Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Biểu 2.61 : Trích sổ cái TK 821

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠ

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Cùng với sự phát triển của công ty qua khoảng thời gian từ 2009 cho đến nay, cơ cấu tổ chức và lao động của Cơng ty có sự phát triển sao cho phù hợp với những chức năng và nhiệm vụ mới, tuy nhiên vẫn đảm bảo được tính gọn nhẹ và đáp ứng được nhu cầu trong điều kiện mới.

BP QUẢN LÝ BP KẾ TOÁN BP BÁN HÀNG BP LÁI XE GIÁM ĐỐC

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty2.1.2.2 Mô tả chức năng, nhiệm vụ của từng phịng ban 2.1.2.2 Mơ tả chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

Giám đốc: là người đại diện tư cách pháp nhân của cơng ty, chịu hồn tồn

trách nhiệm trước pháp luật, đóng vai trị quan trọng trong việc điều hành quản lý công ty, đại diện cho công ty thực hiện giao dịch với các nhà cung cấp cũng như xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hệ thống bán hàng cũng như mọi hoạt động của công ty, giải quyết một số công tác then chốt, quan trọng và những vấn đề trọng tâm phát sinh đột xuất. Giám đốc theo dõi, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tồn thể cán bộ cơng nhân viên tham gia quản lý và hoạt động tốt, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho đơn vị.

Bộ phận kế toán:

- Mở sổ sách kế toán theo đúng quy định của Luật Kế tốn. Thực hiện cơng tác báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính theo định kỳ.

- Quản lý mọi khoản thu chi, thanh tốn tiền lương, các chế độ chính sách cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty.

- Lập sổ theo dõi thu nhập cá nhân và tính thu nộp thuế TNCN.

- Tính tốn trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp ngân sách, nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ đối với Nhà nước theo luật định;

- Thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo đúng quy định của pháp luật

- Theo dõi đôn đốc việc thực hiện quyết tốn các hợp đồng kinh tế của Cơng ty và các công nợ. Đề xuất phương án thu hồi và xử lý những khoản nợ tồn đọng.

- Lưu giữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong q trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của phịng theo đúng quy định bảo mật.

- Phân tích hoạt động kinh tế nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc .

Bộ phận quản lý:

- Chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc, có chức năng quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty và là người chịu trách nhiệm trước giám đốc.

- Tuyển dụng và bố trí nhân viên

- Nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, lập phương án kinh doanh, soạn thảo hợp đồng kinh tế, thực hiện và theo dõi hợp đồng kinh tế.

- Nắm bắt nhu cầu hàng hóa trên thị trường, lựa chọn những mặt hàng có chất lượng cao, giá cả hợp lý, phù hợp với nhu cầu thị hiếu của người dân.

Bộ phận bán hàng:

- Trách nhiệm chính của người bán hàng là bán sản phẩm dịch vụ của công ty thông qua các cuộc giao dịch, tiếp xúc trực tiếp, giao dịch qua điện thoại hay những dịch vụ khách hàng như: thư từ, tư vấn, gặp gỡ cá nhân,…

- Tìm kiếm khách hàng, giữ mối liên hệ với khách hàng - Kiểm tra đơn hàng trước khi bàn giao

- Xuất hóa đơn: căn cứ vào đơn đặt hàng từ phịng bán hàng để lập hóa đơn GTGT đồng thời kiểm tra các thông tin trước khi bàn giao cho tổ giao hàng

Bộ phận lái xe:

- Vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng và vận chuyển nhập kho - Bốc xếp hàng hóa

- Báo cáo nhiên liệu hàng ngày

- Thực hiện các cơng việc khác khi có u cầu

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty

KẾ TỐN KHO KẾ TỐN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TỐN TRƯỞNG

2.1.3.2 Mơ tả chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán

Kế toán trưởng:

- Điều hành bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về cơng tác tài chính kế tốn của cơng ty theo chế độ hiện hành.

- Là người giữ vị trí trọng yếu số một, chịu trách nhiệm cao nhất về các số liệu kế toán được phát hành trong nội bộ và bên ngoài.

- Tham mưu giúp đỡ cho giám đốc vấn đề tài chính, xây dựng các phương án xây dựng nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, đánh giá kết quả hoạt động tiêu thụ cũng như hoạch định chiến lược phát triển tài chính tại cơng ty.

- Có quyền hạn yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty chuyển giao đầy đủ kịp thời số liệu cần thiết cho cơng tác kế tốn.

- Tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các quy định mới của Nhà nước, Bộ Tài Chính.

- Giải trình số liệu, cung cấp hồ sơ, số liệu cho kiểm toán, cơ quan thuế, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu.

- Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho nhân viên kế tốn trong cơng ty.

Thủ quỹ:

- Chịu trách nhiệm nghiệm thu, chi và bảo quản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, lập chứng từ thu chi, phát lương và thưởng cho nhân viên.

- Phối hợp với kế tốn cơng nợ, kế toán bán hàng, đối chiếu kiểm tra số liệu chứng từ kế toán hàng ngày và thực hiện các nghiệp vụ khác thuộc phần hành thủ quỹ.

- Tính tốn tiền lương, các khoản trích theo lương

Kế tốn tổng hợp:

- Kiểm tra, rà soát các định khoản nghiệp vụ phát sinh

- Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán tổng hợp và chi tiết - Kiểm tra số dư đầu, cuối kỳ đã khớp với các báo cáo chi tiết.

- Hạch toán doanh thu, chi phí, thuế giá trị gia tăng, cơng nợ, khấu hao, tài sản cố định,…và báo cáo thuế, lập quyết toán thuế.

- Theo dõi và quản lý cơng nợ, đề xuất dự phịng hoặc giải quyết cơng nợ phải thu khó địi

- In sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết cho cơng ty

- Lập báo cáo tài chính theo quý, nửa năm, cả năm và các báo cáo chi tiết giải trình

- Hướng dẫn kế tốn viên xử lý và hạch tốn các nghiệp vụ kế tốn - Tham gia cơng tác kiểm kê, kiểm tra

- Cải tiến phương thức hạch toán và báo cáo

- Thống kê và tổng hợp dữ liệu kế tốn khi có u cầu

- Cung cấp số liệu cho bạn lãnh đạo hoặc các đơn vị chức năng khi có u cầu

Kế tốn kho:

- Quản lý, điều hành hàng hóa, báo cáo hàng tồn kho theo quy định của cơng ty.

- Đối chiếu số liệu nhằm tìm ra sai sót để tiến hành thực hiện các bút tốn điều chỉnh khi số liệu giữa sổ sách khác với thực tế.

- Nhập hàng bán bị trả lại khi có đầy đủ chứng từ như hóa đơn trả hàng, biên bản trả hàng,…

- Đề xuất nhu cầu hàng hóa, bổ sung số lượng vào kho.

- Kiểm tra hạn dùng của các sản phẩm tránh để bị hết hạn sử dụng. - Đề xuất nhập thêm các mặt hàng khác nếu thấy phù hợp.

- Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn.

2.1.4 Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty

Kế tốn sử dụng hình thức ghi sổ “chứng từ ghi sổ” trên máy tính, phần mềm kế tốn TRÍ VIỆT.

2.1.5 Chế độ kế tốn và chính sách áp dụng tại cơng ty

2.1.5.1 Chế độ kế tốn

Năm tài chính: bắt đầu 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm.

Công ty sử dụng chế độ kế tốn theo thơng tư 133/2016/TT-BTC.

2.1.5.2 Chính sách áp dụng tại cơng ty

 Phương pháp tính giá trị HTK: bình qn gia quyền  Phương pháp hạch toán HTK: kê khai thường xuyên  Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng  Hạch toán thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

2.2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI THỰC PHẨM HOÀNG KHANG

2.2.1 Khái quát chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tạicơng ty TNHH MTV Thương mại thực phẩm Hồng Khang cơng ty TNHH MTV Thương mại thực phẩm Hồng Khang

2.2.1.1 Mặt hàng kinh doanh

Dưới đây là một số mặt hàng chủ yếu của doanh nghiệp được khách hàng lựa chọn:

STT Tên mặt hàng

01 - Xúc xích các loại 02 - Ba rọi xong khói 03 - Chả bị, giị, lụa 04 - Dăm bông 05 - Da bao

06 - Đùi tỏi gà gán 07 - Phomai, kem, bơ,…

2.2.1.2 Thị trường tiêu thụ

Hiện tại, công ty đang cung cấp thực phẩm trên toàn cả nước. Tuy nhiên, khách hàng chủ yếu vẫn là Đà Nẵng, Huế và Phan Thiết. Doanh nghiệp vẫn khơng ngừng tìm kiếm thêm khách hàng ở những địa phương khác về để mở rộng thêm thị trường của mình.

2.2.1.3 Phương thức tiêu thụ

Hiện tại phương thức tiêu thụ chủ yếu của doanh nghiệp là phương thức chuyển hàng đi bán. Thông thường khách hàng của công ty thường là các công ty hoặc cửa hàng bn bán thực phẩm, vì vậy sau khi nhận được đơn đặt hàng, công ty sẽ tiến hành chuyển hàng đến cho khách hàng.

2.2.2 Kế toán doanh thu và cung cấp dịch vụ

2.2.2.1 Tài khoản sử dụng

 Tài khoản 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ  Tài khoản cấp 2: 5111 – doanh thu bán hàng hóa

2.2.2.2 Chứng từ kế tốn tiêu thụ tại cơng ty

- Hóa đơn GTGT

2.2.2.3 Quy trình luân chuyển chứng từ

Sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng, nhân viên bán hàng tiến hành báo với bộ phận kế toán tổng hợp để kiểm tra công nợ của khách hàng.

Sau khi chấp nhận tiến hành yêu cầu kế toán kho kiểm tra số lượng hàng tồn kho xem đủ với đơn hàng mà khách hàng yêu cầu hay không. Nếu không đủ sẽ báo với khách hàng yêu cầu đổi mặt hàng hoặc đề nghị giao chậm.

Nếu có đủ mặt hàng, kế tốn kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và tiến hành bàn giao cho nhân viên bán hàng.

Nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra lại đơn hàng, chất lượng cũng như số lượng sau đó tiến hành viết hóa đơn GTGT. Sau đó, bàn giao cho nhân viên giao hàng cùng với phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT yêu cầu khách hàng ký xác nhận.

(Đối với các khách hàng là khách lẻ thì khơng cần lập hóa đơn cho từng lần bán, chỉ lập khi khách hàng yêu cầu và với điều kiện hóa đơn trên 200.000 đồng.)

Cuối ngày, nhân viên bán hàng tiến hành lập bảng kê khách hàng mua lẻ để kế tốn xác nhận doanh thu.

3 liên của hóa đơn GTGT: - Liên 1: màu tím, lưu tại cuốn

- Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng - Liên 3: màu xanh, lưu nội bộ

Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ tiến hành lập phiếu thu để xác định số tiền nhập quỹ và theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.

2.2.2.4 Phương pháp hạch tốn

Đây là hóa đơn GTGT được lập ngày 30/09/2019 xuất bán cho Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ Kachiusa (HĐ số 947) chưa thu tiền người mua.

Biểu 2.1: Trích hóa đơn bán hàng

Sau khi bán hàng và đã được khách hàng chấp nhận thanh tốn, dựa vào hóa đơn GTGT lưu nội bộ, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm như sau:

 Bước 1: Vào kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu  Bước 2: Vào cập nhật số liệu

Kế toán tiến hành nhập mã khách hàng, tên khách hàng, lý do chứng từ, địa chỉ, ngày chứng từ, số hóa đơn, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá.

Biểu 2.4: Trích sổ chi tiết TK 511

Biểu 2.5: Trích chứng từ ghi sổ TK N511

Biểu 2.6: Trích sổ cái TK 511

2.2.3 Kế tốn giá vốn hàng bán

2.2.3.1 Chứng từ sử dụng

- Phiếu xuất kho

2.2.3.2 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 632: giá vốn hàng bán

2.2.3.3: Quy trình luân chuyển chứng từ

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất – tồn, kế tốn kho sẽ kiểm tra đối chiếu với hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng,… sau đó tiến hành nhập chứng từ vào máy, máy tính sẽ tự động tính và cho ra giá vốn.

2.2.3.4 Phương thức hạch tốn

Hóa đơn GTGT số 947 sau khi kế toán nhập liệu doanh thu, hệ thống sẽ tự động thực hiện bút toán ghi nhận giá vốn. Sau đây là phiếu xuất kho ứng với Hóa đơn 947.

Biểu 2.8: Trích sổ chi tiết TK 632

Biểu 2.9: Trích sổ chi tiết TK N632

Biểu 2.11: Trích sổ cái TK 632

2.2.4 Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh

2.2.4.1 Chứng từ sử dụng

- Hóa đơn GTGT - Phiếu chi

- Bảng trích khấu hao TSCĐ - Phiếu kế tốn

Sổ sách: sổ chi tiết, chứng từ sử dụng, sổ cái.

2.2.4.2 Tài khoản sử dụng

Tài khoản 6422: Chi phí quản lý kinh doanh: phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của cơng ty bao gồm: phí quản lý tài khoản, phí chuyển tiền, chi phí trả trước, chi phí tiền lương,...

2.2.4.3 Quy trình luân chuyển chứng từ

Dựa vào phiếu chi được thủ quỹ lập và hóa đơn GTGT thuộc loại chi phí quản lý doanh nghiệp, các bảng trích khấu hao TSCĐ, bảng trích thanh tốn tiền lương,…kế tốn sẽ nhập liệu vào phần mềm.

2.2.4.4 Phương pháp hạch toán

Ngày 28/10/2019, nhận hóa đơn cước di động số 28448, tổng tiền cước phải thanh toán là 500.000 đồng (Đã bao gồm VAT 10%). Đã thanh tốn bằng tiền mặt.

Biểu 2.12: Trích hóa đơn chi phí QLDN (Cước di động)

Căn cứ vào hóa đơn viễn thơng HĐ số 28448 ở trên, thủ quỹ tiến hành thanh tốn và lập phiếu chi cho hóa đơn trên.

Biểu 2.13: Trích phiếu chi chi phí QLDN (Cước di động)

Kế toán sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm theo các bước sau:  Bước 1: Vào kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay

 Bước 2: Cập nhật số liệu

 Bước 3: Phiếu chi tiền mặt

Biểu 2.15: Nhập phiếu chi tiền mặt (Cước di động)

Ngày 23/12/2019, cơng ty chi tiền mua xăng hóa đơn số 86765, tổng phải thanh tốn là 1.252.800đ (đã bao gồm VAT 10%).

Biểu 2.16: Trích hóa đơn chi phí quản lý doanh nghiệp (Xăng)

Biểu 2.17: Trích phiếu chi chi phí quản lý doanh nghiệp (Xăng)

Cuối tháng, kế toán sẽ dựa vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ để tiến hành hạch toán khoản khấu hao vào phiếu kế tốn nhằm xác định chi phí cho cơng ty:

Biểu 2.19: Trích phiếu kế tốn khấu hao TSCĐ

Quy trình kế tốn nhập liệu phiếu kế toán như sau:  Bước 1: Vào kế toán tổng hợp

 Bước 2: Vào cập nhật số liệu

 Bước 3: Vào phiếu kế tốn

CƠNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI THỰC PHẨM HOÀNG KHANG Địa chỉ: Lơ 478, Tổ 18, P. Hịa An, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng

MST: 0401113554