V. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
4) Nhà cung cấp Bartender'Mart
5.5.1. Kiểm soát đồ dùng, vật dụng:
Các phương pháp doanh nghiệp áp dụng để kiểm soát đồ dùng, vật dụng và nguyên liệu trong quá trình vận hành hoạt động kinh doanh
a. Thiết lập định mức tiêu dùng
Doanh nghiệp tiến hành thiết lập định mức và so sánh định mức với thực tế tiêu thụ. Thông qua nghiên cứu, quan sát doanh nghiệp thiết lập định mức tiêu dùng dựa trên:
- Số lượng sản phẩm được bán
+ Ví dụ: Về mặt lý thuyết, với mỗi cốc cà phê mang đi sẽ tương đương với một cốc,
một nắp, một ống hút, một túi giấy được sử dụng. Vì vậy một ngày kinh doanh nếu bán được 100 cốc cafe mang đi sẽ tương đương với 100 cái cho mỗi loại được sử dụng.
+ Tuy nhiên sẽ có trường hợp ngày hơm đó khách xin đồ dùng nhiều hơn hoặc đồ dùng bị hỏng, không sử dụng được dẫn đến số lượng xuất ra nhiều hơn so với mức quy định,...Với những trường hợp trên doanh nghiệp chấp nhận mức chênh lệch từ 5-10% so với mức quy định.
Kế hoạch Khởi sự kinh doanh công ty Thành Công
63
- Định lượng công thức pha chế
+ Doanh nghiệp thiết lập công thức pha chế cho mỗi loại sản phẩm
Ví dụ: Đồ uống cafe nâu có cơng thức 10 gram Cafe bột + 20ml sữa đặc. Khi bán 1 ly cafe nâu thì nguyên vật liệu sẽ trừ tương ứng với công thức đã thiết lập. Bán được 100 ly cafe nâu tương đương với 1 gói cafe bột 1kg + 2 hộp sữa đặc 2 lít được xuất ra.
+ Tuy nhiên việc quản lý bằng định lượng cơng thức pha chế là khá khó và khơng
tránh khỏi thất thoát. Đặc biệt đối với Caffeine Hub là mơ hình cafe tự pha chế. Sẽ có những khách pha chế đúng với công thức mẫu được hướng dẫn và có những khách tự pha chế theo cách riêng của bản thân. Ngoài ra chưa kể đến các trường hợp như: thay đổi công thức pha chế, nhân viên không pha chế theo đúng công thức, nguyên liệu bị đổ, hư hỏng, nguyên vật liệu bị hao hụt khi qua một bước chế biến khác... Với những trường hợp trên doanh nghiệp chấp nhận mức chênh lệch từ 5-12% so với mức quy định.
b. Đưa ra các quy định về bảo quản, lưu trữ hàng hóa
- Để tránh tình trạng hư hỏng hàng hóa, ngun liệu cần:
+ Sắp xếp kho hợp lý: giúp dễ dàng lấy hàng hóa, tránh đổ vỡ, hư hỏng và giúp tối ưu thời gian phục vụ.
● Hàng hóa, nguyên liệu cần được phân loại và sắp xếp lên kệ theo đúng khu vực đã được dán tên.
● Thứ tự sắp xếp: hàng cũ có hạn sử dụng ngắn phải được sắp xếp ra trước, để dễ dàng lấy.
● Khơng được vứt hàng hóa, ngun liệu chồng chéo lên nhau. ● Khơng được để hàng hóa, ngun liệu ở dưới đất.
● Không được dẫm đạp, ngồi lên hàng hóa, nguyên liệu.
+ Đảm bảo hàng hóa, nguyên liệu được lưu trữ và bảo quản trong nhiệt độ thích hợp, đồng thời chống chuột, chống ấm mốc trong kho.
+ Hàng hóa, ngun liệu dùng dở phải được bọc kín, ghi và dán đúng tem hạn sử
dụng theo quy định (đối với mỗi loại hàng hóa, nguyên liệu sẽ có quy định về hạn sử dụng sau khi mở khác nhau, nội dung tem bao gồm: tên, ngày xuất, hạn sử dụng).
64
- Để tránh tình trạng mất cắp, thâm hụt hàng hóa cần: + Lắp đặt camera trong kho.
+ Mỗi lần xuất hay nhập hàng hóa, nguyên liệu cần ghi vào mẫu phiếu đã được dán ở kệ trong kho hoặc trong sổ ghi chép (mẫu phiếu bao gồm thông tin về: ngày xuất – nhập, tên sản phẩm, số lượng xuất – nhập, chữ kí của người xuất – nhập,...)
c. Kiểm sốt trong q trình mua – nhận hàng hóa
Nhân viên phụ trách nhận hàng trong ca làm việc phải có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa khi nhận. Hàng hóa nhập kho phải đảm bảo các tiêu chí: đúng sản phẩm, đủ số lượng, hạn sử dụng cịn dài, hàng hóa khơng bị rách bao bì, khơng bị biến đổi về màu sắc, khơng có mùi lạ,... Khơng đảm bảo các tiêu chí trên thì khơng nhận hàng. Khi nhận hàng phải báo với ban quản lý quán, ban quản lý và nhân viên phải cùng đồng kiểm và kí xác nhận với bên nhà cung cấp. Trong trường hợp khơng có ban quản lý tại quán khi nhận hàng, nhân viên phải thơng báo với ban quản lý về tình trạng và số lượng hàng hóa, thay mặt ban quản lý kí xác nhận. Sau đó xác nhận lại trên hệ thống quản lý là hàng đã về.
d. Kiểm kho hàng ngày
Cuối ca làm việc trong ngày, nhân viên phải kiểm soát lại số lượng nguyên liệu và công cụ dụng cụ được xuất ra để dùng. Đảm bảo các số liệu xuất – nhập giữa thực tế và ghi chép phải khớp nhau hoặc ít nhất khơng vượt quá định mức cho phép. Những hàng hóa sắp hết sẽ ưu tiên kiểm để lên kế hoạch nhập hàng vào sáng hôm sau. Những ngày thứ 7 và Chủ nhật sẽ đơng khách hơn ngày thường cần tính tốn hợp lý để đặt nhiều ngun liệu cho 2 ngày cuối tuần đó.
e. Một số quy định về xử lý vi phạm trong kiểm sốt hàng hóa, ngun liệu
Đối với nhân viên
- Với các lỗi như:
Không pha chế theo công thức, định lượng. Làm hỏng, mất hàng hóa, nguyên vật liệu.
Khơng tn thủ các quy định trong quy trình bảo quản – lưu trữ, mua – nhận hàng hóa.
Tự ý sử dụng cơng cụ dụng cụ, ngun liệu vào mục đích cá nhân mà khơng có sự cho phép,...
Kế hoạch Khởi sự kinh doanh cơng ty Thành Cơng
65
=> Hình thức xử lý
Vi phạm lần 1 sẽ khiển trách bằng miệng
Vi phạm lần 2 sẽ bị khiển trách bằng văn bản và nhận 85% phụ cấp, thưởng trong vòng 2 tháng kể từ khi văn bản được lập.
Vi phạm lần 3 sẽ bị khiển trách bằng văn bản và nhận 65% phụ cấp, thưởng trong vòng 2 tháng kể từ khi văn bản được lập.
Vi phạm 3 lần liên tiếp trong vòng 3 tháng kể từ khi văn bản được lập sẽ bị cho thôi việc.
- Với các lỗi như
Quản lý kho, nhân viên và bên cung cấp cấu kết với nhau, khai khống số lượng nguyên liệu nhập hàng ngày để ăn chặn tiền.
Hành vi lấy cắp cơng cụ dụng cụ, ngun liệu,...
=> Hình thức xử lý: Nhân viên sẽ bị cho thôi việc ngay lập tức