2.1 .Giới thiệu chung về cơng ty TNHH Tân Gia Bình
2.1.2. Đặcđiểm tổ chức hoạtđộng và quản lý sản xuất kinh doanh công ty
Tân Gia Bình.
Cơng ty TNHH Tân Gia Bình là cơng ty thương mại nhập khẩu và bán buôn giấy từ năm 2004. Sau hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực này công ty đã không ngừng lớn mạnh và phát triển, Công ty đã và đang tiếp tục khẳng định được tên tuổi của mình trên thị trường để trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp khác. Nhờ có sự linh hoạt trong cơng tác quản lý đã giúp cho công ty mở rộng các mối quan hệ đối tác kinh doanh, gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp và nâng cao đời sống cho công nhân viên.
Hình 2.1.Sơ đồ bộ máy quản lý cơng ty
Giám đốc
Phịng HC-KT
Phịng Vật tư
Phân xưởng gia cơng Phịng
Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ từng bộ phận
Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành, quản lý các hoạt động hàng ngày
của công ty theo mục tiêu, kế hoạch đã đề ra. Là đại diện chịu trách nhiệm trước pháp luật, cơ quan chức năng, quyết định kế hoạch kinh doanh,ký kết hợp đồng, đưa ra chính sách, chế độ, phương hướng hoạt động cho cơng ty.
Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch
kinh doanh hàng tháng, hàng năm và dài hạn cho công ty. Thiết lập giao dịch trực tiếp với khách hàng, nhà phân phối tăng cường tiếp thị, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm. Đề xuất với giám đốc các phương án kinh doanh phù hợp với tình hình thực tế, phối hợp với các bộ phận liên quan như bộ phận sản xuất, phòng kế tốn.
Phịng hành chính, kế tốn: Là phịng chun mơn nghiệp vụ có chức năng
tham mưu cho giám đốc về cơng tác hạch toán kế toán, quản lý tài sản, nguồn vốn, thực hiện kế hoạch tài chính của cơng ty, hạch tốn thu- chi theo chế độ quy định của công ty, hoạt động mua bán phát sinh hàng ngày. Thực hiện thu hồi công nợ, theo dõi phải thu khách hàng, huy động các nguồn tài chính, quản lý quỹ, tiền lương, tuyển dụng nhân sự. Cuối kỳ lập báo cáo tài chính về hoạt động công ty để giám đốc theo dõi, xem xét.
Phịng vật tư, vận tải: theo dõi sản xuất, có kế hoạch mua vật liệu, máy
móc, thiết bị phục vụ nhu cầu sản xuất, bn bán theo đơn đặt hàng, kế hoạch của phòng kinh doanh, xuất vật tư theo yêu cầu của phân xưởng, chuyên chở vật tư hàng hóa,…
Phân xưởng: gia công các sản phẩm giấytheo yêu cầu của khách hàng, hoạt
động chính là sử dụng máy cắt để cắt các quả giấy lớn theo khổ mà khách hàng đặt mua, đảm bảo yêu cầu về số lượng cũng như chất lượng, quản lý sử dụng lao động, bảo dưỡng máy móc, thiết bị.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Tân Gia Bình.
2.1.3.1.Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty TNHH Tân Gia Bình.
Cơng tác kế tốn của cơng ty tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý của công ty là quy mô nhỏ,
hoạt động tập trung trên địa bàn thành phố Hà Nội. Theo hình thức này, tồn bộ cơng tác kế tốn tại cơng ty được thực hiện tập trung tại một phịng kế tốn duy nhất ở cơng ty.
Hình2.2: Cơ cấu bộ máy kế tốn của cơng ty
-Kế toán trưởng: Chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty theo đúng chính sách, chế độ hiện hành. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, việc ghi sổ, từ đó nhập dữ liệu tổng hợp, lập báo cáo tài chính. Là người chịu trách nhiệm về vấn đề tài chính của cơng ty, tham mưu cho giám đốc trong công tác tổ chức hệ thống kế toán, cũng như trong việc ra quyết định về tài chính, đồng thời cịn có trách nhiệm đơn đốc theo dõi hoạt động của các kế toán viên. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về số lượng và chất lượng báo cáo tài chính.
Kế tốn bán hàng có nhiệm vụ làm báo giá, cập nhật giá cả, hàng hóa mới. Quản lý sổ sách, chứng từ liên quan đến bán hàng của công ty. Nhập số liệu bán hàng, tổng hợp số liệu bán hàng. Theo dõi, tính chiết khấu cho khách hàng. Hàng ngày, thực hiện đối chiếu với thủ quỹ về số lượng tiền mặt xuất, nhập, tồn cuối ngày. Theo dõi doanh thu bán hàng, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt.
Kế tốn kho có nhiệm vụ hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập, xuất hàng hóa. Kiểm tra cách sắp xếp hàng hóa trong kho, đối chiếu với số liệu nhập xuất với kế tốn tổng hợp. Tính giá vốn xuất kho, giá trị nhập kho. Lập biên bản kiểm kê
Kế toán trưởng
hàng tồn kho. Lập báo cáo tồn, nhập, xuất hàng hóa. Hàng ngày, đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn hàng ngày.
Kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ nhận hợp đồng bán hàng, mua hàng, kiểm tra nội dung, điều khoản trong hợp đồng, thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới nếu có. Kiểm tra, đốc thúc công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, kiểm tra chi tiết công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp theo chứng từ công nợ liên quan, hạn thanh toán, số tiền đã quá hạn để báo cho bộ phận kinh doanh và ban giám đốc đốc thúc nợ. Theo dõi tình hình nợ, thanh tốn của nhà cung cấp và khách hàng. Định kỳ xác nhận công nợ với các nhà cung cấp và khách hàng. Định kỳ lập báo cáo cơng nợ liên quan.
Thủ quỹ có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày và cuối tháng cùng với kế toán bán hàng, đối chiếu, kiểm kê tồn quỹ để lập báo cáo kiểm quỹ.
2.1.3.2.Các chính sách, phương pháp kế tốn áp dụng tại cơng ty.
Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Kì kế tốn năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch. Hình thức Sổ kế tốn: Nhật ký chung
Phần mềm sử dụng: Phần mềm kế toán Effect
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ) Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận HTK: Theo trị giá gốc
Nguyên tắc tính giá trị HTK xuất kho: Bình qn gia quyền Nguyên tắc hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kế toán TSCĐ
Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
2.1.3.3. Khái quát thực trạng tổ chức kế tốn tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình
Cơng ty áp dụng hình thức sổ kế tốn Nhật ký chung kết hợp với sử dụng phần mềm kế tốn máy EFFECT đã giúp cho việc truy cập thơng tin, sự phản ánh của kế toán hết sức thuận tiện, nâng cao hiệu quả quản lý của kế tốn, góp phần cung cấp thơng tin kịp thời và chính xác cho Ban lãnh đạo công ty.
Hằng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được kiểm tra về tính trung thực của nghiệp vụ .Nếu đủ điều kiện ghi nhận, kế toán sẽ nhập số liệu của nghiệp vụ vào phần mềm máy tính phù hợp với nghiệp vụ. Sau đó, phần mềm kế tốn máy sẽ tự động đưa các nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan.
Cuối kỳ kế tốn, kế tốn trưởng của cơng ty sẽ là người dựa trên những dữ liệu đã có sẵn nhập trong phần mềm máy tính để chạy ra những báo cáo tài chính cần thiết.
2.2.Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình.
2.2.1.Thực trạngcơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình theo phương pháp kế tốn thủ cơng.
2.2.1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Tân Gia Bình:
Phương thức bán hàng:
Hiện tại cơng ty chỉ áp dụng 2 phương thức bán hàng là bán bn và bán lẻ trong đó bán bn là chính.
-Bán bn: Hiện nay, hình thức bán bn chủ yếu của cơng ty là bán bn
qua kho. Khi có nghiệp vụ bán hàng, kế tốn cơng ty sẽ viết hóa đơn và xuất hàng. Tùy theo thỏa thuận đã kí kết trong hợp đồng mà cơng ty có thể vận chuyển đến cho khách hàng đến lấy hoặc khách hàng trực tiếp đến lấy tại công ty.Cước vận chuyển do hai bên tự thỏa thuận. Hiện Cơng ty có chính sách ưu đãi với những khách hàng mua với khối lượng từ 1 tấn trở lên và trong địa bàn Hà Nội sẽ được miễn phí vận chuyển.
đáng kể. Trên cơ sở yêu cầu đặt hàng của người mua kế tốn lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu hành nội bộ và thường là thu tiền ngay.
Phương thức thanh toán:
Phương thức thanh toán ngay: Các khách lẻ hoặc khách hàng mới thường thanh toán ngay sau khi nhận được hàng của doanh nghiệp, có thể là thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Phương thức trả chậm: Công ty áp dụng phương thức bán chịu cho các khách hàng lớn và quen thuộc. Thời hạn thanh toán chậm nhất thường là 1 tháng ngày kể từ ngày lập hóa đơn GTGT và thanh tốn chuyển khoản qua tài khoản của cơng ty tại các ngân hàng. Theo phương thức này người bán giao hàng cho người mua thì người mua khơng thanh tốn ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản cơng nợ phải thu từ người mua.
Đặc điểm mặt hàng kinh doanh tại đơn vị:
Công ty TNHH Tân Gia Bình là nhà phân phối chuyên nghiệp các loại giấy in, giấy bìa, các mặt hàng chủ yếu của doanh nghiệp như sau:
Giấy Duplex coated: Là loại giấy 1 mặt trắng, 1 mặt nhám sẫm màu thường dùng để in các loại hộp sản phẩm có kích thước lớn cần độ cứng cao như thùng đựng bia lon, bánh kẹo, các sản phẩm điện tử, điện lạnh…
Giấy ivory: Là loại giấy 2 mặt đều màu trắng, trong đó một mặt láng bóng, 1 mặt nhám thường dùng để làm bao bì, vỏ hộp đựng các loại sản phầm như rượu, kem đánh răng, hóa mỹ phẩm, hộp đựng bóng đèn…
Giấy couche: Là lọa giấy có 2 mặt trắng bóng thường được sử dụng để in lịch, tờ rơi quảng cáo, tạp chí, poster…
Mỗi loại giấy khác nhau đều đi kèm với thông số thể hiện định lượng. Định lượng giấy (hay cân nặng) được tính bằng gram/m2, thơng thường sẽ phụ thuộc vào độ dày mỏng của giấy, kí hiệu là “gsm”.
Các loại giấy doanh nghiệp nhập về ở dạng cuộn lớn sau đó căn cứ vào u cầu từ phía khách hàng doanh nghiệp sẽ tiến hành tở lơ và cắt tờ theo kích thước yêu cầu của khách hàng.
Do đặc thù của mặt hàng giấy được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, có nhiều loại định lượng khác nhau và kích thước khổ giấy khác nhau theo yêu cầu của khách hàng nên đơn giá bán rất đa dạng.
Bảng 3.Đơn giá bán 1 số mặt hàng Giấy Duplex (Đã bao gồm VAT 10%) STT Tên sản phẩm Xuất xứ Định lượng
(GMS) Kích thướcMM Giá bánVND/tấn
1 Giấy Duplex Việt Trì 200 650-1090 16,500,000
2 Giấy Duplex Việt Trì 230 650-1090 16,200,000
3 Giấy Duplex Việt Trì 250 650-1090 15,500,000
4 Giấy Duplex Việt Trì 300 650-1090 15,000,000
5 Giấy Duplex Indo 250 650-1090 15,800,000
6 Giấy Duplex Indo 300 650-1090 15,300,000
7 Giấy Duplex Indo 350-450 650-1090 14,800,000
2.2.1.2.Kế tốn doanh thu bán hàng tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình.
Chứng từ sử dụng: - Đơn đặt hàng
- Báo giá
- Hợp đồng kinh tế - Biên bản bàn giao
- Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho - Phiếu yêu cầu xuất hàng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu, giấy báo Có
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng:
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm sốt hàng hóa;
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Thủ tục kế toán trong quá trình bán hàng:
Căn cứ vào Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng nguyên tắc với khách hàng, phịng vật tư sẽ xem xét kho hàng hóa của doanh nghiệp có khả năng đáp ứng u cầu hàng hay khơng. Nếu có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì sẽ yêu cầu phân xưởng tiến hành cắt tờ theo kích thước yêu cầu trong Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế. Kế tốn kho căn cứ vào số lượng hàng hóa trên phiếu yêu cầu xuất hàng để lập Phiếu xuất kho giao cho khách hàng . Đồng thời căn cứ vào đơn giá bán trên hệ thống lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên. Liên thứ 1 lưu tại quyển, Liên thứ 2 chuyển cho khách hàng, Liên thứ 3 phục vụ ghi sổ.
Kế tốn bán hàng sau khi nhận được hóa đơn sẽ kiểm tra sự chính xác các thơng tin trên hóa đơn, cũng như hình thức của hóa đơn bao gồm:
Đơn giá trên hóa đơn so với trên Bảng giá của hệ thống, hoặc với đơn giá trên Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng nguyên tắc của cơng ty và khách hàng.
Loại hóa đơn: Cơng ty sử dụng nhiều loại hóa đơn GTGT đặt in ký hiệu GB/13P
Số hóa đơn: các hóa đơn đó có lũy kế đối với các hóa đơn trước đó khơng. Tên hàng, số lượng hàng, số tiền, thuế GTGT.
Cùng các thông tin khác như: Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế có viết đúng và đầy đủ như quy định của Bộ Tài chính khơng, có đủ chữ ký người mua hàng và người bán khơng.
Hình thức: đảm bảo sử dụng đúng mẫu hóa đơn, các thơng tin được ghi hoặc in rõ ràng,hóa đơn khơng bị rách, nhàu nát.
Nếu các thơng tin và hình thức của hóa đơn là đúng và đầy đủ kế toán bán hàng sẽ ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Nếu khơng, kế tốn sẽ trao đổi và thống nhất với khách hàng lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn để viết Hóa
đơn điều chỉnh cho hóa đơn cũ; hoặc Biên bản hủy hóa đơn, theo đó sẽ thu hồi hóa đơn liên 2 từ khách hàng cùng các liên khác để viết hủy và yêu cầu kế tốn kho viết lại hóa đơn
- Trong trường hợp khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì kế tốn bán hàng sẽ lập phiếu thu có đầy đủ chữ kí của bên mua, kế toán bán hàng và thủ quỹ, thủ trưởng của đơn vị, kế toán tiền mặt làm căn cứ để ghi sổ nhật kí chung, sổ quỹ tiền mặt và sổ cái tài khoản 111.
- Trong trường hợp khách hàng thanh tốn bằng chuyển khoản thì khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng, kế tốn bán hàng so sánh số tiền với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng chi tiết cho từng ngân hàng xem đã khớp chưa, nếu khơng có sai lệch kế tốn bán hàng căn cứ vào đó để ghi sổ cái tài khoản tiền gửi và sổ nhật kí chung. Nếu có chênh lệch, kế toán bán hàng báo cáo cho kế tốn trưởng để tìm ngun nhân và xử lý chênh lệch.
- Nếu khách hàng chưa thanh tốn ngay thì bộ phận kế tốn cơng nợ sẽ ghi nhận và theo dõi khoản phải thu ứng với từng khách hàng. Hàng tháng, kế tốn cơng nợ phải thu khách hàng sẽ phải theo dõi khoản công nợ phải thu này, đồng