II Cỏc đường bay quốc tế
3.2. Một số kiến nghị để hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn DT và kiểm soỏt DT của Cụng ty CP Hàng Khụng BBC
Cụng ty CP Hàng Khụng BBC
Quỏ trỡnh tỡm hiểu cụng tỏc tổ chức kế toỏn DT và kiểm soỏt DT của BBC Airlines thụng qua Cụng ty kiểm toỏn UHY giỳp em nhận thức được tầm quan trọng của việc kiểm soỏt DT, nú cú một ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phỏt triển của hóng hàng khụng này, Với mong muốn hệ thống kiểm soỏt DT ngày càng được hoàn thiện hơn, em xin đưa ra một vài ý kiến sau:
í kiến 1: Về vấn đề quản lý đặt chỗ trờn hệ thống
Cụng ty nờn cài đặt cỏc cụng cụ chặn việc sửa chữa cỏc booking trờn hệ thống, lập bảng thống kế chi tiết việc sửa chữa cỏc booking của từng mó nhõn viờn. Việc này sẽ ngăn chặn được cỏc gian lận cú thể xảy ra và kiểm soỏt được vấn đề sửa chữa booking này.
í kiến 2: Về vấn đề phõn cụng cụng việc và trỏch nhiệm của nhõn viờn
Trong cụng tỏc tổ chức nhõn sự, Cụng ty cần phõn cụng cụng việc rừ ràng tới từng cỏn bộ nhõn viờn. Cụ thể trong ban DT căn cứ trờn khối lượng cụng việc cụ thể, cú thể phõn cụng cụng cụng việc như sau:
Hiện nay đối với vận chuyển hành khỏch ban DT cú cỏc bộ phận như: Bộ phận thu bỏn, Bộ phận thu bay, Bộ phận hàng húa, Bộ phận DT khỏc. Trong từng bộ phận cú thể chia nhỏ từng nội dung để phõn chia.
VD như: Bộ phận thu bỏn chia thành cỏc cỏc bộ phận nhỏ hơn: Thu bỏn qua hệ thống đại lý phũng vộ
Thu bỏn qua hệ thống thẻ tớn dụng (VCB) Thu bỏn qua bờn thứ 3 (Techcombank)
Đối với nội dung vận chuyển hàng húa Cụng ty cú thể giao lại toàn bộ cho phũng hàng húa, tăng cường thờm chức năng theo dừi vận chuyển hàng húa, lưu trữ chứng từ kế toỏn và hạch toỏn kế toỏn. Coi phũng hàng húa như một chi nhỏnh phụ thuộc cụng ty. Cũn ban DT cú trỏch nhiệm giỏm sỏt cụng việc của bộ phận hàng húa kiểm tra việc lưu giữ chứng từ, kiểm tra việc tớnh toỏn ghi chộp DT và tớnh chiết khấu, kiểm tra việc theo dừi đụn đốc hạn mức tớn dụng.
Đối với cỏc loại DT khỏc chia thành cỏc phần nhỏ hơn như: donh thu quảng cỏo, bỏn hàng trờn mỏy bay, cho thuờ phương tiện, thiết bị mặt đất,…
í kiến 3: Về hệ thống bỏo cỏo doanh thu bỏn, doanh thu bay và số dư thu bỏn
Về bỏo cỏo doanh số thu bỏn vộ:
Hiện nay trờn hệ thống phõn tớch dữ liệu của Cụng ty gồm cỏc nguồn sau: - Bỏo cỏo thu bỏn kết chuyển từ cỏc đầu về (Travel Agency Payments) - Bỏo cỏo Original Data (Dữ liệu được lấy từ nguồn Úc)
- Bỏo cỏo Netsale
Cỏc bỏo cỏo thu bỏn lấy từ nguồn dữ liệu Travel Agency Payments, Original Data đều cú chi tiết PNR và cú thể đối chiếu được với nhau. Trong đú Bỏo cỏo thu bỏn Travel Agency được xỏc nhận cho khoản thu bỏn của Cụng ty vỡ luồng tiền thanh toỏn chuyển về là xỏc định được. Ngoài ra, trờn bỏo cỏo thu bỏn lấy từ nguồn dữ liệu Original Data cũng tỏch được phần chi tiết thu bỏn theo từng PNR và chi tiết theo từng đầu bỏn. Trong bỏo cỏo lấy từ nguồn dữ liệu này đó bao gồm việc tỏch cỏc khoản thuế, phớ, lệ phớ theo từng PNR đỏp ứng được việc ghi nhận số liệu để hạch toỏn.
Giỏo viờn hướng dẫn: Ths. Đỗ Thị Lan Hương Luận văn cuối khúa
Cụng ty nờn so sỏnh cỏc nguồn dữ liệu này làm cơ sở để thống nhất hạch toỏn.
Ngoài ra, do cỏc PNR được chạy trờn hệ thống dữ liệu Navitaire là cỏc PNR “sống” (tất cả cỏc khoản phụ phớ thờm sẽ tự động cộng vào nguồn dữ liệu cũ) do đú cỏc bỏo cỏo in khỏc thời điểm sẽ chờnh lệch nhau do cú thể bỏo cỏo in sau đó được cộng thờm cả cỏc khoản phụ phớ phỏt sinh. Do vậy để đảm bảo cỏc số liệu hạch toỏn là cơ sở và cú thể đối chiếu được với nhau Cụng ty nờn xõy dựng cỏc quy định về thời điểm in bỏo cỏo chẳng hạn: yờu cầu cỏc chi nhỏnh và bộ phận liờn quan phải in bỏo cỏo và backup dữ liệu vào cựng một thời điểm của thỏng, đồng thời cỏc bỏo cỏo này phải được backup và lưu lại làm cơ sở giải thớch cho cỏc nghiệp vụ đó ghi nhận. Ngồi ra đối với trường dữ liệu chi tiết theo PNR Cụng ty cần phải theo dừi phõn tớch được theo thời gian phỏt sinh hỡnh thành của từng PNR từ thời điểm mua vộ, đổi ngày, đổi chuyến, nõng hạng…Để nguồn dữ liệu này cú thể đối chiếu được với cỏc phỏt sinh chi tiết của từng PNR.
Về chi tiết doanh thu bay do bỏ chỗ và số dư thu bỏn:
Giống như phần thu bỏn trờn nguồn dữ liệu tổng hợp Original Data sẽ cú chi tiết của từng PNR và tỡnh trạng của từng PNR. Tỡnh trạng chi tiết của từng PNR bao gồm những dạng sau:
0 = Default
1= Hold là dạng PNR đó đặt chỗ nhưng chưa cú xỏc nhận thanh toỏn 2= Cofirmed là dạng PNR đó đặt chỗ, đó xỏc nhận thanh toỏn và chưa bay 3= Closed là dạng PNR đó đặt chỗ, đó xỏc định thanh toỏn và đó bay
4= Hold Canceled là dạng PNR đó đặt chỗ nhưng qỳa ngày khụng xỏc nhận nờn chuyển sang dạng Canceled
5= Pending Archive bao gồm nhiều thứ trong đú cú cỏc PNR đó quỏ ngày bay chuyển sang dạng Pending Archive
Mỗi một dạng trờn cú thể lấy ra được một bỏo cỏo chi tiết theo từng PNR tương ứng trong đú bỏo cỏo chi tiết PNR dạng 2 sẽ là bỏo cỏo dư thu bỏn. Bỏo cỏo
dạng 3 là bỏo cỏo bỏn đó bay. Như vậy số chi tiết dạng 2 bằng tổng dư thu bỏn đầu năm cộng với số thu bỏn trong năm trừ đi số đó bay.
Tuy nhiờn trong chi tiết số dư thu bỏn cuối năm ở dạng 2 cũn bao gồm cả những PNR bỏn nhưng bỏ chỗ, đõy là những trường hợp khỏch hàng mua xong bỏ chỗ. Căn cứ vào những nội dung trờn, ban DT cần yờu cầu bộ phận xử lý dữ liệu phũng IT chạy ra từ nguồn dữ liệu gốc cỏc bỏo cỏo tương ứng làm cơ sở hạch toỏn.
í kiến 4: Về vấn đề hạch toỏn hoàn, hủy đổi vộ
Phũng DT cần lập riờng bỏo cỏo đối với hoàn, hủy, đổi và kế toỏn hạch toỏn cỏc phỏt sinh này ngược lại với nghiệp vụ thu bỏn (khụng hạch toỏn số õm), phục vụ cho việc phõn tớch và đối chiếu cỏc luồng nghiệp vụ phỏt sinh, cụ thể:
Nợ TK 131: Giảm số dư thu bỏn
Nợ TK 331: Giảm lệ phớ và cỏc khoản phớ Nợ TK 333: Giảm thuế GTGT
Cú TK 1363: Giảm phải thu nội bộ của phần vộ hoàn từ cỏc Chi nhỏnh. Cụ thể: Thỏng 4/2009 doanh thu vận tải là 33.065.750.228, số tiền chi đi do hoàn, hủy vộ là 55.650.000 đồng. Nếu như hạch toỏn õm, khi in bỏo cỏo chỉ cho biết được số tiền thu bỏn vộ thuần là 33.010.100.228 đồng mà khụng hiện thị số tiền hoàn hủy vộ.
Cũn nếu Cụng ty thực hiện bỳt toỏn ngược: Nợ TK 131: 53.000.000
Nợ TK 333: 2.650.000
Cú TK 1363: 55.650.000
Khi đú cú thể chiết xuất ra bỏo cỏo cỏc nghiệp vụ hoàn hủy vộ để theo dừi.
Bỏo cỏo cỏc nghiệp vụ hoàn hủy vộ (trường hợp hạch toỏn ngược)
Thỏng 4/2009 Đvt: Đồng