6. Kết cấu đề tài
2.2 Quy trình giao nhận hàng Nike tại kho CFS Damco – TBS
2.2.1 Một số quy định của kho đối với hàng Nike:
2.2.1.1 Thời gian giao hàng:
- Kho sẽ nhận hàng nếu xe hàng có mặt tại kho và nộp có chứng từ đầy đủ, hợp lệ trước 4 giờ chiều từ thứ 2 đến thứ 6, và trước 11 giờ trưa đối với ngày thứ 7.
- Nếu xe đến sau thời điểm này thì xe phải có cơng văn xin giao hàng ngồi giờ (Over time) thì kho mới nhận hàng. Đối với những lô hàng nhà máy
muốn ra hàng ngồi giờ thì trễ nhất là 2 giờ chiều của ngày giao hàng, nhà máy phải gởi Công văn "Yêu cầu nhận hàng ngoài giờ" đến Hải quan kho CFS Damco - TBS để xin ý kiến Hải quan. Nếu Hải quan đồng ý làm việc ngồi giờ thì kho mới nhận hàng.
- Khi gởi yêu cầu vận tải (Booking) cho đơn hàng của mình, nhà máy sẽ phải thơng báo ngày dự kiến giao hàng. Tuy nhiên có nhiều trường hợp nhà máy khơng giao đúng ngày, có thể giao hàng sớm hơn dự kiến vì hàng họ đã sản xuất xong, hoặc giao hàng trễ hơn dự kiến vì khơng sản xuất kịp. Trong những trường hợp như vậy, Nike yêu cầu Damco vẫn phải nhận hàng. Nếu nhà máy giao hàng trước ngày đã thông báo với Damco, nhà máy sẽ phải trả tiền lưu kho cho Damco. Tiền lưu kho được tính từ thời điểm nhà máy giao hàng đến ngày giao hàng thực tế mà họ đã thơng báo trước kia. Cịn đối với trường hợp nhà máy giao hàng trễ hơn ngày dự kiến ban đầu, Damco không được phạt nhà máy mà Nike yêu cầu Damco phải hỗ trợ nhà máy nhận hàng và lên kế hoạch xếp hàng lên tàu càng sớm càng tốt vì đó là những lơ hàng nhà máy đã trễ kế hoạch giao hàng, cho nên sẽ trễ lịch tàu mà Nike mong muốn. Nike sẽ có hình thức phạt nhà máy với những đơn hàng giao trễ đó, nhưng Damco thì khơng được phạt nhà máy trong trường hợp này. Do vậy mặc dù Damco có thể xem báo cáo để dự đoán lượng hàng giao mỗi ngày từ Nike cung cấp để cân đối, điều chỉnh, lên kế hoạch chuẩn bị, nhưng khơng thể nào chính xác 100% vì trong đó có nhiều nhà máy khơng giao hàng đúng ngày. Vì vậy nó ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch nhập, xuất của kho.
2.2.1.2 Quy định về hàng hóa:
- Hàng đến giao tại kho phải được chở bằng container có niêm phong, kẹp chì (seal) hoặc bằng xe tải có thùng kín.
- Hàng hố ra vào kho được quản lý bằng hệ thống máy tính và được kết nối với hệ thống giám sát của cơ quan hải quan.
- Kho sẽ từ chối nhận hàng và lập Biên bản báo cáo hiện trạng của lơ hàng nếu hàng hóa có các biểu hiện sau:
(1) (2)
Xe vào kho
và nộp chứng từ Kiểm trachứng từ Xe vào lineđể dỡ hàng
(3)
(4) Kết thúc việc dỡ hàng Xe ra khỏi
kho
o Kiện hàng khơng được dán băng dính hoặc có biểu hiện dán lại kiện.
o Kiện hàng hoặc hàng bị hỏng hoặc trong tình trạng kém (xước, thủng, ướt...). o Kiện hàng thiếu mã hiệu, mã số...(so với trong Booking).
o Giao không đủ kiện hàng như trong Booking.
o Bất kỳ một trường hợp đặc biệt nào khác xảy ra với kiện hàng.
Khi được kho thông báo tình trạng của lơ hàng, nhà máy phải giải quyết trong vòng 24 giờ kể từ lúc giao hàng. Nếu khơng thì lơ hàng sẽ khơng thể xuất khẩu ngoại trừ được Nike đồng ý.
2.2.2 Quy trình nhận hàng Nike tại kho CFS Damco - TBS:
Để nhìn rõ thời gian chờ ở từng giai đoạn giao hàng, ta chia quy trình giao hàng thành 4 giai đoạn như sau:
Hình 2.3: Các giai đoạn của quy trình nhận hàng tại kho Damco TBS
2.2.2.1Giai đoạn 1 - Từ lúc xe vào kho đến lúc được kiểm tra xongchứng từ. Bao gồm các bước sau: chứng từ. Bao gồm các bước sau:
- Tài xế hoặc người đại diện của nhà máy đăng kí thơng tin tại cổng Bảo vệ ICD TBS: Bảng số xe, số container, số seal, họ tên người đại diện, chứng minh nhân dân.
- Bảo vệ TBS cấp giấy được phép vào kho và yêu cầu tài xế/người đại diện của nhà máy đeo thẻ kiểm soát an ninh (thẻ Visitor) khi đi lại trong khu vực kho.
- Tài xế cho xe chạy thẳng vào khu vực bãi chờ.
- Tài xế hoặc người đại diện của nhà máy mang những chứng từ sau đây nộp tại văn phịng kho Damco:
• Giấy xác nhận cho đơn hàng (Booking confirmation) • Packing list
• Sơ đồ đóng hàng vào xe • Giấy ủy quyền (nếu cần) • Tờ khai hải quan
- Nhân viên Damco kiểm tra thông tin giữa đơn hàng trên hệ thống với chứng từ của nhà máy nộp, nếu có gì khác biệt thì u cầu nhà máy xác nhận lại. Nếu bộ hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, nhân viên chứng từ sẽ nhập thông tin ngày giờ vào kho của xe hàng vào hệ thống và yêu cầu tài xế hay người đại diện của nhà máy ra chờ loa gọi thì đưa xe vào line.
2.2.2.2Giai đoạn 2 – Từ lúc Damco nhận chứng từ đến lúc xe được gọi vào line để dỡ hàng. Bao gồm các bước sau: vào line để dỡ hàng. Bao gồm các bước sau:
- Nhân viên chứng từ chuyển bộ chứng từ cho bộ phận điều phối (Yard controller) để sắp xếp line và nhân công (Stevedoor) cho xe hàng đó.
- Nhân viên điều động sẽ căn cứ vào tình hình hoạt động tại các line và nguyên tắc FIFO để xác định xe hàng nào sẽ vào line nào để dỡ hàng.
- Nhân viên điều động phóng loa gọi tài xế đưa xe vào line để dỡ hàng. Đồng thời khi nghe loa, nhân viên kiểm đếm của line đó (Tallyman) sẽ lên văn phòng để lấy chứng từ của xe hàng sắp nhập kho.
- Trước khi vào line, xe hàng sẽ phải dừng tại điểm dừng (Stop-line) để bảo vệ kiểm tra tình trạng seal của xe hàng. Nếu số seal đúng như trên chứng từ của nhà máy thì xe mới được phép di chuyển vào trong line để dỡ hàng. Nếu số seal khác với số seal trên chứng từ của nhà máy thì bảo vệ sẽ yêu cầu người đại diện kí xác nhận số seal của xe hàng lúc vào kho Damco. Sau đó mới tiến hành cắt seal. [Xem quy trình kiểm tra seal trong Phụ lục 8]
- Tài xế đưa xe vào đúng line quy định, tắt máy xuống xe và chờ kho nhận hàng xong sẽ thông báo.
2.2.2.3 Giai đoạn 3 – Từ lúc xe vào line đến lúc kết thúc việc dỡ hàng
- Mỗi line có 2 cơng nhân mang hàng từ xe ra ngồi, chất lên pallet nhựa (còn được gọi tấm kê hàng - là một kết cấu bằng phẳng để tải hàng hóa, được nâng chuyển hàng bởi xe nâng. Pallet được làm từ nhiều chất liệu khác nhau như gỗ, sắt, nhựa).
- Hàng hoá vận chuyển bởi container thường được đặt trên pallet có bảo đảm vững chắc bằng cách đóng đai, quấn bọc căng hay co lại và vận chuyển theo thứ tự, sắp xếp phân loại theo nhãn mác hàng, kích cỡ, kiểu cách hàng, màu sắc... như Nike yêu cầu. Thông thường nhà máy đã phải sắp xếp, phân loại hàng sẵn từ khi họ bốc hàng từ kho nhà máy lên xe container để giao cho Damco. Khi đến kho, Damco chỉ việc đếm và chất hàng lên pallet. Nhưng nếu nhà máy khơng làm việc đó, thì Damco phải làm và phạt lại nhà máy phí khơng sắp xếp, phân loại hàng.
- Bên ngồi có một nhân viên kiểm đếm đứng quét mã vạch của từng thùng carton (inbound scanning) ngay khi hàng được mang ra khỏi xe. Mục đích của việc quét mã vạch là để đảm bảo nhà máy giao đúng đơn hàng (PO) và mã hàng (item) như trên hệ thống của Nike và đảm bảo khơng nhận sót hàng. Tất cả các thùng carton đã được dán mã vạch từ nhà máy, ở khâu nhập kho này nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch, lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để đối chiếu với Booking confirmation. Kể từ lúc này các thùng hàng Nike sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch. Nếu sau khi quét mã vạch xong mà thấy sự khác biệt, ví dụ như khác biệt về số lượng thùng carton giữa kết quả quét mã vạch với Booking của nhà máy, thì có thể do kho qt thiếu, qt dư hoặc có thể do nhà máy giao thiếu, giao thừa. Lúc đó nhân viên kiểm đếm phải thực hiện lại thao tác quét mã vạch từ đầu. Nếu đã quét lại rồi mà vẫn
không khớp với Booking, kho sẽ lập biên bản và yêu cầu người đại diện của nhà máy xác nhận tình trạng của lơ hàng.
Hàng Nike Quét mã vạch Đối chiếu kết
quả quét mã vạch với hệ thống In phiếu nhập kho Hình 2.4: Quy trình quét mã vạch
2.2.2.4Giai đoạn 4 – Từ lúc hoàn tất việc dỡ hàng đến lúc xe ra khỏi kho
- Nhận hàng xong, nhân viên kiểm đếm mang bộ chứng từ cùng số lượng hàng hóa thực tế lên nộp lại cho nhân viên chứng từ.
- Nhân viên chứng từ cập nhật ngày giờ hoàn thành việc nhận hàng vào hệ thống. Thông báo cho bộ phận SCM về lô hàng đã nhập xong.
- Nhân viên điều phối phóng loa gọi tài xế xe đưa xe ra khỏi line.
- Cấp giấy chứng nhận về việc kho đã nhận lô hàng của nhà máy cho người đại diện của nhà máy. Chứng từ giao nhận sẽ có chữ ký của đại diện kho CFS và đại diện bên giao hàng.
- Người đại diện của nhà máy đến văn phòng kho để xin giấy được phép ra khỏi kho. Sau đó trình giấy được phép ra khỏi kho cho bảo vệ ICD TBS, trả lại thẻ kiểm soát an ninh và nhận lại chứng minh nhân dân.
2.3 Mơ hình hàng chờ tại kho CFS Damco TBS đối với xe hàng Nike: 2.3.1 Mơ hình xếp hàng chờ giao hàng tại kho:
Mơ hình hệ thống nhận hàng của kho là mơ hình M/M/K bởi vì đây là hoạt động dịch vụ có nhiều kênh (8 line nhận hàng), cung cấp một dịch vụ giống nhau, dòng vào Poisson, thời gian dịch vụ phân bố giảm dần.
Áp dụng công thức hàng chờ cho mơ hình M/M/K, ta cần tính tốn các thơng số của hệ thống nhận hàng:
- M = số lượng line được sử dụng để nhận hàng Nike = 8 (line)
- � = mật độ xe đến trung bình trong mỗi giờ = 5 xe/giờ.
λ được xác định bằng cách đếm số lượng xe hàng Nike đến kho giao hàng trong một ngày. Sau nhiều ngày quan sát thì nhận thấy trung bình mỗi giờ có 5 xe hàng Nike đến kho giao hàng. [Xem cách tính λ trong phụ lục 7]
- � = tỉ lệ phục vụ trung bình của mỗi line hay số lượng xe trung bình mỗi linephục vụ được trong 1 giờ, được tính như sau:
Dựa vào quan sát thực tế, tác giả nhận thấy trung bình mỗi xe sẽ mất khoảng 90 phút ở trong line. Do đó số xe trung bình mỗi line phục vụ được trong 1 giờ là: � = 60/90 = 0,7 (xe/giờ) Văn phòng, Hải quan Kho CFS - Damco TBS Nhà máy Khu vực chờ
Hình 2.5: Mơ hình hàng chờ tại kho CFS – Damco TBS
58 N ộp ch ứ ng từ
2.3.2 Các yếu tố tác động đến thời gian chờ:
Thời gian chờ được xác định từ lúc nhà máy nộp bộ chứng từ hàng nhập kho tại quầy dịch vụ khách hàng cho đến lúc được gọi kéo xe vào line để dỡ hàng (Giai đoạn 1 và 2 trong quy trình nhận hàng).
Thời gian chờ phụ thuộc vào các yếu tố sau đây:
- Lượng hàng nhập kho (Inbound) và xuất khỏi kho (Outbound) vào thời điểm đó nhiều hay ít. Nếu hàng nhiều thì thời gian chờ sẽ tăng.
- Thời gian chờ vào các buổi chiều thường nhiều hơn so với buổi sáng bởi vì đa số nhà máy tập trung giao hàng vào buổi chiều.
- Vì kho chỉ ghi nhận xe hàng đã có mặt tại kho và đủ điều kiện để dỡ hàng khi xe hàng đó đã hồn tất thủ tục hải quan và nộp đầy đủ bộ chứng từ mà kho yêu cầu khi đến giao hàng. Nếu nhà máy bị thiếu một trong các loại chứng từ bắt buộc, hoặc chứng từ bị sai thì họ phải chờ kho, chờ Hải quan xử lý. Thậm chí người đại diện của nhà máy phải chạy về nhà máy để lấy chứng từ bổ sung hoặc chỉnh sửa chứng từ nếu cần thiết. Trong những tình huống này xe hàng vẫn phải nằm ngoài hàng chờ, ngay cả khi trong kho đang có line trống, kho cũng khơng thể cho xe vào nhận hàng được vì ngồi kho cịn có Hải quan giám sát, mọi thủ tục giấy tờ hàng hoá ra vào kho CFS phải rõ ràng.
- Nếu có nhiều vấn đề xảy ra trong quá trình dỡ hàng thì sẽ tốn thời gian để xử lý lô hàng đang dỡ, dẫn đến các xe bên ngoài phải chờ lâu hơn. Một số vấn đề thường phát sinh khi giao hàng như:
• Nhà máy khơng sắp xếp hàng (theo PO, theo kích cỡ, theo mẫu…) dẫn đến công nhân ở kho khi nhận hàng phải tốn thời gian để sắp xếp lại rồi mới chất lên pallet.
• Hàng đã được nhận xong nhưng tài xế lại khơng có mặt để kéo container rỗng ra khỏi khu vực làm hàng để nhường line đó cho xe khác vào dỡ hàng. Hiện nay để tiết kiệm chi phí, nhà máy thường sử dụng một đầu kéo để kéo nhiều container. Vì vậy nếu các container của các nhà máy
25 20 4 5 6 7 8 15 13 6 Hơn 90 phút 60-90phút 30-60 phút Dưói 30 phút 7 5 10 11 7 8 5 5 7 6 2 2 5 0 2 0 1 2 1 0
này được dỡ hàng xong cùng một lúc, thì đầu kéo phải kéo lần lượt các container rỗng ra. Thời gian kéo một container từ line ra khỏi khu vực làm hàng là khoảng 15 phút cho một container. Do đó các xe hàng bên ngồi phải chờ thêm một khoảng thời gian nữa mới tới lượt của họ vào dỡ hàng.
• Tốc độ dỡ hàng của công nhân tại line: Nếu cơng nhân làm việc nghiêm túc, nhanh nhẹn, có kinh nghiệm dỡ hàng thì thời gian để hồn tất việc dỡ hàng ra khỏi xe container sẽ nhanh chóng hơn. Do đó các xe bên ngồi hàng chờ sẽ được gọi vào line nhận hàng sớm hơn.
2.4 Phân tích kết quả nghiên cứu hàng chờ:
2.4.1 Kết quả của Bảng khảo sát thực hiện tại kho:
- Kết quả khảo sát : Xem phụ lục 5
Với câu hỏi đầu tiên, sau khi thống kê số lượng câu trả lời, ta có biểu đồ thể hiện thời gian chờ trung bình của mỗi khách hàng như sau:
Khác, 35% NIKE, 65% PUMA, 20% IKEA, 25% ADIDAS, 40% TARGET, 30%
Hình 2.7: Tỉ lệ xe hàng của mỗi khách hàng có thời gian chờ trên 90 phút
“Nguồn: Kết quả khảo sát chất lượng dịch vụ tại kho CFS – Damco TBS”
Từ kết quả cho thấy gần 65% xe hàng Nike phải chờ hơn 90 phút mới được nhận hàng, chiếm tỉ lệ cao nhất trong số các khách hàng hiện tại của kho. Do vậy gần đây nhà máy Nike thường phàn nàn về việc chờ đợi ở kho.
Đó là lí do vì sao tác giả chọn đi sâu phân tích để giảm thời gian chờ cho khách hàng Nike trước. Đây sẽ là cơ sở để áp dụng cải thiện quy trình hàng chờ cho các khách hàng cịn lại.
2.4.2 Phân tích kết quả của Bảng khảo sát gởi tới nhà máy bằng email:
- Kết quả khảo sát : Xem phụ lục 6
Kết quả bảng khảo sát cho ta thấy một trong những nguyên nhân hàng Nike có thời gian chờ lâu hơn các khách hàng khác là vì đa phần nhà máy giao hàng vào buổi chiều (67% xe hàng đến kho sau 1 giờ chiều). Việc tập trung một lượng xe lớn vào buổi chiều dẫn đến kho không thể nào giải quyết việc nhận hàng nhanh chóng.
5% 28% Sáng Chiều Ngồi giờ
67%
- Buổi sáng là thời gian họ tiến hành thủ tục đưa hàng ra khỏi xưởng, xếp hàng