- Nhờ thu phiếu trơn ( clean collection):
a/ Bố trí nhân sự phù hợp
3.4.4. Từng bước ngày càng hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế
Thanh toán quốc tế là hoạt động rất phức tạp, đòi hỏi các ngân hàng phải tuân theo nguyên tắc, quy ước quốc tế và luật pháp của mỗi nước. Mà những quy tắc, quy ước này giữa mỗi quốc gia là khác nhau, vì vậy, NHNN không thể nào ban hành quy định về thanh toán quốc tế chung cho tất cả các NHTM. Do đó, mỗi ngân hàng cần phải tự xây dựng cho mình quy trình thanh toán hợp lý, bảo đảm an toàn, hạn chế rủi ro, phù hợp với thông lệ quốc tế và không trái với luật pháp Việt Nam. Quy trình này được NHNN Việt Nam thông qua và các NHTM nói chung cũng như IVB nói riêng sẽ có trách nhiệm thực hiện theo đúng các quy trình đó, nếu thực hiện sai thì các ngân hàng phải tự chịu trách nhiệm.
Với những nghiệp vụ đơn giản như nhờ thu hay chuyển tiền, IVB chỉ đóng vai trò trung gian trong việc thực hiện lệnh chi trả hoặc nhờ thu từ khách hàng và thu lợi qua các khoản phí dịch vụ khách hàng nộp. Tuy là một hình thức đơn giản nhưng nếu IVB không có một quy trình thanh toán rõ ràng, trách nhiệm của từng phòng, ban không được phân chia cụ thể thì IVB cũng rất dễ gặp rủi ro trong phương thức này. Do đó, để có thể quản lý rủi ro một cách tốt nhất, từng khâu của quy trình thanh toán quốc tế phải được cụ thể hoá một cách rõ ràng để phù hợp với điều kiện của ngân hàng, các phòng chuyên trách có liên quan phải thực hiện
nghiêm túc trách nhiệm của mình. Tuy nhiên không nên máy móc dập khuôn mà cần có những sáng kiến riêng để làm cho quy trình này trở nên linh hoạt.
+ Trong phương thức nhờ thu nhập khẩu kiểm tra ngay khi nhận được bộ chứng từ nhờ thu xem có phải do người bán trực tiếp gửi hay không. Nếu không có thỏa thuận trước thì IVB Hà nội không nhận chứng từ do người bán gửi trực tiếp đến. Đồng thời kiểm tra ngay số lượng chúng từ được liệt kê với chứng từ thực nhận và có đủ bản gốc chứng từ vận tải không để thông báo ngay cho nhà NK chọn phương án xử lý là trả ngay hay tra soát ngân hàng chuyển chứng từ.
+ Khi giao bộ chứng từ nhờ thu cho nhà NK đi nhận hàng, IVB Hà nội yêu cầu nhân viên ngân hàng xem xét kỹ chữ ký và mẫu dấu đã đăng ký trên Lệnh thanh toán chuyển tiền của nhà NK xuất trình, đồng thời có những biện pháp đảm bảo đủ tài sản để thanh toán cho nước ngoài nếu là thanh toán D/P (hoặc thực hiện ngay việc ký quỹ hay đảm bảo thanh toán bằng tiền vay dựa trên Giấy nhận nợ của khách hàng). Nếu là thanh toán D/A thì tại thời điểm nhà NK chấpnhận hối phiếu để lấy bộ chứng từ đi nhận hàng cũng phải kiểm tra kỹ mẫu dấu và chữ ký. Ngày đáo hạn thanh toán, nếu bộ chứng từ nhờ thu nhận được thiếu chứng từ vận tải gốc thì nhà NK phải xuất trình tờ khai hải quan chứng minh hàng hóa đã được thông quan liên quan tới các thông tin của bộ chứng từ nhờ thu mà IVB Hà Nội đã nhận.
+ Đối với nhờ thu xuất khẩu nếu chỉ thị nhờ thu không rõ ràng thì tốt nhất nhân viên thanh toán quốc tế phải thông báo cho khách hàng để có được một chỉ thị đầy đủ hơn, không bất lợi cho ngân hàng, không nên thực hiện đúng quy trình mà bỏ qua việc thông báo cho khách hàng.
Riêng đối với phương thức tín dụng chứng từ thì quy tình có phức tạp hơn, đòi hỏi nhân viên thanh toán quốc tế phải hiểu rất rõ từng bước quy trình thanh toán quốc tế, từ việc phát hành L/C, gửi L/C cho ngân hàng thông báo đến việc trả tiền cho ngân hàng nước ngoài và thông báo đòi tiền nhà nhập khẩu, hoặc khi nhận đựơc chứng từ của ngân hàng nước ngoài gửi đến thì phải kiểm tra chi tiết, cẩn thận, có thể kết hợp với khách hàng để kiểm tra, hạn chế tối đa những trường hợp chiết khấu
miễn truy đòi. Nếu khách hàng gặp khó khăn trong thanh toán thì nhân viên có thể đưa ra đề nghị trình cấp trên về việc cho khách hàng vay để thanh toán đúng thời hạn cho ngân hàng nước ngoài.
Với nghiệp vụ mở L/C nhập khẩu, thì khi thực hiện soạn thảo xong một L/C, trước khi lập tờ trình, nhân viên thanh toán quốc tế có thể thông báo cho nhà nhập khẩu về L/C đã đựơc soạn thảo này để nhà nhập khẩu xem xét có gì vướng mắc, không phù hợp với yêu cầu của mình hay không. Thời gian để xem xét này không nên kéo dài quá để ảnh hưởng đến thời hạn mở L/C của khách hàng. Ngoài ra, nhân viên thanh toán quốc tế cần phải rất cẩn thận, tránh đề ra những điều kiện về phía ngân hàng không phù hợp với các điều kiện trong đơn xin mở L/C của khách hàng. Ngân hàng cần chú ý những vấn đề cơ bản có tính hệ thống từ khi phát hành L/C cho tới thời điểm quyết định trả tiền cho nước ngoài để hạn chế rủi ro kỹ thuật bằng một số biện pháp sau:
- Kiểm tra kỹ đơn yêu cầu mở L/C, để phát hiện ra những sai sót, những điều khoản bất lợi cho người nhập khẩu, cho ngân hàng, đặc biệt tránh những điều khoản mơ hồ, không rõ ràng, không có cơ sở để ngân hàng kiểm tra chứng từ…
- Thực hiện nghiêm túc việc đánh giá khách hàng, đưa ra mức ký quỹ phù hợp nhất.
- Duy trì quan hệ thường xuyên với nhà nhập khẩu để có được thông tin chính xác, cập nhật về khách hàng, hỗ trợ cho công việc đánh giá khách hàng.
- Nâng cao chất lượng trong nghiệp vụ kiểm tra chứng từ hàng hoá, quan tâm tới những chứng từ vận tải, chữ ký hậu của người bán lên vận đơn, trên B/L…
- Thực hiện nghiêm túc việc bảo lãnh nhận hàng. - Đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
- Không để xảy ra tình trạng mất quyền từ chối thanh toán như để quá 5 ngày làm việc mà không thông báo từ chối thanh toán, làm thất lạc chứng
từ…
- Ngân hàng cần thận trọng trong việc phát hành L/C cho từng chủng loại hàng hoá, chu kì kinh doanh của khách hàng.
- Lựa chọn ngân hàng xác nhận có uy tín và có quan hệ tốt với ngân hàng nhằm hạn chế rủi ro do ngân hàng xác nhận gây ra.
Với nghiệp vụ thanh toán L/C: Thực hiện quản lý chặt chẽ các bộ chứng từ đến và đi, tránh để thất lạc hoặc thanh toán hai lần, có hệ thống theo dõi bộ chứng từ đến của từng L/C riêng biệt cập nhật trong ngày. Nếu bộ chứng từ có sai sót thì thông báo cho khách hàng để cùng đưa ra giải pháp tối ưu, không nên bất kì việc gì cũng tự ý đưa ra giải pháp vì như thế có thể gây bất lợi cho khách hàng.
Trong chuyển tiền, rủi ro tuy ít gặp nhưng lại gây tổn thất nhiều nhất đó là không may ngân hàng tiếp tay cho chuyển tiền lậu ra nước ngoài. Trong nghiệp vụ này, ngân hàng cần rất cẩn thận khi yêu cầu khách hàng đưa ra bộ chứng từ, trong đó nội dung của các hoá đơn thương mại, vận đơn, tờ khai hải quan… phải phù hợp với nhau; nếu chuyển tiền trả trước thì dù cho ở vai trò ngân hàng chuyển tiền hay là ngân hàng trả tiền thì cũng phải đánh giá kỹ cho khách hàng của mình xem tình hình kinh doanh, tình hình tài chính, mặt hàng xuất nhập khẩu của đơn vị khách hàng đó tốt hay xấu, uy tín ra sao… Ngoài ra ngân hàng cũng nên đưa ra quy trình chặt chẽ hơn nữa về chuyển tiền, không nên chủ quan đây là nghiệp vụ đơn giản mà coi nhẹ các khâu thanh toán, đặc biệt là khi yêu cầu khách hàng cam kết bổ sung tờ khai hải quan thì khách hàng sẽ cam kết bằng gì? Bằng uy tín hay bằng tài sản đảm bảo?.