2.1 .Giới thiệu chung về cơng ty TNHH Tân Gia Bình
2.1.3.2 .Các chính sách, phương pháp kế tốn áp dụng tại cơng ty
Chế độ kế toán áp dụng: Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Kì kế tốn năm bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch. Hình thức Sổ kế tốn: Nhật ký chung
Phần mềm sử dụng: Phần mềm kế toán Effect
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ) Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận HTK: Theo trị giá gốc
Nguyên tắc tính giá trị HTK xuất kho: Bình qn gia quyền Nguyên tắc hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kế toán TSCĐ
Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
2.1.3.3. Khái quát thực trạng tổ chức kế tốn tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình
Cơng ty áp dụng hình thức sổ kế tốn Nhật ký chung kết hợp với sử dụng phần mềm kế tốn máy EFFECT đã giúp cho việc truy cập thơng tin, sự phản ánh của kế toán hết sức thuận tiện, nâng cao hiệu quả quản lý của kế tốn, góp phần cung cấp thơng tin kịp thời và chính xác cho Ban lãnh đạo công ty.
Hằng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được kiểm tra về tính trung thực của nghiệp vụ .Nếu đủ điều kiện ghi nhận, kế toán sẽ nhập số liệu của nghiệp vụ vào phần mềm máy tính phù hợp với nghiệp vụ. Sau đó, phần mềm kế tốn máy sẽ tự động đưa các nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan.
Cuối kỳ kế tốn, kế tốn trưởng của cơng ty sẽ là người dựa trên những dữ liệu đã có sẵn nhập trong phần mềm máy tính để chạy ra những báo cáo tài chính cần thiết.
2.2.Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình.
2.2.1.Thực trạngcơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình theo phương pháp kế tốn thủ cơng.
2.2.1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình:
Phương thức bán hàng:
Hiện tại công ty chỉ áp dụng 2 phương thức bán hàng là bán bn và bán lẻ trong đó bán bn là chính.
-Bán bn: Hiện nay, hình thức bán bn chủ yếu của cơng ty là bán bn
qua kho. Khi có nghiệp vụ bán hàng, kế tốn cơng ty sẽ viết hóa đơn và xuất hàng. Tùy theo thỏa thuận đã kí kết trong hợp đồng mà cơng ty có thể vận chuyển đến cho khách hàng đến lấy hoặc khách hàng trực tiếp đến lấy tại công ty.Cước vận chuyển do hai bên tự thỏa thuận. Hiện Cơng ty có chính sách ưu đãi với những khách hàng mua với khối lượng từ 1 tấn trở lên và trong địa bàn Hà Nội sẽ được miễn phí vận chuyển.
đáng kể. Trên cơ sở yêu cầu đặt hàng của người mua kế tốn lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu hành nội bộ và thường là thu tiền ngay.
Phương thức thanh toán:
Phương thức thanh toán ngay: Các khách lẻ hoặc khách hàng mới thường thanh toán ngay sau khi nhận được hàng của doanh nghiệp, có thể là thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Phương thức trả chậm: Công ty áp dụng phương thức bán chịu cho các khách hàng lớn và quen thuộc. Thời hạn thanh toán chậm nhất thường là 1 tháng ngày kể từ ngày lập hóa đơn GTGT và thanh tốn chuyển khoản qua tài khoản của cơng ty tại các ngân hàng. Theo phương thức này người bán giao hàng cho người mua thì người mua khơng thanh tốn ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản cơng nợ phải thu từ người mua.
Đặc điểm mặt hàng kinh doanh tại đơn vị:
Công ty TNHH Tân Gia Bình là nhà phân phối chuyên nghiệp các loại giấy in, giấy bìa, các mặt hàng chủ yếu của doanh nghiệp như sau:
Giấy Duplex coated: Là loại giấy 1 mặt trắng, 1 mặt nhám sẫm màu thường dùng để in các loại hộp sản phẩm có kích thước lớn cần độ cứng cao như thùng đựng bia lon, bánh kẹo, các sản phẩm điện tử, điện lạnh…
Giấy ivory: Là loại giấy 2 mặt đều màu trắng, trong đó một mặt láng bóng, 1 mặt nhám thường dùng để làm bao bì, vỏ hộp đựng các loại sản phầm như rượu, kem đánh răng, hóa mỹ phẩm, hộp đựng bóng đèn…
Giấy couche: Là lọa giấy có 2 mặt trắng bóng thường được sử dụng để in lịch, tờ rơi quảng cáo, tạp chí, poster…
Mỗi loại giấy khác nhau đều đi kèm với thông số thể hiện định lượng. Định lượng giấy (hay cân nặng) được tính bằng gram/m2, thơng thường sẽ phụ thuộc vào độ dày mỏng của giấy, kí hiệu là “gsm”.
Các loại giấy doanh nghiệp nhập về ở dạng cuộn lớn sau đó căn cứ vào u cầu từ phía khách hàng doanh nghiệp sẽ tiến hành tở lơ và cắt tờ theo kích thước yêu cầu của khách hàng.
Do đặc thù của mặt hàng giấy được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, có nhiều loại định lượng khác nhau và kích thước khổ giấy khác nhau theo yêu cầu của khách hàng nên đơn giá bán rất đa dạng.
Bảng 3.Đơn giá bán 1 số mặt hàng Giấy Duplex (Đã bao gồm VAT 10%) STT Tên sản phẩm Xuất xứ Định lượng
(GMS) Kích thướcMM Giá bánVND/tấn
1 Giấy Duplex Việt Trì 200 650-1090 16,500,000
2 Giấy Duplex Việt Trì 230 650-1090 16,200,000
3 Giấy Duplex Việt Trì 250 650-1090 15,500,000
4 Giấy Duplex Việt Trì 300 650-1090 15,000,000
5 Giấy Duplex Indo 250 650-1090 15,800,000
6 Giấy Duplex Indo 300 650-1090 15,300,000
7 Giấy Duplex Indo 350-450 650-1090 14,800,000
2.2.1.2.Kế tốn doanh thu bán hàng tại cơng ty TNHH Tân Gia Bình.
Chứng từ sử dụng: - Đơn đặt hàng
- Báo giá
- Hợp đồng kinh tế - Biên bản bàn giao
- Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho - Phiếu yêu cầu xuất hàng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu, giấy báo Có
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng:
Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm sốt hàng hóa;
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Thủ tục kế tốn trong q trình bán hàng:
Căn cứ vào Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng nguyên tắc với khách hàng, phịng vật tư sẽ xem xét kho hàng hóa của doanh nghiệp có khả năng đáp ứng u cầu hàng hay khơng. Nếu có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì sẽ yêu cầu phân xưởng tiến hành cắt tờ theo kích thước yêu cầu trong Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế. Kế tốn kho căn cứ vào số lượng hàng hóa trên phiếu yêu cầu xuất hàng để lập Phiếu xuất kho giao cho khách hàng . Đồng thời căn cứ vào đơn giá bán trên hệ thống lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên. Liên thứ 1 lưu tại quyển, Liên thứ 2 chuyển cho khách hàng, Liên thứ 3 phục vụ ghi sổ.
Kế tốn bán hàng sau khi nhận được hóa đơn sẽ kiểm tra sự chính xác các thơng tin trên hóa đơn, cũng như hình thức của hóa đơn bao gồm:
Đơn giá trên hóa đơn so với trên Bảng giá của hệ thống, hoặc với đơn giá trên Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng ngun tắc của cơng ty và khách hàng.
Loại hóa đơn: Cơng ty sử dụng nhiều loại hóa đơn GTGT đặt in ký hiệu GB/13P
Số hóa đơn: các hóa đơn đó có lũy kế đối với các hóa đơn trước đó khơng. Tên hàng, số lượng hàng, số tiền, thuế GTGT.
Cùng các thông tin khác như: Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế có viết đúng và đầy đủ như quy định của Bộ Tài chính khơng, có đủ chữ ký người mua hàng và người bán khơng.
Hình thức: đảm bảo sử dụng đúng mẫu hóa đơn, các thơng tin được ghi hoặc in rõ ràng,hóa đơn khơng bị rách, nhàu nát.
Nếu các thơng tin và hình thức của hóa đơn là đúng và đầy đủ kế toán bán hàng sẽ ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Nếu khơng, kế tốn sẽ trao đổi và thống nhất với khách hàng lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn để viết Hóa
đơn điều chỉnh cho hóa đơn cũ; hoặc Biên bản hủy hóa đơn, theo đó sẽ thu hồi hóa đơn liên 2 từ khách hàng cùng các liên khác để viết hủy và yêu cầu kế tốn kho viết lại hóa đơn
- Trong trường hợp khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì kế tốn bán hàng sẽ lập phiếu thu có đầy đủ chữ kí của bên mua, kế tốn bán hàng và thủ quỹ, thủ trưởng của đơn vị, kế toán tiền mặt làm căn cứ để ghi sổ nhật kí chung, sổ quỹ tiền mặt và sổ cái tài khoản 111.
- Trong trường hợp khách hàng thanh tốn bằng chuyển khoản thì khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng, kế tốn bán hàng so sánh số tiền với sổ chi tiết Tiền gửi ngân hàng chi tiết cho từng ngân hàng xem đã khớp chưa, nếu khơng có sai lệch kế tốn bán hàng căn cứ vào đó để ghi sổ cái tài khoản tiền gửi và sổ nhật kí chung. Nếu có chênh lệch, kế toán bán hàng báo cáo cho kế tốn trưởng để tìm ngun nhân và xử lý chênh lệch.
- Nếu khách hàng chưa thanh tốn ngay thì bộ phận kế tốn cơng nợ sẽ ghi nhận và theo dõi khoản phải thu ứng với từng khách hàng. Hàng tháng, kế tốn cơng nợ phải thu khách hàng sẽ phải theo dõi khoản công nợ phải thu này, đồng thời căn cứ vào thời điểm thỏa thuận thanh toán trên Hợp đồng kinh tế, Hợp đồng nguyên tắc để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng tiến độ ghi trên Hợp đồng.
Tài khoản sử dụng:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
Và các tài khoản liên quan khác. Các loại sổ kế toán:
Sổ nhật kí chung, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng. Sổ cái TK 511, 111, 112, 131, 333
Sổ chi tiết các TK 5111, 5112, 5113, 1111, 33311, 33312.
Sổ chi tiết TK 112 (chi tiết cho từng ngân hàng mà đơn vị mở tài khoản) Sổ chi tiết TK 131 (mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng)
Ngày 12/12/2015 Cơng ty TNHH Tân Gia Bình xuất kho bán cho Cơng ty In Quang Minh theo HĐ GTGT số 0002404 , Phiếu xuất kho số 005242 2,205 Kg giấy Duplex Coated ĐL 200g/m2, KT:840mm. Tổng giá thanh toán là 36,382,500 (Đã bao gồm VAT 10%) Công ty In Quang Minh đã thanh tốn ngay bằng tiền mặt
Hình 2.3. Hóa đơn GTGT bán hàng:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: Nội bộ
Ngày 12 tháng 12 năm 2015
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: GB/13P Số: 0002404
Đơn vị bán hàng: CƠNG TY TNHH TÂN GIA BÌNH Mã số thuế: 0101459382
Địa chỉ: Phòng 502, nhà B3 khu tập thể Thanh Xuân Bắc, P.Thanh Xuân Bắc, Q.Thanh Xuân, TP.Hà Nội.
Điện thoại: (04) 22184126 Fax: (04) 37854920
Số tài khoản: 12282 1589 – Ngân hàng TMCP Á Châu – Phịng giao dịch Mỹ Đình Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH In Quang Minh Mã số thuế: 0101641313
Địa chỉ: Căn hộ 229 Nhà B6 Khu tập thể Tân Mai, P.Tân Mai, Q.Hồng Mai, HN
Hình thức thanh tốn: TM Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Giấy Duplex Coated ĐL 200g/m2, KT:840mm
Kg 2,205 15,000 33,075,000
Cộng tiền hàng: 33,075,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3,307,500 Tổng cộng tiền thanh toán: 36,382,500 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi sáu triệu ba tram tám mươi hai nghìn năm tram đồng.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Phương Mai
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Lê Thị Linh
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
GIÁM ĐỐC Nguyễn Thị Kim Oanh
Hình 2.4 Phiếu xuất kho
CƠNG TY TNHH
TÂN GIA BÌNH Ngày 12 tháng 12 năm 2015PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 01-VTBan hành theo quyết định số: 1141-TC/QĐ-CĐT Ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng BTC
TÂN GIA BÌNH CO,LTD
Địa chỉ: P502-B3 Khu TT Thanh Xuân Bắc, P.Thanh Xuân Bắc, Q.Thanh Xuân, HN
Tel: 04.37854921 Fax: 04.37854920 Số: 005242
Quyển số: Website: tangiabinh.com.vn
Họ và tên người nhận hàng
Tên công ty: Công ty TNHH In Quang Minh Điện thoại: Xuất kho STT Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) ĐVT Định
lượng Khổgiấy Dài lượngSố Trọnglượng Đơngiá Thành tiền
A B 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Duplex
VT84
Kg 200 62,5 84 21,000 2205 16,500 36,382,500 Cộng: 36,382,500 Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba mươi sáu triệu ba trăm tám hai nghìn năm trăm đồng. Số xe vận chuyển: 30W.9523 (Anh Hưng)
Ngày 12 tháng 12 năm 2015 Thủ trưởng đơn vị
Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của Hóa đơn, Kế tốn định khoản như sau: Nợ TK 1111: 36,382,500
Có TK 5111: 33,075,000
Có TK 33311: 3,307,500
Nghiệp vụ trước hết sẽ được ghi nhận vào sổ Nhật kí chung sau đó được ghi nhận vào các sổ cái tài khoản, đồng thời ghi nhận nghiệp vụ vào các sổ kế tốn có liên quan. Tại cơng ty kế toán ko mở sổ chi tiết tài khoản 5111 theo từng loại mặt hàng, toàn bộ doanh thu bán hàng đều được ghi nhận vào TK 5111.
Cuối năm tài chính lũy kế phát sinh bên Có TK 511 trong năm là cơ sở số liệu để lập chỉ tiêu “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” cột “Năm nay” trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Cơng ty TNHH Tân Gia Bình
P502, Nhà B3, Khu TT Thanh Xuân Bắc, P.Thanh Xuân, HN
Mẫu số: S03b-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
Trích SỔ CHI TIẾT
(Dùng cho hình thức kế tốn Nhật ký chung Tháng 12 Năm 2015
Đơn vị tính: VNĐ
Tài khoản: 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số
hiệu TK đối ứng
Số tiền
Số hiệu Ngày, tháng Trang sổ STT
dòng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
Số phát sinh trong kỳ
… … … … … … … … …
11/12/2015 0002402 11/12/2015 Giấy Duplex coated ĐL 300, KT 650-1090
300, KT 650-1090
12/12/2015 0002404 12/12/2015 Giấy Duplex Coated ĐL 200, KT 840
1111 33,075,000
12/12/2015 0002405 12/12/2015 Giấy Duplex Coated ĐL
200, KT 650-1090 11211
22,500,000
…
…. ... … … …
… … …
31/12/2015 NVK 31/12/2015 Kết chuyển doanh thu thuần bán hàng
911 4,652,677,384
2.2.1.3.Kế tốn giá vốn hàng bán
Chứng từ sử dụng Hóa đơn GTGT Phiếu Xuất kho Biên bản bàn giao
Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Tài khoản sử dụng
TK 632 – Giá vốn hàng bán TK 156: Hàng hóa
TK 1561: Giá mua hàng hóa
TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa Các loại sổ kế tốn:
Sổ cái TK 632 Sổ cái TK 156
Sổ chi tiết TK 1561 và 1562
Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho.
Tại Cơng ty TNHH Tân Gia Bình tổ chức hạch tốn chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp mở thẻ song song. Cụ thể như sau:
+ Ở phịng kế tốn: Mở thẻ chi tiết cho từng loại hàng của công ty để ghi chép số hiện có và sự biến động của từng loại hàng hóa trên cơ sở Hóa đơn GTGT và các chứng từ Nhập, Xuất.
+ Ở kho: Thủ kho cũng mở thẻ kho cho từng loại hàng như ở phịng kế tốn để theo dõi để ghi chép nghiệp vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng