- Giá trị có thể thu hồi: Là giá trị ước tính thu được trong tương lai từ việc sử
1.1.13Các chứng từ kế tốn và quy trình ln chuyển chứng từ 1.1.13.1Các chứng từ kế toán sử dụng
1.1.13.1Các chứng từ kế toán sử dụng
- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 – TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 – TSCĐ)
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 03 – TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 04 – TSCĐ)
- Biên bản kiểm kê TSCĐ (Mẫu số 05 – TSCĐ)
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06 – TSCĐ) - Các chứng từ liên quan: Hóa đơn mua hàng, tờ khai thuế…
1.1.13.2Quy trình ln chuyển chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ dựa vào chu kì của tài sản cố định bắt đầu từ thời điểm mà tài sản cố định được thu vào/ghi nhận bởi cơng ty đến thời điểm mà nó được kiểm sốt, giữ gìn và kết thúc tại thời điểm thanh lí, nhượng bán tài sản cố định đó. Người ta có thể chia quy trình tài sản cố định gồm có 5 qui trình phụ để dựa vào đó lập nên quy trình ln chuyển chứng từ: Quy trình mua sắm TSCĐ; Quy trình nhận dạng và ghi chép; Quy trình kiểm sốt vật chất; Quy trình sửa chữa và bảo trì TSCĐ; Quy trình thanh lí TSCĐ.
✓ Quy trình mua sắm TSCĐ
Căn cứ vào kế hoạch mua sắm tài sản, PGĐ phụ trách kĩ thuật trực tiếp thực hiện mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn, có các cơng việc: xem xét các báo giá (ít
nhất 3 báo giá 3 nơi khác nhau) để chọn nhà cung cấp phù hợp, kí hợp đồng mua sắm tài sản, thơng báo tiến trình mua sắm cho các Bộ phận có liên quan.
Bộ phận kế hoạch vật tư nhận dạng hồ sơ chứng từ tài sản từ Bộ phận kĩ thuật, khi TSCĐ mua về được đưa vào sử dụng thực hiện:
- Lập phiếu nhập kho tài sản
- Chuyển hồ sơ chứng từ tài sản và phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán theo dõi
Căn cứ vào bộ hồ sơ tài sản, phiếu nhập kho tài sản, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận, theo dõi hoạt động và theo dõi thanh toán cho tài sản nêu trên.
Đối với các Tài sản không thỏa mãn điều kiện là TSCĐ, được xem là công cụ dụng cụ, kế tốn TSCĐ sẽ hạch tốn vào chi phí trong kì, chuyển cho bộ phận Quản trị hành chính quản lí các TSCĐ này.
✓ Quy trình nhận dạng và ghi chép
Sau khi Kế toán trưởng đã cho phép việc ghi nhận TSCĐ nhất quán theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và qui định nội bộ của cơng ty, giám đốc sẽ kí ghi nhận TSCĐ. Kế tốn TSCĐ cập nhật mơđun TSCĐ bằng cách mã hóa TSCĐ.
Cuối mỗi tháng, Kế tốn TSCĐ sẽ chạy phân hệ TSCĐ của hệ thống kế tốn để tính và phân phối chi phí khấu hao đến các bộ phận thích hợp.
Để nhận dạng hàng quí đáp ứng nhu cầu đảm bảo số liệu được lưu trữ của bộ phận kế tốn TSCĐ thực tế là thích hợp, cuối mỗi q, kế tốn TSCĐ sẽ gửi nhật kí TSCĐ được in ra từ phân hệ TSCĐ để kểm tra, phân tích trách nhiệm, sắp xếp và kiểm tra quyền sở hữu.
✓ Quy trình kiểm sốt vật chất
Cách thức thực hiện kiểm kê TSCĐ:
- Lập bảng tổng hợp các thiết bị máy móc từng bộ phận, phân xưởng. - Liệt kê các máy móc khơng cịn sử dụng, hư hỏng, xin thanh lí, sửa chữa. - Các danh mục thiết bị cho mượn.
- Lập hội đồng kiểm kê tài sản (Đại diện bp Kĩ thuật, kế toán TSCĐ/ Kế toán tổng hợp, kế toán trưởng, đại diện ban giám đốc)
- Lập biên bản kiểm kê TSCĐ
- So sánh báo cáo kiểm kê chuẩn bị trước với nhật kí tài sản, khác nhau sẽ được ghi vào báo cáo kiểm kê với chữ kí người đại điện của hai bộ phận.
- Kế toán TSCĐ điều tra phỏng vấn người sử dụng để phát hiện nguyên nhân của những khác biệt. nếu cần thiết điều chỉnh số dư của sổ, Kế tốn TSCĐ sẽ điều chỉnh thích hợp trong báo cáo kiểm kê.
✓ Quy trình sửa chữa và bảo trì TSCĐ
Khi phát sinh nhu cầu sửa chữa TSCĐ, các bộ phận có liên quan lập Phiếu đề nghị cấp vật tư sửa chữa, có phê duyệt của Trưởng bộ phận và chuyển cho Bộ phận kĩ thuật
Bộ phận kĩ thuật sẽ phê duyệt Phiếu đề nghị cấp vật tư sửa chữa: Kiểm sốt việc sử dụng hợp lí, khơng vượt định mức
Phê duyệt việc sử dụng công cụ, phụ tùng.
Sau khi bộ phận kĩ thuật phê duyệt, bp Kế hoạch vật tư lập Phiếu xuất vật tư và trình Trưởng phịng phê duyệt để kiểm soát sử dụng trong định mức và phê duyệt chấp nhận việc xuất kho
Dựa vào thông tin xuất kho từ bộ phận kế toán vật tư, kế toán tổng hợp ghi nhận chi phí phát sinh. Những chi phí sửa chữa và bảo trì quan trọng phải được xem xét lại bởi bộ phận kế tốn để nhận dạng chi phí, vốn thiết bị hoặc chi phí trả trước theo Chuẩn mực kế tốn Việt Nam.
Chi phí những hoạt động thực tế chi ra cho sửa chữa TSCĐ phải được so sánh với dự toán.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp và lập báo cáo chi phí sửa chữa TSCĐ kèm theo so sánh đối chiếu với dự tốn trình BGĐ kiểm tra.