2.1.3 .Đặc điểm tổ chức quản lí của Cơng ty TNHH Kiểm tốn VACO
2.2.5. Hoạt động sau kiểm toán
Sau mỗi cuộc kiểm tốn, tồn bộ bằng chứng kiểm tốn, thơng tin về khách hàng sẽ được lưu trong hồ sơ kiểm toán và các thiết bị điện tử (các giấy tờ được thực hiện trong phần mềm AS/2) và được công ty lưu giữ, xem xét lại khi cần thiết. Bên cạnh đó, nhóm kiểm tốn có thể họp để rút ra những kinh nghiệm cho những cuộc kiểm toán tiếp theo.
2.3. Đặc điểm tổ chức hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty TNHH Kiểm toán VACO
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230 – Hồ sơ kiểm tốn thì hồ sơ kiểm tốn là các tài liệu tổng hợp do Kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
Hồ sơ kiểm toán dùng để:
- Lưu trữ những bằng chứng thu được trong q trình thực hiện kiểm tốn, và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của Kiểm toán viên.
- Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện cơng việc kiểm tốn
- Trợ giúp cho việc kiểm tra, sốt xét và đánh giá chất lượng cơng việc kiểm toán.
Theo quy định của chuẩn mực, VACO thực hiện việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo từng khách hàng khác nhau, của các năm khác nhau. Sau mỗi cuộc kiểm toán tại đơn vị khách hàng, KTV sẽ thực hiện thu thập tài liệu và lưu giữ hồ sơ kiểm tốn của khách hàng, cịn được gọi là “file kiểm tốn”. Một file kiểm toán đầy đủ bao gồm tài liệu bản cứng và tài liệu bản mềm. Tài liệu bản cứng thu thập được sẽ được phân loại để lưu vào hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm. Trên các hồ sơ kiểm tốn đó bao gồm chỉ mục và các giấy tờ thu thập từ khách hàng còn giấy tờ làm việc của KTV sẽ được nằm trong tài liệu bản mềm được lưu trữ dưới dạng file AS2 và chỉ được in ra khi phục vụ cho hoạt động thanh kiểm tra của cơ quan Nhà nước nhằm tiết kiệm chi phí. Ở VACO, hệ thống hồ sơ kiểm tốn của mỗi khách hàng do phịng kiểm tốn nào thực hiện sẽ được lưu trữ tại đó. Các phịng đó có trách nhiệm đảm bảo việc lưu trữ thông tin và cung cấp thông tin cho khách hàng nếu được yêu cầu. Để thuận tiện cho việc đưa ra ý kiến kiểm tốn khi hồn thành cơng việc, hồ sơ kiểm tốn sẽ được phân ra thành các mục theo chữ số được quy định là tham chiếu của một phần hành kiểm tốn. Theo đó, cứ sau khi hồn thành các phần hành trên giấy tờ làm việc thì cùng các chứng từ, tài liệu liên quan đến phần hành đó sẽ được đánh tham chiếu theo mẫu sẵn áp dụng cho từng đối tượng khách hàng có những đặc thù riêng. Các phần hành được hồn thiện sẽ tạo nên một bộ hồ sơ khá đầy đủ về khách hàng và sẽ được đục lỗ, lưu vào trong các cặp hồ sơ kiểm toán riêng bên gáy cặp hồ sơ ghi tên khách hàng, ngày, tháng và năm kết thúc kỳ kế tốn kiểm tốn. Ngồi ra nếu số lượng hồ sơ của khách hàng lớn sẽ được lưu thành nhiều cặp hồ sơ và được đánh theo số thứ tự.
Hệ thống hồ sơ kiểm tốn theo phương pháp AS/2 gồm có 2 loại : + Hồ sơ kiểm tốn chung
+ Hồ sơ kiểm toán năm
a. Hồ sơ kiểm toán chung
Hồ sơ này lưu trữ những tài liệu liên quan tới nhiều kỳ kế toán của khách hàng và dưới dạng bản cứng như: Giấy phép đăng ký kinh doanh, điều lệ cơng ty, hợp đồng góp vốn, các quy chế tài chính, hợp đồng lao động, các biên bản họp của
khách hàng… Những thơng tin này cho phép KTV có được hiểu biết tổng quan về khách hàng, có những đánh giá về rủi ro một cách sơ bộ, từ đó làm định hướng cho cơng việc kiểm tốn của mình.
b. Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ lưu giữ tài liệu liên quan khách hàng trong năm tài chính được kiểm tốn. Hồ sơ này lưu giữ các giấy tờ làm việc cả bản mềm và bản cứng. Trong đó, giấy tờ làm việc (tài liệu kiểm tốn) là các ghi chép của các thủ tục kiểm toán đã được thực hiện (bao gồm cả phần lập kể hoạch), các bằng chứng kiểm tốn có liên quan thu thập được, và các kết luận của kiểm toán viên được đưa ra. Ví dụ:
• Chương trình kiểm tốn. • Thư trao đổi với khách hàng • Các phân tích
• Bằng chứng của các thử nhiệm cơ bản • Thư xác nhận
• Bản tóm tắt, bản phơ tơ các tài liệu, chứng từ của khách hàng
• Xây dựng mơ hình ước tính bao gồm cả số liệu tính tốn được và sự điều tra các sai khác gặp phải khi ước tính.
2.4. Thực trạng về quy trình chọn mẫu trong kiểm tốn BCTC của Cơng ty TNHH Kiểm toán VACO
Dựa trên điều kiện thực tế tại Việt Nam, tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn VACO, việc chọn mẫu thường được áp dụng trong cả thử nghiệm kiếm soát và thử nghiệm cơ bản.
Việc chọn mẫu được tiến hành cho cả hai thử nghiệm trên. Các bước này cũng được thực hiện tuân theo chuấn mực, bao gồm:
+ Thiết kế mẫu.
+ Xác định phương pháp lựa chọn. + Kiếm tra các phần tử.
2.4.1. Chọn mẫu trong thử nghiệm kiểm sốt
2.4.1.1. Giới thiệu về quy trình chọn mẫu trong thử nghiệm kiểm sốt do Cơng ty TNHH Kiểm tốn VACO thực hiện.
Các thử nghiệm kiểm sốt chỉ được thực hiện sau khi tìm hiểu HTKSNB với đánh giá ban đầu là khách thể kiểm tốn có HTKSNB hoạt động có hiệu lực.
Thực tế, tại VACO, các thử nghiệm kiểm sốt ít được thực hiện. Thơng thường, với các KH kiểm tốn năm đầu tiên, KTV của Công ty sẽ thực hiện kiểm tra Hệ thống kiểm sốt nhằm đánh giá liệu HTKSNB có được thiết kế và vận hành có hiệu quả hay khơng từ đó làm cơ sở cho cuộc kiểm tốn năm sau. Q trình thực hiện thử nghiệm kiểm soát chủ yếu để thu thập các bằng chứng về sự thiết kế và vận hành của HTKSNB, cách thức tổ chức cơng tác kế tốn, hạch tốn và lưu chứng từ nhằm phục vụ cho việc tiến hành các thử nghiệm chi tiết phù hợp.
Chọn mẫu kiểm toán tại VACO đều được dựa trên những đánh giá về rủi ro và mức trọng yếu, do vậy chọn mẫu thường xuyên đề cập đến các giá trị trọng yếu, giá trị trọng yếu chi tiết, chỉ số tin cậy. Việc xác định các giá trị này được nằm trong khâu lập kế hoạch kiếm toán..
2.4.1.2.. Lập kế hoạch chọn mẫu
Lập kế hoạch chọn mẫu giúp KTV có cái nhìn tổng qt để tiến hành chọn mẫu. Tại VACO q trình lập kế hoạch bao gồm các cơng việc là xác định mục tiêu kiểm toán, xác định các sai phạm, xác định tổng thể, xác định cỡ mẫu.
Một số khái niệm trong chọn mẫu:
+ Mức độ trọng yếu (PM - Planning Materiality) là giá trị của sai sót dự tính
nếu có, gây ảnh hưởng tới tính sát thực của việc trình bày thơng tin trên BCTC, từ đó ảnh hưởng tới quyết định của người sử dụng Báo cáo tài chính.
Mức độ trọng yếu được xác định nhằm mục đích: - Ước tính mức độ sai sót có thế chấp nhận được - Xác định phạm vi kiểm toán cần tập trung
- Đánh giá ảnh hưởng của các sai sót cụ thể xác định được và các sai sót khơng thế xác định được.
Việc tính giá trị mức độ trọng yếu dự tính PM tại VACO được thực hiện trong phần mềm AS/2 và được áp dụng chung đối với các loại hình doanh nghiệp.
Mức độ trọng yếu dự tính có thể được lựa chọn một trong các giá trị sau : ● 2% tổng tài sản cố định hoặc 2% vốn chủ sở hữu
● 10 % lợi nhuận sau thuế ● 0,5% - 3% tổng doanh thu ● 2 % tổng chi phí
Thơng thường đối với các doanh nghiệp sản xuất hay thương mại, KTV tính PM dựa trên chỉ tiêu tổng doanh thu vì doanh thu thường ổn định, chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế cũng được sử dụng nhưng ít hơn. Tài sản cổ định hoặc vốn chủ sở hữu chi được lấy làm căn cứ tính PM khi doanh nghiệp đó đang trong giai đoạn đầu tư xây dựng hoặc mới đi vào hoạt động, chưa có doanh thu hoặc doanh thu khơng đáng kể. Riêng đối với các dự án quốc tế PM sẽ được tính bằng 2% tổng chi phí.
+ Giá trị trọng yếu chi tiết (MP - Monetary Precision): Được xác định dựa
trên các sai sót phát hiện từ các kỳ kiểm tốn trước, hiểu biết của KTV về doanh nghiệp, đánh giá rủi ro và độ chắc chắn của KTV về các nhân tố trên. KTV thường xác định MP nhỏ hơn mức độ trọng yếu và thường bằng 80% - 90% giá trị trọng yếu dự tính, nhờ đó có thể phát hiện được các sai sót tương đối nhỏ.
Trong trường hợp khơng kiểm tra, sai sót lớn nhất có thể lên đến 100% giá trị tổng thể, vì sai sót có thế xảy ra ở bất cứ một phần tử nào. Khi tiến hành kiểm tốn, sai sót lớn nhất này giảm xuống. Mục tiêu của KTV là giảm sai sót lớn nhất có thể xuống giá trị bằng MP. Nếu khơng phát hiện thấy sai sót nào trong mẫu thì KTV có thể kết luận rằng sai sót xảy ra trong mẫu chọn bằng 0 và sai sót ước lượng lớn nhất của tống thế là MP.
Việc tính tốn PM cũng như MP đều được thực hiện bởi phần mềm AS/2. KTV cần lựa chọn chỉ tiêu làm cơ sở xác định mức độ trọng yếu.
+ Chỉ số về độ tin cậy (Reliability Factor) : Là xác suất để số ước lượng
Bảng 2.1: Chỉ số về độ tin cậy (RF)
Chỉ số R Mức độ đảm bảo
0.7 50%
2 86%
3 95%
Việc xác định được R hợp lý sẽ quyêt định được qui mô mẫu sử dụng. Mức độ tin cậy trong kiếm tra cơ bản liên quan đển việc đánh giá rủi ro và việc KTV có tin tưởng vào hệ thống kiểm sốt nội bộ hay khơng. Nếu KTV tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ, đã tiến hành chọn mẫu thuộc tính và các thủ tục khác để đánh giá mức độ rủi ro kiểm sốt và kết luận là tin tưởng thì sẽ giảm bớt cơng việc trong thử nghiệm cơ bản. Lúc này, độ tin cậy R được xác định ở mức 0,7 cho kiểm tra chi tiết, quy mô mẫu do vậy sẽ nhỏ hơn rất nhiều. Ngược lại, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng được đánh giá là khơng tin tưởng thì khi kiểm tra chi tiết, KTV phải xác định R=3. Với các khách hàng của VACO hiện nay, độ tin cậy được sử dụng khi kiếm tra chi tiết chủ yếu là bằng 2.
a. Xác định mục tiêu thử nghiệm kiểm sốt
Tại cơng ty, khi bắt đầu một cuộc kiểm toán, KTV sẽ tiến hành tìm hiểu về các thủ tục kiểm sốt mà cơng ty khách hàng thực hiện, từ đó đánh giá về HTKSNB của đơn vị. Nếu HTKSNB được xem là thiết kế và vận hành có hiệu quả, thì KTV sẽ tiến hành các thử nghiệm kiểm soát với các mục tiêu cụ thể. Các mục tiêu này sẽ xác định dựa trên hiểu biết về các thủ tục kiểm sốt nội bộ của cơng ty KH mà KTV vừa thu thập được. Ví dụ như, thủ tục kiểm sốt nội bộ đối với quá trình thu/chi tiền mặt:
Thu tiền mặt: Tất cả mọi khoản đều phải thu đầy đủ, ghi chép đầy đủ, chính xác số tiền thu và phải có đầy đủ chứng từ.
Chi tiền mặt: Tất cả các khoản chi đều phải chi đúng mục đích, phải được các cấp có thẩm quyền phê duyệt và được ghi chép đúng đắn, kịp thời.
Như vậy KTV phải đặt ra mục tiêu kiểm tốn là phải kiểm tra tính hợp lí giá trị cũng như bản chất nghiệp vụ, đầy đủ, dấu vết của việc ký nhận lên các phiếu thu/chi hay các chứng từ có liên quan.
b. Xác định các sai phạm
Tại VACO, cơ sở để các KTV xác định sai phạm trong hoạt động kiểm soát là những quy định về thủ tục kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo đó, những phần tử, dấu hiệu được kiểm tra không phù hợp với các đặc điểm đã được quy định thì được kết luận là sai phạm. Có thể thấy là việc xác định sai phạm như vậy mới chỉ tuân theo quy định chung tương đối, chưa rõ ràng. Do đó, trong một vài trường hợp việc kiểm tra các phần tử của mẫu là chưa chính xác, có thể bỏ sót hoặc xác định sai các sai phạm.
c. Xác định tổng thể chọn mẫu
Từ các mục tiêu kiểm toán ở trên, KTV sẽ xác định tổng thể để tiến hành chọn mẫu. Mẫu được chọn sẽ là đối tượng mà KTV sẽ tiến hành kiểm tra và thu thập bằng chứng kiểm toán.
d. Xác định cỡ mẫu
Phương pháp mà tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn VACO áp dụng là chọn mẫu phi thống kê nên việc xác định cỡ mẫu không dựa trên cơng thức thống kê mà hồn toàn dựa vào nhận định của bản thân KTV khi làm việc trực tiếp với KH. Chính vì vậy, cỡ mẫu sẽ được ước tính sao cho đảm bảo được quy mơ mẫu là đủ lớn. Việc ước tính như vậy hồn tồn dựa vào kinh nghiệm nghề nghiệp của KTV. Thông thường, đối với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, cỡ mẫu được chọn sẽ lớn hơn đối với các khách hàng cũ, có độ tin cậy nhất định và nghiệp vụ phát sinh ít biến động qua các năm. Vì cỡ mẫu khá lớn nên có thể làm giảm rủi ro do chọn mẫu. Tuy nhiên, điều này lại không mang lại ưu điểm của chọn mẫu là giảm chi phí và tiết kiệm thời gian.
2.4.1.3. Thực hiện chọn mẫu
Tại Công ty, phương pháp lựa chọn các phần tử của mẫu là phi xác suất. Theo đó, các phương pháp mà Công ty thường sử dụng gồm: chọn mẫu theo khối, chọn mẫu theo nhận định.
a. Chọn mẫu theo khối
Chọn mẫu theo khối là phương pháp được các KTV của Công ty sử dụng nhiều nhất. Mẫu được chọn thường là các khối nghiệp vụ phát sinh theo thời gian như tháng hoặc quý. Ưu điểm của việc làm này là giúp KTV có thể kiểm tra tính liên tục của nghiệp vụ phát sinh đồng thời việc tìm kiếm chứng từ cũng đơn giản hơn, tiết kiệm được thời gian vì nếu phần tử đầu tiên trong khối được chọn thì các phần tử cịn lại cũng được chọn tất yếu.
Khi thực hiện chọn mẫu theo khối, KTV thường chọn khối các tháng có nghiệp vụ phát sinh nhiều, có thể là các tháng cuối năm hoặc các tháng theo mùa kinh doanh tùy đặc điểm cụ thể của đơn vị. Lúc này, cỡ mẫu chính là số lượng các phần tử được chọn trong khối.
b. Chọn mẫu theo nhận định
Theo khái niệm nêu trên, mẫu được chọn theo nhận định sẽ dựa trên các tiêu thức được xác lập bởi các KTV. Tại Công ty, tiêu thức thường được sử dụng nhất là lựa chọn các phần tử có quy mơ tiền tệ lớn. Chẳng hạn, khi chọn mẫu các phiếu chi để kiểm tra sự phê duyệt, KTV sẽ lựa chọn các phiếu chi có giá trị lớn theo một mức nhất định tùy thuộc vào quy mô đơn vị. Lúc đó, rủi ro của kết luận sai lầm do bỏ qua khơng kiểm tra các phần tử có giá trị nhỏ sẽ trở thành không đáng kể.
Hai phương pháp chọn mẫu này có ưu điểm chung là dễ dàng thực hiện, có thể tiết kiệm được thời gian, nhược điểm lớn nhất là mẫu được chọn có thể là một mẫu thiên lệch. Tuy nhiên, thông thường các KTV của Công ty xác định cỡ mẫu khá lớn nên mẫu được chọn vẫn có thể đảm bảo tính đại diện cho tổng thể.
2.4.1.4. Đánh giá mẫu chọn
Sau khi đã chọn được mẫu, KTV tiến hành kiểm tra các phần tử, xác định các sai phạm và tổng hợp các sai phạm. Việc tổng hợp sai phạm từ mẫu chỉ cho phép