2.4.1.2. Lập kế hoạch chọn mẫu
2.4.1.4. Đánh giá mẫu chọn
Sau khi đã chọn được mẫu, KTV tiến hành kiểm tra các phần tử, xác định các sai phạm và tổng hợp các sai phạm. Việc tổng hợp sai phạm từ mẫu chỉ cho phép
KTV ước lượng sai sót của tổng thể một cách định tính chứ khơng phải là định lượng. Tuy nhiên, việc đánh giá chủ yếu dựa trên sai phạm phát hiện trên mẫu vẫn được Công ty áp dụng với lý do cỡ mẫu được chọn là khá lớn.
Trên đây là khái quát về chọn mẫu trong thử nghiệm kiểm sốt được thực hiện bởi Cơng ty TNHH Kiểm tốn VACO. Nhìn chung phương pháp chọn mẫu phi thống kê được áp dụng thống nhất trong cả hai trường hợp khách hàng kiểm toán năm đầu và khách hàng kiểm toán các năm tiếp theo, trong đó việc chọn mẫu chủ yếu dựa trên kinh nghiệm nghề nghiệp của KTV và nguyên tắc cỡ mẫu được chọn phải lớn.
2.4.1.5 Thực tế vận dụng kỹ thuật chọn mẫu trong thử nghiệm kiểm sốt tại cơng ty khách hàng
Để minh họa cho việc chọn mẫu trong thử nghiệm kiểm sốt, em sẽ lấy ví dụ là cơng ty Điện cơ Hải Phịng. Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng hạch tốn theo chế độ kế toán Việt Nam, sử dụng đơn vị tiền tệ là VNĐ. Kỳ kế toán kết thúc vào 31/12/2015.
Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng chính thức hoạt động từ ngày 13/01/2004 theo Giấy CNĐKKD số 0200580118 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp ngày 13/01/2004, và cho đến nay Công ty đã thực hiện 4 đợt tăng vốn, vốn điều lệ hiện nay của Công ty là 94.922.000.000 đồng.
Ngành nghề kinh doanh
Sản xuất quạt gia dụng, các linh kiện thiết bị điện liên quan đến ngành quạt; tủ lạnh, tủ ướp lạnh, máy rửa bát, máy giặt và sấy khô, máy hút bụi, máy lau sàn, máy nghiền rác, máy xay, nghiền, ép hoa quả, mở hộp, máy cạo râu điện, đánh răng điện và các thiết bị dùng cho cá nhân bằng điện khác, máy mài dao, quạt thơng gió, máy đun nước bằng điện, chăn điện, máy sấy, cuộn tóc bằng điện, bàn là điện, máy sưởi và quạt gia dụng, lị điện, lị vi sóng, bếp điện, lị nướng bánh, máy pha cà phê, chảo rán, quay, nướng, hấp, điện trở;
Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện; Sản xuất các thiết bị làm lạnh công nghiệp, sản xuất các loại quạt không dùng cho gia đình, sản xuất quạt thơng gió;
Để làm rõ cho kỹ thuật chọn mẫu trong thử nghiệm kiểm soát, em sẽ lấy ví dụ về vận dụng kỹ thuật chọn mẫu trong chương trình kiểm tốn tiền mặt và hàng tồn kho.
2.4.1.6. Kỹ thuật chọn mẫu áp dụng trong chương trình kiểm tốn tiền mặta. Đối với các khoản thu tiền mặt a. Đối với các khoản thu tiền mặt
Thủ tục kiểm sốt
Cơng việc thu tiền tại công ty khách hàng do kế toán thanh toán và thủ quỹ thực hiện. Các cơng việc kiểm sốt cần thiết bao gồm:
-Kế toán thanh toán phải tiến hành đối chiếu các chứng từ gốc kèm theo (HĐBH, ĐĐH) trước khi lập phiếu thu.
-Phiếu thu phải được đánh số thứ tự, ghi đầy đủ các thông tin và có đầy đủ chữ ký. Sau đó chuyển cho Kế tốn trưởng sốt xét và Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ.
-Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu được duyệt sẽ tiến hành thu tiền và ghi sổ nhập quỹ trước khi ký tên và yêu cầu người nộp ký tên.
-Một liên phiếu thu thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ, một liên giao cho khách hàng và một liên lưu lại nơi lập phiếu.
-Cuối ngày, thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán ghi sổ.
Phương pháp chọn mẫu
Khi đã tìm hiểu được các thủ tục kiểm sốt của Cơng ty Điện Cơ Hải Phòng về nghiệp vụ thu tiền mặt, KTV sẽ tiến hành chọn mẫu các Phiếu thu để kiểm tra sự tồn tại của các thủ tục đó. Kiểm tra việc ghi chép nhật kí quỹ khi thu tuền, đói chiếu sổ kế tốn tiền mặt và các sổ kế tốn có liên quan, kiểm tra số lượng bút toán ghi sổ với số lượng các phiếu thu. Những phiếu thu nào khơng đảm bảo những u cầu trên, ví dụ như khơng đủ chữ ký, khơng đủ nội dung hoặc ghi khơng đúng số tiền so với chứng từ gốc… thì được xem là sai phạm.
Mẫu các phiếu thu được các KTV chọn theo khối, bao gồm các phiếu thu tháng 6 và tháng 12, sở dĩ chọn như vậy vì đây là 2 tháng phát sinh các nghiệp vụ thu tiền lớn, là thời gian công ty thu hồi nợ công nhiều; Cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng là đơn vị có lợi ích cơng chúng nên có kiểm tốn giữa năm. Bên cạnh đó KTV cũng chú ý kiểm tra tính hợp lý của các nghiệp vụ phát sinh, làm cơ sở chọn ra những nghiệp vụ bất thường và nghiệp vụ có số tiền lớn. Cỡ mẫu được xác định là lớn để đảm bảo có thể bao quát và đánh giá được tính hiệu lực, hiệu quả của HTKSNB đối với nghiệp vụ thu tiền.
b. Đối với các khoản chi tiền mặt
Thủ tục kiểm soát
-Phiếu chi chỉ được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra đối chiếu, số tiền trên hóa đơn đã được kiểm tra, đối chiếu lại và đã được duyệt chi.
-Các phiếu được đánh số trước và ghi sổ theo thứ tự từ nhỏ đến lớn, đồng thời phải ghi định khoản trên phiếu chi.
-Phiếu chi được lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, Kế toán trưởng, Giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ.
-Khi ký duyệt chứng từ, Kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và kiểm tra định khoản ghi trên chứng từ.
-Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra lại các chứng từ liên quan và kiểm tra định khoản ghi trên chứng từ.
-Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra lại các chứng từ liên quan đến khoản chi và ký nháy vào hóa đơn đã thanh tốn. Các hóa đơn mua hàng đã được thanh tốn được đánh dấu “Đã thanh toán”.
-Phiếu chi được lập thành 3 liên, liên 1 lưu nơi lập phiếu, liên 2 giao cho người nhận tiền, liên 3 kế toán quỹ dùng để ghi sổ quỹ và sau đó chuyển cho kế tốn thanh tốn để ghi sổ kế toán.
Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng lưu trữ chứng từ thu - chi tiền mặt theo từng tháng. Tổng thể mà KTV xác định để chọn mẫu là tồn bộ các phiếu chi của đơn vị. Vì vậy, KTV quyết định chọn theo khối các Phiếu chi có được ghi nhận đầy đủ hay khơng. Sở dĩ chọn khối các Phiếu chi quý IV để kiểm tra vì tại Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng, quý IV là thời gian có số lượng các nghiệp vụ chi tiền lớn nhất, cho nên khả năng sai sót xảy ra là lớn hơn các q cịn lại.
KTV kiểm tra bằng chứng về sự phê duyệt chi tiền của người có trách nhiệm (chữ kí phê duyệt, tính hợp lí, đúng đắn của sự phê duyệt). Cần lưu ý kiểm tra mẫu những chứng từ chi tiền có khoản chi lớn hay bất thường về nội dung chi; Xem xét các trường hợp chi đó có đầy đủ hồ sơ, chứng từ gốc chứng minh và có hợp lí, hợp lệ hay khơng.
Do vào tháng 10, công ty Cổ phần điện cơ Phong Lan sáp nhập vào Cơng ty cổ phần Điện Cơ Hải phịng nên KTV nghi ngờ rằng có thể xảy ra sai sót trong thời gian này nên KTV sẽ chọn khối các phiếu thu/chi vào tháng 9, xem xét về tính hợp lí, hợp lệ của các nghiệp vụ này.
Đánh giá kết quả mẫu
Sau khi kiểm tra mẫu chọn các nghiệp vụ thu và chi tiền mặt, KTV nhận thấy: mẫu chọn các Phiếu thu và Phiếu chi bao gồm các Phiếu chi và Phiếu thu hợp lệ, đúng với các yêu cầu của thủ tục kiểm sốt. Trên cơ sở đó kết luận lại HTKSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt là hoạt động hiệu quả như đánh giá ở khâu lập kế hoạch kiểm toán.
2.4.1.7. Kỹ thuật chọn mẫu áp dụng trong chương trình kiểm tốn hàng tồn khoa. Hàng nhập kho trong kỳ a. Hàng nhập kho trong kỳ
• Thủ tục kiểm soát
- Nghiệp vụ mua hàng phải xuất phát từ bộ phận có nhu cầu, bộ phận này sẽ viết phiếu Đề nghị mua hàng, sau đó phiếu Đề nghị mua hàng sẽ được chuyển cho người có thẩm quyền xét duyệt. Các đơn đề nghị mua hàng phải đúng thực tế nhu cầu của bộ phận, đơn đặt hàng chỉ được thực hiện khi có chữ ký và đóng dấu của người xét duyệt.
- Phiếu nhập kho phải đính kèm với bản photo chứng từ vận chuyển và bản photo của Hóa đơn mua hàng, Phiếu đề nghị mua hàng để tiện việc theo dõi, đối chiếu số liệu.
- Phiếu nhập kho phải ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu cũng như có đủ chữ ký của những người liên quan.
- Tổ chức hệ thống kế toán đảm bảo nghiệp vụ nhập kho được ghi chép chính xác và đầy đủ.
• Phương pháp chọn mẫu
Tại Cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng, Phiếu nhập kho được lưu riêng theo từng tháng, KTV xác định tổng thể chọn mẫu là các Phiếu nhập kho trong kỳ.
Sau khi chọn mẫu tình cờ 45 Phiếu nhập kho mỗi tháng, KTV tiến hành kiểm tra sự xét duyệt của các chứng từ, kiểm tra việc ghi chép bằng cách so sánh số liệu trên các chứng từ giao nhận với các HĐBH, đồng thời đối chiếu các hóa đơn này qua các khâu luân chuyển của đơn vị cho đến khi được thể hiện trên sổ cái, đảm bảo rằng các nghiệp vụ này đã hoàn tất và được ghi nhận đầy đủ.
- Kiểm tra mẫu chọn các đơn hàng trong tháng 10 do trong thời gian này có sự sáp nhập của Cơng ty Điện cơ Phong Lan đồng thời là tháng có hàng nhập nhiều trong năm.
- Kiểm tra ngẫu nhiên 20 phiếu giao hàng ở bất kì một tháng nào đó xem số thứ tự có đúng khơng, KH có ký vào hay khơng.
- KTV tiến hành chọn mẫu trực tiếp từ sổ chi tiết các nghiệp vụ nhập kho có giá trị trên 30 triệu đồng ở từng tháng, nhập kho có giấy Đề nghị mua hàng được xét duyệt chưa, có hóa đơn đính kèm hay khơng, có đầy đủ các chữ ký hay khơng.
b. Đối với hàng xuất kho trong kỳ
• Thủ tục kiểm sốt
- Trưởng phịng bán hàng có trách nhiệm phê duyệt đơn hàng. Do KH của công ty khá đa dạng, kinh doanh ở nhiều lĩnh vực khác nhau cho nên Trưởng phòng bán hàng phải trực tiếp phê duyệt Đơn đặt hàng để đảm bảo cung cấp đủ lượng hàng
theo yêu cầu của KH. Khi phê duyệt Trưởng phòng sẽ ký trên Đơn đặt hàng làm bằng chứng cho sự phê duyệt đó.
- Khi có lệnh bán hàng, Bộ phận bán hàng sẽ trực tiếp làm Phiếu xuất kho. Người lập phiếu ký để xác nhận việc lập phiếu, Giám đốc ký và Kế toán trưởng ký để phê duyệt việc xuất bán, thủ kho ký để xác nhận việc xuất kho, KH ký để xác nhận việc nhận đúng và đủ hàng.
- Phiếu xuất kho bán hàng phải có đính kèm lệnh bán hàng, bản photo Đơn đặt hàng đã được phê duyệt, Phiếu xuất kho vật tư phải có đính kèm Giấy đề nghị xuất vật tư đã được phê duyệt để tiện việc theo dõi, đối chiếu số liệu.
- Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, liên gốc lưu lại tại bộ phận bán hàng,1 liên thủ quỹ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho Bộ phận kế toán để theo dõi hàng tồn kho.
- Tổ chức hệ thống kế toán đảm bảo các nghiệp vụ xuất kho được ghi chép chính xác và đầy đủ.
• Phương pháp chọn mẫu
KTV tiến hành chọn mẫu chú ý đến các nghiệp vụ bán hàng mà khơng có hợp đồng thương mại, nghiệp vụ bán hàng cho những khách hàng mới, nghiệp vụ bán hàng có số tiền lớn hay nghiệp vụ xảy ra và cuối kì hạch tốn…
KTV tiến hành chọn mẫu theo khối các Phiếu xuất kho trong tháng 3, tháng 4 và tháng 5. Đây là những tháng mà lượng xuất kho nhiều nhất trong năm. KTV kiểm tra xem các Phiếu xuất kho được đánh số liên tục hay không đồng thời cũng kiểm tra xem trên phiếu xuất có đầy đủ các nội dung cũng như là chữ ký hay không. Việc chọn khối các Phiếu xuất kho tháng 3 tháng 4 hoặc tháng 5 là theo nhận định của KTV, tuy nhiên có thể các tháng khác cũng xảy ra sai phạm.
Sau đó, KTV sẽ chọn từ 12 tháng mỗi tháng 10 đến 15 Phiếu xuất kho để kiểm tra xem các Đơn đặt hàng đính kèm phiếu xuất kho đã được phê duyệt và có chữ ký của người phê duyệt hay khơng, đồng thời KTV cịn kiểm tra luôn số liệu giữa Phiếu xuất kho với các chứng từ kèm theo xem đã khớp đúng chưa.
Từ việc kiểm tra mẫu chọn các nghiệp vụ hàng nhập kho và xuất kho trong kỳ, KTV đưa ra nhận xét là các bước cơng việc cũng như quy trình thực hiện trong chu trình hàng tồn kho là khá tốt. Kết luận rằng có thể tin cậy vào HTKSNB của Cơng ty Điện cơ Hải Phịng
Như vậy, trong thử nghiệm kiểm sốt, KTV tiến hành chọn mẫu phi thống kê để kiểm tra hệ thống kiểm sốt cũng như xác định tính hiệu quả của HTKSNB. Tuy việc chọn mẫu phi thống kê như vậy xuất phát từ những phán đoán và kinh nghiệm nghề nghiệp của KTV và rủi ro chọn mẫu không được xác định trước nhưng do KTV của công ty thường chọn mẫu với cỡ mẫu khá lớn cho nên có thể giảm rủi ro chọn mẫu đến mức thấp. Việc làm này sẽ tốn nhiều thời gian, cơng sức và chi phí hơn cho nên mục đích của cuộc kiểm tốn khơng đạt được, do đó cần cân đối đảm bảo sao cho khối lượng mẫu chọn phù hợp, vừa mang tính đặc trưng của tổng thể, vừa giảm thiểu được thời gian, công sức kiểm tra.
2.4.2. Chọn mẫu trong thử nghiệm chi tiết
Kiểm tra chi tiết là việc thực hiện các thủ tục chi tiết nhằm kiểm tra các bằng chứng chứng minh cho số dư tài khoản được kiểm tra và xác định số dư đó có chứa đựng sai sót hay khơng.
2.4.2.1. Giới thiệu về quy trình chọn mẫu trong thử nghiệm chi tiết tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn VACO thực hiện
Do được kế thừa từ Cơng ty Kiểm tốn Deloitte Việt Nam, tại Cơng ty TNHH Kiểm tốn VACO đã sử dụng phần mềm AS/2 trong quá trình chọn mẫu cho khách hàng của mình. Các kĩ thuật chọn mẫu được giới thiệu trong AS/2 bao gồm: Kỹ thuật chọn mẫu CMA, kỹ thuật chọn mẫu TS và kỹ thuật chọn mẫu số lớn.
Kỹ thuật CMA (Cumulative Monetary Amount): là kỹ thuật chọn mẫu đại
diện thống kê, thường được áp dụng để kiểm tra các tài khoản có các nghiệp vụ phản ánh bằng giá trị tiền tệ. Theo phương pháp này, tất cả các nghiệp vụ trong một số dư tài khoản đều có khả năng dược chọn như nhau. Phương pháp này có thể làm thủ cơng bằng tay hoặc bằng máy ví dụ phần mềm ACL - Phần mềm chọn mẫu,
chọn mẫu thống kê hệ thống nên CMA đảm bảo được : -Tính ngẫu nhiên của điểm xuất phát.
-Tính hệ thống của các điểm chọn, đó là khoảng cách giữa hai điểm chọn được gọi là bước nhảy và ký hiệu là J.
Kỹ thuật chọn mẫu phân tầng TS (Two Strata): là phương pháp chọn mẫu
đại diện thống kê, kỹ thuật phân bổ các mẫu sẽ chọn theo từng phần trên tổng số các nghiệp vụ phát sinh dựa trên số lượng mẫu sẽ chọn.
Khi sử dụng kỹ thuật này, số dư chọn mẫu (tổng thể chọn mẫu) của mỗi tầng