2.4.1.2. Lập kế hoạch chọn mẫu
2.4.1.7. Kỹ thuật chọn mẫu áp dụng trong chương trình kiểm tốn hàng tồn
a. Hàng nhập kho trong kỳ
• Thủ tục kiểm sốt
- Nghiệp vụ mua hàng phải xuất phát từ bộ phận có nhu cầu, bộ phận này sẽ viết phiếu Đề nghị mua hàng, sau đó phiếu Đề nghị mua hàng sẽ được chuyển cho người có thẩm quyền xét duyệt. Các đơn đề nghị mua hàng phải đúng thực tế nhu cầu của bộ phận, đơn đặt hàng chỉ được thực hiện khi có chữ ký và đóng dấu của người xét duyệt.
- Phiếu nhập kho phải đính kèm với bản photo chứng từ vận chuyển và bản photo của Hóa đơn mua hàng, Phiếu đề nghị mua hàng để tiện việc theo dõi, đối chiếu số liệu.
- Phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu cũng như có đủ chữ ký của những người liên quan.
- Tổ chức hệ thống kế toán đảm bảo nghiệp vụ nhập kho được ghi chép chính xác và đầy đủ.
• Phương pháp chọn mẫu
Tại Cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng, Phiếu nhập kho được lưu riêng theo từng tháng, KTV xác định tổng thể chọn mẫu là các Phiếu nhập kho trong kỳ.
Sau khi chọn mẫu tình cờ 45 Phiếu nhập kho mỗi tháng, KTV tiến hành kiểm tra sự xét duyệt của các chứng từ, kiểm tra việc ghi chép bằng cách so sánh số liệu trên các chứng từ giao nhận với các HĐBH, đồng thời đối chiếu các hóa đơn này qua các khâu luân chuyển của đơn vị cho đến khi được thể hiện trên sổ cái, đảm bảo rằng các nghiệp vụ này đã hoàn tất và được ghi nhận đầy đủ.
- Kiểm tra mẫu chọn các đơn hàng trong tháng 10 do trong thời gian này có sự sáp nhập của Cơng ty Điện cơ Phong Lan đồng thời là tháng có hàng nhập nhiều trong năm.
- Kiểm tra ngẫu nhiên 20 phiếu giao hàng ở bất kì một tháng nào đó xem số thứ tự có đúng khơng, KH có ký vào hay khơng.
- KTV tiến hành chọn mẫu trực tiếp từ sổ chi tiết các nghiệp vụ nhập kho có giá trị trên 30 triệu đồng ở từng tháng, nhập kho có giấy Đề nghị mua hàng được xét duyệt chưa, có hóa đơn đính kèm hay khơng, có đầy đủ các chữ ký hay khơng.
b. Đối với hàng xuất kho trong kỳ
• Thủ tục kiểm sốt
- Trưởng phịng bán hàng có trách nhiệm phê duyệt đơn hàng. Do KH của công ty khá đa dạng, kinh doanh ở nhiều lĩnh vực khác nhau cho nên Trưởng phòng bán hàng phải trực tiếp phê duyệt Đơn đặt hàng để đảm bảo cung cấp đủ lượng hàng
theo yêu cầu của KH. Khi phê duyệt Trưởng phòng sẽ ký trên Đơn đặt hàng làm bằng chứng cho sự phê duyệt đó.
- Khi có lệnh bán hàng, Bộ phận bán hàng sẽ trực tiếp làm Phiếu xuất kho. Người lập phiếu ký để xác nhận việc lập phiếu, Giám đốc ký và Kế toán trưởng ký để phê duyệt việc xuất bán, thủ kho ký để xác nhận việc xuất kho, KH ký để xác nhận việc nhận đúng và đủ hàng.
- Phiếu xuất kho bán hàng phải có đính kèm lệnh bán hàng, bản photo Đơn đặt hàng đã được phê duyệt, Phiếu xuất kho vật tư phải có đính kèm Giấy đề nghị xuất vật tư đã được phê duyệt để tiện việc theo dõi, đối chiếu số liệu.
- Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, liên gốc lưu lại tại bộ phận bán hàng,1 liên thủ quỹ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho Bộ phận kế toán để theo dõi hàng tồn kho.
- Tổ chức hệ thống kế toán đảm bảo các nghiệp vụ xuất kho được ghi chép chính xác và đầy đủ.
• Phương pháp chọn mẫu
KTV tiến hành chọn mẫu chú ý đến các nghiệp vụ bán hàng mà khơng có hợp đồng thương mại, nghiệp vụ bán hàng cho những khách hàng mới, nghiệp vụ bán hàng có số tiền lớn hay nghiệp vụ xảy ra và cuối kì hạch tốn…
KTV tiến hành chọn mẫu theo khối các Phiếu xuất kho trong tháng 3, tháng 4 và tháng 5. Đây là những tháng mà lượng xuất kho nhiều nhất trong năm. KTV kiểm tra xem các Phiếu xuất kho được đánh số liên tục hay không đồng thời cũng kiểm tra xem trên phiếu xuất có đầy đủ các nội dung cũng như là chữ ký hay không. Việc chọn khối các Phiếu xuất kho tháng 3 tháng 4 hoặc tháng 5 là theo nhận định của KTV, tuy nhiên có thể các tháng khác cũng xảy ra sai phạm.
Sau đó, KTV sẽ chọn từ 12 tháng mỗi tháng 10 đến 15 Phiếu xuất kho để kiểm tra xem các Đơn đặt hàng đính kèm phiếu xuất kho đã được phê duyệt và có chữ ký của người phê duyệt hay khơng, đồng thời KTV cịn kiểm tra luôn số liệu giữa Phiếu xuất kho với các chứng từ kèm theo xem đã khớp đúng chưa.
Từ việc kiểm tra mẫu chọn các nghiệp vụ hàng nhập kho và xuất kho trong kỳ, KTV đưa ra nhận xét là các bước cơng việc cũng như quy trình thực hiện trong chu trình hàng tồn kho là khá tốt. Kết luận rằng có thể tin cậy vào HTKSNB của Cơng ty Điện cơ Hải Phịng
Như vậy, trong thử nghiệm kiểm sốt, KTV tiến hành chọn mẫu phi thống kê để kiểm tra hệ thống kiểm sốt cũng như xác định tính hiệu quả của HTKSNB. Tuy việc chọn mẫu phi thống kê như vậy xuất phát từ những phán đoán và kinh nghiệm nghề nghiệp của KTV và rủi ro chọn mẫu không được xác định trước nhưng do KTV của công ty thường chọn mẫu với cỡ mẫu khá lớn cho nên có thể giảm rủi ro chọn mẫu đến mức thấp. Việc làm này sẽ tốn nhiều thời gian, cơng sức và chi phí hơn cho nên mục đích của cuộc kiểm tốn khơng đạt được, do đó cần cân đối đảm bảo sao cho khối lượng mẫu chọn phù hợp, vừa mang tính đặc trưng của tổng thể, vừa giảm thiểu được thời gian, công sức kiểm tra.