2.4.1.2. Lập kế hoạch chọn mẫu
2.4.1.6. Kỹ thuật chọn mẫu áp dụng trong chương trình kiểm tốn tiền mặt
a. Đối với các khoản thu tiền mặt
Thủ tục kiểm sốt
Cơng việc thu tiền tại cơng ty khách hàng do kế toán thanh toán và thủ quỹ thực hiện. Các cơng việc kiểm sốt cần thiết bao gồm:
-Kế toán thanh toán phải tiến hành đối chiếu các chứng từ gốc kèm theo (HĐBH, ĐĐH) trước khi lập phiếu thu.
-Phiếu thu phải được đánh số thứ tự, ghi đầy đủ các thông tin và có đầy đủ chữ ký. Sau đó chuyển cho Kế tốn trưởng sốt xét và Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ.
-Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu được duyệt sẽ tiến hành thu tiền và ghi sổ nhập quỹ trước khi ký tên và yêu cầu người nộp ký tên.
-Một liên phiếu thu thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ, một liên giao cho khách hàng và một liên lưu lại nơi lập phiếu.
-Cuối ngày, thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán ghi sổ.
Phương pháp chọn mẫu
Khi đã tìm hiểu được các thủ tục kiểm sốt của Cơng ty Điện Cơ Hải Phòng về nghiệp vụ thu tiền mặt, KTV sẽ tiến hành chọn mẫu các Phiếu thu để kiểm tra sự tồn tại của các thủ tục đó. Kiểm tra việc ghi chép nhật kí quỹ khi thu tuền, đói chiếu sổ kế tốn tiền mặt và các sổ kế tốn có liên quan, kiểm tra số lượng bút toán ghi sổ với số lượng các phiếu thu. Những phiếu thu nào không đảm bảo những yêu cầu trên, ví dụ như khơng đủ chữ ký, khơng đủ nội dung hoặc ghi không đúng số tiền so với chứng từ gốc… thì được xem là sai phạm.
Mẫu các phiếu thu được các KTV chọn theo khối, bao gồm các phiếu thu tháng 6 và tháng 12, sở dĩ chọn như vậy vì đây là 2 tháng phát sinh các nghiệp vụ thu tiền lớn, là thời gian công ty thu hồi nợ cơng nhiều; Cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng là đơn vị có lợi ích cơng chúng nên có kiểm tốn giữa năm. Bên cạnh đó KTV cũng chú ý kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ phát sinh, làm cơ sở chọn ra những nghiệp vụ bất thường và nghiệp vụ có số tiền lớn. Cỡ mẫu được xác định là lớn để đảm bảo có thể bao quát và đánh giá được tính hiệu lực, hiệu quả của HTKSNB đối với nghiệp vụ thu tiền.
b. Đối với các khoản chi tiền mặt
Thủ tục kiểm soát
-Phiếu chi chỉ được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra đối chiếu, số tiền trên hóa đơn đã được kiểm tra, đối chiếu lại và đã được duyệt chi.
-Các phiếu được đánh số trước và ghi sổ theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, đồng thời phải ghi định khoản trên phiếu chi.
-Phiếu chi được lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, Kế toán trưởng, Giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ.
-Khi ký duyệt chứng từ, Kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và kiểm tra định khoản ghi trên chứng từ.
-Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra lại các chứng từ liên quan và kiểm tra định khoản ghi trên chứng từ.
-Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra lại các chứng từ liên quan đến khoản chi và ký nháy vào hóa đơn đã thanh tốn. Các hóa đơn mua hàng đã được thanh tốn được đánh dấu “Đã thanh toán”.
-Phiếu chi được lập thành 3 liên, liên 1 lưu nơi lập phiếu, liên 2 giao cho người nhận tiền, liên 3 kế toán quỹ dùng để ghi sổ quỹ và sau đó chuyển cho kế tốn thanh toán để ghi sổ kế toán.
Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng lưu trữ chứng từ thu - chi tiền mặt theo từng tháng. Tổng thể mà KTV xác định để chọn mẫu là toàn bộ các phiếu chi của đơn vị. Vì vậy, KTV quyết định chọn theo khối các Phiếu chi có được ghi nhận đầy đủ hay khơng. Sở dĩ chọn khối các Phiếu chi quý IV để kiểm tra vì tại Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng, quý IV là thời gian có số lượng các nghiệp vụ chi tiền lớn nhất, cho nên khả năng sai sót xảy ra là lớn hơn các q cịn lại.
KTV kiểm tra bằng chứng về sự phê duyệt chi tiền của người có trách nhiệm (chữ kí phê duyệt, tính hợp lí, đúng đắn của sự phê duyệt). Cần lưu ý kiểm tra mẫu những chứng từ chi tiền có khoản chi lớn hay bất thường về nội dung chi; Xem xét các trường hợp chi đó có đầy đủ hồ sơ, chứng từ gốc chứng minh và có hợp lí, hợp lệ hay khơng.
Do vào tháng 10, công ty Cổ phần điện cơ Phong Lan sáp nhập vào Công ty cổ phần Điện Cơ Hải phịng nên KTV nghi ngờ rằng có thể xảy ra sai sót trong thời gian này nên KTV sẽ chọn khối các phiếu thu/chi vào tháng 9, xem xét về tính hợp lí, hợp lệ của các nghiệp vụ này.
Đánh giá kết quả mẫu
Sau khi kiểm tra mẫu chọn các nghiệp vụ thu và chi tiền mặt, KTV nhận thấy: mẫu chọn các Phiếu thu và Phiếu chi bao gồm các Phiếu chi và Phiếu thu hợp lệ, đúng với các yêu cầu của thủ tục kiểm sốt. Trên cơ sở đó kết luận lại HTKSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt là hoạt động hiệu quả như đánh giá ở khâu lập kế hoạch kiểm toán.