2.1 .Giới thiệu chung về cơng ty TNHH Tân Gia Bình
2.2.2.1 .Giới thiệu chung về phần mềm kế toán sử dụng tạiđơn vị
Cơng ty TNHH Tân Gia Bình áp dụng hình thức sổ kế tốn Nhật kí chung kết hợp sử dụng phần mềm kế toán Effect. Việc sử dụng phần mềm kế tốn đã giúp cho việc truy cập thơng tin cũng như sự phản ánh của kế toán
hết sức thuận tiện, nâng cao hiệu quả quản lý của kế tốn, góp phần cung cấp thơng tin kịp thời và chính xác cho Ban lãnh đạo cơng ty.
Hằng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được kiểm tra về tính trung thực của nghiệp vụ.Nếu đủ điều kiện ghi nhận, kế toán sẽ nhập số liệu của nghiệp vụ vào phần mềm máy tính phù hợp với nghiệp vụ. Sau đó phần mềm kế toán máy sẽ tự động đưa các nghiệp vụ vào sổ Nhật kí chung, sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan.
Cuối kì kế tốn, dựa trên những dữ liệu đã nhập trong phần mềm để chạy ra những báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cần thiết phục vụ yêu cầu.
2.2.2.2.Thực trạng mã hóa các đối tượng liên quan đến kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình.
Để thuận tiện trong công tác quản lý chi tiết các đối tượng trên các phần hành kế tốn nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng thì kế tốn phải mã hóa các cấp quản lý cho đối tượng đó.
- Mã hóa đối tượng cần quản lý là việc quy định ký hiệu, sắp xếp các đối tượng theo một quy luật nhất định để nhận diện thơng tin khơng bị nhầm lẫn trong q trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Việc mã hóa đối tượng quản lý được thực hiện qua các bước sau:
+ Xác định đối tượng cần mã hóa: Danh mục đơn vị khách hàng, Danh mục vật liệu sản phẩm hàng hóa, cơng cụ dụng cụ; Danh mục kho, hệ thống tài khoản,…
+ Lựa chọn phương pháp mã hóa đối tượng: Phương pháp phân cấp, mã số gợi nhớ, mã hóa liên tiếp, mã hóa tổng hợp.
+Triển khai mã hóa cho từng đối tượng quản lý theo phương pháp mã hóa đã chọn.
- Việc mã hóa các đối tượng cần quản lý liên quan đến tổ chức cơng tác kế tốn được thực hiện ngay khi bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán Effect và được khai báo bổ sung trong quá trình sử dụng khi xuất hiện đối tượng cần quản lý mới.
- Đối tượng mã hóa: Danh mục tài khoản, Danh mục bộ phận,Danh mục khách hàng, danh mục vật liệu, sản phẩm hàng hóa, cơng cụ dụng cụ
- Để khai báo mã hóa các đối tượng cần quản lý vào phần mềm, kế tốn từ màn hình ban đầu của phần mềm chọn Danh mục chọn Danh mục đối tượng cần quản lý muốn khai báo tiến hành khai báo.
Màn hình danh mục khách hàng:
Màn hình danh mục hàng hóa: