
+ Thiết kế bảng hỏi, phiếu điều tra/khảo sát về sự hài lòng của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ của Caffeine Hub dựa trên thang đo SERVQUAL hoặc SERVPERF
- Sử dụng phương pháp “Khách hàng bí mật”: một bên thứ ba, nhân viên cấp
cao, hoặc nhân viên trong bộ phận QA-QC của doanh nghiệp đến trải nghiệm sản phẩm và dịch vụ của quán với tư cách là khách hàng. Từ đó có những đánh giá thực tế và khách quan nhất về chất lượng dịch vụ của quán.
- Thực hiện khảo sát, kiểm tra không báo trước (do đội ngũ QA-QC hoặc nhân
viên cấp cao thực hiện) để có những đánh giá thực tế về tình trạng hoạt động vận hành, an toàn vệ sinh thực phẩm và tác phong làm việc của nhân viên,...
- Áp dụng các phần mềm quản lý: chấm công, quản lý thu chi, quản lý hàng
Kế hoạch Khởi sự kinh doanh công ty Thành Công
49