2.1 .Sự cần thiết phải hoàn thiện
2.2. Một số đề xuất nhằm hồn thiện những tồn tại trong tổ chức cơng tác kế
2.2.2. kiến 2: Áp dụng tin học vào quản lý
Hiện nay, tuy Cơng ty đã trang bị máy tính vào việc quản lý kinh doanh của mình, đồng thời bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán - cụ thể là phần mềm Fast Accounting, song trên thực tế mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện bằng excel mà chưa sử dụng hồn tồn bằng phần mềm kế tốn, do đó khối lượng cơng việc cịn nhiều, chưa phát huy được hiệu quả tích cực mà thiết bị này mang lại.
Các lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán.
Việc sử dụng Excel phục vụ trong hạch toán kế toán bộc lộ nhiều hạn chế, nhất là trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển hiện đại, quy mô Công ty ngày một mở rộng thì việc sử dụng phần mềm kế tốn phù hợp để hạch toán kế tốn là điều vơ cùng cần thiết.
Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giảm bớt khối lượng cơng việc ghi sổ và tính tốn của kế tốn. Việc kiểm tra đối chiếu dữ liệu được thực hiện thường xuyên hàng ngày trên trang sổ, không phải lập bảng đối chiếu số phát sinh tài khoản.
Việc kiết xuất thơng tin kế tốn, các báo cáo phục vụ quản trị được thực hiện bất cứ lúc nào, đáp ứng kịp thời nhu cầu thơng tin kế tốn của nhà quản trị. Tính bảo mật cao và chun mơn hố giúp cho công tác phân công nhiệm vụ, các phần hành cho các nhân viên kế toán được hiệu quả.
Sv: Trương Việt Anh Lớp: CQ/4921.12
Các công việc cụ thể cần thực hiện để đưa phần mềm vào hỗ trợ cơng tác kế tốn nói chung, kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng.
Trước hết, Cơng ty cần chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật như: hệ thống máy tính, phần mềm kế tốn, đào tạo nhân lực có thể sử dụng thành thạo phần mềm kế tốn.
Khai báo các thông tin ban đầu khi đưa phần mềm vào sử dụng, thay đổi điều chỉnh các cài đặt của phần mềm phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
Tuỳ theo nhu cầu quản lý mà lựa chọn mở, theo dõi chi tiết các tài khoản, xây dựng hệ thống danh mục tài khoản chi tiết, tài khoản cấp 2, cấp 3…
Xây dựng một quy tắc nhất định để mã hoá tất cả các sản phẩm, hàng hoá cần quản lý trong doanh nghiệp, từ đó lập danh mục sản phẩm, hàng hoá, nhập vào hệ thống dữ liệu của phần mềm.
Mã hoá các đối tượng khách hàng và nhà cung cấp, nhập liệu, xây dựng danh mục đối tượng có quan hệ kinh doanh với đơn vị.
Phân quyền cho các nhân viên kế toán thực hiện các chức năng, nhiệm vụ riêng với tài khoản và mật khẩu riêng…