CHƯƠNG 3 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.2 Thay đổi hình thức nhận hàng –Từ FCFS sang hình thức có ưu tiên
Việc tăng số line nhận hàng Nike từ 8 line lên 9 line sẽ giải quyết được việc chờ đợi trong những ngày bình thường. Nhưng trong những ngày, tháng cao điểm, khi mà lượng hàng nhập kho mỗi ngày tăng lên gấp đơi, gấp ba thì chắc chắn hiện tượng chờ đợi lại sẽ xảy ra.
Hình 3.2: Lượng hàng Nike nhập kho từ tháng 1 đến tháng 10 năm 2014
“Nguồn: Báo cáo lượng hàng nhập kho của Damco năm 2014”
Qua biểu đồ ta thấy hàng Nike có những tháng cao điểm như tháng 2 (tháng Tết của Việt Nam, thời gian nghỉ Tết kéo dài nên lượng hàng tập trung giao trước và sau Tết rất nhiều). Ngoài ra tháng 5 và tháng 10, tháng 11 cũng là tháng cao điểm. Vì vậy cần có một giải pháp tiếp theo này để giải quyết việc chờ đợi giao hàng.
Hiện tại xe hàng nào đến kho trước và hoàn thành việc nộp chứng từ đầy đủ thì sẽ được ưu tiên nhập hàng trước. Mặc dù kho có dự đốn được lượng hàng nhà máy sẽ giao trong ngày hơm đó, nhưng kho khơng biết được nhà máy sẽ giao hàng giờ nào. Trong khi theo khảo sát, 67% nhà máy sẽ giao hàng buổi chiều, dẫn đến tập trung một lượng hàng lớn vào buổi chiều [Phụ lục 6]. Vì vậy mà có trường hợp kho khơng nhận hàng kịp phải lưu container lại qua đêm.
Do đó, nếu nhà máy thông báo trước cho Damco biết ngày, giờ giao hàng cụ thể, Damco sẽ sắp xếp việc nhận hàng tốt hơn. Hình thức này có nghĩa là nhà máy sẽ phải thông báo giờ cụ thể hàng sẽ đến kho, trễ nhất là 24 giờ trước khi giao hàng. Nếu xe hàng có mặt tại kho trong khoảng trước hoặc sau 30 phút so với lịch giao hàng đã đăng ký, Damco sẽ ưu tiên nhận hàng ngay lập tức. Kho sẽ dựa vào lượng hàng mà nhà máy đăng kí ở từng thời điểm giao hàng để xác định xem giờ nào cịn có thể nhận thêm xe hàng. Nếu vẫn cịn khả năng bốc xếp thì Damco sẽ xác nhận giờ giao hàng đó của nhà máy. Nếu giờ mà nhà máy muốn giao hàng đã có nhiều xe khác đặt chỗ trước rồi, thì Damco sẽ thơng báo cho nhà máy biết để tránh giao hàng giờ đó để khỏi phải chờ đợi. Khi đó xe hàng của nhà máy sẽ được thơng báo nên đi sớm hơn hay trễ hơn để tránh chờ đợi lâu.
Ngược lại nếu nhà máy không báo trước ngày giờ ra hàng mà cứ đến kho giao hàng thì nhà máy sẽ được phục vụ theo đúng nguyên tắc FCFS. Tức là ta có mơ hình nhận hàng như sau:
• Xe hàng A thơng báo sẽ giao hàng ngày 20-09-2014, 3 giờ chiều. • Xe hàng B khơng thơng báo ngày ra hàng.
• 2 giờ chiều Ngày 20-09-2014, xe hàng B đến kho để giao hàng. Lúc đó tất cả các line đều đã có xe đang làm hàng.
• 3 giờ chiều xe hàng A mới đến kho giao hàng.
• Khi có line trống, kho sẽ ưu tiên nhận hàng của xe A trước, rồi mới đến xe B vì xe A có đặt trước lịch ra hàng.
Với cách này sẽ đẩy nhanh tốc độ xử lý hàng, đồng thời giải phóng xe hàng ra khỏi kho nhanh hơn. Ngoài ra sẽ giúp kho biết trước được lượng hàng sẽ nhận trong ngày, được điều chỉnh lượng hàng sao cho cân bằng giữa các ngày. Việc áp dụng hình thức đăng ký giao hàng trước còn giúp kho cân bằng lực lượng lao động giữa các thời điểm trong ngày.
Damco (TBS) Nhà máy
Gởi thông báo cho biêt Ngày giờ giao hàng
Damco - Văn phòng
Kiểm tra lưu lượng hàng hố của kho
Sẵn sàng
Khơng
Có
u cầu nhà máy chọn ngày giờ khác
Đồng ý Có
Khơng
Thơng báo lên Trưởng Phịng của kho để giải quyết
Gởi xác nhận thời gian ra hàng cho nhà máy Sắp xếp công nhân, Khu vực nhận hàng
Nhà Máy Kho Damco- TBS
Nộp chứng từ cho
Damco (Văn phòng)
Tiếp tân kho: Booking confirmation,
Packing list
Kiểm tra chứng từ Sai, thiếu Đúng, đầy đủ Nộp lại chứng từ
Yêu cầu chỉnh sửa Kiểm tra lịch hẹn Giao hàng Có Khơng Đến đúng giờ Có Khơng Nhận hàng theo nguyên tắc FCFS Nhận hàng Nhận hàng nếu vẫn cịn khả năng
Thơng báo giờ giao hàng thực tế của nhà máy
Quản lý nhà máy
Hình 3.4: Quy trình xử lý đơn hàng có đặt lịch hẹn ra hàng
Để hạn chế việc xe hàng đến nhưng hệ thống đang quá tải, sẽ không thể nhận thêm hàng nữa, kho nên thông báo cho nhà máy biết hiện trạng hàng hóa tại kho. Ví dụ 1 giờ chiều kho sẽ thông báo cho bộ phận SCM biết hiện tại kho sẽ không thể nhận thêm hàng của xe nào nữa, yêu cầu các xe hàng của nhà máy nếu chưa đi thì nên lưu hàng tại kho nhà máy. Việc này sẽ giúp giảm được lượng hàng phải neo tại kho Damco qua đêm do kho không thể nhận hàng nổi trong ngày hơm đó. Đồng thời cũng giúp nhà máy giảm thời gian chờ đợi và chi phí phát sinh do chờ đợi.