Cơ cấu tổ chức và hoạt động của cỏc bộ phận liờn quan đến xử lý DT:
Hệ thống DT và thu bỏn gồm ba mảng chớnh sau: + Giỏ và Chớnh sỏch giỏ
+ Thu bỏn + DT
(a) Giỏ và Chớnh sỏch giỏ:
Giỏ là một yếu tố quan trọng quyết định tới DT. Bởi vậy kiểm soỏt giỏ là một khõu rất quan trọng trong kiểm soỏt DT.
Quy trỡnh xõy dựng giỏ và chớnh sỏch giỏ của Cụng ty như sau:
Toàn bộ việc xõy dựng và đưa giỏ lờn hệ thống đều được thực hiện bởi Khối Thương mại. Quy trỡnh phờ duyệt ra quyết định giỏ như sau:
(1) (2) (3)
(1)- Phũng Kỹ thuật Thương mại: căn cứ vào tỡnh hỡnh thị trường, chớnh
sỏch cũng như chiến lược phỏt triển của Cụng ty, thực hiện: + Phõn tớch và xõy dựng chớnh sỏch giỏ cho từng thời kỳ. + Trỡnh Tổng GĐ phờ duyệt
(2)- Tổng GĐ: xem xột và thụng qua chớnh sỏch (bảng giỏ) của từng thời kỳ (3)- Bộ phận thương vụ: chịu trỏch nhiệm tiếp nhận và đưa giỏ đó được phờ
duyệt nhập vào hệ thống.
(b) Thu bỏn:
Hiện nay Cụng ty đang thực hiện bỏn vộ thụng qua cỏc mạng lưới sau: Phũng vộ, đại lý bỏn vộ, trung tõm phục vụ hành khỏch, website.
Với cỏc hỡnh thức thanh toỏn:
1.CA- Cash: Bỏn vộ thu bằng tiền mặt qua cỏc phũng vộ, cỏc đại lý
Phũng Kỹ thuật thương mại GĐ Bộ phận thương vụ Hệ thống Navitaire
2.CC- Credit card: Bỏn vộ thanh toỏn qua NH Vietcombank 3.TP- Third party: Thu hộ qua NH Techcombank
4. AG- Agency: Bỏn vộ qua cỏc đại lý thuộc chi nhỏnh 5. FOC: Vộ đi cụng tỏc
6. Credit Sale: Khỏch mua vộ cũn thừa tiền, để lại số dư và trừ dần vào cỏc lần mua vộ sau.
Sơ đồ những bộ phận liờn quan đến xử lý DT (4)
(2)
(1)
(3)
(1) Phũng vộ và đại lý đặt vộ trờn phần mềm Navitaire và cú nhiệm vụ nộp tiền
bỏn vộ cho Chi nhỏnh. Số tiền nộp cho Chi nhỏnh theo quy định của Cụng ty (Đại lý nộp tiền bỏn vộ trước cho Chi nhỏnh, phũng vộ nếu tại chi nhỏnh thỡ ngày hụm sau nộp tiền bỏn vộ của ngày hụm trước cho Chi nhỏnh…)
(2) Kế toỏn chi nhỏnh nhập vào TK của Đại lý trờn hệ thống Navitaire số tiền
tương ứng cho TK của Đại lý, mỗi lần phỏt sinh một Booking do Đại lý thực hiện, hệ thống sẽ tự động trừ lựi tiền bỏn vộ của cỏc Đại lý cho đến hết.
(3) Kế toỏn chi nhỏnh tổng hợp số liệu trờn hệ thống Navitaire và chuyển về
cụng ty qua tài khoỏn cụng nợ nội bộ trờn hệ thống phần mềm Navision. Mỗi Chi nhỏnh đều cú một TK riờng trờn hệ thống phần mềm kế toỏn Navision và kế toỏn độc lập. SV : Nguyễn Thị Hồng 51 IT Dept Hệ thống Navitaire Kế toỏn chi nhỏnh Hệ thống Navision Phũng vộ Đại lý Tiền mặt Tiền gứi NH QL Thu bỏn Phũng vộ QL thu bỏn Đại lý QL thu bỏn Bờn T3 QL thu bỏn Tớn dụng Ban DT QL DT thực bay DT VCHH, Interline…
Giỏo viờn hướng dẫn: Ths. Đỗ Thị Lan Hương Luận Văn Cuối Khúa
(4) Do chưa thể kiểm soỏt được cỏc chứng từ điện tử, kiểm soỏt được đường
truyền thụng tin, mức độ xử lý, chớnh xỏc và bảo mật thụng tin nờn phần mềm đặt chỗ Navitaire Cụng ty đang sử dụng là một phiờn bản thuờ của NBT ( Úc). Theo vận hành của hệ thống Navitaire thỡ toàn bộ dữ liệu nhập trờn hệ thống Navitaire sẽ chạy về một server chủ, trờn server này sẽ cú dữ liệu chi tiết của từng hóng thuờ phần mềm. Dữ liệu này sẽ được nhõn viờn của NBT (Úc) phõn loại ra theo từng hóng và gửi về cho từng hóng. Dữ liệu gửi về cho BBC cũn gọi là Original Data (dữ liệu gốc)
Hiện nay bộ phận IT (cụng nghệ thụng tin) của Cụng ty cú trỏch nhiệm đối chiếu cỏc dữ liệu được gửi về này với dữ liệu trờn hệ thống Navitaire và số liệu bỏo cỏo bỏn kết chuyển về từ cỏc đầu, sử dụng dữ liệu này để phõn tớch theo cỏc dạng bỏo cỏo phục vụ cho phũng tài chớnh kế toỏn và cỏc phũng liờn quan.
(5) Ban DT lấy số liệu từ hệ thống Navitaire và số liệu từ IT chuyển về để
tập hợp và xử lý phõn loại DT.
Đại lý
Hiện nay mỗi đại lý của BBC được cấp một password và được mở một Agency Account (TK đại lý riờng) trờn hệ thống Navitaire, sau đú mỗi đại lý lại cấp cho nhõn viờn của mỡnh một TK để được quyền truy cập vào hệ thống để bỏn vộ.
Cỏc đại lý bỏn vộ mỏy bay được hưởng tiền thưởng doanh số theo quy định của Cụng ty theo từng thời điểm, ngoài ra cỏc đại lý cũng được quyền thu phớ bỏn vộ nhưng tối đa khụng quỏ 50.000 đồng.
Tiền vộ trờn hệ thống Navitaire là tiền vộ chưa bao gồm thuế GTGT do đú đại lý bỏn vộ sẽ tự xử lý cỏc khoản GTGT đầu ra với khỏch hàng nếu khỏch hàng yờu cầu cung cấp húa đơn.
Quyền và trỏch nhiệm của Đại lý:
+ Đại lý cú thể xem số dư trờn TK của mỡnh tại thời điểm hiện tại. + Đại lý cú thể đặt chỗ cho khỏch dưới 10 khỏch trờn một mó (code)
+ Đại lý cú thể hoàn vộ trực tiếp trờn hệ thống Navitaire, khi đú hệ thống sẽ tự cộng tiền hoàn cho đại lý sau khi trừ cỏc khoản phụ thu.
Đối với thu hộ tiền thanh toỏn qua NH Techcombank:
Những bộ phận liờn quan đến quy trỡnh theo dừi và xử lý thu hộ tiền thanh toỏn cho mó đặt giữ chỗ vộ mỏy bay tại Techcombank:
+ Bộ phận xử lý Booking (đặt chỗ) trờn Hệ thống Navitaire của BBC
+ Bộ phận theo dừi cỏc giao dịch thu hộ thành cụng và số dư TK thu hộ cụ thể giao cho Phũng DT thuộc Khối Tài chớnh kế toỏn của BBC
+ Bộ phận quản trị hệ thống, phụ trỏch IT của BBC
+ NH được BBC ủy quyền thu hộ tiền thanh toỏn cỏc đặt chỗ Chức năng xử lý hệ thống:
- Theo dừi cỏc giao dịch thanh toỏn mó đặt chỗ - Theo dừi kiểm tra và kết xuất cỏc bỏo cỏo định kỳ
- Quản trị hệ thống (khúa mở user và cỏc bản ghi giao dịch)
(c) Bộ phận xử lý và phõn tớch DT:
Bộ phận xử lý DT chớnh là Ban quản lý và phõn tớch DT. Ban cú cơ cấu tổ chức như sau:
* Bộ phận thu bỏn chịu trỏch nhiệm quản lý theo dừi cỏc khoản thu từ việc
bỏn vộ của cỏc đại lý, phũng vộ... tập hợp chuyển lờn cho Trưởng ban DT.
* Bộ phận thu bay chịu trỏch nhiệm quản lý DT thực bay.
* Bộ phận hàng húa chịu trỏch nhiệm quản lý DT việc vận chuyển hàng húa. * Bộ phận Interlines chịu trỏch nhiệm quản lý cỏc khoản DT từ hoạt động Interlines.
* Bộ phận DT khỏc chịu trỏch nhiệm quản lý cỏc khoản DT khỏc như DT từ thu lệ phớ bỏn vộ của cỏc phũng vộ… SV : Nguyễn Thị Hồng 53 Trưởng ban DT Bộ phận Thu bỏn Bộ Phận Thu bay Bộ Phận Hàng húa Bộ Phận DT khỏc
Giỏo viờn hướng dẫn: Ths. Đỗ Thị Lan Hương Luận Văn Cuối Khúa
* Trưởng ban DT cú trỏch nhiệm tổng hợp cỏc loại DT và phõn tớch xu
hướng biến động của DT của Cụng ty chuyển lờn cho Ban kế toỏn hạch toỏn.