6. Kết cấu đề tài
2.1 Tổng quan về kho CFS Damco – TBS
2.1.3 Các dịch vụ tại kho CFS Damco – TBS
• Kiểm sốt và làm thủ tục thơng quan 48
• Lưu kho hàng, chờ đóng ghép để xuất khẩu • Lưu giữ hàng tạm thời trong q trình kiểm hóa • Nâng hạ container
• Bãi đóng hàng container
• Kết nối xà lan với cảng Cát Lái và cảng Cái Mép thay vận tải đường bộ, giúp giảm chi phí doanh nghiệp, giảm khí thải CO2 ra môi trường. Trong tương lai, nơi đây sẽ phát triển thành trạm trung chuyển quốc tế, đóng ghép và trung chuyển hàng hóa đến các quốc gia khác, đặc biệt với hàng hóa vận tải bằng đường biển.
2.1.4 Lượng hàng hóa nhập và xuất tại kho
Kho có tổng cộng 84 line dùng để nhận hàng từ nhà máy giao vào kho (Inbound) và đóng hàng vào container để xuất ra nước ngoài (Outbound). Kho dựa vào lượng hàng của từng khách hàng mà phân bổ số lượng line nhận hàng, xuất hàng tương ứng cho mỗi khách hàng như sau:
Bảng 2.2: Số lượng line làm hàng đối với mỗi khách hàng
Khách hàng Số lượng line Nike 22 Adidas 16 Puma 9 Ikea 7 Target 10 Khách hàng khác 20 Tổng cộng 84
16 14 12 10 8 6 4 2 0 14 12 10 8 8 6 6 6 Hàng nhập kho (Inbound) 4 4 3 3
Hàng xuất kho (Outbound)
Hình 2.1: Biểu đồ thể hiện số lượng line làm hàng phân bổ cho từng khách hàng
Số line dành cho việc giải quyết hàng xuất kho luôn luôn nhiều hơn số line dành để nhập hàng vào kho bởi vì:
o Lịch trình của tàu là cố định vì vậy ngày đóng hàng cũng thường tập trung vào 3-4 ngày trước khi tàu chạy. Do đó kho phải ưu tiên hàng xuất vì nếu đóng hàng khơng kịp, hàng hóa sẽ khơng được xếp lên tàu như lịch trình đã thơng báo cho khách hàng. Nếu không bắt kịp một lịch tàu, lơ hàng đó phải chờ một tuần sau mới lên được tàu kế tiếp. Vì vậy ngày hàng đến cảng đích sẽ bị trễ 1 tuần. Đối với Nike việc hàng bị chậm trễ 1 tuần là không thể chấp nhận vì nó ảnh hưởng đến kế hoạch phân phối của họ ở cảng đến. Trong nhiều trường hợp, nếu Damco không đáp ứng đúng lịch tàu họ đã đồng ý, Nike có thể yêu cầu chuyển từ phương thức xuất khẩu bằng đường biển qua xuất bằng đường hàng không và Damco phải trả chi phí chênh lệch của việc xuất khẩu hàng bằng đường hàng khơng thay vì đường biển.
900000 800000 700000 600000 500000 400000 300000 200000 100000 0 831025 684095 598123 321372 CBM 170348 155789
NIKE ADIDAS TARGET IKEA PUMAKhách hàng khác
o Hãng tàu không cho lấy container quá sớm để đóng hàng vào container, thường họ chỉ cho đóng hàng từ 2 đến 4 ngày trước ngày tàu chạy nên lượng hàng xuất tập trung vào các ngày này là rất lớn.
o Khi hãng tàu đã kéo container đến kho mà kho khơng đóng kịp trong ngày để hãng tàu kéo container đi thanh lý, hạ bãi thì hãng tàu sẽ phạt phí lưu container tại kho (detention), trung bình 1.300.000 đồng/container/ngày). Do vậy để tránh bị phạt, kho phải ưu tiên line để đóng tất cả container hàng xuất trước.
Tuy nhiên trong thực tế khơng có line nào là cố định chỉ để nhập hàng, hoặc chỉ đóng hàng xuất mà kho ln cân đối giữa lượng hàng nhập và xuất kho, hễ có line nào trống là cho xe vào nhập hàng hoặc xuất hàng, nhưng vẫn sẽ ưu tiên phân công vào những line dành riêng cho khách hàng đó trước để hạn chế việc di chuyển hàng đến vị trí lưu kho.
Hình 2.2: Tổng lượng hàng nhập kho (Inbound) và xuất khỏi kho (Outbound) tại kho CFS Damco – TBS (Tháng 1 đến Tháng 9 năm 2014)
Nhìn vào biểu đồ ta có thể thấy, lượng hàng Nike chiếm tỷ trọng cao nhất, chiếm 30% lượng hàng thực hiện tại kho CFS Damco TBS. So với cùng kì năm ngối thì hàng Nike đã tăng 34%. Gần đây Nike bắt đầu chuyển một số đơn hàng từ Trung Quốc về Việt Nam. Theo ước tính của Hiệp hội Da giày và Túi xách Việt Nam (LEFASO), tỷ lệ chuyển dịch hiện là 25%, cao hơn so với cùng kỳ năm ngoái. Hiện số giày sản xuất tại Việt Nam chiếm 41% sản lượng của hãng Nike. Theo hãng tin UPI, Nike ngày càng dựa vào các nhà máy gia công tại Việt Nam vì giá nhân cơng ở Trung Quốc gần đây đã mất lợi thế cạnh tranh so với thị trường Việt nam. Riêng nửa đầu năm 2014, không chỉ Nike mà các hãng thời trang lớn như Adidas, Puma cũng đã chuyển lượng lớn đơn đặt hàng từ Trung Quốc và Bangladesh sang nhà máy của Việt Nam. Tại Việt Nam, Nike chỉ chọn 2 nhà cung cấp dịch vụ logistics đó là APL Logistics (40% lượng hàng) và Damco (60% lượng hàng). Do vậy dự đoán lượng hàng vào kho CFS Damco - TBS sắp tới sẽ tăng nhanh là hồn hồn có cơ sở.
Đặc điểm của hàng Nike là 90% hàng Nike là hàng CFS – tức là tất cả nhà máy phải giao hàng vào kho Damco để Damco gom hàng lại rồi mới đóng vào container xuất khẩu. Còn đối với những khách hàng khác (Puma, Ikea, Target…), hàng của họ chủ yếu là hàng CY – tức hàng nhà máy được phép đóng container tại nhà máy họ rồi đưa lên tàu xuất khẩu, khơng phải giao hàng vào kho Damco. Vì vậy mà ta thấy lượng hàng của các khách hàng khác vào kho Damco ít hơn so với hàng Nike rất nhiều.
2.2 Quy trình giao nhận hàng Nike tại kho CFS Damco – TBS:2.2.1 Một số quy định của kho đối với hàng Nike: 2.2.1 Một số quy định của kho đối với hàng Nike:
2.2.1.1 Thời gian giao hàng:
- Kho sẽ nhận hàng nếu xe hàng có mặt tại kho và nộp có chứng từ đầy đủ, hợp lệ trước 4 giờ chiều từ thứ 2 đến thứ 6, và trước 11 giờ trưa đối với ngày thứ 7.
- Nếu xe đến sau thời điểm này thì xe phải có cơng văn xin giao hàng ngồi giờ (Over time) thì kho mới nhận hàng. Đối với những lô hàng nhà máy
muốn ra hàng ngồi giờ thì trễ nhất là 2 giờ chiều của ngày giao hàng, nhà máy phải gởi Công văn "Yêu cầu nhận hàng ngoài giờ" đến Hải quan kho CFS Damco - TBS để xin ý kiến Hải quan. Nếu Hải quan đồng ý làm việc ngồi giờ thì kho mới nhận hàng.
- Khi gởi yêu cầu vận tải (Booking) cho đơn hàng của mình, nhà máy sẽ phải thơng báo ngày dự kiến giao hàng. Tuy nhiên có nhiều trường hợp nhà máy khơng giao đúng ngày, có thể giao hàng sớm hơn dự kiến vì hàng họ đã sản xuất xong, hoặc giao hàng trễ hơn dự kiến vì khơng sản xuất kịp. Trong những trường hợp như vậy, Nike yêu cầu Damco vẫn phải nhận hàng. Nếu nhà máy giao hàng trước ngày đã thông báo với Damco, nhà máy sẽ phải trả tiền lưu kho cho Damco. Tiền lưu kho được tính từ thời điểm nhà máy giao hàng đến ngày giao hàng thực tế mà họ đã thơng báo trước kia. Cịn đối với trường hợp nhà máy giao hàng trễ hơn ngày dự kiến ban đầu, Damco không được phạt nhà máy mà Nike yêu cầu Damco phải hỗ trợ nhà máy nhận hàng và lên kế hoạch xếp hàng lên tàu càng sớm càng tốt vì đó là những lơ hàng nhà máy đã trễ kế hoạch giao hàng, cho nên sẽ trễ lịch tàu mà Nike mong muốn. Nike sẽ có hình thức phạt nhà máy với những đơn hàng giao trễ đó, nhưng Damco thì khơng được phạt nhà máy trong trường hợp này. Do vậy mặc dù Damco có thể xem báo cáo để dự đoán lượng hàng giao mỗi ngày từ Nike cung cấp để cân đối, điều chỉnh, lên kế hoạch chuẩn bị, nhưng khơng thể nào chính xác 100% vì trong đó có nhiều nhà máy khơng giao hàng đúng ngày. Vì vậy nó ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch nhập, xuất của kho.
2.2.1.2 Quy định về hàng hóa:
- Hàng đến giao tại kho phải được chở bằng container có niêm phong, kẹp chì (seal) hoặc bằng xe tải có thùng kín.
- Hàng hố ra vào kho được quản lý bằng hệ thống máy tính và được kết nối với hệ thống giám sát của cơ quan hải quan.
- Kho sẽ từ chối nhận hàng và lập Biên bản báo cáo hiện trạng của lơ hàng nếu hàng hóa có các biểu hiện sau:
(1) (2)
Xe vào kho
và nộp chứng từ Kiểm trachứng từ Xe vào lineđể dỡ hàng
(3)
(4) Kết thúc việc dỡ hàng Xe ra khỏi
kho
o Kiện hàng khơng được dán băng dính hoặc có biểu hiện dán lại kiện.
o Kiện hàng hoặc hàng bị hỏng hoặc trong tình trạng kém (xước, thủng, ướt...). o Kiện hàng thiếu mã hiệu, mã số...(so với trong Booking).
o Giao không đủ kiện hàng như trong Booking.
o Bất kỳ một trường hợp đặc biệt nào khác xảy ra với kiện hàng.
Khi được kho thông báo tình trạng của lơ hàng, nhà máy phải giải quyết trong vòng 24 giờ kể từ lúc giao hàng. Nếu khơng thì lơ hàng sẽ không thể xuất khẩu ngoại trừ được Nike đồng ý.
2.2.2 Quy trình nhận hàng Nike tại kho CFS Damco - TBS:
Để nhìn rõ thời gian chờ ở từng giai đoạn giao hàng, ta chia quy trình giao hàng thành 4 giai đoạn như sau:
Hình 2.3: Các giai đoạn của quy trình nhận hàng tại kho Damco TBS
2.2.2.1Giai đoạn 1 - Từ lúc xe vào kho đến lúc được kiểm tra xongchứng từ. Bao gồm các bước sau: chứng từ. Bao gồm các bước sau:
- Tài xế hoặc người đại diện của nhà máy đăng kí thơng tin tại cổng Bảo vệ ICD TBS: Bảng số xe, số container, số seal, họ tên người đại diện, chứng minh nhân dân.
- Bảo vệ TBS cấp giấy được phép vào kho và yêu cầu tài xế/người đại diện của nhà máy đeo thẻ kiểm soát an ninh (thẻ Visitor) khi đi lại trong khu vực kho.
- Tài xế cho xe chạy thẳng vào khu vực bãi chờ.
- Tài xế hoặc người đại diện của nhà máy mang những chứng từ sau đây nộp tại văn phịng kho Damco:
• Giấy xác nhận cho đơn hàng (Booking confirmation) • Packing list
• Sơ đồ đóng hàng vào xe • Giấy ủy quyền (nếu cần) • Tờ khai hải quan
- Nhân viên Damco kiểm tra thông tin giữa đơn hàng trên hệ thống với chứng từ của nhà máy nộp, nếu có gì khác biệt thì u cầu nhà máy xác nhận lại. Nếu bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, nhân viên chứng từ sẽ nhập thông tin ngày giờ vào kho của xe hàng vào hệ thống và yêu cầu tài xế hay người đại diện của nhà máy ra chờ loa gọi thì đưa xe vào line.
2.2.2.2Giai đoạn 2 – Từ lúc Damco nhận chứng từ đến lúc xe được gọi vào line để dỡ hàng. Bao gồm các bước sau: vào line để dỡ hàng. Bao gồm các bước sau:
- Nhân viên chứng từ chuyển bộ chứng từ cho bộ phận điều phối (Yard controller) để sắp xếp line và nhân cơng (Stevedoor) cho xe hàng đó.
- Nhân viên điều động sẽ căn cứ vào tình hình hoạt động tại các line và nguyên tắc FIFO để xác định xe hàng nào sẽ vào line nào để dỡ hàng.
- Nhân viên điều động phóng loa gọi tài xế đưa xe vào line để dỡ hàng. Đồng thời khi nghe loa, nhân viên kiểm đếm của line đó (Tallyman) sẽ lên văn phòng để lấy chứng từ của xe hàng sắp nhập kho.
- Trước khi vào line, xe hàng sẽ phải dừng tại điểm dừng (Stop-line) để bảo vệ kiểm tra tình trạng seal của xe hàng. Nếu số seal đúng như trên chứng từ của nhà máy thì xe mới được phép di chuyển vào trong line để dỡ hàng. Nếu số seal khác với số seal trên chứng từ của nhà máy thì bảo vệ sẽ yêu cầu người đại diện kí xác nhận số seal của xe hàng lúc vào kho Damco. Sau đó mới tiến hành cắt seal. [Xem quy trình kiểm tra seal trong Phụ lục 8]
- Tài xế đưa xe vào đúng line quy định, tắt máy xuống xe và chờ kho nhận hàng xong sẽ thông báo.
2.2.2.3 Giai đoạn 3 – Từ lúc xe vào line đến lúc kết thúc việc dỡ hàng
- Mỗi line có 2 cơng nhân mang hàng từ xe ra ngồi, chất lên pallet nhựa (còn được gọi tấm kê hàng - là một kết cấu bằng phẳng để tải hàng hóa, được nâng chuyển hàng bởi xe nâng. Pallet được làm từ nhiều chất liệu khác nhau như gỗ, sắt, nhựa).
- Hàng hoá vận chuyển bởi container thường được đặt trên pallet có bảo đảm vững chắc bằng cách đóng đai, quấn bọc căng hay co lại và vận chuyển theo thứ tự, sắp xếp phân loại theo nhãn mác hàng, kích cỡ, kiểu cách hàng, màu sắc... như Nike yêu cầu. Thông thường nhà máy đã phải sắp xếp, phân loại hàng sẵn từ khi họ bốc hàng từ kho nhà máy lên xe container để giao cho Damco. Khi đến kho, Damco chỉ việc đếm và chất hàng lên pallet. Nhưng nếu nhà máy khơng làm việc đó, thì Damco phải làm và phạt lại nhà máy phí khơng sắp xếp, phân loại hàng.
- Bên ngồi có một nhân viên kiểm đếm đứng quét mã vạch của từng thùng carton (inbound scanning) ngay khi hàng được mang ra khỏi xe. Mục đích của việc quét mã vạch là để đảm bảo nhà máy giao đúng đơn hàng (PO) và mã hàng (item) như trên hệ thống của Nike và đảm bảo khơng nhận sót hàng. Tất cả các thùng carton đã được dán mã vạch từ nhà máy, ở khâu nhập kho này nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch, lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để đối chiếu với Booking confirmation. Kể từ lúc này các thùng hàng Nike sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch. Nếu sau khi quét mã vạch xong mà thấy sự khác biệt, ví dụ như khác biệt về số lượng thùng carton giữa kết quả quét mã vạch với Booking của nhà máy, thì có thể do kho qt thiếu, qt dư hoặc có thể do nhà máy giao thiếu, giao thừa. Lúc đó nhân viên kiểm đếm phải thực hiện lại thao tác quét mã vạch từ đầu. Nếu đã quét lại rồi mà vẫn
không khớp với Booking, kho sẽ lập biên bản và yêu cầu người đại diện của nhà máy xác nhận tình trạng của lơ hàng.
Hàng Nike Quét mã vạch Đối chiếu kết
quả quét mã vạch với hệ thống In phiếu nhập kho Hình 2.4: Quy trình quét mã vạch
2.2.2.4Giai đoạn 4 – Từ lúc hoàn tất việc dỡ hàng đến lúc xe ra khỏi kho
- Nhận hàng xong, nhân viên kiểm đếm mang bộ chứng từ cùng số lượng hàng hóa thực tế lên nộp lại cho nhân viên chứng từ.
- Nhân viên chứng từ cập nhật ngày giờ hoàn thành việc nhận hàng vào hệ thống. Thông báo cho bộ phận SCM về lô hàng đã nhập xong.
- Nhân viên điều phối phóng loa gọi tài xế xe đưa xe ra khỏi line.
- Cấp giấy chứng nhận về việc kho đã nhận lô hàng của nhà máy cho người đại diện của nhà máy. Chứng từ giao nhận sẽ có chữ ký của đại diện kho CFS và đại diện bên giao hàng.
- Người đại diện của nhà máy đến văn phòng kho để xin giấy được phép ra khỏi kho. Sau đó trình giấy được phép ra khỏi kho cho bảo vệ ICD TBS, trả lại thẻ kiểm soát an ninh và nhận lại chứng minh nhân dân.
2.3 Mơ hình hàng chờ tại kho CFS Damco TBS đối với xe hàng Nike: 2.3.1 Mơ hình xếp hàng chờ giao hàng tại kho:
Mơ hình hệ thống nhận hàng của kho là mơ hình M/M/K bởi vì đây là hoạt động dịch vụ có nhiều kênh (8 line nhận hàng), cung cấp một dịch vụ giống nhau, dòng vào Poisson, thời gian dịch vụ phân bố giảm dần.
Áp dụng công thức hàng chờ cho mơ hình M/M/K, ta cần tính tốn các thơng số của hệ thống nhận hàng:
- M = số lượng line được sử dụng để nhận hàng Nike = 8 (line)
- � = mật độ xe đến trung bình trong mỗi giờ = 5 xe/giờ.
λ được xác định bằng cách đếm số lượng xe hàng Nike đến kho giao hàng trong một ngày. Sau nhiều ngày quan sát thì nhận thấy trung bình mỗi giờ có 5 xe hàng Nike đến kho giao hàng. [Xem cách tính λ trong phụ lục 7]
- � = tỉ lệ phục vụ trung bình của mỗi line hay số lượng xe trung bình mỗi linephục vụ được trong 1 giờ, được tính như sau: