trong điều kiện sử dụng máy vi tính.
1.4.1. Tính ưu việt của ứng dụng CNTT vào cơng tác kế tốn.
Ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán :
+ Tiết kiệm được chi phí hạch tốn, giảm được hao phí lao động cho cơng tác hạch tốn, đảm bảo cơng tác kế tốn hiệu quả, hiệu suất hơn.
+ Cung cấp thơng tin kế tốn một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời đáp ứng u cầu quản lý.
+ Thuận tiện cho việc phát hiện sai sót, kiểm tra đối chiếu, tìm kiếm số
liệu, chứng từ nhanh và đơn giản.
+ Giúp công tác bảo quản, lưu trữ số liệu, tài liệu kế tốn thuận lợi và an tồn.
Việc ứng dụng CNTT vào cơng tác kế tốn là cơng việc đẩy nhanh q trình tính tốn, xử lý thơng tin qua các q trình và giai đoạn hạch tốn bằng cách nhờ vào tính năng ưu việt của kỹ thuật máy tính và CNTT.
1.4.2. Xác định danh mục.
Danh mục là tập hợp các dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thơng qua việc mã hố các đối tượng đó. Về cơ bản danh mục nghiệp vụ trong doanh nghiệp có đặc điểm chung sau:
Danh mục tài khoản:
Khái niệm: là danh mục được sử dụng để quản lý có hệ thống tồn bộ các tài khoản kế toán doanh nghiệp sử dụng. Trong danh mục tài khoản, mỗi tài khoản được nhận diện duy nhất thông qua một mã tài khoản.
Về cơ bản trong danh mục tài khoản, một tài khoản có thể có được khai báo với các thông tin: mã tài khoản, tên tài khoản, tài khoản mẹ, cấp bậc tài khoản, tài khoản sổ cái và các biến giá trị ngầm định khác (như: TK công nợ).
Danh mục đơn vị khách hàng:
Khái niệm: danh mục khách hàng là danh mục được xây dựng để quản lý tồn bộ các khách hàng có quan hệ với đơn vị kế tốn. Các đơn vị khách hàng ở đây được hiểu là tồn bộ các đối tượng có quan hệ công nợ phải thu, phải trả trong giao dịch mua - bán vật tư, hàng hố…hoặc trong quan hệ tín dụng, tạm ứng.
Danh mục hàng hoá:
Khái niệm: danh mục hàng hoá là danh mục được thiết lập để quản lý tồn bộ hàng hố - là loại hàng tồn kho của doanh nghiệp thương mại. Mỗi thứ hàng hoá được gắn một mã riêng và được phần mềm cập nhật đến khi nhập dữ liệu phát sinh liên quan, từ đó cho phép kế tốn có thể quản lý hàng hố của doanh nghiệp mình cả về hiện vật và giá trị, lập báo cáo quản trị về tình hình tiêu thụ từng nhóm hàng, mặt hàng…
Danh mục chứng từ:
Khái niệm: danh mục chứng từ là danh mục chứa đựng nội dung các chứng từ kế toán được sử dụng để nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu riêng biệt và xác định. Với mã này, kế tốn có thể lọc dữ liệu và in ra các báo cáo tuỳ theo yêu cầu nhà quản lý.
1.4.3. Quy trình xử lý thơng tin kế toán bán hàng và xác định kết quả.
1.4.3.1. Cơng việc hàng ngày của cán bộ kế tốn:
Kế toán bán hàng:
Khi xuất bán thành phẩm, các chứng từ cần chọn là ‘‘hóa đơn bán hàng’’, với loại chứng từ này thì bút tốn giá vốn và bút tốn phản ánh thuế GTGT được đặt ngầm định với bút toán phản ánh doanh thu.
Kế toán giá vốn hàng bán:
Sv: Trương Việt Anh Lớp: CQ/4921.12
Với bút toán giá vốn là bút toán tự động do chương trình tự tính và có thể được tính ngay tại thời điểm xuất bán (với hàng hóa) hoặc có thể tính theo đơn giá bình quân cố định (với thành phẩm) do đó có thể chọn ‘‘hóa đơn bán hàng giá vốn tự động’’. Tuy nhiên, nếu muốn tự tính giá vốn người ta chọn loai chứng từ ‘‘hóa đơn bán hàng giá vốn tự tính (thủ cơng)’’ để nhập giá vố
Kế tốn thuế GTGT:
Với bút toán phản ánh thuế GTGT của hàng bán ra chương trình có thể tự tính và có thể được tính trên cơ sở nhập thuế suất của từng mặt hàng ngay khi nhập dữ liệu hoặc nhập sẵn trong danh mục vật liệu sản phẩm hàng hóa.
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Với bút tốn phản ánh khoản giảm trừ doanh thu: có thể thiết kế chứng từ hoặc phiếu kế tốn thành.
Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh:
Với bút tốn phản ánh chi phí quản lý kinh doanh: chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế tốn thực hiện như đối với các chi phí khác như : từ lựa chọn chứng từ, định khoản, xử lý các bút tốn trùng, sử dụng phương pháp mã số chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thường sử dụng các mã số trùng với các mã số chứng từ, hàng hóa, danh mục, tài sản cố định…
1.4.3.2. Cơng việc cuối kỳ của cán bộ kế tốn.
Thực hiện các bút tốn điều chỉnh như : tính, trích khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, phân bổ CPBH và CPQLDN cho số hàng đã bán ra trong kỳ; trích trước chi phí (chi phí quảng cáo, giới thiệu hàng hố…)
Về ngun tắc, để xác định kết quả của kỳ kế toán, kế toán phải thực hiện các bút toán kết chuyển:
-K/C các TK làm giảm doanh thu (TK 5211, 5212, 5213) để xác định doanh thu thuần.
-K/C TK 511, 512 sang TK 911.
-K/C TK 632 sang TK 911.
-K/C TK 6421, 6422 sang TK 911.
-K/C TK 515, 635 sang TK 911.
-K/C TK 711, 811 sang TK 911.
-Sau khi xác định được kết quả, K/C lãi hoặc lỗ sang TK421.
Kết thúc kết chuyển để xác định kết quả có thể xem và lên các sổ kế tốn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính.